Najlepsze oprogramowanie do spotkań online, które warto wiedzieć

Podczas gdy firmy w erze cyfrowej zawsze wykorzystywały środki do łączenia się i komunikowania ze zdalnymi pracownikami i klientami, pandemia Covid-19 była doskonałym katalizatorem wzrostu wykorzystania wirtualnych platform spotkań. W czasach dystansu społecznego firmy polegają na tych platformach, aby pozostać w kontakcie, wymieniać informacje i współpracować, aby zapewnić płynne i spójne działanie w tym niepewnym czasie.

• Definicja spotkania online
• Lista najlepszych wirtualnych platform spotkań
• Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do spotkań online
• Zalety i wady
• Wskazówki dotyczące prowadzenia udanego spotkania online

Co to jest spotkanie online?

Spotkanie online, zwane również wirtualną konferencją, to metoda komunikacji, która pozwala wielu stronom spotykać się i współdziałać w tej samej przestrzeni bez fizycznej obecności. Za pośrednictwem kanałów urządzeń elektronicznych, takich jak serwis internetowy, projektory (dla dużych zespołów), niezawodne źródła dźwięku, laptopy, tablety, kamery internetowe itp., pracownicy biznesowi i przełożeni mogą komunikować się ze sobą za pomocą różnych wirtualnych platform konferencyjnych.

Najlepsze wirtualne platformy spotkań

1. Skype

   Łatwa w użyciu aplikacja, która pozwala połączyć się z pojedynczą osobą lub grupą osób. Jest to dobrze znana platforma, na której wielu uczestników spotkania najprawdopodobniej posiada już konta osobiste do korzystania z usług. Aplikacja Skype jest bezpłatna, ale jest podatna na problemy z wyświetlaniem dźwięku i obrazu, opóźnienia w buforowaniu i przerywanie połączeń.

2. Luźny

   Slack pomaga łączyć członków zespołu ze sobą za pomocą narzędzi do przesyłania wiadomości, regulowanych powiadomień i jest usprawniony dzięki wielu funkcjom biurowym. Dzięki niezawodnym funkcjom przesyłania wiadomości dostosowanym do pracowników, ruch poczty e-mail między pracownikami jest mniejszy. Korzystanie z tej usługi kosztuje 8 USD za osobę lub 15 USD miesięcznie.

3. Spotkania Google

   Bezpłatna platforma oferująca narzędzia do wykonywania połączeń telefonicznych, korzystania z wiadomości błyskawicznych, które łączą się z maksymalnie 10 osobami, oraz wideokonferencji. Jeśli korzystasz z Google, czyli praktycznie każdego, ta platforma jest już zainstalowana w narzędziach Google, takich jak Gmail. Kolejną fajną funkcją Google Hangouts jest to, że rozmowy wideo mogą być przesyłane strumieniowo w czasie rzeczywistym w YouTube.

4. Powiększ spotkanie

   Firmy mogą nie tylko prowadzić wirtualne spotkania na tej platformie, ale także prowadzić seminaria szkoleniowe, webinaria itp. Podczas spotkań Zoom użytkownicy mogą jednocześnie dzielić się ze sobą wiadomościami i dokumentami za pomocą narzędzia czatu Zoom. Podstawowy plan ze spotkaniem Zoom może być używany przez nieograniczony czas i oferuje nieograniczoną liczbę spotkań z 40-minutowym limitem czasu na każde.

5. Iść na spotkanie

   Ta platforma oferuje narzędzia, które obejmują wiadomości między członkami zespołu, transkrypcje dialogów do wideo i regulowane ustawienia zespołu. Korzystając z GoToMeeting, firmy mogą prowadzić spotkania z maksymalnie 100 osobami, w tym uczestniczyć i organizować spotkania za pomocą smartfona. Ta platforma jest oferowana użytkownikom w ramach 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego z planami od 12 USD miesięcznie.

