13 sposobów na uproszczenie procesu rozliczania zobowiązań

Firmy zawsze szukają sposobów na uproszczenie swojej działalności i zaoszczędzenie pieniędzy. Jednym z obszarów, w którym jest to szczególnie ważne, jest proces rozrachunków z dostawcami .

Może to być złożone i czasochłonne zadanie, ale nie musi tak być! W tym artykule omówimy kilka sposobów usprawnienia procesu rozliczania zobowiązań i zwiększenia jego wydajności.

1. Ogranicz dostęp i ustanowij ścisłą kontrolę

Pierwszym krokiem w optymalizacji procesu rozliczeń z dostawcami jest ograniczenie dostępu. Oznacza to, że tylko upoważniony personel powinien mieć możliwość przeglądania lub wprowadzania zmian do faktur i innych zapisów.

Należy również ustanowić ścisłą kontrolę nad tym, kto może zatwierdzać faktury do zapłaty. Pomoże to zapewnić, że wszystkie płatności są odpowiednio autoryzowane i dokumentowane.

2. Zainwestuj w oprogramowanie do automatyzacji rozliczeń płatności

Innym sposobem na uproszczenie procesu rozliczania zobowiązań jest inwestycja w oprogramowanie do automatyzacji. Tego typu oprogramowanie może zautomatyzować wiele zadań związanych z zarządzaniem fakturami i płatnościami, w tym wprowadzanie danych, zatwierdzanie faktur i przetwarzanie czeków.

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele różnych opcji, więc należy przeprowadzić rozeznanie, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy.

3. Usługi płatne w zakresie kont zewnętrznych

Jeśli nie masz wewnętrznych zasobów do skutecznego zarządzania procesem rozliczeń z dostawcami, możesz rozważyć outsourcing tych usług. Istnieje wiele firm oferujących outsourcing usług płatniczych, które mogą zająć się wszystkimi aspektami procesu za Ciebie.

Może to być świetna opcja, jeśli chcesz uwolnić swoich pracowników, aby mogli skupić się na innych zadaniach lub jeśli nie masz niezbędnej wiedzy specjalistycznej we własnym zakresie.

4. Ustaw priorytety faktur na swoich warunkach

Jedną z największych zalet automatycznego systemu rozliczeń z dostawcami jest to, że możesz ustalać priorytety faktur na własnych warunkach. Na przykład możesz skonfigurować reguły, aby najpierw automatycznie opłacać faktury od preferowanych dostawców lub udzielać rabatów za wcześniejszą płatność.

Możesz także użyć swojego systemu do śledzenia płatności i wydajności, dzięki czemu możesz szybko zidentyfikować wszelkie problemy i w razie potrzeby podjąć działania naprawcze.

5. Wyeliminuj okazje do oszustw

Ważne jest, aby podjąć kroki w celu wyeliminowania możliwości oszustwa w procesie rozliczeń z dostawcami. Obejmuje to upewnienie się, że wszystkie faktury są odpowiednio autoryzowane i sprawdzane przed dokonaniem płatności.

Należy również rozważyć skorzystanie z płatności dodatnich lub innego rodzaju usługi weryfikacji czeków, aby zapobiec realizacji nieautoryzowanych czeków.

6. Renegocjuj warunki płatności ze sprzedawcami

Jednym z najlepszych sposobów na uproszczenie procesu rozliczania zobowiązań jest renegocjowanie warunków płatności z dostawcami. Jeśli obecnie opłacasz faktury w ciągu 30 dni, sprawdź, czy możesz uzyskać wydłużony okres płatności.

Możesz również skorzystać ze zniżek za wcześniejszą płatność lub innych zachęt. Współpracując ze swoimi dostawcami, możesz opracować harmonogram płatności, który najlepiej sprawdzi się dla obu stron.

