가장 간과되는 공동 작업 기능: 화면 공유의 이점

통합 커뮤니케이션 앱은 고유한 기능으로 가득 차 있습니다. 우리는 아마도 대부분이 존재한다는 사실을 잊게 될 것입니다. 많은 사람들이 비즈니스에서 얻을 수 있는 가장 강력한 협업 기능이 무엇인지 간과하는 것 같습니다. 이전에 우리는 존재 표시를 우리가 가장 좋아하는 공동 작업 기능 중 눈에 띄지 않는 것으로 살펴보았고 비슷한 방식으로 다른 좋아하는 기능에 대해서도 논의를 계속하고 싶었습니다.

특히 화면 공유는 현존하는 가장 유용한 기능 중 하나여야 하며, 마땅히 받아야 할 사랑을 받는 것처럼 느껴지지 않습니다. 현재, 존재 표시와 화면 공유가 있다는 것을 아무도 모른다는 말은 아닙니다. 물론 존재합니다. 그리고 많은 사람들이 이미 매일 사용하고 있다고 확신합니다.

그러나 저는 시간을 내어 여러분의 팀, 비즈니스 또는 조직이 이러한 간단한 기능을 활용하여 진정으로 얻을 수 있는 이점을 조명하고 싶었습니다.

화면 공유란 무엇입니까?

쉬운 것부터 먼저 짚고 넘어가겠습니다. 모르는 사람들을 위해 화면 공유는 아마도 가장 자명한 UC 기능 중 하나일 것입니다. 데스크탑 공유 라고 부르든 화면 공유 라고 부르든 그것은 모두 같은 것입니다.

화면 공유는 언제 어디서나 즉각적인 협업을 촉진할 수 있는 간편하면서도 강력한 방법입니다. 사용자는 웹 회의의 다른 참가자와 컴퓨터 화면에서 일어나는 일에 대한 라이브 비디오 피드를 공유할 수 있습니다.

저는 여기서 차별화를 하고 싶습니다. 일부 고급 솔루션은 사용자가 데스크탑 제어 권한을 넘겨주므로 IT 전문가가 원격으로 변경할 수 있습니다. 이것은 원격 데스크톱 기능일 것입니다. 이 두 가지는 일반적으로 함께 사용되지만 모든 화면 공유 솔루션이 원격 데스크톱 제어를 제공하는 것은 아닙니다.

내가 HipChat에서 빌려온 이 작은 다이어그램과 마찬가지로 화면 공유는 효과적인 협업을 촉진하고 정적인 회의에 동적 요소를 추가하는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다. 화면 공유를 사용하면 웹 회의에서 단순히 전화 통화를 하거나 동료의 웹캠 피드를 보는 것 이상을 수행할 수 있습니다.

원격 데스크톱 제어 기능을 추가하면 이제 비즈니스에서 단순히 회의를 즐겁게 하는 것 이상을 할 수 있는 매우 강력한 도구를 사용할 수 있습니다.

어쨌든 귀찮게 왜?

이제 이 글을 읽고 있는 여러분 중 일부가 화면 공유가 작동하지 않거나 너무 투박하거나 요점이 무엇 때문에 틀렸다고 말하는 사람이 있을 거라고 확신합니다. 물론, 그 중 일부는 이전 솔루션에서 사실일 수 있습니다. 원격 연결을 설정하려고 시도하는 데 상당한 성가심을 겪었습니다. 그러나 오늘날과 같이 UC가 우세한 시대에는 화면 공유 세션을 설정하기 위해 전체 IT 직원이 필요하지 않습니다. Skype의 기본 소비자 버전에서도 메뉴를 클릭하는 것만큼 쉽게 만들 수 있습니다. 많은 무료 솔루션도 존재하므로 이를 실현하기 위해 지갑을 부수지 않아도 됩니다.

