10 najlepszych praktyk i narzędzi do zarządzania listą e-mailową

Czy wiesz, dlaczego kampanie e-mailowe przynoszą niewielkie lub żadne wyniki?

Dzieje się tak dlatego, że Twoja lista e-mailowa nie jest odpowiednio zarządzana.

Wyobraź sobie wysyłanie nowych e-maili do odbiorców, którzy od miesięcy nie otworzyli jeszcze żadnego z Twoich poprzednich e-maili. Jakich efektów oczekujesz dzięki temu?

Aby uzyskać lepsze wyniki e-mail marketingu, musisz przyjąć lepsze praktyki zarządzania listą e-mail. W tym artykule omówimy kilka z tych praktyk, jak je prawidłowo wykonywać, oraz najlepsze narzędzia, które pomogą utrzymać listę e-mailową w miarę jej wzrostu.https://porch.com/advice/build-online-presence- artysta

Co to jest zarządzanie listą e-mailową?

Zanim zagłębisz się w praktyki zarządzania listami e-mailowymi, w twoim najlepszym interesie będzie lepsze zrozumienie, czym jest zarządzanie listą e-mailową. Odnosi się do strategii lub metod kontrolowania i zarządzania subskrybentami poczty e-mail.

Zarządzanie listą e-mailową obejmuje eliminację duplikatów wiadomości e-mail, nieprawidłowych adresów e-mail, niezasubskrybowanych i niezaangażowanych kontaktów oraz utrzymywanie aktualnych tagów i segmentów listy. Umożliwi to łatwe wysyłanie bardziej ukierunkowanych i spersonalizowanych wiadomości e-mail, co jest niezbędne w przypadku przynoszących wyniki e-mailowych kampanii marketingowych.

Najlepsze praktyki zarządzania listą e-mailową

Poniżej znajdziesz dziesięć najlepszych praktyk zarządzania listami e-mailowymi, które możesz zastosować, aby uzyskać jak najwięcej wyników z e-mailowych kampanii marketingowych.

1. Prawidłowo skonfiguruj formularze zgody

Chociaż być może masz długą listę e-mailową, nadal musisz upewnić się, że formularze zgody są odpowiednio wypełnione i przedstawione. Oprócz natychmiastowego dodawania nowych subskrybentów do bazy danych, formularze zgody pomagają również potwierdzać zgodę użytkowników.

Taka praktyka pozwoli nie tylko zaoszczędzić czas, ale także kłopot z identyfikacją subskrybentów, którzy nie zamierzają dołączać do Twojej listy lub tych, którzy nie są zainteresowani Twoją ofertą.

Poniżej znajduje się kilka wskazówek, których należy przestrzegać podczas konfigurowania formularzy zgody.

• Bądź w pełni przejrzysty i konkretny

Jasno określ, na co potencjalni subskrybenci by się zapisywali. Unikaj składania fałszywych obietnic, aby oszukać ludzi, aby stali się częścią Twojej listy e-mailowej.

• Żądaj tylko niezbędnych danych osobowych

Przykładami takich informacji są adresy e-mail i nazwiska. Są to jedyne informacje, których możesz potrzebować do swoich e-mailowych kampanii marketingowych. Aby uzyskać bardziej spersonalizowane treści, możesz potrzebować dodatkowych informacji, takich jak daty urodzin i nazwy firm, które można zebrać później.

• Jeśli planujesz wysyłać treści marketingowe do subskrybentów, musisz uzyskać ich zgodę.

Można to osiągnąć, udostępniając pole wyboru (uczyń je opcjonalnym), aby umożliwić użytkownikom wskazanie, czy chcą otrzymywać materiały promocyjne od Ciebie lub Twojej marki/firmy.

• Poinformuj użytkowników, w jaki sposób będą przetwarzane ich dane.

Często wiąże się to ze umożliwieniem użytkownikom dostępu do informacji o polityce prywatności w Twojej witrynie. Powiedz im też, jak mogą uzyskać dostęp do swoich danych, edytować je lub poprosić o ich usunięcie.

• Zweryfikuj nowych subskrybentów poczty e-mail.

