이메일을 통해 팀 협업 솔루션을 채택할 때의 5가지 주요 이점

이메일은 이전에 사무실 전화기를 능가하고 동료 간 통화를 통해 얼마 동안 비즈니스 커뮤니케이션의 왕이었습니다. 이메일을 사용하면 동료 간의 커뮤니케이션이 더 빠르고 편리한 시간에 이루어질 수 있습니다. 이메일은 모든 수신 및 발신 연락처를 추적할 수 있는 단일 장소를 제공했으며 일부는 모든 연락처를 정리했습니다. 그러나 전화는 결코 사라지지 않았고 좋은 구식 달팽이 우편도 마찬가지였습니다. 이메일은 절대 사라지지 않을 것이지만 덜 의존해야 합니다.

직장 커뮤니케이션의 다음으로 가장 큰 변화는 팀 협업 솔루션으로 향하는 것 같습니다. Slack은 뉴스에서 파장을 일으키고 있으며 아마도 팀 협업이 제대로 수행된 가장 빠른 예 중 하나일 것입니다. 그러나 이러한 솔루션이 차세대 Yahoo 또는 AOL 메신저라고 가정하지 마십시오. 이메일에서 벗어나 이러한 팀 협업 서비스를 통해 작업자는 더 많은 작업을 더 빨리 완료할 수 있습니다. 클라우드를 기반으로 하는 이러한 솔루션은 파일을 필요한 위치에 보관하고 메시지의 지속성을 허용합니다. 파일은 항상 남겨둔 위치에 있습니다. 팀 협업 솔루션을 사용하면 팀이 바로 협업할 수 있습니다. 아직 경계를 늦추지 않고 이메일에 대한 의존도를 깰 때인지 확신이 서지 않는 경우 기존 이메일에 비해 팀 협업 솔루션을 채택할 때 얻을 수 있는 몇 가지 이점을 요약한 목록을 작성했습니다.

1) 단순한 소통을 넘어 협업

이메일을 통해 우리는 빠르게 생각을 정리하고 메시지를 보낼 수 있습니다. 반면 이메일은 모든 커뮤니케이션에 액세스할 수 있는 특정 위치를 제공합니다. 그러나 이메일은 고립된 접근 방식에 의존하며 종종 정보를 전달하는 일방통행로 역할을 합니다. 팀과 공유할 새 메모가 있는 경우 모든 사람이 볼 수 있도록 한 번의 이메일로 푸시합니다. 모든 질문이나 요청은 각 개별 수신자의 채널로 들어오며 이를 모두 추적하기가 어렵습니다.

팀 협업 앱은 메시지뿐만 아니라 콘텐츠에 특히 중점을 두어 훨씬 더 효율적인 방식으로 커뮤니케이션을 구성합니다. 콘텐츠를 전면에 내세운 협업 앱은 다른 사람들에게 정보를 푸시할 뿐만 아니라 반대의 풀 효과도 촉진합니다. 최신 프로젝트에 대한 업데이트를 이메일로 10명에게 보내는 대신 협업 앱을 사용하면 필요하고 관련성이 높은 10명과 방을 시작하거나 대화를 시작하고 "Q2 메모"라는 레이블을 지정하고 파일을 바로 넣고 동료와 같이 볼 수 있습니다. 단순한 대화가 아니라 협업의 과정을 시작하십시오. 협업 앱의 자유로운 흐름 채팅을 통해 팀의 각 구성원은 질문이 하나씩 오는 대신 그룹과 직접 상호 작용할 수 있습니다. 협업 솔루션의 구조를 통해 작업자는 가장 편리한 시간에 방문하여 놓친 부분을 모두 확인하고 관련 항목이 있을 때마다 알림을 받을 수 있습니다. 이메일은 이러한 자유로운 흐름과 대화 구조를 허용하지 않지만 앞뒤 협업을 제한합니다.