7. Zmniejsz odpowiedzialność za podpis i weryfikację

Jednym ze sposobów usprawnienia procesu rozliczeń z dostawcami jest zmniejszenie odpowiedzialności i weryfikacji potrzebnych do składania podpisów.

Można tego dokonać, upoważniając pojedynczą osobę do podpisywania czeków lub w miarę możliwości, używając podpisów elektronicznych. Pomoże to skrócić czas potrzebny na przetwarzanie faktur i dokonywanie płatności.

8. Inteligentnie korzystaj z rabatów

Jeśli nie korzystasz z rabatów, prawdopodobnie przepłacasz za faktury. Wielu dostawców oferuje zniżki za wczesne płatności, więc korzystaj z nich, gdy tylko jest to możliwe.

Możesz również negocjować ze swoimi dostawcami wyższe procentowe rabaty. To świetny sposób na zaoszczędzenie pieniędzy i jednoczesne uproszczenie procesu rozliczania zobowiązań.

9. Rozważ alternatywy płatności

Istnieje wiele różnych sposobów opłacania faktur, a niektóre mogą być bardziej korzystne dla Twojej firmy niż inne. Na przykład możesz rozważyć użycie karty kredytowej do opłacania faktur zamiast wypisywania czeków.

Pomoże Ci to skorzystać z programów nagród i uniknąć spóźnionych opłat. Warto też zapoznać się z innymi opcjami, takimi jak płatności ACH i przelewy bankowe .

10. Użyj portalu dostawcy do organizowania danych dostawcy

Jeśli pracujesz z wieloma różnymi dostawcami, pomocne może być użycie portalu dostawców w celu uporządkowania wszystkich danych dostawców. Portal dostawców to platforma internetowa, która umożliwia zarządzanie relacjami z dostawcami w jednej centralnej lokalizacji.

Portalu dostawców można używać do przechowywania ważnych informacji, takich jak dane kontaktowe, warunki płatności i preferencje dotyczące fakturowania. Pomoże to usprawnić proces rozliczeń z dostawcami i ułatwi śledzenie relacji z dostawcami.

11. Przyjmij podejście bez papieru

Jednym z najlepszych sposobów na uproszczenie procesu rozliczania zobowiązań jest wyeliminowanie papieru. Oznacza to, że nie będziesz już musiał drukować i archiwizować faktur lub innych dokumentów.

Zamiast tego możesz przechowywać wszystkie swoje dane w formie elektronicznej i uzyskiwać do nich dostęp w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. Na dłuższą metę pozwoli to zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy.

12. Uważaj na zduplikowane płatności

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych na rozrachunkach z dostawcami jest dokonywanie podwójnych płatności. Może się tak zdarzyć, gdy faktury są przetwarzane ręcznie i wiele kopii tego samego dokumentu jest tworzonych.

Aby tego uniknąć, śledź wszystkie faktury i płatności elektronicznie. Pomoże to szybko zidentyfikować i poprawić wszelkie duplikaty, które mogą wystąpić.

13. Uzgadniaj rachunki każdego dnia

Innym sposobem na uproszczenie procesu rozliczania zobowiązań jest codzienne uzgadnianie kont. Oznacza to, że porównasz otrzymane faktury z dokonanymi płatnościami.

Pomoże Ci to zidentyfikować wszelkie rozbieżności i upewnić się, że płacisz tylko za otrzymane faktury. Dzięki codziennemu uzgadnianiu rachunków możesz uniknąć opóźnień w płatnościach lub przepłacania za faktury.

Dolna linia

Istnieje wiele różnych sposobów na uproszczenie procesu rozliczania zobowiązań. Korzystając z rabatów, korzystając z portalu dostawców i rezygnując z papieru, możesz zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy.

Pamiętaj również, aby uważać na zduplikowane płatności i codziennie uzgadniaj swoje konta, aby uniknąć błędów. Wdrożenie nawet kilku z tych wskazówek może pomóc w usprawnieniu procesu rozliczania zobowiązań i uczynić go bardziej wydajnym.