10 wskazówek na udane wydarzenie: Jak sprawić, by następne wydarzenie przebiegło sprawnie
Opublikowany: 2022-01-31Wydarzenia są integralną częścią strategii każdej firmy. Pomagają generować szum, zwiększać sprzedaż i tworzyć wspaniałe możliwości nawiązywania kontaktów.
Ale wiesz aż za dobrze, że nie wszystko idzie zgodnie z planem. Dlatego ważne jest, aby być przygotowanym na wszystko. Poniższe wskazówki pomogą Ci zaplanować następne wydarzenie, aby przebiegło bezproblemowo.
Określ swój cel wydarzenia
Właściciele firm mogą wykorzystywać wydarzenia do generowania szumu wokół Twojej firmy, zwiększania sprzedaży lub tworzenia możliwości nawiązywania kontaktów.
Pierwszym krokiem w planowaniu wydarzenia jest określenie celów wydarzenia. Gdy już zdecydujesz, jakie są Twoje cele na wydarzenie, możesz użyć ich jako przewodnika, który pomoże Ci zaplanować resztę wydarzenia.
Jakiego wyniku oczekujesz?
Zanim zaczniesz planować swoje wydarzenie, koniecznie wybierz pożądaną frekwencję. Pomoże Ci to odpowiednio zaplanować i wiedzieć, czego możesz się spodziewać.
Na przykład, jeśli Twoim celem jest zorganizowanie małego spotkania z udziałem 50 osób, nie będzie to wymagało tak dużej ilości jedzenia i picia, jak w przypadku imprezy, na której oczekuje się 200 osób.
Ustaw budżet
Pierwszym krokiem w przygotowaniach do kolejnego wydarzenia jest ustalenie budżetu. Jest to proces określania, ile spodziewasz się wydać przy tej okazji.
Obejmuje to zarówno koszty stałe, jak i zmienne. Wydatki stałe są bardziej przewidywalne, podczas gdy koszty zmienne mogą być bardziej nieprzewidywalne.
Bez względu na budżet, ważne jest, aby nie wydać więcej niż oczekiwano na wydarzenie.
Niezależnie od tego, co dzieje się na Twoim wydarzeniu, zawsze powinieneś wiedzieć wcześniej, ile to będzie kosztować.
Budżetowanie pomaga również zdecydować, ile należy wydać na określone elementy wydarzenia, takie jak jedzenie lub dekoracje, co pomaga zachować budżet.
Jednym ze sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy są negocjacje z dostawcami z wyprzedzeniem. Możesz negocjować z dostawcami, porównując ceny i negocjując oferty przed zbliżającym się terminem przyjęcia.
A jeśli szukasz wskazówek, jak uzyskać udane transakcje, zapoznaj się z tym artykułem magazynu Entrepreneur .
Rozważ dokładnie miejsca i lokalizacje .
Najpierw musisz pomyśleć o swoim lokalu. Potrzebujesz obszaru, który jest widoczny i wystarczająco duży dla wszystkich osób, które wezmą udział w wydarzeniu. Ważne jest również wcześniejsze rozważenie wszelkich wymagań dotyczących dostępności.
Po drugie, musisz pomyśleć o lokalizacji. Zastanów się, jacy goście będą uczestniczyć w wydarzeniu i jak mogą się tam szybko dostać.
Załóżmy na przykład, że Twoje wydarzenie odbywa się na wsi. W takim przypadku możesz zaoferować usługi transportu wahadłowego lub wspólne przejazdy, aby ludzie mogli się dobrze bawić, nie martwiąc się o dojazd do domu.
Na koniec ważne jest, aby wziąć pod uwagę czas — upewnij się, że wydarzenie nie wypada w święto lub inny dzień, kiedy wiele osób podróżuje lub pracuje w godzinach nadliczbowych.
Jeśli jest to nieuniknione, powinieneś oferować zachęty dla uczestników, którzy podróżują na duże odległości.
Osobiście, hybrydowo czy wirtualnie?
Musisz określić rodzaj wydarzenia, które prowadzisz. Czy to wszystko będzie osobiście? Wszystko wirtualne? Lub połączenie tych dwóch?
Jeśli organizujesz wydarzenie osobiście, musisz najpierw zrobić kilka rzeczy. Upewnij się, że przestrzeń wydarzenia jest prawidłowo skonfigurowana.
Stwórz plan zgodny z Twoimi celami spotkania lub konferencji. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo napojów i przekąsek dostępnych dla swoich gości.
I podaj wskazówki dojazdu do lokalizacji w swojej witrynie i materiały promocyjne, aby ludzie mogli ją łatwo znaleźć.
Jeśli prowadzisz wydarzenie hybrydowe, skorzystaj z narzędzi, takich jak Skype lub Google Hangouts, aby stworzyć mieszaną atmosferę.
Możesz zacząć od zorganizowania sesji otwierającej jako dyskusji na żywo, a następnie przełączyć się na sesje nagrane, aby uzyskać więcej rozmów jeden na jednego. Chcesz mieć pewność, że wszyscy uczestnicy uzyskują taką samą wartość ze spotkania, bez względu na to, gdzie uczestniczą.
