가상 PBX 초보자 가이드

비즈니스 전화 시스템은 이미 가정한 것만큼 비싸지 않아도 됩니다. 또한 보이는 것처럼 액세스할 수 없을 필요도 없습니다. 선택할 수 있는 옵션이 많지만 가상 또는 호스팅된 PBX 시스템을 최대한 활용하려고 합니다.

사내 PBX 전화 시스템보다 저렴하고 기능이 더 쉬우며 일반적으로 IT 팀이 필요로 하는 작업을 자동으로 수행합니다. 작동 방식을 확실히 이해할 수 있도록 이 가이드를 함께 제공합니다.

VoIP란 무엇입니까?

VoIP(Voice over Internet Protocol) 기술은 인터넷을 통한 비즈니스 통신을 가능하게 하는 데 사용됩니다. 인터넷 전화라고도 하는 VoIP는 음성 진동을 데이터 패킷으로 변환하는 압축된 디지털 신호로 변환합니다. 간단히 말해서 인터넷을 사용하여 인바운드 전화, 화상 통화 및 문자를 걸고 받습니다. VoIP에 대해 계속해서 이야기할 수는 있지만 전체 기사가 필요합니다. 자세한 내용은 VoIP 용어집을 확인하세요!

호스팅된 PBX란 무엇입니까?

Hosted PBX는 표준 전화 서비스와 달리 인터넷 연결을 활용하는 강력한 전화 시스템입니다. 표준 IP PBX는 인터넷(IP)에서 PSTN(공중 전화 교환망)으로 통화를 전송하는 데 사용됩니다. 가상 사설 지점 교환은 보다 비용 효율적인 버전으로 생각할 수 있습니다. 관련된 하드웨어가 없기 때문에 모두 가상이며 서비스 공급자가 호스팅합니다.

호스팅된 PBX에서 정보를 찾는 것이 왜 그렇게 어려운가요?

새로운 사업주라면 Virtual PBX에 대해 처음 들어보셨을 것입니다. 한동안 게임을 하다가 비용을 절감해야 하거나 보다 사용자 친화적인 시스템에 관심이 있는 경우 회사에 가장 적합한 것을 기반으로 결정을 내리기에 충분한 정보를 제공할 것입니다.

기업이 가상 PBX 시스템 작동 방식에 대한 일반적인 개요를 제공하는 것보다 제품을 판매하고 서명 기능을 강조하는 데 더 관심이 있다는 광범위한 Google 검색을 많이 수행한 후 알아차렸을 것입니다.

Virtual PBX 시스템에 대해 알아야 할 사항, 왜 중요한지, 주요 기능 및 평판이 좋은 서비스 제공업체에 대해 알아보겠습니다.

참고: 조사를 하는 동안 가상 PBX 시스템의 다양한 이름을 접하게 됩니다. 당신을 혼란스럽게하지 마십시오. "클라우드 PBX" 및 "호스팅된 PBX"와 같은 용어가 표시됩니다. 셋 다 같은 얘기를 하고 있어!

가상 PBX 대 온프레미스 PBX

우리가 흔히 말하는 것은 원하는 것은 무엇이든 할 수 있는 완벽한 시스템은 없으며 비즈니스에 가장 적합한 것을 선택해야 한다는 것입니다. 가능한 가장 명확한 그림을 그리기 위해 가상 및 온프레미스 PBX 시스템의 장단점을 분석할 것입니다.

보시다시피, 온프레미스 PBX 솔루션은 하드웨어와 IT 직원을 감당할 수 있는 대규모 조직에 적합합니다. 그러나 소규모 팀의 경우 가상 PBX는 적은 비용으로 거의 동일한 기능을 제공합니다. 여전히 확신이 서지 않거나 어떤 PBX 시스템이 가장 적합한지에 대한 보다 심층적인 분석을 원하면 여기에서 사내 PBX와 호스팅 VoIP에 대해 자세히 살펴보십시오.

가상 PBX 시스템의 이점

이제 가상 PBX 전화 시스템의 장점에 대해 조금 더 자세히 살펴보겠습니다. 이 모든 것은 결국 비용 절감으로 귀결됩니다. 그러나 가상 PBX 시스템을 투자할 가치가 있는 몇 가지 매우 흥미로운 통합, 자동화 및 사용자 지정 기능이 있습니다.

