가상 커뮤니케이션: 과제, 해야 할 일, 하지 말아야 할 일 및 최고의 도구

코로나바이러스 팬데믹(세계적 대유행)이 발생하면서 당분간 비즈니스 대면 커뮤니케이션이 중단되었습니다. 대면 회의와 시원한 대화는 가상 커뮤니케이션 도구로 빠르게 대체되었습니다. 전염병 이전에는 원격 근무 가 증가했지만 코로나바이러스 발생으로 인해 완전히 가속화되었습니다.

대면 커뮤니케이션이 부족하기 때문에 비즈니스에서 원격 커뮤니케이션 플랫폼을 마스터하는 것이 중요합니다. 이 기사에서는 도구 자체에서 따라야 하는 에티켓에 이르기까지 가상 커뮤니케이션에 대해 알아야 할 모든 것에 대해 논의합니다. 이 기사에서 다음 섹션을 다룹니다.

• 가상 커뮤니케이션이란 무엇입니까?
• 가상 커뮤니케이션 과제
• 가상 커뮤니케이션 해야 할 일과 하지 말아야 할 일
• 최고의 가상 커뮤니케이션 도구
• 자주 묻는 질문

가상 커뮤니케이션이란 무엇입니까?

이 소프트웨어를 사용하면 사람들이 같은 방에 있지 않고도 의사 소통할 수 있습니다. 이것은 실시간 통신을 허용하는 오디오 및 비디오 도구의 조합을 통해 수행됩니다. 이러한 도구는 COVID-19 로 인해 사용량이 급증 했지만 몇 년 동안 사용되었습니다. 기술이 계속 발전함에 따라 이러한 도구는 빠르게 발전했습니다.

가상 커뮤니케이션에 사용할 수 있는 도구

화상 회의 도구 — 이 솔루션은 시장에서 가장 가치 있는 가상 커뮤니케이션 도구 중 하나입니다. 두 엔드포인트 간에 오디오와 비디오를 전송하여 라이브 미팅을 진행할 수 있습니다. 대면 회의를 쉽게 대체할 수 있습니다.

팀 채팅 소프트웨어 — 이 도구를 사용하면 동료에게 인스턴트 메시지를 보낼 수 있습니다. 빠른 질문을 하고 이전 작업 공간에서 놓쳤을 수 있는 친근한 사무실 농담을 따라갈 수 있는 훌륭한 옵션입니다.

프로젝트 관리 도구 — 이 소프트웨어는 진행 중인 프로젝트와 관련된 모든 작업을 구성, 위임 및 관리하는 데 도움이 됩니다.

비즈니스 VoIP 전화 시스템 — 이 플랫폼을 사용하면 인터넷을 통해 전화를 걸 수 있습니다. 그렇게 하면 직원들이 업무상 개인 휴대폰을 사용할 필요가 없습니다.

이메일 — 이메일은 정의가 필요 없을 만큼 오랫동안 눈에 띄었습니다. 그러나 이는 모든 회사의 가상 통신 소프트웨어 스택 내에서 중요한 자산입니다.

가상 커뮤니케이션 과제

이 기술은 대면 상호 작용이 불가능할 때 상당한 수준의 편의성을 제공합니다. 그러나 그들이 좋은 두 번째 선택이라고 해서 이것이 그들에게 도전이 없다는 것을 의미하지는 않습니다. 다음은 이 소프트웨어를 사용할 때 발생할 수 있는 몇 가지 장애물입니다.

바디 랭귀지 부족 — 바디 랭귀지는 의사 소통의 핵심입니다. 단어는 전달하려는 메시지의 작은 부분만을 설명합니다. 실제로 Business Know How 에 따르면 메시지의 93%는 비언어적이며 55%는 신체 언어입니다.

이는 특히 Slack과 같은 인스턴트 메시징 시스템을 통해 통신하는 경우 문제를 일으킬 수 있습니다. 예를 들어, 관리자는 부하 직원에게 간단한 한 문장으로 된 메시지를 보낼 수 있습니다. 그러나 신체 언어와 같은 추가 컨텍스트가 없으면 메시지가 잘못 해석될 수 있습니다. 이러한 오해는 직원 생산성을 저해할 수 있는 주의 산만으로 이어질 수 있습니다.

