스프레드시트를 넘어서 생각: 운영 효율성을 향상시킬 수 있는 3가지 도구

일상적인 운영은 모든 비즈니스의 핵심입니다. 직원, 판매 주문, 프로세스, 장비 및 도구는 회사 운영을 유지합니다. 비즈니스가 성공하려면 각 요소가 시계처럼 움직여야 하는 경우가 많습니다. 중단 또는 병목 현상이 발생하면 생산성이 저하되고 비즈니스 기능이 중단되며 보안 및 안전이 손상될 수 있습니다.

회사를 효율적이고 원활하게 운영하는 것은 비즈니스 소유자의 최우선 과제입니다. 그리고 이 작업은 온라인 위협이 증가하고 컴플라이언스 표준이 복잡해지는 시기에 매우 중요합니다. 아래에서는 회사의 보안을 유지하면서 회사의 운영 효율성을 높일 수 있는 세 가지 도구에 대해 설명합니다.

1. 거버넌스, 위험 및 규정 준수 소프트웨어

소비자 개인 정보 보호법, 랜섬웨어 위협 및 데이터 침해 위험으로 인해 디지털 시대의 운영이 점점 더 복잡해집니다. 그러나 인터넷과 같은 네트워크 기술만 탓할 수 있는 것은 아닙니다. 사람과 프로세스는 비즈니스를 위험과 규정 준수 문제에 노출시킬 수 있는 다른 요소입니다.

귀하의 회사가 셀 타워를 건설하고 장비를 다른 기업 및 무선 통신업체에 임대한다고 가정해 보십시오. 귀하의 목표는 가능한 한 적은 비용으로 타워 건설을 완료하여 이익을 극대화하는 것입니다. 그러나이 산업에서 운영한다는 것은 지방 자치 단체, 주 및 연방 규정을 준수해야 함을 의미합니다.

린 건설 프로세스 및 비용에 중점을 두는 것이 반드시 잘못된 접근 방식은 아닙니다. 그러나 과거에는 회사가 수준 이하의 장비를 선택하게 만들었습니다. 이 장비는 산업 표준보다 낮았을 뿐만 아니라 연방 정부도 국가 안보 문제로 인해 장비를 불법화했습니다. 회사는 각 타워의 무선 장비를 교체하는 고통스럽고 비용이 많이 드는 프로세스를 거쳐야 했습니다.

거버넌스, 위험 및 규정 준수 솔루션은 비즈니스 취약성을 생성하는 기술, 인적 감독 및 프로세스를 평가하는 데 도움이 됩니다. GRC라고도 하는 이 접근 방식은 회사의 운영을 전체적인 시스템으로 봅니다. GRC 도구는 단일 절차에서 위험 신호를 제기하는 대신 전체 작업이 어떻게 잠재적 위험을 생성하는지 보여줍니다. 소유주와 관리자는 회사에 최선의 이익이 아닐 수 있는 방법과 결정을 명확하게 식별할 수 있습니다.

2. 재고 관리 시스템

제품을 판매하는 회사는 재고를 보관, 이동 및 추적하는 방법을 찾아야 합니다. 비즈니스에서 유형의 제품을 판매하지 않는 경우에도 운영은 내부 공급품 및 장비에 의존합니다. 컴퓨터, 소프트웨어 라이센스 및 사무용 자료와 같은 회사 자산을 계속 주시해야 합니다. 그렇지 않으면 재고 축소 또는 손실이 통제 불능 상태가 되어 원인을 파악하기 어려울 수 있습니다.

재고 축소는 빠르게 비용이 증가할 수 있으며 소스는 더 큰 보안 문제를 지적할 수 있습니다. 일부 연구에 따르면 직원 절도 및 좀도둑이 재고 손실의 78.3%를 유발합니다. 수학 및 서류 작업 오류가 사례의 15.4%를 차지하는 반면 벤더 사기는 3.7%를 차지합니다. 또 다른 3.9%는 회사가 추적할 수 없는 알 수 없는 원인, 때로는 불량하거나 불충분한 프로세스로 인해 발생합니다.