6. Zespoły Microsoft

   Microsoft Teams to podfunkcja platformy Microsoft Office 365. Ta podfunkcja umożliwia organizowanie spotkań z maksymalnie 300 uczestnikami wraz z dostępem dla gości, wideo między osobami i zespołem, rozmowami telefonicznymi, udostępnianiem plików o pojemności 2 gigabajtów na osobę i 10 gigabajtach na grupę, udostępnianie pulpitu w celu łatwej współpracy oraz organizacja plików poprzez kolorowanie. Ta usługa jest bezpłatna po zarejestrowaniu się za pomocą adresu e-mail.

7. Facetime

   Ta dobrze znana platforma służy nie tylko do łączenia się z przyjaciółmi i rodziną, ale może być również wykorzystywana do celów biznesowych. Chociaż Facetime jest zgodny tylko z urządzeniami Apple, funkcje obejmują czaty grupowe, które mogą pomieścić do 32 uczestników, narzędzia informujące, kto aktualnie mówi, oraz możliwość wybrania, kogo chcesz widzieć na ekranie. Korzystanie z tej usługi jest bezpłatne.

8. Spotkanie Google

   Ta zaktualizowana i ulepszona wersja Google Hangout została zintegrowana z usługą biurową G Suite. Google Meet zapewnia użytkownikowi przypisany numer, dzięki czemu wirtualne spotkania mogą pozostać prywatne w zespole, czystą linię dostępu bez przerywania połączeń oraz zgodność z urządzeniami Apple i Android. Ta usługa oferuje 3 plany: G Suite Basic (6 USD miesięcznie), G Suite Business (12 USD miesięcznie) i G Suite Enterprise (25 USD miesięcznie).

9. Bezpłatna konferencjaZadzwoń

   Jak sama nazwa wskazuje, ta usługa jest całkowicie bezpłatna. FreeConferenceCall oferuje narzędzia do współpracy i rozmów z członkami grupy w celu udostępniania pulpitu, rysowania i wiadomości do użytku publicznego i prywatnego. Jest nie tylko darmowy, ale także prosty w użyciu.

10. Intermedia

    Pierwotnie nazywany AnyMeeting, Intermedia synchronizuje narzędzia do wideokonferencji, przesyłania wiadomości i udostępniania pulpitu w usłudze opartej na chmurze. Przyjdź w 2 planach płatności za usługi: Lite (10 USD miesięcznie) i Pro (13 USD miesięcznie). Jeśli przejdziesz na plan Pro, możesz transkrybować i nagrywać spotkania w czasie rzeczywistym oraz otrzymać nieskończoną ilość miejsca w chmurze.

11. Adobe Connect

    Adobe Connect wykracza poza to, że chodzi o wirtualną platformę spotkań. Ta usługa nie tylko oferuje funkcje udostępniania pulpitu, przesyłania wiadomości i czatu wideo, ale umożliwia także tworzenie mniejszych witryn, organizowanie wiadomości e-mail, dostosowywanie pokoi cyfrowych do marki firmy. Prowadzenie spotkań na tej platformie będzie kosztować 50 USD miesięcznie, podczas gdy webinaria będą kosztować 130 USD miesięcznie.

12. dzwonek amazoński

    Nic dziwnego, że ta usługa jest synchronizowana z Alexą, usługą asystenta AI stworzoną przez Amazon do wirtualnych spotkań biznesowych. Amazon Chime oferuje połączenia, wiadomości, spotkania cyfrowe i wideokonferencje. Koszt tej usługi jest bezpłatny, jeśli korzystasz tylko z podstawowych funkcji platformy, ale ceny funkcji pro wahają się od 3 USD za osobę / dzień do 15 USD za osobę / miesiąc, w zależności od używanych funkcji.