Będzie to wymagało wysłania wiadomości e-mail z potwierdzeniem natychmiast po zasubskrybowaniu przez użytkownika. Celem jest pozbycie się błędnych maili i identyfikacja subskrybentów zainteresowanych Twoją ofertą.

Możesz poprawnie utworzyć formularz zapisu za pomocą narzędzia GetResponse Forms and Popups Creator. Ponadto możesz uniknąć bombardowania pocztą i ruchu botów, dodając dodatkowe funkcje bezpieczeństwa do stron docelowych swojej witryny. Google reCAPTCHA to przykład bezpłatnej usługi, która może w tym pomóc. W ten sposób możesz mieć pewność, że Twoje formularze zgłoszeniowe i CRM (Customer Relationship Management System) pozostaną nienaruszone, pozwalając tylko prawdziwym użytkownikom na subskrypcję Twojej listy e-mailowej.

2. Potwierdź i zweryfikuj nowe kontakty

W pierwszym punkcie omówiliśmy pokrótce kwestię potwierdzeń zgody. W tym miejscu zajmiemy się tym szczegółowo, ponieważ jest to prawdopodobnie jedna z podstaw marketingu e-mailowego i została również uznana przez renomowane organizacje , takie jak M3AAWG i Spamhaus .

Chociaż zarządzanie listą e-mailową pomaga w filtrowaniu i pozbywaniu się niereagujących subskrybentów, niezależnie od tego, kiedy zaczęli tracić zaangażowanie, potwierdzanie zgody lub rejestracji gwarantuje, że lista e-mailowa jest wypełniona wysokiej jakości kontaktami, zmniejszając możliwość posiadania niereagujących subskrybentów.

Oto jak to zrobić:

• Krok pierwszy

Wyjaśnij w formularzu zgody, że Twoi subskrybenci muszą zweryfikować swój adres e-mail, aby w pełni stać się częścią subskrypcji. Aby to zrobić, trzeba będzie kliknąć link weryfikacyjny, który zostanie do nich wysłany.

• Krok drugi

Jeśli pójdą dalej i klikną link potwierdzający wiadomość e-mail po otrzymaniu go w wiadomości e-mail, automatycznie zostaną dodani do Twojej listy subskrybentów. Ale jeśli tego nie zrobią, nie zostaną dodani do Twojej listy subskrybentów.

Jest to plus, ponieważ w przypadku, gdy subskrybent poda fałszywy adres e-mail lub popełni błąd literowy, nie będzie to miało wpływu na Twoją kampanię marketingową, ponieważ taki użytkownik nie zostanie dodany do Twojej listy e-mailowej i nie będzie otrzymywać marketingu w przyszłości treść.

Oprócz budowania solidnej listy e-mailowej, potwierdzenia zgody sygnalizują dostawców usług pocztowych (MSP), takich jak Yahoo! lub Gmail, że jesteś autentycznym nadawcą wiarygodnych wiadomości. W ten sposób z biegiem czasu buduje się dobrą reputację nadawcy. Twoja dostarczalność e-maili zostanie poprawiona, a foldery ze spamem nie będą otrzymywać twoich wiadomości.

3. Wysyłaj e-maile powitalne

Faktem jest, że zaangażowanie subskrybentów i zainteresowanie firmą/marką są na najwyższym poziomie, gdy nowo zapiszą się na Twoją listę e-mailową. To prawda, ponieważ wzbudziłeś ich zainteresowanie, a ich decyzja o wypełnieniu formularza zgłoszeniowego swoimi danymi jest celowa. Dlatego twój następny ruch będzie oczekiwany z niecierpliwością.

Nie ma lepszego sposobu na zrobienie dobrego wrażenia na ostatnich subskrybentach niż wysłanie atrakcyjnego e-maila powitalnego. Poniżej znajdują się korzyści, jakie możesz zyskać, wysyłając wspaniały powitalny e-mail do nowych subskrybentów:

• Powiadom nowych użytkowników, że ich subskrypcja przebiegła pomyślnie i została prawidłowo przetworzona.
• Okazuj poczucie wdzięczności nowym subskrybentom za zainteresowanie Twoją marką/firmą.
• Poinformuj swojego nowego subskrybenta o rodzaju treści, które będzie otrzymywać i nadaj ton przyszłej komunikacji.
• Zapewnij doskonałą okazję do spełnienia obietnicy wysłania bezpłatnych treści po zarejestrowaniu się, jeśli złożyłeś tę obietnicę.
• Zwiększ prawdopodobieństwo dodania ich do listy bezpiecznych nadawców, ponieważ będą oczekiwać wiadomości od Ciebie w przyszłości.