2) 정리 정돈

앞뒤로 긴 목록이 있는 한 번에 하나의 대화로 인해 일련의 이메일에서 길을 잃기 쉽습니다. "Steve가 새로운 TPS 보고서에 대해 나에게 보낸 메시지는 어디에 있습니까?" 당신이 그것을 알기 전에 15분이 지났지만 당신은 여전히 ​​회의 전에 꼭 필요한 첨부 파일을 찾지 못했습니다! 공동 작업 앱을 사용하면 콘텐츠와 파일이 방에 직접 배치되어 정리된 상태를 유지한다는 아이디어를 기반으로 구축되므로 쉽게 정리할 수 있습니다. 프로젝트와 팀을 특정 방이나 대화로 구성할 수 있는 기능을 통해 동일한 사람이 보낸 15개의 다른 이메일을 검색하여 하나의 관련 이메일 또는 특정 정보 체인을 찾는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 대신 팀 협업 솔루션을 사용하면 명확하게 레이블이 지정된 방에 바로 들어가서 콘텐츠를 스크롤하여 필요한 것을 찾을 수 있습니다.

조직화된 커뮤니케이션 외에도 Team Collaboration 앱에는 작성된 텍스트와 회의실에 저장된 모든 파일을 모두 검색할 수 있는 강력한 검색 기능이 포함되어 있습니다. 이러한 공동 작업 앱은 영구적이므로 이틀 전에 나눈 대화가 사라지지 않습니다. 위로 스크롤하여 Steve가 회의에 대해 말한 내용을 확인하기만 하면 됩니다. 특정 프로젝트 또는 특정 동료와의 공동 작업을 위한 이러한 개별 공간은 프로젝트의 최신 상태를 유지하는 것이 관련 공간에 간단한 메시지를 남기고 다시 협업을 촉진하는 것만큼 쉽습니다. 모든 당사자가 필요한 경우 메시지를 보고 참여할 수 있습니다. 그들은 가장 좋은 기회를 얻습니다. 더 이상 이메일 스레드를 시작하거나, 잘못된 사람을 참조하거나, 대화 도중에 팀의 절반이 누락되었음을 알게 되는 날이 없습니다.

3) 클라우드를 통한 지속성

나는 이 지속성에 대한 개념을 계속해서 언급하고 있지만, 그것이 실제로 의미하는 바는 무엇입니까? 이 Team Collaboration 앱에서 주고받는 모든 것(메시지, 파일, 회의)은 클라우드에 저장되고 클라우드에 저장되며 모든 클라이언트가 거의 모든 곳에서 액세스할 수 있습니다. 모든 것이 클라우드 네트워크에서 처리되므로 액세스하는 장치에 관계없이 모든 것이 제자리에 그대로 있을 수 있습니다. 또한 이메일과 달리 이러한 협업 앱은 일대일뿐 아니라 항상 모바일에서 항상 켜져 있는 그룹 채팅을 허용합니다. 작업을 완료하고 문제를 해결하려면 대화에 참여할 사람이 한 명 이상이어야 하며 팀 협업 앱은 팀이 그룹으로 작업할 수 있는 도구입니다. 그러나 그룹의 규모가 커짐에 따라 모든 사람이 동시에 온라인에 접속하여 메시지를 읽을 가능성은 희박합니다. 여기서도 클라우드의 지속적인 특성이 나타납니다.

Team Collaboration 앱을 사용하면 데스크톱 클라이언트, 휴대폰 클라이언트 또는 온라인 웹 브라우저 클라이언트 간에 어디서나 모든 장치에서 연결된 상태를 유지할 수 있습니다. 지속적인 채팅 및 파일 호스팅과 결합하여 작업을 완료하는 데 필요한 정보에 즉시 액세스할 수 있습니다. 사무실에서 하루를 놓쳤습니까? 휴대폰에서 앱을 실행하고 클라우드가 놓친 모든 메시지를 가져오기 때문에 최신 상태를 유지하세요. 사무실에 업데이트된 TPS 보고서가 있는 노트북을 잊어버리셨습니까? 문제 없습니다. 스마트폰이나 가정용 컴퓨터에서 팀 협업 앱에 로그인하고 파일이 떨어진 방을 들여다보고 장치에 다운로드하기만 하면 됩니다.

4) 귀하의 필요에 맞게 사용자 정의

이러한 팀 협업 앱은 단순히 구형 인스턴트 메신저의 더 예쁜 버전이 아니라 사용자 지정 가능하고 강력한 작업 협업 경험을 제공합니다. 개발자의 창의적 사고와 제공된 API를 통해 팀은 솔루션을 완전히 사용자 정의하여 진정으로 독특한 경험을 만들고 다른 생산성 도구 간의 격차를 해소할 수 있습니다. 채팅 봇과 같은 간단한 추가 기능을 통해 사용자는 진행 중인 작업 목록을 공동 작업실에서 바로 유지하거나 미리 알림을 설정하거나 파일 공유를 더 쉽게 할 수 있습니다. Cisco Spark에 IBM의 Watson 기술과 같은 추가 기능은 협업 플랫폼 내부에 있는 새로운 수준의 개인 비서를 탄생시킬 것입니다.