13. Dołącz do mnie

    Koszt korzystania z tej platformy do wirtualnych spotkań to 0,00 USD. Join.Me posiada narzędzia, które pozwalają użytkownikom zmieniać linki URL według własnych upodobań oraz możliwość wybrania dowolnego tła dla wyświetlacza wyświetlanego podczas wirtualnych spotkań. Synchronizuje się również z innymi narzędziami do pracy, takimi jak Outlook, Office 365 i Kalendarz Google.

14. Lifesize

    Lifesize oferuje wideo w wysokiej rozdzielczości 4K zapewniające wyraźne obrazy, interaktywny interfejs ekranu dotykowego dla telefonów w salach konferencyjnych oraz narzędzia do udostępniania wideo przechowywane w chmurze. Lifesize Go, przeglądarkowa wersja tej platformy, jest bezpłatna dla wszystkich użytkowników. Lifesize Standard dla małych grup kosztuje 16,95 USD na hosta miesięcznie, Lifesize Plus dla małych/średnich firm 14,95 USD na hosta miesięcznie, a Lifesize Enterprise 12,95 USD miesięcznie z możliwością obsługi co najmniej 50 hostów.

15. Spotkania RingCentral

    Ta platforma do wirtualnych spotkań ma bezpłatny plan dla użytkowników, obsługę klienta dla wszystkich innych planów płatności, w tym planu bezpłatnego, i może działać na wszystkich głównych platformach. Jednak RingCentral Meetings nie ma możliwości udostępniania użytkownikom zewnętrznym i oferuje tylko nagrania lokalne. Plan płatności za tę usługę ma cenę początkową już od 14,99 USD miesięcznie.

16. Piątka

    Unikalną cechą, jaką HighFive ma na swojej platformie, jest to, że nie wymaga haseł ani numerów PIN w celu uzyskania dostępu do spotkań. Użytkownicy muszą czekać w cyfrowym pokoju konferencyjnym, aż menedżer lub gospodarz dopuści ich do spotkania. Koszt wideokonferencji w sali konferencyjnej wynosi 99 USD miesięcznie za pokój w skali roku.

17. ON24

    ON24 daje marketerom możliwość tworzenia opartych na informacjach, interaktywnych webinariów, uczenia się treści i interpretacji zachowań odbiorców poprzez ankiety, ankiety, monitorowanie zaangażowania i rozmów oraz analizowanie zasobów. Możesz także nagrywać seminaria internetowe lub spotkania w wielu ujęciach i przełączać się między prezentacjami w czasie rzeczywistym i już nagranymi. Ta usługa oferuje bezpłatny okres próbny do 30 dni.

18. BigBlueButton

    Ta platforma jest przeznaczona dla instruktorów, którzy uczą dzieci online, ale może być również wykorzystywana przez firmy jako seminaria edukacyjne i seminaria internetowe. BigBlueButton oferuje możliwość udostępniania ułatwień, pulpitu, wideo i audio, jednocześnie pracując z innymi użytkownikami za pomocą wiadomości, notatek i ankiet. Chociaż jest trudna do skonfigurowania, platforma jest bezpłatna i ma interfejs kosztownego oprogramowania do wirtualnych spotkań cyfrowych do nauki.

19. Spotkanie Zoho

    Ta dobrze znana platforma wirtualnych spotkań umożliwia użytkownikom prowadzenie spotkań online i uczestniczenie w nich z dowolnego miejsca. Jego narzędzia do udostępniania i wyświetlania pulpitu zapewniają, że grupy mogą efektywnie współpracować ze sobą. Oparte na kamerze spotkania wirtualne Zoho Meetings zapewniają płynne prowadzenie rozmów online. Dostępna jest bezpłatna wersja i plany płatności, które wahają się od 12 do 980 USD w zależności od liczby gospodarzy i uczestników.

20. ClickMeeting

    ClickMeeting to prosta w obsłudze platforma oferująca różnorodne funkcje. Konfigurowalne sale konferencyjne i różnorodne narzędzia do współpracy (udostępnianie pulpitu i ułatwienia) to kluczowe funkcje tej platformy. Plany płatności wahają się od 25 USD miesięcznie dla 25 uczestników do 165 USD miesięcznie dla maksymalnie 5000 uczestników.