• 가상 PBX는 모든 작업을 수행하므로 모든 규모의 비즈니스가 가장 큰 플레이어의 전문적인 느낌으로 간단하게 운영할 수 있습니다.
• 가상 PBX를 사용하면 기술 지식이 가장 부족한 비즈니스 관리자라도 전화 시스템을 사용자 지정할 수 있습니다.
• 기업은 스마트폰의 앱이나 온라인 관리 포털을 통해 모든 PBX 기능을 쉽게 켜고 끌 수 있습니다.
• 저렴한 월 사용료는 하드웨어 비용, 사무실 배선 및 IT 팀에 대한 대규모 투자의 필요성을 없애 비용을 크게 줄이는 데 도움이 됩니다.
• 가상 전화 시스템은 새로운 전화 회선을 추가하기 위해 값비싼 하드웨어 설치 프로세스가 필요하지 않기 때문에 기업은 플랫폼을 빠르고 쉽게 업데이트할 수 있습니다.

자동화 도구 및 기능

여기에서 가상 PBX 시스템이 제공하는 많은 기능 중 일부를 찾을 수 있습니다. 네, 모두 중요합니다. 네, 제공업체를 선택할 때 회사에 가장 적합한 것이 무엇인지 고려하고 싶을 것입니다.

음성메일-이메일 기능

항상 이동하는 상사라면 자동으로 음성 메일을 전화기나 다른 모바일 장치로 보낼 수 있는 옵션을 제공하는 시스템을 원할 것입니다. 왜요? 누군가와 회의 중이고 중요한 전화를 기다리고 있는 경우 다른 사람을 방해하지 않고 조심스럽게 메시지를 확인할 수 있습니다.

전화 메뉴

당신은 고객/클라이언트가 전화를 받는 것을 두려워하지 않고 보류되거나 계속해서 잘못된 부서로 연결될 것이라고 생각하지 않기를 바랍니다. 간단한 메뉴를 사용하여 전화를 건 사람을 필요한 곳으로 안내할 수 있습니다.

자동 교환

전화를 받을 사람이 주변에 없으면 어떻게 합니까? 고객/클라이언트가 주변에서 기다리기를 원하십니까? 전화를 받으면 대기 시간에 대한 불만만 듣게 됩니다.

자동 교환은 고객/클라이언트를 자동 응답기로 안내하거나 전화를 걸거나 특정 문제를 스스로 해결하는 데 필요한 정보를 제공할 수 있습니다.

통화 대기열, 전달, 녹음

통화 대기열을 사용하면 사용자가 다른 사람과 바쁜 동안 전화를 끊고 다시 전화를 걸어 처음에 전화한 사실을 잊어버리는 대신 통화를 계속할 수 있습니다. 착신 전환을 사용하면 고객/클라이언트를 다른 전화 번호로 연결할 수 있으므로 사무실에 없을 때도 계속 연락할 수 있습니다.

통화 녹음은 꽤 자명합니다. 통화를 녹음하고 디지털 파일로 저장할 수 있습니다. 이것을 CRM 소프트웨어와 결합하면 잠재적으로 더 발전된 고객/클라이언트 데이터베이스를 만들 수 있습니다.

회의 브리징

회의 브리지 통화를 사용하면 많은 사람들이 전화 통화에 참여할 수 있습니다. 전통적인 전화 서비스에서는 주어진 시간에 한 회선에 3명 이상을 허용하지 않습니다. 기존 PBX와 달리 이러한 통화는 한 번에 수백 명을 수용할 수 있습니다.

이것은 대규모 비즈니스에 보다 실용적인 회의 옵션이지만 한 번에 두 명 이상과 말할 수 있다는 것은 우리 대부분에게 사치입니다.

공급자를 선택하는 방법

어떤 공급자가 최고인지에 대한 수많은 의견이 있습니다. 전에도 말했지만 다시 말하겠습니다. 가상 PBX 시스템을 최대한 활용하려면 비즈니스에 무엇이 적합한지 알아야 합니다. 다음은 옵션을 탐색할 때 찾아야 할 몇 가지 일반적인 기준입니다.

관련 비용

전화 시스템에서 사용하는 네트워크가 이미 설치되어 있기 때문에 일반적으로 비용이 저렴합니다. On-Premise PBX 시스템에 비해 더 적은 초기 비용을 기대할 수 있으며 이후에 추가 월 사용료를 기대할 수 있습니다.

애드온은 자연스럽게 가격을 올리게 되지만 IT 팀 고용 및 하드웨어 비용에 비해 약간의 절감 효과를 기대할 수 있습니다. 기존의 대기업이고 VoIP 시스템을 지원하기 위해 사무실을 다시 배선해야 하는 경우에도 비용은 더 낮아야 합니다.

