3 najlepsze praktyki w zakresie automatyzacji należności

Biznes odnoszący sukcesy to taki, którego skala wzrostu jest całościowa, a wszyscy interesariusze wnoszą wkład zgodnie z oczekiwaniami i są wynagradzani w sposób dwuznaczny. Inwestorzy wnoszący kapitał do spółki powinni otrzymać dywidendę w terminie wraz ze wzrostem wartości kapitału swojego udziału. Podobnie dostawcy muszą otrzymywać zapłatę na czas, aby mogli kontynuować dostawy, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.

Klienci będący głównymi interesariuszami kupującymi produkty marki korzystają z propozycji wartości i rabatów w zamian za szybkie płatności. Kwota należna od klientów zalicza się do należności, zwanych także należnościami pozostałymi. Jest to zazwyczaj kwota, która pozostaje po odjęciu rabatu i ewentualnych zwrotów. W miarę rozwoju firmy i zwiększania się sprzedaży, nadzorowanie ręcznego fakturowania i sprawdzanie, czy wszystkie należności zostały uregulowane, staje się nużące. Istnieje kilka innych problemów opóźniających proces, które można pokonać, jeśli firma zacznie korzystać z usług zarządzania należnościami.

Klienci mogą opóźniać się z różnych powodów. Najczęstsze to zapominanie o terminach płatności, brak wystarczających środków, otrzymywanie faktur po terminie lub nieprawidłowych oraz niezadowolenie klienta z zafakturowanej pozycji. Pomimo kilku rzeczywistych trudności, klientów należy zachęcać do płacenia. Jeśli menedżerowie nie będą asertywni w uzyskiwaniu należności, firma odkryje brak równowagi w przepływach pieniężnych i w rejestrze lub rezerwach nie będzie wystarczającej ilości pieniędzy, aby zapłacić dostawcom.

W świecie, w którym ludzie stoją przed wyzwaniami związanymi z zarządzaniem swoim czasem, możliwe jest zapomnienie o harmonogramach i ostatecznych terminach. Jednak umiejętności zarządzania czasem naszych klientów nie powinny mieć wpływu na nasze wpływy. Wysyłanie im częstych przypomnień z wielu kanałów, takich jak e-mail, automatyczne rozmowy telefoniczne z nagranymi wiadomościami i krótkie wiadomości w formie alertów, nie tylko zaangażuje klientów, ale także sprawi, że nie przegapią spłaty swoich zobowiązań. Co ciekawe, nie jest możliwe ręczne przypomnienie wszystkich klientów, którzy są winni pieniądze, bez pominięcia niektórych. W tym miejscu wkracza automatyzacja należności, która przejmuje ciężar procesu z ludzkich barków i synchronizuje go z systemem opartym na sztucznej inteligencji, który koreluje wszystkie dane i automatycznie wysyła alerty.

Automatyzacja należności: zmiana zasad gry

Wyzwania stojące przed ręcznym przetwarzaniem AR są żmudne, pracochłonne, czasochłonne i podatne na błędy ludzkie wynikające ze zmęczenia lub niedopatrzenia. Nie jest możliwe kompletowanie faktur o dużej objętości bez popełnienia błędów lub niespójności w procesie ręcznym. Automatyzacja procesu wyeliminuje wyzwania powodujące opóźnienia w otrzymywaniu należności od klientów. Cały cykl jest usprawniony w ramach istniejącego przedsiębiorstwa, a dane dotyczące składania zamówień, szczegółów zaliczki, danych o zapasach i harmonogramach dostaw są dopasowywane, aby sprawdzić, czy na fakturach nie ma błędów. Oto zestawienie tego, jak zautomatyzowana AR może rozwiązać istniejące problemy:

• Alerty na czasie

Automatyzacja przejmie obowiązek wysyłania przypomnień za pośrednictwem e-maili i wiadomości do klientów. Zostaną także przesłane dalsze komunikaty, aby klienci mieli wystarczająco dużo czasu na uregulowanie swoich należności. Wiadomo, że większość płacących klientów opuszcza randkę z powodu braku zarządzania czasem lub zapomnienia. Przypomnienia pomagają im dotrzymywać terminów płatności.