21. Intrado

    Ta prestiżowa platforma przeprowadza rocznie ponad 40 000 cyfrowych wydarzeń i transmisji internetowych przy użyciu technologii opartej na chmurze i globalnych partnerstw. Intrado oferuje usługi w krajach takich jak Ameryka Południowa, Ameryka Łacińska, Azja i Pacyfik, Bliski Wschód, Kanada i oczywiście Stany Zjednoczone. Intrado oferuje bezpłatną usługę próbną, która trwa 30 dni.

22. Pexip

    Uważany za jedną z największych platform wirtualnych spotkań w branży, Pexip umożliwia użytkownikom indywidualne prowadzenie spotkań online. Pexip umożliwia również użytkownikom organizowanie spotkań w różnych usługach w chmurze, takich jak Google Cloud, Amazon Web Services i Microsoft Azure, z możliwością dostosowania rozmiaru usługi i funkcji do synchronizacji z tradycyjnymi operacjami wideo. Koszt korzystania z tej usługi zależy od wielkości spotkań, które chcesz zorganizować, ale dostępna jest bezpłatna opcja próbna.

23. Centrum spotkań Cisco WebEx

    Podobnie jak w przypadku większości wirtualnych platform konferencyjnych, Cisco WebEx Meeting Center oferuje swoim użytkownikom bezpłatną opcję korzystania z jej usług. Funkcje tej platformy obejmują ulepszoną technologię opóźnienia audio i wideo oraz możliwość wyświetlania 25 kanałów jednocześnie. Jednak usługa pozwala tylko na jednego hosta na licencję, a plan „Zadzwoń do mnie” ma dodatkowe koszty.

24. Digitell

    Ta organizacja budynków cyfrowych multimediów jest przeznaczona dla firm potrzebujących pomocy w wykorzystaniu ich treści cyfrowych. Digitell świadczy również usługi mające na celu przyciągnięcie uwagi swoich użytkowników dzięki ulepszonym interfejsom cyfrowym, które umożliwiają im dostęp do transmisji na żywo, ułatwień edukacyjnych i webinariów. Jeśli Twoja konferencja lub spotkanie wymaga digitalizacji, jest to platforma dla Ciebie. Koszt korzystania z tej usługi nie jest wymieniony na stronie głównej. Skontaktuj się z dostawcą, aby uzyskać więcej informacji.

25. Nieskończone konferencje

    Infinite Conferencing to wirtualna platforma spotkań, której celem jest usprawnienie procesu prowadzenia wirtualnych spotkań. Korzystanie z tej usługi zapewnia użytkownikom narzędzia do rozwiązywania problemów związanych z konferencjami internetowymi i telefonicznymi, a ponadto nieskończone konferencje są oparte na przeglądarce. Koszt korzystania z tej usługi to 100 USD.

26. Spotkanie w chmurze ezTalks

    Korzystanie z tej usługi jest bezpłatne dla maksymalnie 100 użytkowników. ezTalks Cloud Meeting specjalizuje się w narzędziach do przesyłania wiadomości, wideo i audio. Dzięki funkcjom udostępniania pulpitu i dokumentów platforma ta zapewnia również użytkownikom funkcję tablicy, która umożliwia udostępnianie skrótów, pism, rysunków i zrzutów ekranu innym członkom grupy. ezTalks Cloud Meeting jest kompatybilny ze wszystkimi urządzeniami mobilnymi i stacjonarnymi.