Oprócz korzyści wymienionych powyżej, badanie porównawcze marketingu e-mailowego dowodzi, że e-maile powitalne cieszą się bardzo dużym zaangażowaniem, przy współczynniku otwarć powyżej 86% i współczynniku klikalności 24%. Przyczynia się to również do budowania pozytywnej reputacji nadawcy w oczach ISP (dostawców usług internetowych), takich jak Yahoo! lub Gmaila.

Narzędzia do zarządzania pocztą e-mail, takie jak Sendinblue, GetResponse i Mailchimp, są wyjątkowe, jeśli chodzi o dostarczanie oszałamiających wiadomości powitalnych.

4. Tagowanie i segmentacja

Tagowanie i segmentacja to inne skuteczne techniki zarządzania listami e-mailowymi, które musisz zastosować. Ta pierwsza umożliwia przydzielanie tagów w zależności od działań użytkownika na Twojej stronie. Oto przykład, który pomoże Ci lepiej zrozumieć, co rozumiemy przez tagowanie. Jeśli klient korzysta z kodu rabatowego, który został wysłany w e-mailu powitalnym, możesz przypisać mu tag, na przykład „Konwertowano w ramach oferty powitalnej”.

Z drugiej strony segmentacja polega na kategoryzowaniu subskrybentów o podobnych cechach na mniejsze grupy. Można to wykorzystać podczas wysyłania materiałów marketingowych. Na przykład, jeśli masz witrynę internetową nastawioną na sprzedaż , możesz podzielić subskrybentów lub klientów na dwa segmenty; klienci, którzy zgodzili się otrzymywać materiały marketingowe i klienci, którzy tego nie zrobili.

Możliwość personalizacji treści i lepsze poznanie odbiorców to główne cele tagowania i segmentacji. W ten sposób Twoje kampanie e-mailowe stają się bardziej efektywne pod względem dostarczalności treści i zwrotu z inwestycji (ROI).

Przykładami narzędzi do zarządzania pocztą e-mail, których można skutecznie używać do oznaczania i segmentowania listy e-mail, są Moosend, Sendinblue, Mailchimp i Hubspot.

5. Uruchom kampanie ponownego zaangażowania

Celem kampanii re-engagement jest reaktywacja niezaangażowanych subskrybentów. Będziesz mieć pewne osoby, które jeszcze nie kliknęły żadnego z twoich linków ani nie otworzyły żadnego z twoich e-maili przez, powiedzmy, dziewięćdziesiąt dni.

Niezaangażowani subskrybenci pojawiają się naturalnie z powodu kilku czynników, które mogą, ale nie muszą mieć z tobą nic wspólnego, dlatego nie powinieneś się denerwować. Byłoby jednak niesprawiedliwe, gdybyś zignorował tych niezaangażowanych subskrybentów i nadal wysyłał treści z nadzieją na jakąkolwiek odpowiedź. Powinieneś wiedzieć, że dostawcy usług pocztowych monitorują zaangażowanie swoich klientów w Twoje treści. Załóżmy więc, że duża liczba subskrybentów (odbiorców) nadal wykazuje niewielkie lub żadne zainteresowanie wysyłanymi wiadomościami. Kiedy wysyłasz nowe e-maile do takich osób, takie wiadomości są automatycznie umieszczane w „folderze śmieci”.

Aby uniknąć wrzucania wiadomości do folderu, którego nikt nie dotyka, musisz regularnie podejmować próby ponownego zaangażowania cichych subskrybentów. Możesz skorzystać z automatycznych sekwencji lub ręcznie zainicjować tę kampanię. Narzędzia do zarządzania pocztą e-mail, takie jak GetResponse, Wishpond, ConvertKit, Mailjet i MailChimp, doskonale nadają się do uruchamiania zautomatyzowanych kampanii ponownego zaangażowania.