• Prawidłowe fakturowanie

Automatyzacja redukuje błędy w fakturowaniu ze szczegółami dotyczącymi kopii zamówienia, zwrotów, wpłaconych zaliczek, informacjami o kliencie jak imię i nazwisko, adres itp. Nie ma opóźnień w przetwarzaniu dowolnej liczby faktur, ponieważ proces opiera się na pracy integracji KPI i uczenie maszynowe z semantyką i neuronowym przetwarzaniem języka.

• Rozpoznawanie wzorców

Klienci, którzy regularnie płacą w terminie, mogą zostać zachęceni rabatami lojalnościowymi lub punktami Brownie, które można wymienić na nagrody pieniężne lub rabaty. Będą inni, którzy zazwyczaj płacą z opóźnieniem, ale starają się dotrzymać swojego zobowiązania. Dane mogą wskazywać na pewne trudności finansowe, z jakimi boryka się klient. Oferowanie takiej struktury płatności pomoże im, a firma zdobędzie zaufanie klienta na dłuższą metę.

Najlepsze praktyki wdrażania zautomatyzowanego AR

Po przekonaniu zespołu finansowo-księgowego o korzyściach płynących ze stosowania zautomatyzowanego AR, czas na jego wdrożenie i optymalizację systemu pod kątem lepszych wyników. Oto wskazówki, jak to osiągnąć:

• Wymagania dotyczące miernika

Automatyzacja AR to BPA i jest dostępna w formacie pakietu, infrastrukturze chmurowej, modelu subskrypcji lub integracji korporacyjnej. W zależności od potrzeb firmy, funkcje pakietu różnią się. Narzędzia kompleksowe są droższe od wersji podstawowych. Należy wybrać konkretny AR w oparciu o swoje potrzeby i budżet. Firma powinna inwestować w wyższą wersję tylko wtedy, gdy odpowiada ona potrzebom biznesowym, a nie tylko dlatego, że ją na to stać.

• Płynna integracja

Nawet jeśli Twój zespół jest dobry w majsterkowaniu, skorzystaj z pomocy profesjonalisty, aby zintegrować platformę AR z obecnymi systemami korporacyjnymi lub CRM. Praca w silosach zamiast rozwiązać istniejący problem, jeszcze bardziej skomplikuje sprawę. Proces będzie przebiegał sprawnie tylko wtedy, gdy nie będzie żadnych silosów danych, zakłóceń w przepływie pracy, wymagań dotyczących ręcznego wprowadzania danych i ograniczonych spostrzeżeń. Płynna integracja zadba o to, aby dane zostały oczyszczone przed ich automatyzacją.

• Wyszkolone zespoły

Automatyzacja nie eliminuje całkowicie wpływu człowieka na proces. Szkolenie zespołów w zakresie korzystania z narzędzi do automatyzacji pomoże w rozwiązywaniu problemów podczas przestojów. Zespoły maksymalizują również wykorzystanie narzędzia, gdy są przeszkolone w jego użyciu. Wszelkie opóźnienia można zidentyfikować i zgłosić zespołowi technicznemu w celu natychmiastowego przeprowadzenia kursów naprawczych, gdy personel zostanie przeszkolony w zakresie korzystania z automatycznej rzeczywistości rozszerzonej.

Wniosek:

Zarządzanie pieniędzmi jest kluczowym elementem cyklu operacyjnego. Jeśli fundusze wyschną, zanim nastąpi napływ pieniędzy, nastąpi znaczna strata czasu, reputacji i pieniędzy. Pierwszego nie da się odzyskać, drugim wstrząsa się przez długi czas, a trzeciego nie da się całkowicie naprawić straty, chyba że drugie zostanie odzyskane. Jeśli więc narzędzie ułatwi Ci zadania, czas zautomatyzować AR.