27. Webinarium na żywo

    Chociaż „webinar” jest częścią nazwy LiveWebinar, ta wszechstronna platforma doskonale nadaje się również do organizowania spotkań, wirtualnych szczytów, zajęć online i nie tylko. Bez konieczności pobierania lub wtyczek możesz natychmiast rozpocząć swoje wydarzenie! Korzystaj z ponad 50 funkcji, od tablic do pokojów podgrup, ankiet i testów po udostępnianie ekranu, a nawet dostosuj salę konferencyjną za pomocą kolorów i logo. Rozpocznij od bezpłatnego dwutygodniowego okresu próbnego, z którego możesz wybrać jeden z trzech pakietów lub skorzystać z w pełni konfigurowalnej opcji dla przedsiębiorstw.

Kiedy powinienem przeprowadzić wirtualne spotkanie?

Podczas prowadzenia spotkań biznesowych kluczowy jest czas. Chociaż wirtualne spotkania są bardzo wygodne w użyciu w dowolnym miejscu i czasie, nie oznacza to, że będzie to dobre dla produktywności. Według CNBC, wtorkowe popołudnie około 14:30 to idealny czas na konferencję/wirtualne spotkanie. Nie jest ani za wcześnie, ani za późno w ciągu dnia. Poza tym wtorek nie jest zbyt daleko od poprzedniego tygodnia pracy, aby dokonać krótkich przeglądów i omówić to, czego oczekuje się w bieżącym tygodniu pracy.

Na co zwrócić uwagę w oprogramowaniu do spotkań online?

• Wgląd : upewnij się, że platforma spotkań wirtualnych, z której chcesz korzystać, ma funkcje, które mogą zaspokoić przyszłe potrzeby

• Niezawodny i doskonały: Stała jakość usług i wizualizacje w wysokiej rozdzielczości zapewniają płynny przebieg spotkań online, co może prowadzić do wzrostu produktywności firmy

• Udostępnianie pulpitu : Ważnym aspektem współpracy zespołowej jest nie tylko możliwość obserwowania pracy innych członków zespołu, ale także możliwość interakcji i edytowania pracy w czasie rzeczywistym

• Wideokonferencje : jest to główna funkcja, którą musi posiadać platforma do spotkań wirtualnych, aby mogły odbywać się spotkania online

• Usprawnione wiadomości błyskawiczne : narzędzia do komunikacji między członkami zespołu muszą być łatwe w użyciu, mogą być używane na różnych platformach i mogą być synchronizowane z popularnymi urządzeniami

• Przycisk logowania : Czy nowy użytkownik może łatwo utworzyć konto i zalogować się ponownie w celu korzystania z usługi?

Zalety wirtualnych platform spotkań

• Nie marnuj czasu : aby utrzymać zaangażowanie członków zespołu, zachęca się gospodarzy do organizowania wirtualnych spotkań nie dłuższych niż 30 minut. Funkcje platform wirtualnych spotkań pomagają skrócić potencjalny czas, który można stracić

• Ulepszona komunikacja : interakcje twarzą w twarz pomagają poprawić sposób przekazywania, odbierania i interpretowania wiadomości, nawet jeśli odbywa się to za ekranem komputera

• Mniejsze koszty i czas podróży : nie ma potrzeby podróżowania po mieście, stanie, a nawet po liniach krajowych, gdy użytkownik może rozmawiać z kimkolwiek z dowolnego miejsca na świecie za naciśnięciem jednego przycisku

• Zwiększona wydajność : produktywność wzrasta, gdy komunikacja jest jasna, cele są znane, a każdy ma głos

• Rozpowszechnianie wiedzy : oprogramowanie do wirtualnych spotkań pomaga firmie (zarówno pracownikom, jak i przełożonym) wiedzieć, co się dzieje z operacjami, gdy wszyscy pracują zdalnie

• Dawanie nieskończonych zaproszeń : bez względu na to, ilu członków ma firma, o ile gospodarz ma możliwość zapewniania dostępu do wirtualnych spotkań za pomocą swoich funkcji

