10 sposobów na poprawę doświadczenia użytkownika końcowego Microsoft Teams

Pandemia ogromnie zmieniła sposób, w jaki żyjemy i pracujemy. Aby ułatwić pracę zdalną i hybrydową, firmy na całym świecie przyjęły rozwiązania takie jak Slack, Google Meet, Microsoft Teams itp. Oznacza to, że firmy korzystające z tradycyjnych chmur przeszły na zaawansowane, aby korzystać z funkcji współpracy, które oferują do komunikacji między zdalnymi zespołami.

Po zdalnej podróży służbowej wiele firm przeszło między różnymi platformami do przechowywania w chmurze i współpracy, tj. przeszło z Box na Dysk Google , Dropbox na Dysk Google, a wiele z nich przeszło ze Slack do Microsoft Teams w zależności od ich wymagań biznesowych.

Od końca 2019 r. Microsoft Teams jest głównym narzędziem współpracy firmy. Każdego dnia prawie 115 milionów osób korzysta z usługi Teams w codziennej pracy. Firma Microsoft dodała kilka nowych funkcji dla firm, które zaczęły wykorzystywać swoją platformę współpracy od czasu wybuchu epidemii COVID-19, oprócz migracji ze Slacka do aplikacji Teams.

Ten artykuł pomoże Ci odkryć najlepsze sposoby na maksymalne wykorzystanie Microsoft Teams i poprawienie środowiska użytkownika końcowego poprzez odpowiednie wykorzystanie jego funkcji.

1. Utwórz odpowiednie kanały

Kanały to świetny sposób na organizowanie rozmów z zespołem. Utwórz kanały dla wszystkich obszarów swojego zespołu, a następnie opublikuj swoje komunikaty w tych kanałach. Ułatwi to wszystkim członkom zespołu znalezienie potrzebnych informacji.

2. Współpracuj przy plikach pakietu Office

Jeśli Ty i Twoi koledzy z zespołu musicie współpracować jednocześnie nad tym samym dokumentem, Microsoft Teams umożliwia to. Wiele firm przeszło ze Slacka na Microsoft Teams , aby współpraca była bardziej efektywna i wydajna dzięki zdalnej współpracy nad plikami w czasie rzeczywistym.

Otwórz plik w aplikacji klasycznej i współpracuj z zespołem po udostępnieniu go w odpowiednim kanale lub na czacie w Microsoft Teams. Możesz śledzić zmiany wprowadzone w dokumencie przez kolegów z zespołu i w razie potrzeby dodawać do nich komentarze.

3. Zarządzaj zadaniami z Microsoft Planner

Aby zorganizować siebie i swój zdalny zespół, użyj narzędzia Planner w Microsoft Teams. To fantastyczne narzędzie, którego możesz używać codziennie, aby śledzić swoje działania i wyniki. Zrób listę rzeczy do zrobienia, kategoryzuj zadania, określ termin, nadaj im priorytety i przypisz je do

odpowiednich członków Twojego zespołu. Do wiadomości możesz także dołączać łącza i dokumenty. Możesz także używać komentarzy do współpracy z innymi profesjonalistami.

Zobacz też: Cytaty TeamWork

4. Bądź zorganizowany dzięki kalendarzom zespołów

Gdy zespół znajduje się na całym świecie i działa w wielu strefach czasowych, planowanie spotkań, które są wygodne dla wszystkich, może być trudne. Korzystając z Asystenta planowania w aplikacji Teams, możesz znaleźć najlepszy dogodny czas na umówienie spotkania dla każdego członka zespołu.

Jeśli nie przeprowadzasz migracji na platformę Microsoft 365 i zamiast przechodzić z usługi Box lub Dropbox na Dysk Google , aby korzystać z Google Workspace, Kalendarz Google jest świetną alternatywą dla Asystenta planowania Microsoft. Korzystając z Kalendarza Google, możesz zintegrować kalendarze członków zespołu, aby wiedzieć, kiedy wszyscy będą dostępni, a także łatwo zaplanować i zaplanować spotkanie.

5. Udostępnij swój ekran podczas spotkania

Prezentacje i prezentowanie wyników naszej pracy są niezbędnymi elementami naszej codziennej rutyny. I chociaż możesz to zrobić w biurze na spotkaniu lub rozmawiając ze współpracownikiem, będziesz musiał to zrobić online, jeśli pracujesz zdalnie. Istnieje jednak również na to rozwiązanie.

Możesz udostępnić swój ekran lub wybrać okno, które chcesz udostępnić innym osobom na spotkaniu z Microsoft Teams. W ten sposób nikt nie zobaczy ani nie usłyszy powiadomień otrzymanych z innych aplikacji.

6. Nagrywaj swoje spotkania

Jeśli masz ważne spotkanie, na które chcesz wrócić i odświeżyć kilka istotnych kwestii, nagrywanie go, a nawet otrzymywanie podsumowań ze spotkania to fantastyczny pomysł. Możesz następnie udostępnić je swojemu zespołowi.

Ta funkcja jest szczególnie cenna dla osób, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu, ale chciałyby być na bieżąco z agendą i podejmowanymi działaniami.

7. Łatwo przełączaj się między różnymi urządzeniami

Zdarzają się sytuacje awaryjne, które mogą również wystąpić podczas wideokonferencji. Twój laptop może się zepsuć, internet może nie działać, kamera może przestać działać lub musisz wyjść na wypadek sytuacji awaryjnej. Takie sytuacje mogą mieć wpływ na Twoją pracę podczas ważnej rozmowy.

Na szczęście Microsoft Teams umożliwia dołączenie do rozmowy z kilku urządzeń. Możesz pozostać w rozmowie, używając jednocześnie telefonu, tabletu i komputera, lub możesz przenosić się z jednego urządzenia na drugie według potrzeb.

8. Korzystaj z aplikacji Microsoft Teams

Dzięki bogatemu połączeniu cyfrowemu i fizycznemu zespoły mogą bezproblemowo pracować z programami Outlook, Word, Excel, PowerPoint i innymi aplikacjami. Nagrania ze spotkań są przechowywane w programie SharePoint, dane są przechowywane w OneDrive, a kalendarz programu Outlook jest stale synchronizowany z usługą Teams.

Do środowiska Microsoft Teams możesz podłączyć dowolną aplikację firmy Microsoft lub innej firmy, eliminując potrzebę przełączania się między różnymi platformami.

9. Dodaj zakładki w swoich kanałach

Firmy mogą używać interfejsu Teams do integrowania aplikacji jako karty w kanale. Dzięki temu Teams może służyć jako pojedyncza platforma dla wszystkich aplikacji firmy, poprawiając komfort użytkowania.

Aby dodać aplikację do swoich kart, kliknij ikonę „+” na czacie, grupie lub kanale i wybierz żądaną aplikację z okna aplikacji.

10. Użyj wirtualnej tablicy

Korzystając z aplikacji Whiteboard w aplikacji Teams, możesz korzystać z doskonałego środowiska wirtualnego, w którym wszyscy uczestnicy spotkania mogą wnosić swoje pomysły i notatki, tak jak podczas sesji offline. Będziesz mógł obserwować, w jaki sposób każdy z Twoich współpracowników wnosi wkład, a ich myśli Cię wzmocnią. Po spotkaniu wyniki pracy grupy można po prostu udostępnić za pośrednictwem odpowiedniego kanału.

Wniosek

Te funkcje Microsoft Team umożliwiają pracę zdalną i utrzymywanie profesjonalnej łączności ze współpracownikami z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, interakcję z zespołami nad wieloma zadaniami w czasie rzeczywistym oraz zachowanie zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.