3 nowe rozwiązania w przestrzeni oprogramowania do zarządzania projektami

Istnieje słynny cytat autora Joy Gumz o zarządzaniu projektami, który może być źródłem inspiracji. Gumz mówi o tym, jak „operacje utrzymują światła włączone” i „strategia zapewnia światło na końcu tunelu”. Jednak zarządzanie projektami „jest lokomotywą, która popycha organizację do przodu”.

Realizacja powiedzenia Gumza wydaje się rozgrywać w czasie rzeczywistym, gdy zmienia się samo zarządzanie projektem. Organizacje, kierownicy projektów i zespoły mają teraz do czynienia z szybko zmieniającą się dynamiką pracy oraz narzędziami i możliwościami technicznymi. Na szczęście oprogramowanie do zarządzania projektami zapewnia kierownikom projektów funkcje potrzebne do utrzymania pociągu na torach.

Wiele nowych rozwiązań w przestrzeni oprogramowania do zarządzania projektami jest dostosowanych do roli praktyki i zmian metodologii. Jednak te zmiany jednocześnie napędzają te zmiany. W tym artykule omówiono trzy z najważniejszych i najbardziej znaczących postępów.

1. Solidne zasoby i funkcje

Oprogramowanie do zarządzania projektami nie ogranicza się już do funkcji śledzenia arkuszy kalkulacyjnych i tablic. Dzisiejsze aplikacje mogą obsługiwać wszystko, od prostych projektów obejmujących zgrane zespoły po złożone przedsięwzięcia z pracownikami rozproszonymi w różnych strefach czasowych. Oprócz dostosowania do różnych zakresów, oprogramowanie do zarządzania projektami może być dostosowane do określonych funkcji i dyscyplin.

Na przykład narzędzie do zarządzania projektami rozwoju oprogramowania może być zorientowane na programistę lub inżyniera oprogramowania. Funkcje takie jak śledzenie błędów pomagają zespołom inżynierów oprogramowania identyfikować problemy z tworzonymi aplikacjami i pracować nad nimi. Te możliwości śledzenia umożliwiają programistom porównywanie podobnych problemów, które wystąpiły w przeszłości.

Ponadto wszyscy członkowie zespołu widzą szczegóły i dokumentację problemu oraz mogą skorzystać ze swojej wiedzy. Zespoły inżynierskie mogą potencjalnie szybciej rozwiązywać błędy i mieć centralne repozytorium, do którego można się odwołać. Menedżerowie i ci, którym powierzono kolejny etap projektu, od razu będą wiedzieć, dlaczego aplikacja jest wstrzymywana.

Niektóre narzędzia do zarządzania projektami są również nastawione na branże takie jak budownictwo lub są przeznaczone do użytku wielofunkcyjnego. Aplikacje do zarządzania projektami śledzą dane, które przynoszą korzyści całym organizacjom, niezależnie od branży lub dyscypliny, z którą są zgodne funkcje narzędzia. Obejmuje to czas poświęcony na poszczególne zadania i projekty jako całość, wydatki i alokacje budżetowe oraz dostępność zasobów wewnętrznych.

2. Automatyzacja za pomocą sztucznej inteligencji

Sztuczna inteligencja i możliwości automatyzacji są integrowane z większą liczbą aplikacji i procesów roboczych. Aplikacje do zarządzania projektami nie są wyjątkiem, ponieważ menedżerowie i organizacje w coraz większym stopniu polegają na sztucznej inteligencji w zakresie wykonywania powtarzalnych zadań. Menedżerowie projektów polegają również na sztucznej inteligencji, aby poprawić osiągalne wyniki i podejmować strategiczne decyzje.

W badaniu Project Management Institute 81% ankietowanych specjalistów stwierdziło, że na ich organizacje wpływa sztuczna inteligencja. Wdrażanie technologii sztucznej inteligencji jest priorytetem dla 37% organizacji respondentów. A wśród profesjonalistów oczekuje się, że więcej projektów będzie wykorzystywało sztuczną inteligencję.

