10 rzeczy, które musisz wiedzieć przed podpisaniem 3-letniej umowy z dostawcą VoIP

Podpisanie umowy z biznesowym dostawcą VoIP nie jest łatwe. To zrozumiałe, że obawiasz się trzyletniego kontraktu z biznesowym dostawcą VoIP. Trzy lata mogą być długim czasem, jeśli nie otrzymujesz usług wysokiej jakości, na które się zarejestrowałeś.

Aby to zapewnić, podzielimy dziesięć kluczowych rzeczy do rozważenia przed podpisaniem trzyletniego kontraktu z biznesowym dostawcą VoIP lub wirtualnej centrali PBX, aby jak najlepiej wykorzystać Twój system telefoniczny i poprawić ogólne wrażenia użytkowników i klientów.

Jak już powiedzieliśmy, trzy lata mogą być długim czasem, jeśli usługa, na którą się zapisałeś, nie spełnia Twoich oczekiwań. Może to być również kosztowne trzy lata, jeśli nie ma możliwości wycofania się z umowy. Niektórzy dostawcy mogą obciążyć Cię opłatami za anulowanie, takimi jak operatorzy telefonii komórkowej, dlatego konieczne jest zrozumienie, ile kosztuje anulowanie, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Znajomość zasad jest również kluczem do ustalenia, kiedy jest najlepszy czas na odejście od umowy. Jeśli dzieli Cię kilka miesięcy od odnowienia obecnej umowy, ale nie masz pewności, czy najlepiej będzie odczekać pozostały czas, czy natychmiast ją anulować, to właśnie sprawia, że ​​wiedza o tym, na co się podpisujesz, jest tak ważna. W zależności od aktualnej sytuacji może być lepiej albo przeczekać, albo anulować i zaoszczędzić trochę pieniędzy.

• Jeśli agent wydaje się wahać co do zasad anulowania, należy to uznać za znak, że warto ponownie rozważyć swoje opcje. Jednak większość dostawców jest przejrzysta w kwestii cen i chętnie udostępni te informacje.

Dostawcy usług VoIP w chmurze mają tę zaletę, że łatwo i regularnie aktualizują swoje funkcje, aby zachować konkurencyjność. Jest to szczególnie przydatne, gdy mówimy o bezpieczeństwie. Biznesowe rozwiązania VoIP hostowane w chmurze muszą być zgodne z określonymi protokołami, które zapewniają, że ich usługa oferuje najlepsze możliwe funkcje zabezpieczeń, aby zapobiegać naruszeniom bezpieczeństwa i kradzieży danych. Na przykład Vonage wyraźnie opisuje to w swoich często zadawanych pytaniach.

Powodem, dla którego warto przyjrzeć się, jak często biznesowy dostawca VoIP aktualizuje swoje usługi, jest to, że mówi, jak bardzo priorytetowo traktuje doświadczenie użytkownika. Firmy dzisiaj oddzielają się od konkurencji, oferując lepsze doświadczenia. Jeśli nie podkreślają, jak często aktualizują swoje usługi, może to wskazywać, że Twoje dobro nie jest priorytetem. A jeśli zastanawiasz się nad trzyletnią umową z tym dostawcą, brak użyteczności będzie znaczną szkodą dla Twojej firmy.

• Zawsze pamiętaj, aby wejść na stronę dostawcy i sprawdzić jego bloga. Mogą nawet mieć notatki dla programistów, które wspominają o najnowszych aktualizacjach oprogramowania.

Konieczne jest również zrozumienie, ile planu, który zamierzasz zarejestrować, kosztuje. Czasami potrzeba trochę badań, aby się tego dowiedzieć. Na przykład spójrz na to głębokie zanurzenie, które zrobiliśmy w cenach Dialpad. Co więcej, powinieneś wiedzieć, czy zostaniesz zablokowany w tej początkowej cenie. W branży technologicznej trzy lata to bardzo długo. Trendy, funkcje i funkcje zmieniają się szybko w związku z dążeniem do poprawy obsługi klienta.

Jeśli jesteś startupem i przewidujesz, że Twoja firma będzie potrzebować więcej, aby zachować konkurencyjność, powinno być jasne, że w każdej chwili możesz uaktualnić swój plan. Lub przynajmniej istnieją dodatki, które możesz kupić, aby spersonalizować wrażenia użytkownika. Priorytety zmieniają się wraz z rozwojem firmy. Plan, w którym się zamykasz, nie powinien powstrzymywać Cię przed zaspokojeniem konkretnych potrzeb Twoich klientów.

• Nasza tabela porównawcza najlepszych biznesowych dostawców VoIP to świetne miejsce na rozpoczęcie przed podpisaniem trzyletniego kontraktu.

Jeśli masz przed sobą trzyletnią umowę, jedną z najważniejszych rzeczy, na które musisz zwrócić uwagę, jest umowa o poziomie usług (SLA). Biznesowe rozwiązania VoIP, SaaS i UCaaS sprzedają się dzięki usługom, które oferują za pośrednictwem swojego oprogramowania. Wiemy, że VoIP działa przez Internet, a nie standardowe linie telefoniczne, dlatego ważne jest, aby upewnić się na piśmie, że istnieje uzgodniony poziom usług, które muszą być świadczone.