휴민텔 디렉터이자 심리학자인 데이비드 마츠모토 박사는 이 문제가 인간이 2차원 의사소통을 하도록 진화하지 않았다는 사실에서 비롯된 것이라고 말합니다. 우리는 단순히 3차원 세계에서 기능하도록 설계되었습니다. 따라서 우리가 아무리 기술에 의존하게 되더라도 우리의 마음은 결코 기술에 완전히 적응하지 못할 것입니다.

다른 시간대에 있는 사람들과 의사 소통하기 — 이것은 원격 커뮤니케이션과 관련하여 일반적인 문제이지만 COVID-19에만 국한된 문제는 아닙니다. 같은 국가에 있든 전 세계에 있든 다른 시간대에 직원이 있을 가능성이 있습니다. 즉, 해당 직원 중 한 명과 연결해야 하는 경우 회의를 열 수 있는 시간이 짧을 수 있습니다.

고통받는 회사 문화 — 많은 직원들이 번성하는 회사 문화 때문에 일을 하러 왔다가 남아 있습니다. 하지만 원격 커뮤니케이션에 전적으로 의존하면 기업 문화가 사라질 수 있습니다. COVID-19 전염병 동안 전 세계 기업들은 가상의 해피 아워와 게임의 밤을 통해 창의력을 발휘했습니다.

그러나 불행히도 실제만큼 좋지 않은 것들이 있습니다. Clutch.co 에 따르면 직원의 63%가 COVID-19 전염병이 시작된 이후 동료와 사교 시간을 덜 보냈습니다. 바이러스의 확산이 진정되더라도 점점 더 많은 직원이 원격으로 계속 일하게 될 것입니다. 즉, 직장 문화가 계속해서 고통받을 것입니다.

재택 근무에는 방해 요소가 있습니다. 모든 작업 환경에는 방해 요소가 있습니다. 그러나 팀이 집에서 이 소프트웨어를 사용하는 경우 다른 수준의 주의가 산만해집니다.

직원들이 휴식을 취하여 1시간 동안의 낮잠이나 개와 노는 시간을 갖기 쉽습니다. 사무실에 없으면 책임을 물을 사람이 아무도 없습니다. 집에 있는 산만함은 회복되지 않기 전에 빠르게 쌓일 수 있습니다.

KDSDK 에 따르면 설문 조사에 응한 미국인의 54%가 집에서 일하는 데 방해가 된다고 보고했습니다. 응답자의 86%는 또한 재택 근무의 자유를 활용했다고 말했습니다. 팀이 재택근무를 할 때 이와 같은 사고는 불가피합니다.

불안정한 인터넷 연결 — 사무실이 안정적인 인터넷 연결에 연결되어 있을 수 있습니다. 모든 사람의 집이 그런 것은 아닙니다. 어떤 사람들은 거주 지역이나 서비스 비용으로 인해 인터넷 연결이 좋지 않을 수 있습니다.

불행히도 이러한 도구는 인터넷 연결에 전적으로 의존합니다. 따라서 불규칙한 연결은 서비스 중단으로 이어져 팀원들이 뒤처질 수 있습니다.

가상 커뮤니케이션 의 해야 할 일과 하지 말아야 할 일

이러한 도구는 올바른 방법으로 활용하는 한 엄청난 자산입니다. 다음은 해야 할 일과 하지 말아야 할 일의 목록입니다.

각 유형의 커뮤니케이션에 대한 채널 정의 — 이 기술은 동료와 공동 작업을 위한 다양한 옵션을 제공하기 때문에 팀에 큰 이점을 제공합니다. 그러나 동시에 이것은 압도적일 수 있습니다. 의사 소통의 수단이 너무 많기 때문에 어떤 유형의 대화가 어떤 도구에 적합한지 아는 것이 중요합니다.

그렇기 때문에 특정 통신 솔루션에 대한 프로토콜을 설정하는 것이 현명합니다. 예를 들어 빠른 체크인은 팀 메시징 도구에 가장 적합합니다. 더 길고 깊이 있는 대화는 화상 회의 에 가장 적합합니다 .

시간대 고려 — 직원들이 서로 다른 시간대에 흩어져 있을 가능성이 높기 때문에 의사소통에 있어서 이를 염두에 두어야 합니다. 동료가 몇 시간 동안 연락이 닿지 않을 수 있으므로 팀 메시징 플랫폼을 통해 긴급한 것을 보내지 마십시오.

또한 화상 회의 통화를 예약하는 시간을 염두에 두어야 합니다. 통화 중인 모든 당사자의 근무 시간 이내인 시간을 찾으십시오. 이 도구 를 활용하여 다른 시간대에 있는 귀하와 동료에게 적합한 회의 시간을 찾는 것이 좋습니다.