6. Pozbądź się niezaangażowanych subskrybentów

To powinien być następny krok, jeśli twoje wysiłki ponownego zaangażowania nie wystarczą. Możesz usunąć te nieodpowiadające adresy e-mail lub uniemożliwić im otrzymywanie przyszłych treści.

W przypadku małych firm, w których liczy się każdy potencjalny klient, może się to wydawać ekstremalnym podejściem. Należy jednak wziąć pod uwagę negatywny wpływ, jaki może to mieć na dostarczalność. Skoncentruj się na jasnej stronie rzeczy; umiejętność pozyskiwania nowych kontaktów.

Aby przeprowadzić ten proces, możesz przejść w sposób automatyczny lub ręczny. Pierwsza obejmuje zautomatyzowany przepływ pracy , automatycznie usuwający kontakt po nieudanej kampanii ponownego zaangażowania. Ta ostatnia polega na wyszukiwaniu kontaktów, które znajdują się na Twojej liście kontaktów przez, powiedzmy, 90 dni bez otwierania żadnego z Twoich e-maili. Spróbuj ponownie zaangażować kampanię, a jeśli się nie powiedzie, usuń je.

Wspomniane powyżej narzędzia do zarządzania pocztą e-mail do uruchamiania kampanii re-engagement można również wykorzystać do pozbycia się niezaangażowanych subskrybentów.

7. Przypomnij subskrybentom, że zdecydowali się na Twoją listę kontaktów i zawsze mogą zrezygnować w dowolnym momencie

W każdym e-mailu wysyłanym do subskrybentów musisz poinformować ich, że otrzymują ten e-mail, ponieważ się na niego zapisali. Informacja ta powinna być wyświetlana w stopce wiadomości e-mail po głównej treści. Jest to konieczne, ponieważ przeciętny subskrybent poczty e-mail otrzymuje około 400 wiadomości e-mail w ciągu miesiąca z innych list e-mailowych, które subskrybowali. Daje to wyobrażenie o tym, jak łatwo subskrybent może zapomnieć, że kiedykolwiek zapisał się na Twoją listę e-mailową.

Jeśli subskrybent nie pamięta subskrypcji Twoich treści i nie otrzyma przypomnienia, jest bardziej prawdopodobne, że zgłosi Twój e-mail jako spam. To jest złe i zaszkodzi twojej reputacji u dostawców usług internetowych, takich jak Yahoo Mail, Gmail, Outlook i inni. Aby zapobiec takim incydentom, ważne jest, aby zawsze umieszczać krótkie oświadczenie w stopce każdego e-maila jako przypomnienie, że wyraził zgodę na otrzymywanie treści i zawsze może zrezygnować, kiedy tylko ma na to ochotę.

Niezależnie od tego, gdzie znajduje się Twoja firma, istnieją przepisy dotyczące prywatności, których firmy i marki muszą przestrzegać. Przepisy te mają zerową tolerancję dla spamu i wymagają wyraźnej zgody użytkowników, aby marki/firmy mogły wysyłać treści dowolnego rodzaju. Jeśli jakiś subskrybent nie pamięta subskrypcji Twoich treści i oznaczy Twoje e-maile jako spam, ryzykujesz, że zostaniesz ukarany.

Chociaż prawo nie wymaga od Ciebie dodawania przypomnień o zgodzie do wiadomości e-mail po uzyskaniu zgody subskrybenta, włączenie tych przypomnień zwiększy zaufanie subskrybenta do Twojej marki/firmy oraz wskaźnik dostarczalności Twoich wiadomości.

Nie wymaga żadnego specjalnego narzędzia do zarządzania pocztą e-mail, aby przypomnieć swoim kontaktom o ich zgodzie. Ale zawsze możesz pozostać przy renomowanych narzędziach, takich jak Mailjet, ConvertKit, Mailchimp i innych, które najlepiej sprawdzają się w tworzeniu i wysyłaniu wiadomości e-mail do subskrybentów.