그렇다면 웹 회의에서 데스크탑 공유에 신경을 써야 하는 이유는 무엇입니까? 비즈니스가 수행하는 작업에 따라 이 강력한 기능에 대한 다양한 사용 사례가 있을 수 있습니다. 예를 들어 소프트웨어 공급업체는 직접 회의를 설정하고 출장비를 지불할 필요 없이 쇼핑객이나 고객에게 제품 작동 방식을 보여주는 기능을 좋아할 것입니다. Contact Center는 필수 기능 목록에도 포함해야 합니다.

물론 이것은 하나의 시나리오일 뿐입니다. 팀의 규모에 관계없이 화면 공유는 다음과 같은 여러 면에서 편리합니다.

온라인 회의 향상

아마도 가장 분명한 것은 화면 공유가 온라인 회의에 완전히 새로운 요소를 추가한다는 것입니다. 모든 참석자에게 해당 PowerPoint 사본을 이메일로 보내거나 모든 참석자가 올바른 페이지를 열고 따라갈 수 있기를 바라는 웹 클라이언트에 파일을 드롭하는 대신 사용자는 화면 공유를 통해 자신의 데스크탑에서 프레젠테이션을 제어할 수 있습니다.

그러면 참석자는 호환성 문제에 대해 걱정하면서 추가 파일을 다운로드할 필요 없이 스트림을 보면서 따라할 수 있습니다.

심층 제품 시연

이 예는 위에서 이미 언급했지만 화면 공유의 가장 강력한 이점 중 하나가 될 수 있습니다. 제품 공급업체는 잠재 고객과 작업할 때 화면 공유를 절대적으로 활용해야 합니다.

클라이언트의 질문에 대한 일반적인 미리 준비된 답변에 의존하는 대신, 그냥 보여주세요. 화면 공유를 통해 에이전트는 실습을 통해 플랫폼이 하는 일의 힘을 실제로 과시할 수 있습니다.

원격 교육 및 안내

제품 데모 아이디어와 유사하게 조직은 화면 공유를 활용하여 고객에게 교육 프로그램을 제공할 수 있습니다. 다시 말하지만, 고객이 PowerPoint 프레젠테이션에 의존하거나 일반적인 YouTube How-To 비디오를 시청하도록 강요하는 대신 제품과 고객을 동시에 직접 체험해 보십시오.

클라이언트가 특정 기능을 사용하는 방법을 확신하지 못하거나 전혀 문제가 있는 경우 추측 작업을 제거하여 양쪽 끝에서 화면 공유가 작동합니다. 클라이언트는 에이전트에게 무엇이 잘못되고 있는지 정확히 보여줄 수 있고 에이전트는 클라이언트에게 정확히 무엇을 해야 하는지 보여줄 수 있습니다.

원격 기계의 제어 유지

고급 화면 공유 솔루션 및 기능을 통해 사용자는 회의 반대편에 있는 사람에게 데스크톱 제어 권한을 넘길 수 있습니다. 이것은 엔터프라이즈 IT 팀을 위한 훌륭한 기능으로, 원격 시스템이 어디에 있든 제어를 확장합니다.

기업은 IT 직원을 본사에 배치할 수 있으며 웹 회의와 함께 화면 공유를 사용하여 분산된 위치에 필요한 지원을 제공할 수 있습니다.

팀 협업 및 원격 작업

향상된 온라인 회의에 이어 화면 공유는 원격 작업 기능을 활성화하면서 팀의 온라인 협업을 크게 향상시킬 수 있습니다. 사용자가 원격으로 작업하는 경우 화면 공유를 사용하여 어디서나 사무실 컴퓨터에 액세스할 수 있으며 물론 온라인 회의는 생산성의 새로운 영역으로 들어갑니다.

화면 공유를 통해 사용자는 실제로 나란히 있는 것이 아니라 나란히 문서에서 작업할 수 있습니다.

최고의 실제 사례

화면 공유와 원격 데스크톱 제어는 모두 꽤 오랫동안 존재해 왔습니다. IT 친구들에게 그것에 대해 물어보면, 그들은 아마도 이전 솔루션으로 세션을 설정하는 것이 얼마나 터무니없이 어려웠는지에 대한 끔찍한 이야기를 들었을 것입니다.