일부 웹사이트에서는 사내 PBX 시스템의 평균 비용이 사용자당 약 $1000라고 말합니다. 이 숫자는 비즈니스 규모에 따라 오르거나 내릴 것입니다. 큰 것은 거래를 성사시킬 가능성이 높고 작은 것은 더 많이 지불할 수 있습니다.

가상 PBX 시스템은 장기적으로 우위를 점합니다. 초기 비용은 비즈니스 규모에 따라 높을 수 있습니다. 규모가 큰 편이라면 시스템을 원활하게 지원할 수 있는 값비싼 통화 라우팅 도구가 필요합니다. 당신이 작은 편에 있다면, 비용은 최소화 될 것입니다.

모든 설정이 완료되면 더 이상 모든 힘든 작업을 수행할 수 없습니다. 인터넷 공급자에게 전송됩니다. 즉, 유지 관리 비용이나 새 팀을 고용할 필요가 없습니다.

품질 및 네트워크 안정성

네트워크 안정성은 여러 가지 이유로 매우 중요합니다. 가상 PBX 시스템은 전적으로 네트워크가 얼마나 잘 실행되는지에 달려 있습니다. 라우터가 가상 PBX 시스템이 가하는 작업 부하를 처리할 수 없는 경우 서비스를 최대한 활용하지 못할 수 있습니다.

네트워크가 충돌하면 전화기에 액세스할 수 없습니다. 규모에 관계없이 네트워크 안정성이 최우선 순위여야 합니다.

포함된 기능

이전에 언급했듯이 가상 PBX 시스템에는 휴대폰으로 할 수 있는 작업과 관련된 수많은 기능이 제공됩니다. 필요하지 않을 수도 있는 기능에 대해 비용을 지불하기 전에 비즈니스를 알아야 합니다. 그러면 이러한 일반적인 클라우드 마이그레이션 실수를 방지하는 데 도움이 됩니다.

소규모 기업이라면 전화 회의가 적합하지 않을 수 있습니다. 잠에서 깨어나면 음성 메일을 구성하고 쉽게 액세스할 수 있는 시스템을 살펴보십시오. 연비를 위해 페라리를 사지 마십시오.

지원 옵션

공급자가 고객 지원에 자부심을 갖기를 원합니다. 많은 곳에서 훌륭한 옵션을 제공하지만, 언제 어디서든 첫 전화로 발생하는 모든 문제를 해결하기로 결심한 사람을 원합니다.

눈에 띄는 곳은 넥스티바다. 그들의 지원 팀은 전화, 이메일 및 채팅을 통해 이용할 수 있습니다. 그들의 웹사이트에서 그들은 지원 전화의 95%가 대기 시간이 거의 또는 전혀 없이 두 번째 벨소리에 의해 응답된다고 자랑합니다. 이 모든 옵션을 갖춘 회사를 찾으십시오. 이 경우 더 많은 것이 더 많은 것이 아니라 더 적은 것이 아닙니다.

그 이상으로 발전하는 6가지 고객 지원 사례를 확인하십시오.

사용 가능한 통합

공급자를 선택할 때 타사 통합도 크게 고려해야 합니다. 사무실이 Google 또는 Microsoft Office에서 실행되는 경우 동일한 서비스 제공업체를 찾으십시오.

예를 들면 다음과 같습니다. VoIP는 CRM 솔루션과 통합될 수 있습니다. 지원 에이전트가 전화에 응답하면 통합 비즈니스 VoIP 시스템이 자동으로 해당 발신자에 대한 관련 CRM 항목을 가져옵니다. IVR 시스템의 도움으로 상담원은 창을 넘기고 올바른 정보를 찾으려고 할 필요가 없으며 전화를 받는 동안 시간을 ​​낭비할 필요가 없습니다.

이를 통해 번거로움을 줄이고 비용을 절감하며 고객 만족도를 높일 수 있습니다.

가상 PBX에는 유용한 기능이 있습니다.

우리 가이드는 가상 PBX 서비스와 관련하여 표면만 긁습니다. 가격과 기능은 운영 중인 비즈니스 유형에 따라 다릅니다. 공급자와 직접 대화하면 가상 PBX가 비즈니스 요구 사항을 충족할 수 있는 방법에 대한 자세한 정보를 제공할 수 있으며 직접적인 대화는 공급자가 주의를 끌기 위해 서로보다 높은 입찰가를 제시하도록 유도할 수 있습니다.

귀하에게 적합한 호스팅 PBX 공급자에 대한 자세한 정보는 대화형 비교 차트를 확인하십시오.