이상적인 데이터룸: 딱 맞는 것을 찾는 방법
게시 됨: 2022-11-24
안전한 환경을 찾는 기업에게 가장 좋은 옵션은 가상 데이터룸입니다. 의문의 여지 없이 가상 데이터룸은 안전한 환경을 찾는 기업을 위한 최고의 옵션입니다. 초기 M&A 거래에 주로 사용되었던 데이터룸은 현재 다양한 산업 분야의 기업에서 널리 사용되고 있습니다.
점점 더 많은 기업이 기존의 (종이) 사무실 관리를 포기함에 따라 데이터 룸 서비스의 보급이 증가하고 있으며, 이에 따라 데이터 유출 위협이 증가하고 있습니다. Data Doom의 주요 목표는 조직 간에 공유되는 전자 정보에 가능한 최고 수준의 보안을 제공하는 것입니다.
전자 데이터 룸은 감사 및 자본 조달에서 안전한 데이터 공유를 위한 최상의 옵션입니다. 이를 사용하는 기업은 실제로 시간과 비용을 절약하고 스트레스를 피합니다. 현명한 조치는 이러한 VDR 중 하나에 투자하는 것입니다.
그러나 이상적인 보안 문제는 여전히 논쟁의 여지가 있습니다. 단일 데이터 유출 사고는 비즈니스에 유리한 계약과 수백만 달러의 비용이 들 수 있습니다. 따라서 다른 훌륭한 기능 외에도 뛰어난 보안으로 알려진 가상 데이터룸 공급자를 선택하는 것이 중요합니다.
데이터룸이란 정확히 무엇입니까?
VDR(Virtual Data Room)은 일반적으로 개인 정보에 사용되는 안전한 온라인 데이터 스토리지 플랫폼입니다. 보안 및 실시간 콘텐츠 관리에 중점을 두고 상업 고객의 요구를 충족하도록 설계되었습니다. 많은 VDR이 처음에는 이러한 목적을 염두에 두고 설계되었지만 이후 다양한 비즈니스에 서비스를 제공하도록 확장되었습니다.
법률 전문가들은 디지털 자료실을 이용함으로써 디지털 신문의 종이 집약적인 문제를 피할 수 있습니다. E-discovery 작성, 문서 작업 및 편집은 모두 가상 데이터룸에서 안전하게 수행할 수 있습니다.
가상 데이터룸은 사용이 간편하고 수많은 사용자에게 액세스를 제공합니다. 필요한 도구는 다중 사용자 액세스, 극도로 민감한 데이터를 보호하기 위한 데이터 워터마킹 및 기타 협업 기능을 지원해야 합니다. 스탬핑 및 설치에 대한 세분화된 권한도 지원됩니다. 규정 준수는 또 다른 중요한 품질입니다. 작업 속도를 높이는 도구와 함께 가상 데이터룸은 모바일 장치를 지원해야 합니다. 따라서 디지털 자료실이 필요한 경우 이러한 요구 사항을 충족하는 솔루션을 찾으십시오.
필요에 맞는 데이터룸을 선택하기 전에 고려해야 할 사항
전자 데이터실은 데이터가 전송되는 동안 데이터를 보호하기 위해 구축되었으며 적응 가능하고 사용이 간편해야 합니다. 관리자를 포함하여 공간에 액세스할 수 있는 다른 모든 직원이나 고객은 공간을 자유롭게 사용할 수 있어야 합니다. 파일 공유, 저장, 수정 및 업로드와 같은 간단한 작업을 수행할 때 사용이 간편해야 합니다. 고도로 보호되는 사용자 친화적인 가상 데이터룸을 갖는 것은 훌륭한 조합입니다. https://dataroom-rating.us/virtual-data-room-pricing/에서 최고의 데이터룸 공급자의 데이터룸 가격 패키지를 비교한 후 귀사의 요구에 가장 적합한 것을 선택하십시오. 직원이 문제 없이 소프트웨어와 플랫폼을 작동할 수 있도록 하려면 이상적으로는 14일 평가판을 사용해야 합니다.
필요에 맞는 VDR 공급자를 선택하기 전에 다음 사항을 고려하십시오.