Właściciele firm rozumieją, że od czasu do czasu zdarzają się awarie lub że ich biznesowy system telefoniczny VoIP może być tylko tak dobry, jak infrastruktura, w którą zainwestowali. Jeśli jednak firma zauważy, że nie uzyskuje początkowo uzgodnionego poziomu usług mają pełne prawo do skorzystania z umowy SLA i zażądania zwrotu pieniędzy lub skorzystania z usługi, za którą zapłacili.

• Jeśli okaże się, że nie otrzymujesz poziomu usług w umowie, a Twój dostawca nie jest pomocny, możesz skontaktować się z FCC i pokazać im swoją umowę SLA. Stamtąd mogą zdecydować, że Twoja sprawa wystarczy, aby uzasadnić Twoją skargę.

Usługi, w których się rejestrujesz, zazwyczaj pochodzą z dostępnych funkcji. Ponownie, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co oferuje każdy dostawca, wystarczy przejść do strony ich funkcji. Stamtąd zobaczysz, co jest oferowane w każdym planie cenowym. Zwykle istnieje duża przepaść między najtańszym lub darmowym planem a najwyższym planem. Dlatego tak ważne są skalowalne plany cenowe.

Nie tylko cechy i funkcjonalności powinny być skalowalne wraz z ceną, ale także powinny być często aktualizowane, aby zapewnić najwyższą jakość obsługi. Niektóre funkcje i funkcje, których nie można poświęcić w 2019 r., to komunikacja i analiza oparta na sztucznej inteligencji, czat na żywo, integracja oprogramowania CRM i interfejsy API.

• Jeśli korzystasz już z oprogramowania CRM i nie planujesz zmiany dostawcy na innego, znajdź biznesowego dostawcę VoIP, który bezproblemowo integruje się z tym, z czego już korzystasz.

Nie czuj się zobligowany do podpisania trzyletniego kontraktu, nie wiedząc, ile możesz uzyskać za pieniądze, które chcesz wydać. Może istnieć inny dostawca, który oferuje tyle samo funkcji za znacznie niższą cenę lub bez konieczności podpisywania umowy. Z drugiej strony posiadanie umowy gwarantuje, że firmy dotrzymują słowa.

Wiedząc, co oferuje konkurencja, dajesz sobie możliwość negocjacji przed podpisaniem umowy. To nie jest gwarancja, ale dostawcy zazwyczaj chcą Twoich pieniędzy i robią wszystko, aby zapewnić Ci spersonalizowaną obsługę. Jeśli zechcą napisać to na piśmie, nie musisz się martwić o zasadność ich oferty. I kto wie? Jeśli naprawdę kochasz swoje rozwiązanie VoIP ze względu na tę jedną funkcję, zawsze możesz zwiększyć skalę.

• Nie wybieraj tylko najniższej ceny. Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że kiedy wybierasz biznesowego dostawcę VoIP, musi on pasować do aktualnych celów i strategii Twojej firmy.

Ponieważ firmy dążą do odzyskania utraconego zaufania klientów, oferują więcej opcji pomocy technicznej, aby zapewnić płynniejszą i bardziej przejrzystą obsługę. Oznacza to, że będą oferować wiele kanałów do łączenia się z nimi. Może to również oznaczać, chociaż nie jest to jeszcze standard branżowy, oferują wsparcie 24/7. Ogólnie rzecz biorąc, im więcej oferują, tym lepiej. Jeśli zobaczysz coś na temat omni-channel, koniecznie o to zapytaj.

Obsługa klienta omnichannel to główny trend biznesowy w 2019 roku, co oznacza, że ​​firmy oferują swoim klientom możliwość korzystania z wielu kanałów jednocześnie, aby oferować bardziej spersonalizowane doświadczenie klienta. Dostawcy usług VoIP dla biznesu oferują to samo swoim klientom. Jeśli na przykład jesteś właścicielem firmy i masz problemy z aplikacją, powinieneś móc otworzyć aplikację podczas rozmowy z pracownikiem pomocy technicznej w tym samym czasie, aby mógł rozwiązać problem w czasie rzeczywistym.

• Dostawcy VoIP zazwyczaj mają w swojej witrynie stronę pomocy technicznej. Stamtąd możesz uzyskać dostęp do często zadawanych pytań, ich bazy wiedzy, bloga i nie tylko. Wybierz plan z wysokiej jakości obsługą klienta przed podpisaniem trzyletniej umowy.

Koszty uruchomienia są zazwyczaj czynnikiem decydującym o tym, czy biznesowy dostawca VoIP jest odpowiedni dla firmy. Zanim podpiszesz trzyletnią umowę z biznesowym dostawcą VoIP, musisz zrozumieć, jakie są koszty początkowe. Jeśli nie przeczytasz drobnym drukiem lub nie zadasz agentowi sprzedaży żadnych pytań dotyczących tych kosztów, możesz zamknąć się na trzyletnią umowę, w której płacisz zdecydowanie za dużo.