과잉 의사 소통 — 이러한 도구를 통해 바디 랭귀지를 읽을 수 없으므로 과잉 의사 소통으로 과잉 보상해야 합니다. 정기적인 대면 대화를 통해 상대방이 몸짓 언어로 말하려는 내용의 전체 맥락을 파악할 수 있습니다. 그것은 분명히 여기의 경우가 아닙니다.

당신이 전달하려는 메시지와 관련하여 돌이킬 수 없는 것을 남기지 않도록 동료들과 과잉 의사소통을 하십시오. 이메일이나 인스턴트 메시지를 보낼 때 모든 세부 사항을 포함하도록 철저히 세부적으로 이동하십시오.

회사 문화 정의 및 작업 — 문화는 모든 회사의 핵심 측면입니다. 원격으로 수행하는 것이 조금 더 어렵지만 여전히 절대적으로 가능합니다. 화상 회의 도구를 활용하는 것은 그렇게 하는 좋은 방법입니다. 가상 이벤트에 화상 회의 도구를 사용하십시오. 가상 퀴즈를 호스팅하기 위해 화면 공유를 활용할 수도 있습니다. 동료 간의 관계를 구축하기 위해 팀 메시징 플랫폼이 적절한 공간에서 시원한 대화를 환영하는지 확인하십시오.

가능한 경우 비디오 사용 — 원격 작업은 고립될 수 있으며 외로움은 팀의 작업 품질에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 이를 방지하는 가장 좋은 방법은 가능하면 전화 통화 대신 화상 회의를 사용하는 것입니다. 동료를 보는 것은 팀이 이전보다 훨씬 덜 외롭다고 느끼는 데 도움이 될 것입니다.

목적을 위해 회의를 예약하지 마십시오. 이전에 가상 팀이 이전에 이를 경험했을 가능성이 있지만 COVID-19 위기 동안 "확대 피로"라는 용어가 두드러졌습니다.

BBC 는 직원들이 다양한 신호, 표정 및 신체 언어를 해석하기 위해 더 열심히 일해야 하기 때문에 대면 회의보다 Zoom 회의에 더 지쳐 있다고 말합니다. 온라인 회의에서 과도하게 의사 소통하여 요점을 전달하고 불필요한 회의의 필요성을 제거하십시오.

의사 소통 빈도로 생산성을 측정하지 마십시오. 사람들은 온라인으로 의사 소통하는 방식 과 직접 소통하는 방식이 다르기 때문에 이를 반대할 수 없습니다. 누군가가 가상 회의에 많이 참여하지 않는다고 해서 우수하지 않다는 의미는 아닙니다. 그들의 작업의 질로만 그들을 판단하고 있는지 확인하십시오.

팀에 연락 방법을 알려주십시오 . 이것은 관리자에게 특히 중요합니다. 팀이 멀리 떨어져 있는 경우 질문을 받기 위해 책상에 바로 다가갈 수 없습니다. 말할 것도 없이, 많은 사람들은 멀리 떨어져 있는 경우 상당히 산발적인 일정을 유지합니다. 팀이 언제 어떻게 연락해야 하는지 확인해야 합니다. 당신에게 다가가는 방법을 알아낼 때 그들이 빨대를 잡지 않도록 하십시오. Slack 또는 Microsoft Teams를 사용하는 경우 상태에 연락처 정보를 남겨두는 것이 좋습니다.

회의 초대 목록을 재고하십시오 — 이것은 Zoom 피로와 관련이 있습니다. 누군가가 통화에 참여할 필요가 없다면 단순히 포함하지 마십시오. 초대장을 보내기 전에 항상 초대 목록을 다시 확인하십시오.

일에만 집중하지 마십시오 — 사무실에서 일할 때 기업은 동료들이 유대감을 형성하고 직장 밖의 삶에 대해 이야기할 수 있는 회사 외출을 하는 경향이 있습니다. 원격 팀은 일반적으로 직원들이 서로 다른 사무실에 흩어져 있다는 것을 의미하므로 실제로는 불가능합니다. 일에만 몰두하다 보면 직원들이 금방 지쳐버릴 것입니다. 따라서 적절한 경우 개인 대화를 직장에 초대하여 이를 방지할 수 있는 방법을 찾으십시오.

최고의 가상 커뮤니케이션 도구

가상 통신 스택을 향상시키려면 이러한 도구를 구현하는 것이 좋습니다.

