여행 관리 회사와 효과적으로 협력하기 위한 주요 팁

출장 관리는 복잡한 비즈니스 프로세스입니다. 직원들의 출장 경험을 높여야 성공적인 출장을 만들 수 있습니다. 마찬가지로 출장 지출에 대한 더 높은 수익을 얻으려면 평균 출장 비용을 줄이는 데 집중해야 합니다.

적절한 여행 관리 회사에 프로세스를 아웃소싱하여 출장 관리를 간소화할 수 있습니다. 회사는 여행 관리 서비스와 솔루션을 제공하여 직원들이 출장 목표를 달성할 수 있도록 돕습니다.

또한 글로벌 인플레이션을 극복하여 비즈니스가 출장의 평균 비용을 통제하는 데 도움이 됩니다. 그러나 많은 회사와 스타트업이 여행 관리 회사와 좋은 협력 관계를 구축하는 데 어려움을 겪고 있다는 점을 기억해야 합니다. 여행 관리 회사(TMC)와 보다 효과적으로 협력하기 위해 따라야 할 몇 가지 팁과 모범 사례는 다음과 같습니다.

여행 관리 회사와 효과적으로 협력하기 위한 9가지 팁

1. TMC의 역할과 책임을 정의합니다.

출장 관리 프로세스 전체 또는 일부를 TMC에 아웃소싱할 수 있습니다. 예를 들어 TMC와 협력하여 출장 예약과 같은 프로세스의 특정 단계를 관리할 수 있습니다. 동시에 TMC가 귀하의 출장 프로그램을 완벽하게 관리하도록 할 수 있습니다.

TMC의 역할과 책임을 정의함으로써 TMC와 좋은 협력 관계를 구축할 수 있습니다. 또한 TMC가 보고 및 서비스 수준 요구 사항을 명확하게 이해하도록 해야 합니다. 이러한 이해는 TMC가 귀하의 출장 프로그램을 관리하기 시작하면 오해와 갈등의 가능성을 없애는 데 도움이 될 것입니다.

2. 여행 및 비용 정책 전달

출장 및 비용 정책을 명확하게 정의하지 않으면 출장 관리를 간소화할 수 없습니다. 이러한 정책은 직원이 상환 가능한 여행 비용과 상환 불가능한 여행 비용을 구별하는 데 도움이 됩니다. 마찬가지로 TMC는 이러한 사전 설정된 정책을 참조하여 정책에 포함된 여행 상품만 예약합니다.

그렇기 때문에; 조직의 출장 및 비용 정책을 TMC에 명확하게 전달해야 합니다. 이러한 커뮤니케이션은 TMC가 정책 위반을 제거하여 평균 출장 비용을 통제하는 데 도움이 됩니다.

3. 비즈니스 여행 예약 중앙 집중화

귀하의 조직은 TMC를 사용하여 출장 예약을 중앙 집중화할 수 있습니다. 중앙 집중화를 통해 TMC는 직원을 위한 항공편, 호텔, 자동차 렌탈과 같은 비즈니스 여행 상품을 예약하게 됩니다. TMC는 각 직원의 여행 일정과 여행 선호도에 따라 여행 상품을 예약합니다.

동시에 비즈니스 여행 예약을 조기에 완료하고 정책 준수를 보장하는 데 드는 비용을 절약할 수 있습니다. TMC는 귀하의 직원이 추가 수수료나 위약금을 지불하지 않고 해당 티켓을 수정하고 취소할 수 있는 완전히 유연한 티켓을 추가로 예약할 것입니다.

4. 기술 솔루션 활용

귀하의 조직은 TMC에서 제공하는 기술 솔루션을 사용하여 출장 관리의 주요 단계를 자동화할 수 있습니다. 예를 들어, TMC가 제공하는 여행 예약 솔루션을 사용하면 직원은 조직 정책을 위반하지 않고 원하는 출장 상품을 예약할 수 있습니다.

마찬가지로 TMC가 제공하는 비용 관리 솔루션은 재무팀이 직원의 출장 비용을 추적, 검토 및 상환하는 데 도움이 됩니다. 직원들이 TMC에서 제공하는 기술 솔루션을 사용하여 시간과 노력을 절약하도록 권장해야 합니다.