Oprócz automatyzacji rutynowych zadań AI ma możliwość przewidywania wyników i wykonywania szacunków. Korzystając z danych historycznych i bieżących, technologia może szybko ocenić, czy projekt zostanie ukończony na czas i zgodnie z budżetem. Sztuczna inteligencja może ujawnić, czy organizacja ma sens, aby podjąć się określonego projektu lub przejść.

W przypadku projektów, które firma podejmuje, sztuczna inteligencja pokaże, jak zoptymalizować zasoby. Może to obejmować identyfikację pracowników i wykonawców z odpowiednimi zestawami umiejętności, oprócz zasobów innych niż ludzkie, takich jak materiały. Menedżerowie projektów i kierownictwo wykonawcze widzą również analizę ryzyka i raporty danych dotyczących wydajności w aplikacji. Nie ma już potrzeby zbierania i synchronizowania informacji od kilku kierowników działów.

3. Zakwaterowanie dla pracowników zdalnych i gimnastycznych

Wzrost liczby zdalnej i niezależnej pracy kontraktowej ma wpływ zarówno na organizacje, jak i zespoły zarządzające projektami. Jeszcze przed COVID-19 badanie Gallupa ujawniło, że 36% pracowników w USA uczestniczyło w gospodarce koncertowej, albo jako ich główna praca, albo jako poboczna praca. Wraz z nadejściem pandemii liczby te tylko wzrosły. W konsekwencji istnieje zwiększone prawdopodobieństwo, że członek zespołu projektowego będzie pracował dla więcej niż jednej organizacji.

Zespół projektowy może składać się tylko z kilku pełnoetatowych pracowników firmy, która kieruje projektem. Freelancerzy i niezależni kontrahenci nie podlegają takim samym warunkom pracy jak pracownicy pełnoetatowi. Często pracują zdalnie lub z innych lokalizacji niż pracownicy firmy W-2. Niezależni kontrahenci mają również większą elastyczność co do tego, jak i kiedy wytwarzają uzgodnione produkty.

Chociaż możliwe jest, że kierownicy projektów będą pracować z tymi samymi freelancerami nad wieloma projektami, wykonawcy mogą również zmieniać się między zadaniami. Menedżerowie mogą mieć częściowo zdalne zespoły pracowników pełnoetatowych oprócz niezależnych wykonawców. Różnice w strefach czasowych, fizycznych lokalizacjach pracy i godzinach pracy sprawiają, że rozwiązania oparte na chmurze i funkcje komunikacyjne są koniecznością.

Oprogramowanie do zarządzania projektami w coraz większym stopniu współpracuje ze sobą, aby dostosować się do wzrostu liczby zdalnych zespołów. To i współzależność między pracownikami wewnętrznymi i zewnętrznymi spowodowały przesunięcie aplikacji w kierunku oprogramowania jako modelu usługi. Kontrahenci i pracownicy wewnętrzni mogą zalogować się do tej samej aplikacji z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Mają dostęp do tych samych informacji i narzędzi oraz kilka sposobów komunikowania się z innymi członkami zespołu.

Pracownicy nie muszą czekać, aby skontaktować się z wiadomościami tekstowymi, rozmowami wideo lub e-mailami. Mogą robić notatki w ramach przydzielonych zadań i przesyłać makiety i inne dokumenty, które reprezentują kamienie milowe na osi czasu projektu. Każdy, kto zainwestował w projekt, widzi, co się dzieje w scentralizowanym narzędziu i jest świadomy kolejnych kroków, które muszą podjąć. W rezultacie zespoły doświadczają mniejszej liczby niezorganizowanych łańcuchów e-mail i silosów danych.

Wniosek

Postęp techniczny i możliwości oprogramowania do zarządzania projektami zmieniły role menedżerów i zespołów. Skala funkcji aplikacji nie jest już kierowana do małych zespołów, które pracują w podobnych godzinach w tej samej lokalizacji. Oprogramowanie do zarządzania projektami jest teraz stworzone do obsługi specjalistycznych i wielofunkcyjnych zadań, automatyzacji powtarzalnej pracy i obsługi zespołów zdalnych.

Co najważniejsze, te nowe rozwiązania pomagają firmom lepiej oceniać ich zasoby i procesy decyzyjne. Krótko mówiąc, kierują ulepszeniami, które organizacje mogą wprowadzać, aby zachować trafność i elastyczność.