• Różne harmonogramy spotkań : pomimo wcześniejszych zaleceń dotyczących organizowania wirtualnych spotkań we wtorkowe popołudnia, aktualizacje pracy w ostatniej chwili i sytuacje awaryjne mogą wymagać wyskakujących spotkań, które można zaplanować i przeprowadzić przy użyciu różnych funkcji platformy

• Łatwy w użyciu interfejs : poziom użyteczności wirtualnej platformy spotkań ma kluczowe znaczenie dla tego, czy spotkanie było produktywne, czy niezorganizowany bałagan

• Spotkanie nagrywane na żywo : chociaż robienie notatek jest przydatne podczas spotkania, możliwość rejestrowania nie tylko tego, co zostało powiedziane, ale także tego, kto to powiedział i jak to powiedział, jest darem niebios dla pracowników i przełożonych, którzy są już bardzo zajęci

• Ogólny wzrost wydajności : Krótkie spotkania, możliwość pozostania w jednym miejscu, rejestrowanie wszystkiego, co się dzieje, oraz łatwa współpraca między pracownikami i przełożonymi zapewnia gwarantowany wzrost pracy, która jest w stanie wykonać

Wady wirtualnych platform spotkań

• Mniej bezpośredniej interakcji : chociaż platformy do spotkań wirtualnych pozwalają użytkownikom technicznie być twarzą w twarz, fizyczne środowisko pracy nie może być replikowane

• Niestabilne połączenie : bez względu na to, jak zaawansowana jest platforma technologiczna, nadal istnieje możliwość wystąpienia problemów technicznych

• Mniej kontaktów międzyludzkich : pracownicy komunikujący się ze sobą online nie mają porównania z osobistymi relacjami, które mogą powstać z fizycznej obecności w jednej przestrzeni

• Hakowanie : Trolle są nie tylko na platformach społecznościowych. Zoom miał niedawno incydent, w którym ludzie włamywali się na sesje edukacyjne online i rzucali niewrażliwe na rasę komentarze pod adresem użytkowników, z których wielu było dziećmi

Jak przeprowadzić udane spotkanie online

• Udostępnij linki URL uczestnikom dzień przed oficjalnym terminem spotkania, aby dać im możliwość zapoznania się z interfejsem i funkcjami platformy

• Zacznij i bądź na czas. Uprzejmość nie kończy się tylko dlatego, że praca jest obecnie wykonywana z domu

• Poinformuj uczestników, jakich zachowań można się od nich spodziewać podczas spotkania

• Zachęcaj do uczestnictwa, korzystając z funkcji, które pozwalają wyróżnić poszczególne osoby podczas mówienia

• Upewnij się, że wszyscy zwracają uwagę na to, co się dzieje. Przebywanie w domu może pozwolić użytkownikom na łatwe rozproszenie uwagi

• Przegląd i kontynuacja głównych celów i celów, które zostały omówione podczas spotkania, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie

Końcowe przemyślenia

Platformy do wirtualnych spotkań były ratunkiem dla wielu firm w tym czasie społecznego dystansu. Komunikacja, partycypacja i zaangażowanie to filary skutecznego prowadzenia działalności biznesowej. Te niepokojące czasy dały światło na różne sposoby na utrzymywanie kontaktu firm z pracownikami i menedżerami.

***

Kierra Benson jest absolwentką Uniwersytetu Północnego Teksasu w Dallas z tytułem licencjata w dziedzinie komunikacji i technologii. Wcześniej odbyła staż w lokalnej gazecie i pracowała jako twórca treści dla małej firmy internetowej. Jej celem jest praca w branży medialnej w zakresie pisania/redagowania i reklamy. Zawsze była zafascynowana tym, w jaki sposób komunikaty są reklamowane w mediach, aby wpływać na masy i sprzedawać produkty. Połącz się z nią na LinkedIn.

Powiązane artykuły:

GoToMeeting: 5 głównych korzyści dla Twojej firmy

Zdalne budowanie kultury sukcesu