그러나 이 시점에서 화면 공유는 매우 대중화되어 Google에서도 화면을 공유하거나 완벽하게 쉽게 원격으로 데스크톱을 제어할 수 있습니다.

실제로 WebRTC의 발전 덕분에 화면 공유는 계속해서 사용과 편의성이 증가할 것입니다. 이전에 이 정확한 샘플을 강조했지만 Amazon은 Fire 태블릿에 화면 공유 형식을 사용합니다.

사용자가 장치에 대한 지원이 필요한 경우 Mayday 버튼을 클릭하여 인앱 도움말을 볼 수 있습니다. 이렇게 하면 사용자가 자신을 지원하는 상담원의 실시간 스트림을 볼 수 있는 단방향 화상 회의가 설정됩니다. 상담원은 도움을 요청한 사람을 볼 수 없지만 대신 장치 또는 Amazon 앱의 화면에서 무슨 일이 일어나고 있는지 정확히 볼 수 있으며 직접 제어하거나 그리기 도구를 사용할 수도 있습니다.

이렇게 하면 상담원이 전화로 알려주는 대신 사용자에게 정확히 무엇을 해야 하는지 보여줄 수 있습니다. 내가 말했듯이 이것은 많은 추측 작업을 제거하는 데 실제로 도움이 됩니다.

화면 공유의 미래?

나에게 정말 흥미로운 것은 화면 공유가 지금 어디에 있는지가 아니라 불과 몇 년 안에 갈 수 있는 곳입니다. 우리는 이미 가상 현실과 증강 현실이 비즈니스 세계에서 시작되고 있다는 것을 알고 있으며 증강 현실은 특히 화면 공유 개념과 직접적으로 연관될 수 있다고 생각합니다.

데스크톱 화면을 공유하는 대신 원격 위치에 있는 작업자가 AR 고글 또는 안경을 착용하여 조직의 주요 위치에 있는 회의실로 라이브 비디오 피드백을 스트리밍할 수 있다면 어떨까요? 상대방의 사용자는 원격 기술자가 보는 것을 정확히 볼 수 있으며 화면 공유와 마찬가지로 정상적인 통신과 관련된 성가신 추측 작업을 제거하는 데 도움이 될 수 있습니다.

그러나 이제 웹캠으로 실제로 그렇게 할 수 있으므로 한 단계 더 나아가 라이브 피드를 보는 사용자는 Amazon Mayday와 유사한 도구를 얻을 수도 있습니다. 비디오 피드에 직접 그림을 그리거나 회로도 또는 다이어그램을 업로드할 수 있는 기능을 통해 원격 작업자에게 실제적이고 유용한 지침을 제공할 수 있습니다. 파이프가 새는 것처럼 보이면 본진에 있는 누군가가 작업자가 고글 안에서 볼 수 있도록 파이프를 강조 표시할 수 있습니다. 또는 작업자의 고글에 바로 표시할 회로도를 가져올 수 있습니다.

이제 이것은 "화면 공유"보다 "실제 세계 공유"에 가깝지만 동일한 개념을 다음 단계로 끌어올리는 것입니다. 그리고 이런 종류의 기술은 우리에게서 전혀 멀지 않습니다.

오늘날에도 화면 공유는 강력합니다

이제 우리가 무엇을 할 수 있는지에 대해 모두 흥분하기 전에 한 걸음 물러서서 지금 화면 공유가 어디에 있는지 기억해야 합니다. 이는 매우 좋은 위치에 있습니다. 개념은 간단합니다. 이를 가능하게 하는 많은 도구가 있습니다. 심지어 Slack과 HipChat도 현재 기본 화면 공유를 제공합니다.

귀하의 비즈니스에서 Contact Center를 운영 중이고 가능한 최고의 지원을 제공하기 위해 가능한 모든 기능을 활용하고 싶거나 더 많은 판매를 달성하기를 원하는 제품 공급업체에 관계없이 화면 공유는 놓쳐서는 안 되는 도구 중 하나입니다.