5 skutecznych sposobów delegowania zadań w zarządzaniu projektami

„Dyrektorzy generalni o wysokim poziomie talentów delegujących generowali o 33% większy przychód, tj. 8 milionów USD, niż dyrektorzy generalni o niskim lub ograniczonym poziomie talentów”. – Gallupa

Powyższa statystyka pokazuje, jak ważne jest delegowanie, aby firmy osiągały pozytywne wyniki biznesowe. Kiedy menedżer deleguje zadania członkom zespołu, są oni odpowiedzialni za utrzymanie jakości projektu. Zaszczepia poczucie własności i inspiruje do cięższej i bardziej szczerej pracy, zmniejszając możliwość popełnienia błędów.

Ponadto delegowanie pracy odciąża kierownika i pozwala mu zająć się bardziej strategicznymi działaniami, jednocześnie zapewniając członkom zespołu możliwości rozwoju i nauki. Dlatego opanowanie sztuki delegowania jest potrzebą chwili, ponieważ położy podwaliny pod skuteczne przywództwo i lepszą efektywność organizacyjną.

Ten blog omawia skuteczne strategie delegowania zadań i sposób, w jaki rozwiązanie do zarządzania zasobami firmy SAVIOM może pomóc w ich realizacji.

Ale najpierw zacznijmy od podstaw.

1. Czym jest delegowanie i jakie są jego poszczególne elementy?

Delegacja odnosi się do przekazywania obowiązków lub przydzielania zadań wykwalifikowanym członkom zespołu lub podwładnym odpowiednim do ich wykonania. Zwiększa to ich produktywność i efektywność, co z kolei zapewni terminową realizację projektów.
Delegacja składa się z trzech podstawowych elementów:

1.1. Władza – władza odnosi się do uprawnień kierownika do instruowania pracowników, aby wykonywali określone zadania w ramach ich obowiązków. Obejmuje to uprawnienia decyzyjne, alokację zasobów i branie odpowiedzialności za wyniki delegowanych zadań.

1.2. Odpowiedzialność – Pracownicy, którym przydzielono zadanie, mają „odpowiedzialność” za wykonanie go w terminie i jakości. Obejmuje to odpowiedzialność za powodzenie lub porażkę zadania.

1.3. Zaufanie: Zaufanie jest kluczowym elementem delegowania. Delegujący musi ufać, że zasób może wykonać zadanie w sposób odpowiedzialny i rzetelny.

1.4 Komunikacja: Menedżer musi przekazać zadanie, w tym jego cele, ramy czasowe i oczekiwania, aby zapewnić pomyślną realizację.

Rozważając te elementy delegowania, osoby i organizacje mogą skutecznie delegować zadania i obowiązki innym, co skutkuje lepszą wydajnością i zwiększoną produktywnością.

Teraz, gdy znamy szczegóły delegowania, przyjrzyjmy się różnym sposobom skutecznego delegowania pracy pracownikom.

2. Sposoby delegowania odpowiedzialności pracownikom

Według statystyk „tylko 30% menedżerów uważa, że ​​dobrze radzi sobie z delegowaniem”.
Jednak wdrażając poniższe strategie, menedżerowie mogą doskonalić swoje umiejętności delegowania i osiągać lepsze wyniki.

2.1. Zarejestruj zadania/zadania podrzędne w projekcie

Przed rozpoczęciem procesu delegowania menedżerowie powinni najpierw stworzyć dobrze zdefiniowany plan projektu i wypisać zadania/podzadania, które są wymagane do wykonania. Ta mapa drogowa umożliwia menedżerom zidentyfikowanie właściwych zadań, które można delegować między zasobami.

Na przykład działania strategiczne można delegować wykwalifikowanym ekspertom, którzy mogą realizować projekty bez uszczerbku dla jakości, podczas gdy zadania administracyjne można powierzyć młodszym zasobom. Z drugiej strony pilne zadania wymagające natychmiastowej uwagi można powierzyć zasobom o dodatkowej pojemności. Ten przejrzysty podział sprawia, że ​​proces delegowania jest lepiej zorganizowany, co prowadzi do większej wydajności i sukcesu.

2.2. Zidentyfikuj i przydziel kompetentne zasoby

Gdy menedżerowie nie delegują właściwych zadań właściwym osobom, może to prowadzić do braku zaangażowania, niższej produktywności i utrudniać realizację projektu. Dlatego konieczne staje się, aby menedżerowie identyfikowali zasoby na podstawie ich atrybutów, takich jak zestaw umiejętności, wiedza, doświadczenie itp., A następnie alokowali zasoby.

Jeśli jednak wymagane zasoby są niedostępne, organizacje mogą podjąć kilka kroków w celu zdobycia niezbędnych umiejętności i kompetencji. Po pierwsze, mogą wykorzystać kanały wewnętrzne, takie jak prowadzenie programów szkoleniowych/podnoszących kwalifikacje. Alternatywnie, firmy mogą również planować zatrudnienie. W ten sposób odpowiednie zasoby będą dostępne przed rozpoczęciem projektu, zapewniając pomyślną realizację projektów.