8. Automatyczne usuwanie adresów e-mail, które odbijają się

Jeśli chodzi o odbijanie e-maili, mamy dwa rodzaje – twarde i miękkie odbicia. Twarde odbicia oznaczają, że adres e-mail subskrybenta jest nieosiągalny, ponieważ jest nieprawidłowy lub nie istnieje. Miękkie odbicia są tymczasowe i oznaczają, że adres e-mail jest w danym momencie niedostępny lub skrzynka pocztowa klienta jest pełna.

Niezależnie od tego, czy doświadczasz twardego, czy miękkiego odbicia, jako renomowany nadawca, wysoki współczynnik odrzuceń jest szkodliwy dla biznesu. Daje to dostawcom usług pocztowych wrażenie, że Twoje praktyki zarządzania pocztą e-mail muszą nadrobić zaległości. W wyniku takiego incydentu ci dostawcy usług pocztowych tymczasowo zablokują lub przełożą dostarczanie poczty. W rzadkich przypadkach mogą Cię trwale zablokować.

Na szczęście narzędzia do zarządzania listami e-mailowymi są w stanie poradzić sobie z problemami ze współczynnikiem odrzuceń. Większość z tych narzędzi automatycznie usuwa nieprawidłowe lub nieistniejące adresy e-mail z Twojej listy. Na przykład GetRespone może automatycznie usuwać adresy e-mail, które powodują miękkie odbicie po 4 próbach i adresy, które powodują twarde odbicie po 2 próbach. Inne narzędzia to Mailgun, Mailchimp, Neverbounce i Hunter.

9.Oceń starcia za pomocą systemu punktacji

Najlepszym sposobem mierzenia wskaźników zaangażowania subskrybentów jest wykorzystanie systemu scoringowego. Istnieje tylko kilka programów do marketingu e-mailowego, które są w stanie to zrobić, więc jeśli tak, twoje oprogramowanie jest zdecydowanie kopalnią złota. Narzędzie do zarządzania pocztą e-mail, takie jak GetResponse, może przydzielać punkty punktowe subskrybentom, którzy wykonują określone działania na stronie internetowej. Pozwala także odjąć punkty scoringowe od abonentów, którzy nie wykonują określonych funkcji.

Oprócz możliwości określania szczęśliwszych i zdrowszych subskrybentów poczty e-mail za pomocą punktów, możesz także organizować programy nagradzania wartościowych kontaktów, redefiniować indywidualne profile kontaktów i budować systemy wczesnego ostrzegania, które mogą być uruchamiane przez spadek zaangażowania.

Alternatywnymi narzędziami do zarządzania pocztą e-mail w stosunku do GetResponse, które umożliwiają użytkownikom przydzielanie punktów punktowych subskrybentom, są Mailchimp, HubSpot, Mailigen i AWeber.

10. W oparciu o Twój system punktacji, wysyłaj spersonalizowane wiadomości e-mail

Załóżmy, że poinstruowałeś narzędzie do zarządzania pocztą e-mail, aby przydzieliło 20 punktów niektórym kontaktom za wykonanie określonych działań w Twojej witrynie. Możesz skonfigurować automatyczne e-maile i gotowe do wysłania do nich, gdy osiągną 20 punktów.

Na przykład, gdy subskrybent otrzyma 20 punktów za odwiedzenie strony kasy, możesz wysłać mu przekonujący e-mail, aby kupił to, co sprzedajesz. Jeśli po kilku dniach nie kupią produktu lub usługi, możesz wysłać im wiadomość e-mail z dalszymi działaniami. Jeśli Twój kolejny e-mail nie był w stanie skłonić ich do zmiany zdania, nie wysyłaj im więcej e-maili. Zamiast tego odejmij ich punkty.

Uwzględnienie punktów scoringowych przed wysłaniem e-maili do subskrybentów zapewni, że wysyłasz te wiadomości nie tylko do właściwych osób, ale we właściwym czasie, co z większym prawdopodobieństwem zwiększy współczynniki konwersji i zaangażowania.

Te same narzędzia do zarządzania pocztą e-mail, które służą do przydzielania punktów kontaktom z Twojej listy e-mailowej, mogą być również używane do wysyłania zautomatyzowanych, spersonalizowanych wiadomości e-mail.