5. 여행자 정보를 조기에 정확하게 제공

출장 예약을 중앙 집중화하면 TMC가 직원을 위한 출장 여행 상품을 예약합니다. 출장을 예약할 때 다양한 여행자 정보가 필요하게 됩니다. 직원이 불완전하거나 부정확한 정보를 공유하는 경우 TMC는 출장 예약을 완료하는 데 더 많은 시간이 필요합니다.

귀하의 조직은 직원들이 정확한 개인 정보를 공유하도록 하여 TMC가 출장 예약을 더 쉽게 할 수 있도록 해야 합니다. 또한 여행 날짜, 여행 일정, 여행 선호 사항 등 필수 정보를 가능한 한 빨리 TMC와 공유하도록 해야 합니다.

6. 원활한 의사소통 보장

많은 조직이 명확한 의사소통의 부재로 인해 TMC와 좋은 업무 관계를 구축하지 못합니다. 귀하의 출장 프로그램을 효율적으로 관리하기 위해서는 TMC에 다양한 정보가 필요하다는 점을 기억하셔야 합니다.

마찬가지로 정책 변경 사항 및 여행 관련 문제를 TMC와 공유하여 출장 관리를 개선할 수 있습니다. 따라서 출장 관리를 아웃소싱하는 동안 명확한 의사소통 계획을 유지해야 합니다.

이 계획은 TMC가 원활한 의사소통을 통해 여행 관리 서비스를 개선하고 여행 관련 문제를 해결하는 데 도움이 될 것입니다. 또한 TMC가 조기에 정기적으로 귀하에게 응답하게 됩니다.

7. 데이터 기반 통찰력 확보 및 활용

요즘은 하나의 TMC가 여러 기업의 출장 프로그램을 관리하고 있습니다. 마찬가지로 요즘 대부분의 TMC는 데이터 분석을 사용하여 고객의 여행 및 비용 데이터를 분석합니다. 따라서 실행 가능한 통찰력을 공유함으로써 조직이 출장에서 더 높은 수익을 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.

귀하의 조직은 TMC의 경험과 전문성을 활용하는 데 중점을 두어야 합니다. TMC에 정기적으로 조언을 제공하고 통찰력을 공유하도록 요청해야 합니다. 그러나 조직 정책을 변경하고 출장 프로그램을 개선하려면 데이터 기반 통찰력을 구현해야 합니다.

8. 정기적으로 피드백을 공유하세요

출장 관리를 아웃소싱하더라도 직원의 출장 비용을 정기적으로 평가하는 것을 잊지 말아야 합니다. 평가는 TMC가 각 직원의 출장 경험을 향상시키는지 판단하는 데 도움이 됩니다. 또한 직원의 출장 경험에 영향을 미치는 문제를 감지할 수 있습니다.

직원들이 출장 목표를 더 쉽게 달성할 수 있도록 피드백을 TMC와 공유해야 합니다. 피드백은 TMC가 직원의 요구와 기대에 따라 여행 관리 서비스와 솔루션을 맞춤화하는 데 도움이 됩니다. 또한 피드백을 통해 TMC는 조직의 출장 목표를 달성할 수 있습니다.

9. 새로운 비즈니스 여행 트렌드에 대해 토론하세요

새로운 트렌드를 조기에 채택하면 비즈니스 여행 프로그램을 강화할 수 있습니다. 예를 들어, 조직에서는 레저 여행을 지원하여 직원들이 출장을 가도록 동기를 부여할 수 있습니다. 마찬가지로 직원들이 친환경 출장상품을 예약하게 함으로써 지속가능한 출장을 만들 수 있습니다.

TMC가 공유하는 조언과 통찰력은 새로운 비즈니스 여행 트렌드를 감지하는 데 도움이 될 것입니다. 하지만 TMC와 아이디어를 논의함으로써 새로운 트렌드를 가장 효과적으로 채택할 수 있습니다. TMC와 협력 파트너십을 형성하여 새로운 트렌드를 채택하는 것은 항상 중요합니다.

결론

적절한 여행 관리 회사와 협력하여 평균 출장 비용을 늘리지 않고도 출장 목표를 달성할 수 있습니다. 하지만 여행 관리 회사와 보다 효율적으로 협력해야만 출장의 ROI를 지속적으로 높일 수 있습니다. 여행 관리 회사와 보다 효율적으로 협력하기 위해 다음 팁을 구현할 수 있습니다.