재고 관리 시스템은 기업의 재고 추적, 모니터링 및 제어 프로세스를 개선하는 데 도움이 됩니다. 이러한 애플리케이션은 또한 회사가 위치를 증가함에 따라 자산 및 제품 배포 변경 사항을 동기화합니다. 제품 및 기타 자산이 나타내는 가치를 포함하여 실시간으로 제품 및 기타 자산의 위치를 ​​확인할 수 있습니다. 재고 관리 시스템은 또한 구매 및 감가 상각비와 같은 계산을 자동화하여 축소가 발생하는 위치를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

제품을 수령하고 여러 매장으로 배송하는 창고가 둘 이상인 경우 스프레드시트를 유지하기가 어렵습니다. 소매업이 아닌 비즈니스의 경우 스프레드시트는 회사에서 지급한 노트북과 모바일 장치가 어디로 가는지 추적할 만큼 충분히 동적이지 않습니다. 재고 수준과 자산을 효율적으로 관리하고 지속적인 사람의 개입이 필요하지 않은 자동화 시스템이 필요합니다.

3. 고객 관계 관리 애플리케이션

귀하의 비즈니스는 여전히 스프레드시트로 고객 기반을 관리하고 있습니까? 시간이 많이 걸리는 것 외에도 이 접근 방식은 회사를 보안 및 개인 정보 보호 문제에 노출시킬 수 있습니다. 스프레드시트에는 지속적인 데이터 입력 및 조작이 필요하기 때문에 오래된 정보가 포함될 수 있습니다. 더 이상 고객이 아니거나 특정 커뮤니케이션 수신을 원하지 않는 사람들이 스프레드시트에 있을 수 있습니다.

예를 들어 일부 고객은 마케팅 관련 또는 프로모션 이메일을 수신 거부할 수 있습니다. 이를 나타내기 위해 누군가 스프레드시트에 열을 만들어야 합니다. 또한 마케팅 부서는 스프레드시트를 수동으로 검토하여 목록에서 제외할 대상을 결정해야 합니다. 그런 다음 직원 액세스 관리 및 개인 정보 보호 규정 준수를 포함하여 스프레드시트를 공유하고 저장하는 문제가 있습니다.

고객 관계 관리 애플리케이션은 클라이언트 데이터, 커뮤니케이션 기본 설정 및 정보 보안을 간소화합니다. CRM 앱을 사용하면 직원 액세스를 제한하고 다양한 권한 수준을 부여할 수 있습니다. 예를 들어 영업 및 서비스 직원은 고객 정보를 추가하거나 변경하기 위해 보기 및 편집 권한이 필요할 수 있습니다. 그러나 사용자를 추가 또는 삭제하거나 다른 프로그램을 통합할 수 있는 관리자 액세스 권한이 필요하지 않을 수 있습니다.

CRM 소프트웨어의 기능은 이메일 목록을 포함한 마케팅 커뮤니케이션으로 확장됩니다. 고객이 매달 프로모션 메시지를 받지만 더 이상 보고 싶지 않다고 가정해 보겠습니다. 구독을 취소하여 마케팅 연락처 목록에서 자동으로 제거할 수 있습니다. 정보가 데이터베이스에 남아 있는 동안 CRM 앱은 고객의 행동도 기록합니다. 직원들은 고객이 프로모션 이메일을 받지 못하는 이유를 즉시 알 수 있습니다.

운영 효율성 향상을 위한 도구

운영 효율성을 달성하려면 품질, 효율성 또는 성능을 개선하는 모범 사례를 찾고 구현해야 합니다. 소프트웨어 애플리케이션은 회사가 모범 사례를 실행하는 데 도움이 되는 중요한 도구입니다. 스프레드시트가 과거에는 이를 잘라냈을 수 있지만 이제는 규정 준수, 생산성 및 보안에 대한 장벽이 될 수 있습니다. GRC 소프트웨어, 재고 관리 시스템 및 CRM 애플리케이션과 같은 보다 역동적인 솔루션은 비즈니스 성공을 위태롭게 할 수 있는 운영 장애물을 제거합니다.