Wreszcie, jeśli prowadzisz wirtualne wydarzenie, upewnij się, że ma ono interaktywny komponent, aby ludzie czuli się związani ze swoimi rówieśnikami, nawet jeśli fizycznie nie są razem.
Możesz zacząć od prezentacji edukacyjnej przez nagranie wideo, zanim rozpoczniesz swobodną rozmowę między uczestnikami przez Skype lub Google Hangouts.
Zarezerwuj w najlepszej technologii
Odpowiednia technologia może odróżnić przeciętne wydarzenie od niesamowitego. Nie chcesz rozczarować uczestników słabą jakością dźwięku lub ekranami, które nie działają poprawnie.
Dobrą wiadomością jest to, że masz wiele opcji związanych z technologią wydarzeń, dzięki czemu proces decyzyjny jest znacznie łatwiejszy w zarządzaniu. Jeśli chodzi o inscenizację, warto rozważyć wypożyczenie projektorów i ekranów, a także ekranów montowanych w ścianach na potrzeby digital signage.
Do oświetlenia, w zależności od rodzaju wydarzenia, które organizujesz, będziesz potrzebować czegoś innego – od oświetlenia w górę na wesela po światła LED na imprezy firmowe – aby stworzyć idealny nastrój dla swoich gości.
Będziesz także chciał zainwestować w systemy głośnikowe, które zapewniają krystalicznie czysty dźwięk, nawet jeśli sala jest zatłoczona. Pomoże to zapewnić, że uczestnicy będą słyszeć wszystko wyraźnie, dzięki czemu nie przegapią niczego ważnego.
I oczywiście jest kwestia sieci – upewnij się, że wszyscy Twoi goście mają niezawodne Wi-Fi. Wypożyczenie hotspotu jest idealne w takiej sytuacji, więc nie będą mieli żadnych problemów z korzystaniem ze swoich telefonów lub tabletów.
Rozważ dostępność
Należy pamiętać, że nie wszyscy uczestnicy mogą mieć taki sam dostęp jak inni. Dotyczy to osób niepełnosprawnych, niedosłyszących, niewidomych lub korzystających ze zwierzęcia przewodnika. ]
Rozważ wszelkie możliwe udogodnienia, jakie możesz zrobić dla tych osób i sposób, w jaki poinformujesz ich o konkretnych dostosowaniach.
Wielu organizatorów wydarzeń planuje to, kupując specjalne usługi lub udostępniając informacje na stronie internetowej wydarzenia.
Na przykład, jeśli uczestnik potrzebuje tłumacza języka migowego, chcesz uzyskać dostęp do transmisji wideo z wydarzenia za pośrednictwem transmisji na żywo. Możesz również zaoferować opcję napisów zdalnych dla osób niesłyszących lub zapewnić tłumacza ASL na samym wydarzeniu.
Miej plany tworzenia kopii zapasowych
Musisz mieć plan tworzenia kopii zapasowych na wszystko, co może pójść nie tak. Na przykład, jeśli zamierzasz mieć prelegenta na swoim wydarzeniu, dobrym pomysłem jest ustawienie głośnika zapasowego.
Nigdy nie wiadomo, kiedy ktoś może odwołać spotkanie w ostatniej chwili lub czy zarezerwowany mówca będzie opóźniony z powodu pogody lub innego nieprzewidzianego wydarzenia. Ważne jest również, aby mieć pod ręką dużo jedzenia i napojów na wypadek, gdyby ludzie byli głodni lub spragnieni.
Rozsądnie byłoby, gdyby firmy zainwestowały w aplikację eventową, aby szybko zobaczyć, jakie wydarzenia dzieją się w miejscu wydarzenia. W ten sposób nie tracą tam żadnych okazji.
Marketing
Reklamowanie wydarzenia zapewnia, że ludzie o nim wiedzą i w nim uczestniczą. Kiedy reklamujesz wydarzenie, chcesz wywołać szum i emocje. Nie zapomnij jednak wspomnieć o korzyściach dla uczestników.
Dlaczego mieliby przyjść? Czego się nauczą? Co z tego wyniosą? Marketing Twojego wydarzenia jest ważny, ponieważ pomaga upewnić się, że ludzie o nim wiedzą i w nim uczestniczą.
Możesz używać postów w mediach społecznościowych, wizytówek, ulotek lub stron z wydarzeniami w witrynie, aby wzbudzić szum i emocje.
Załóżmy na przykład, że prowadzisz warsztaty na temat tego, jak organicznie rozwijać swoje obserwacje na Facebooku. W takim przypadku możesz opublikować zdjęcie młodego mężczyzny z pięknymi włosami, korzystającego z telefonu w kawiarni, z podpisem:
„Dowiedz się, jak organicznie rozwijać swoje obserwacje na Facebooku od ekspertów Steph i John w zaledwie godzinę! Zarejestruj się za darmo tutaj. #growfacebookfollowers #event”
Upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie o swoich obowiązkach .
Przed wydarzeniem upewnij się, że wszyscy znają swoje obowiązki i odpowiedzialność. Ich zadania powinny być jasno określone i przypisane.
Następnie wyznacz osobę punktową dla każdego zadania, aby wszystko przebiegało sprawnie przez całe wydarzenie. Pomoże Ci to uniknąć wpadek lub nieporozumień.
Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.