보안
데이터 룸 공급자를 탐색하거나 최고의 데이터 룸 목록을 훑어보는 동안 최고 수준의 암호화 기능을 가진 사람들을 주시하십시오. 우수한 암호화 기술 또는 추가 보안을 위한 여러 기술이 안전하고 보안이 유지되는 데이터룸 프로그램에 있어야 합니다.
또한 권한이 있는 데이터룸 사용자가 문서의 스크린샷을 찍어 다른 곳에서 사용하지 못하도록 워터마크를 표시해야 합니다. 해커로부터 방을 보호하는 2단계 인증 로그인 기능도 포함되어야 합니다.
마지막으로 보안과 관련하여 데이터룸에서 발생하는 의심스러운 활동을 관리자에게 알리는 경고 기능이 있는 가상 데이터룸은 환상적인 선택입니다.
Q&A 기능
자료실을 비교할 때는 공간 내에서 소통이 용이한 자료실을 찾아야 합니다. Q&A 섹션은 그 매력 중 하나입니다. 동일한 공간 내에서 실시간으로 쿼리 및 응답을 교환할 수 있습니다.
고객과 동료는 명확성이 필요한 특정 불확실한 영역에 대한 쿼리를 게시할 수 있으며 관리자는 명확성을 위해 적절한 답변을 효율적으로 제공할 수 있습니다. 보안 데이터룸 소프트웨어를 사용할 때 이를 간과할 여유가 없습니다.
좋은 고객 지원
특히 대기업에서는 전자 자료실이 활동의 허브가 될 수 있습니다. 공간의 트래픽 볼륨으로 인해 특정 기술 또는 네트워크 문제에 직면하는 것이 때때로 일반적입니다. 공급업체는 24시간 무제한 지원을 제공할 수 있어야 합니다. 따라서 필요할 때마다 가장 많은 도움을 주는 자료실 서비스를 찾는 것이 중요합니다.
권한 및 제어
모든 데이터룸은 기본 구성 요소 중 하나인 관리자가 액세스를 자유롭게 허용하고 제한할 수 있는 용량이 있어야 합니다. 덕분에 관리자는 데이터룸에서 일어나는 모든 일을 완벽하게 제어할 수 있습니다.
관리자는 직원 및 고객에게 액세스 권한을 부여하는 것 외에도 액세스가 허용되는 정보를 제한할 수 있는 권한이 있습니다. 그들은 일부 파일과 폴더를 볼 수 있지만 전부는 볼 수 없습니다. 거래가 준비되면 언제든지 이 액세스를 활성화할 수 있습니다.
이를 통해 협상 또는 인수합병 체결 시 지적 재산의 도난을 방지할 수 있습니다. 관리자는 거래에서 귀하의 기능과 관련된 방의 음식만 제공합니다. 누구도 접근해서는 안 되는 정보에 접근할 수 없습니다. 해당 수준의 보안 및 제어를 위해 데이터룸을 확인해야 합니다.
안정적인 클라우드 인프라
최상위 데이터 센터에 서버가 있고 프리미엄 서비스 공급자가 호스팅하는 데이터룸 솔루션을 찾는 것이 중요합니다. 회사가 포괄적인 보안 및 신뢰성을 위해 다양한 중복 레이어를 제공하는지 확인합니다. 서버에 고가용성을 위해 핫스왑 가능한 부품이 있는지, 중복 네트워크 연결, 전원, 냉각, 라우터 및 케이블 연결을 포함한 데이터 센터 인프라가 높은 안정성을 위해 설계되었는지 확인하십시오.
결론
각 회사가 거래, 감사, 합병, 인수 및 외부 비즈니스 관계의 효율성을 개선하기 위해 사용할 수 있는 하나의 디지털 리소스는 온라인 데이터룸 소프트웨어입니다. 그러나 데이터룸 공급자 목록에서 선택할 때 몇 가지 주요 측면을 주시하는 것이 중요합니다. 권한과 제어가 중요하고 보안이 최우선이며 간소화된 사용, 지원 및 Q&A가 모두 중요합니다. 이렇게 하면 데이터 룸 서비스에 지출되는 모든 비용을 최대한 활용할 수 있습니다.