2.3. Nakreśl poziom uprawnień wszystkich członków zespołu

Definiowanie poziomu uprawnień dla wszystkich członków zespołu jest integralną częścią procesu delegowania. Pomaga każdemu zrozumieć swoje obowiązki oraz zakres i ograniczenia swoich uprawnień. Delegując uprawnienia i uprawnienia bezpośrednio związane z ich pracą, menedżerowie mogą upoważnić swoich podwładnych do wykonywania ich zadań z większą niezależnością.

Na przykład w projekcie AEC przełożony deleguje starszego architekta do przeglądu projektów przesłanych przez młodszych architektów przed ostatecznym zatwierdzeniem. To nie tylko usprawnia proces przeglądu, ale także umożliwia starszemu architektowi przyjęcie bardziej aktywnej roli w procesie podejmowania decyzji. Ponadto, ponieważ mają autonomię, daje im to motywację do pracy i poczucie celu w firmie.

2.4. Zapewnij jasne wskazówki i wsparcie w razie potrzeby

Podczas delegowania zadań ważne jest, aby menedżerowie przekazali członkom zespołu zakres projektu, cele i rezultaty. Pomaga to podwładnym zrozumieć współzależności projektowe i ich obowiązki. Ponadto menedżerowie muszą zapewnić niezbędne szkolenia i narzędzia wspierające członków zespołu podczas realizacji.

Muszą również wspierać przejrzysty kanał komunikacji w celu efektywnej współpracy. Pomoże to rozwiązać nieoczekiwane zagrożenia i uzyskać aktualne informacje o postępie projektu. Co więcej, mogą stworzyć politykę otwartych drzwi, aby zająć się wszelkimi pomysłami lub problemami związanymi z pracą. To wzmocni relacje między pracownikiem a pracodawcą, zachęci do zdrowych dyskusji i sprawi, że miejsce pracy stanie się bardziej produktywne.

2.5. Monitoruj wydajność pracowników i oferuj konstruktywne informacje zwrotne

Kierownicy projektów odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu, że końcowy cel projektu spełnia oczekiwania klienta. Aby to osiągnąć, nawet po oddelegowaniu, muszą monitorować postępy projektu i śledzić poziomy wykorzystania pracowników, aby upewnić się, że nie są oni niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystani.

Ponadto muszą również regularnie przekazywać pracownikom konstruktywną informację zwrotną. Pomoże to członkom zespołu w identyfikacji obszarów wymagających poprawy i opracowaniu strategii w celu zwiększenia ich wydajności. W ten sposób zapewniając pomyślne zakończenie projektu i zadowolenie klienta.

Teraz zrozummy, w jaki sposób narzędzie do zarządzania zasobami może być przydatne we wdrażaniu powyższych strategii.

3. W jaki sposób zaawansowane oprogramowanie do zarządzania zasobami może pomóc w delegowaniu zadań?

Wraz z przyjęciem organizacji macierzowych i rosnącą złożonością projektów ze względu na postęp technologiczny, właściwe delegowanie zadań stało się wyzwaniem dla menedżerów. W tym miejscu pojawia się nowoczesne oprogramowanie ERM.

• Funkcja widoczności 360 stopni narzędzia i zaawansowane filtry pomagają organizacjom uzyskać widok z lotu ptaka na umiejętności, lokalizację, dostępność i inne atrybuty siły roboczej, umożliwiając menedżerom zidentyfikowanie najlepiej dopasowanych zasobów i odpowiednie delegowanie pracy.
• Co więcej, możliwości prognozowania oprogramowania i raporty wydajności w stosunku do zapotrzebowania pomagają menedżerom zidentyfikować luki w popycie i podjąć z wyprzedzeniem niezbędne działania w celu ich złagodzenia.
• Ponadto raporty prognozy i rzeczywistego wykorzystania oraz raporty wykorzystania pozyskiwane w czasie rzeczywistym pomagają w optymalizacji procesu delegowania, dostarczając cennych informacji na temat poziomów wykorzystania siły roboczej.
• Poza tym scenariusz „co, jeśli” umożliwia menedżerom tworzenie i porównywanie różnych scenariuszy projektów oraz określanie najlepiej dopasowanego planu zasobów. Umożliwia to menedżerom wybór idealnego planu zasobów i podejmowanie świadomych decyzji związanych z delegowaniem.

Wniosek

Skuteczne delegowanie jest kluczem do sprawnego działania w biznesie. Dzięki powyższym praktykom w połączeniu z odpowiednim narzędziem do zarządzania zasobami, menedżerowie mogą efektywnie delegować obowiązki pomiędzy pracowników. Pomoże to również pomyślnie ukończyć zadania bez żadnych wąskich gardeł, zwiększając rentowność i zrównoważony rozwój firmy.