팀 메시징 — Slack

Slack 은 팀 메시징 플랫폼을 위한 훌륭한 옵션입니다. 이 도구를 사용하면 동료에게 직접 또는 그룹 메시지를 보내고 직장 또는 시원한 주제에 적용 가능한 채널을 시작할 수 있습니다. Slack은 2,200개 이상의 통합을 자랑하며 사용자가 화상 통화 또는 음성 통화를 할 수도 있습니다.

다음은 리뷰 페이지 의 일부 Slack 전문가입니다 .

• 메시지 고정 기능
• 데이터를 공유할 수 있는 안전하고 안전한 장소 제공
• 알림 및 방해 금지 시간을 설정하는 기능이 유용합니다.

화상 회의 — 줌

Zoom 은 화상 회의 요구 사항에 사용하기에 이상적인 도구입니다. 2020년 Gartner Magic Quadrant의 회의 솔루션 부문 리더 및 전 세계 UCaaS 부문 Magic Quadrant의 리더로 선정된 만큼 업계에서 잘 알려진 기업입니다.

기업에 회의 및 채팅, 화상 웨비나, 회의 등을 사용할 수 있는 기회를 제공하는 일관된 화상 회의 경험을 제공합니다.

다음은 리뷰 페이지 의 Zoom 전문가입니다 .

• 음소거된 사람을 볼 수 있는 것은 훌륭한 기능입니다.
• PowerPoint 통합이 유용합니다.
• 비밀번호로 보호된 회의로 회의를 안전하게 보호

프로젝트 관리 — 아사나

Asana 는 프로젝트 관리 요구 사항에 대한 훌륭한 선택입니다. 조감도에서 진행 중인 프로젝트를 보거나 모든 팀 구성원의 개별 작업으로 드릴다운할 수 있습니다. 이러한 모든 작업을 100개 이상의 통합으로 연결하십시오.

다음은 리뷰 페이지 의 Asana 전문가입니다 .

• 프로젝트에 태그를 지정하면 팀이 조직을 유지할 수 있습니다.
• 관리자가 기한을 설정하도록 허용하면 팀에 대한 명확한 지침이 설정됩니다.
• 매우 유연한 도구

비즈니스 VoIP 전화 — RingCentral

RingCentral 은 VoIP 전화 요구 사항에 이상적인 옵션입니다. 이 플랫폼은 비즈니스 전화 솔루션을 포함 하여 원활한 통합 커뮤니케이션 경험을 제공합니다. 안정적인 HD 오디오와 모든 장치로 통화를 전환할 수 있는 기능을 제공하며 관리자 포털에서 이 모든 것을 관리할 수 있습니다.

다음은 리뷰 페이지 의 RingCentral 전문가입니다 .

• 인터콤 통화는 사용하기 쉽습니다.
• RingCentral은 설치가 쉽습니다.
• 착신 전환은 훌륭한 기능입니다

이메일 — Gmail

새로운 이메일 솔루션을 찾고 있다면 Gmail 이 좋은 선택입니다. 직관적이고 효율적인 플랫폼입니다. Gmail은 15GB의 저장용량, 스팸 감소, 휴대기기 액세스를 제공합니다. Google의 풍부한 G-suite의 일부이므로 동일한 인터페이스에서 Google Meet 및 Google 문서와 같은 Google 도구를 활용할 수도 있습니다.

다음은 G2 페이지의 Gmail 전문가입니다.

• Gmail은 매우 사용자 친화적입니다.
• Google은 요청 옵션, 이메일 예약, 필터링 및 다시 알림과 같은 우수한 기능을 제공합니다.
• 하나의 인터페이스에서 여러 계정을 연결할 수 있습니다.

결론: 가상 커뮤니케이션을 마스터하면 비즈니스에 도움이 됩니다

코로나바이러스 대유행이 비즈니스 세계에 교훈을 주었다면, 원격 근무가 계속되어야 한다는 것입니다. 이것은 이 소프트웨어가 아무데도 가지 않는다는 것을 의미합니다. 귀하의 비즈니스가 앞서가고 원격 커뮤니케이션의 과제를 마스터하면서 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 배운다면 더 행복한 직원을 만날 수 있을 것입니다. 행복한 직원은 번창하고 성공적인 직장으로 이끕니다.

원격 근무 라이프스타일에 완전히 의존하고 싶다면 가정용 가제트 및 액세서리에서 최고의 작업 목록을 살펴보십시오 .