한 단계 더 나아가 통합의 힘입니다. Office 365 및 DropBox의 인기 있는 업무 응용 프로그램과의 통합을 통해 Salesforce 및 Zendesk와 같은 인기 있는 CRM과의 통합에 이르기까지 팀은 이미 사용 중인 다른 앱과 작동하는 자체 협업 앱을 구축할 수 있습니다. 통합을 통해 이메일로는 할 수 없는 사용자 정의가 가능합니다. Salesforce를 협업 앱에 직접 연결하면 새 통화 티켓이 열릴 때마다 새 대화방을 만들 수 있으므로 작업자가 필요한 정보를 작성하고 필요한 파일을 보관하며 통화 또는 티켓 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 이러한 방은 영구적이고 Salesforce에 연결되기 때문에 모든 정보는 통화 후에도 유지됩니다. 다른 상담원의 도움이 필요한 경우 상담원이나 관련 팀 구성원을 채팅방에 추가하고 공동 작업을 시작하기만 하면 됩니다! 통합 및 챗봇으로 할 수 있는 일은 창의력에 의해서만 제한됩니다.

5) 앱에 있는 파일

콘텐츠가 공동 작업의 최전선에 있기 때문에 파일 삭제는 더 많은 작업을 수행하려는 그룹에 이러한 공동 작업 솔루션을 매우 강력하게 만드는 또 다른 요소일 뿐입니다. 콘텐츠는 당면한 작업의 핵심이며 공동 작업 앱에서 공유할 때 파일은 회의실에 직접 있습니다. 이런 식으로 행동하고 대응하며 변경 사항에 대한 지속적인 기록을 유지할 수 있습니다. 이메일을 몇 번이나 보냈지만 첨부 파일을 포함하는 것을 잊으셨습니까? 공동 작업 앱을 주요 의사 소통 수단으로 사용하면 다시는 그런 일이 발생하지 않을 것입니다.

파일을 메시지에 첨부 파일로 보낼 필요가 없으며 방이나 대화에 직접 쉽게 끌어다 놓을 수 있습니다. 클라우드의 힘과 지속적인 메시징을 통해 첨부 파일은 받은 편지함보다 더 오래 이메일 체인에서 손실되지 않습니다. 이메일을 통한 파일 공유는 혼란을 가중시키고 작업자가 받은 편지함을 계속 확인해야 하므로 업무를 중단할 수 있습니다. 다시 모든 플랫폼에 대한 지속성을 통해 파일은 함께 진행되는 모든 협업 및 작업과 함께 언제 어디서나 액세스할 수 있습니다.

결론

작업 공간이 변경됨에 따라 작업을 수행하는 데 사용하는 도구도 변경됩니다. 이메일은 한때 왕이었습니다. 전화와 영상 통화를 능가하여 연결 상태를 유지했습니다. 팀 협업 앱은 업무 수행 방식에 새로운 변화를 제공합니다. 지속적인 메시징 및 강력한 파일 공유는 콘텐츠의 초점을 유지하고 언제 어디서나 팀 구성원 간의 자연스러운 협업을 가능하게 합니다.

이메일을 진정으로 대체할 수는 없지만 팀 협업 및 비즈니스 메시징 앱은 매일 쏟아지는 이메일을 보완하고 받은 편지함을 깔끔하게 유지합니다. 회의는 지속적으로 즉각적으로 이루어지며 협업이 초점일 때 생산성은 새로운 수준에 도달할 수 있습니다. Team Collaboration 앱이 귀하의 비즈니스에 적합하다고 생각되면 각 제공업체에 대한 분석과 해당 서비스에서 제공하는 사항을 확인할 수 있습니다. 가장 잘 작동하는 플랫폼에 대한 더 나은 통찰력을 제공하기 위해 Cisco Spark 및 HipChat을 가장 인기 있는 협업 앱인 Slack과 비교한 Chat Wars 비교 시리즈를 확인할 수도 있습니다.