Nie oznacza to, że dostawcy VoIP chcą cię oszukać. Im łatwiej jest Ci zobaczyć koszt rejestracji w biznesowym systemie VoIP, tym bardziej prawdopodobne jest, że dostawca jest przekonany, że jest w stanie zaoferować użytkownikom doskonałe wrażenia. Nawet jeśli zdarzyła się niespodzianka, której się nie spodziewałeś, dobry dostawca wyjaśni, co się stało i dlaczego, próbując znaleźć rozwiązanie.

• Upewnij się również, że Twoja firma jest gotowa do przejścia na biznesowe rozwiązanie VoIP. Oznacza to, że masz lub kupujesz systemy telefoniczne VoIP, masz silne połączenie internetowe i masz komputer.

Nie trzeba dodawać, że aby z powodzeniem korzystać z biznesowego systemu VoIP, potrzebujesz stabilnego połączenia internetowego. Ale co to w ogóle oznacza? Jak zapewne się spodziewasz, to zależy. Ale to całkiem proste. Twój dostawca Internetu może mieć znaczenie, podobnie jak liczba urządzeń korzystających z Wi-Fi w Twoim biurze.

Na początek chcesz wiedzieć, jaką przepustowość funkcjonalną uzyskuje Twoja firma. Niektóre firmy lubią mówić „Do 200 Mb/s”, podczas gdy inne mówią „200 Mb/s”, co jest ogromną różnicą. Obsługa 1 równoczesnego połączenia telefonicznego zajmuje tylko 500 kb/s. 30 Mb/s może obsłużyć do 67 jednoczesnych połączeń telefonicznych przy uwzględnieniu innego wykorzystania Internetu. W przypadku czatów wideo i połączeń konferencyjnych możesz użyć wielu Mb/s. Ponownie, wszystko zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Mniejsze zespoły i start-upy mogą ujść na sucho z mniejszą ilością, ale większe firmy potrzebują znacznie więcej, aby uniknąć jakichkolwiek problemów.

• Skorzystaj z naszego testu prędkości Internetu, aby uzyskać dokładny odczyt. Rób to często, aby mieć pewność, że dostajesz to, za co płacisz. Jeśli nie zabezpieczyłeś jeszcze dostawcy Internetu, poproś go o wskazówki i powiedz o swoich zamiarach.

Możliwe jest również, że sprzęt, który otrzymasz wraz z zakupem biznesowego systemu VoIP, może ulec uszkodzeniu w momencie przybycia lub zerwania. Jeśli płacisz dobre pieniądze za usługę i potrzebujesz tego sprzętu do prawidłowego działania, masz pełne prawo zapytać, jaka jest ich polityka gwarancyjna.

Będzie oczywiście drobnym drukiem, że powinieneś poprosić o kontakt z agentem, aby dokładnie zrozumieć, co dostajesz. Niektóre gwarancje mogą obejmować wszystko w ciągu pierwszego roku, podczas gdy inne mogą obejmować tylko rzeczy, na które użytkownik nie ma wpływu, takie jak wadliwe okablowanie. Dlatego najpierw zwróć uwagę na to, jak długo obowiązuje gwarancja, a następnie przyjrzyj się dokładnie, co dokładnie obejmuje.

• Witryna firmy Cisco umożliwia klientom sprawdzenie, jakiego rodzaju gwarancji są objęci, na podstawie zakupionego produktu. Możesz wyszukiwać według numeru SKU lub rodziny produktów. Ich zasady są również wyraźnie wymienione, aby można je było w każdej chwili sprawdzić. Postaraj się znaleźć dostawców, którzy w przejrzysty sposób podają swoje zasady.

Ostatnie słowo

Nadal możesz się zastanawiać, po co w ogóle potrzebujesz umowy. Głównym powodem jest to, że gwarantuje to, że masz zagwarantowane funkcje i funkcje reklamowane w witrynie internetowej dostawcy. Niektóre oferty wydają się zbyt piękne, aby mogły być prawdziwe, i najczęściej są. Jednak otrzymujesz odpowiedzialność prawną, otrzymując funkcje reklamowane na piśmie podczas podpisywania umowy.

Trzy lata mogą być bardzo długim okresem w branży technologicznej, jeśli podpiszesz umowę bez uwzględnienia żadnej ze zmiennych, które wymieniliśmy powyżej. Te dziesięć kluczowych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przed podpisaniem trzyletniej umowy z biznesowym dostawcą VoIP, zapewni, że potrzeby Twojej firmy będą zawsze na pierwszym miejscu. Dobra umowa da Twojej firmie możliwość skalowania i dostosowywania się do zmieniających się czasów. Naszą ostatnią radą jest sceptyczne podejście do każdego biznesowego dostawcy VoIP, który nie oferuje żadnej z wymienionych powyżej funkcji, funkcji ani zasad.