5 kluczowych aspektów zarządzania zmianami regulacyjnymi, które należy znać w Twojej firmie

W zarządzaniu finansami i inwestycjami zgodność jest kluczowym elementem prowadzenia każdego rodzaju organizacji. Ponieważ przepisy zmieniają się i ewoluują, każda firma musi być na bieżąco z niezbędną zgodnością. Aby osiągnąć ten cel, firmy muszą posiadać silne systemy zarządzania zmianami regulacyjnymi ustanowione w ramach ich ogólnej działalności. Jest to integralny element działań każdej firmy w zakresie zgodności i zapewnia, że ​​firma jest gotowa na wszelkie potencjalne nowe przepisy określone przez agencje rządowe (lub inne). Pomaga także organizacjom szybko dostosować się do zmian przepisów. Co więcej, pomaga zachować zgodność z obowiązującymi przepisami i zapobiega znalezieniu się w stanie niezgodności. Oto pięć kluczowych elementów, które każda firma powinna posiadać, aby sprostać wyzwaniom regulacyjnym, z jakimi może się dziś zmierzyć.

Zrozumienie przepisów w Twojej branży

Pierwszym krokiem w zarządzaniu zmianami regulacyjnymi jest zrozumienie, jakie przepisy dotyczą Twojej firmy jako całości. Większość branż nie podlega samoregulacji i wymaga znajomości tajników tego, jak rzeczy powinny działać w ich ramach operacyjnych. Oznacza to zrozumienie, w jaki sposób przepisy wpływają na Twoją branżę, jak szeroko je stosować w Twojej organizacji i wiedzieć, które przepisy będą miały wpływ na przyszłość Twojej firmy. Bez względu na to, gdzie pracujesz, przepisy i zgodność będą wyglądać nieco inaczej w zależności od branży. Regulacje telekomunikacyjne będą się znacznie różnić od regulacji dotyczących np. branży finansowej. Staraj się zrozumieć, które przepisy i regulacje mają zastosowanie bezpośrednio do Twoich klientów, organizacji i interesariuszy. Dowiedz się, które przepisy federalne i międzynarodowe mają zastosowanie bezpośrednio lub pośrednio do Twojej firmy. Na koniec musisz mieć świadomość, jakie przepisy mogą mieć wpływ na Twoją firmę w przyszłości. Sprawdź wszelkie oczekujące przepisy, które mogą wpłynąć na funkcjonowanie Twojej firmy, aby móc się przygotować i nie dać się zaskoczyć potencjalnym zmianom. Ostatnią rzeczą, jakiej pragnie każda odnosząca sukcesy organizacja, jest reagowanie, gdy odrobina proaktywności i zrozumienia może pomóc w zachowaniu zgodności w całej firmie.

Zgodność

Jeśli prowadzisz swoją firmę od dłuższego czasu lub pracujesz w swojej branży przez jakiś czas, rozumiesz, jak ważna jest zgodność. U podstaw zgodności jest tylko proces zapewniania, że ​​zasady i procedury są właściwie przestrzegane i konsekwentnie stosowane w całej organizacji. Reguły niekoniecznie są ustalone w kamieniu bez jakiejkolwiek plastyczności. Stanowią jedynie spójne wytyczne i przepisy, których należy przestrzegać, często w sposób, który może wytrzymać kontrolę prawną lub działania podjęte przez agencję regulacyjną. Zgodność jest bardzo ważna we wszystkich dziedzinach. Zgodność pomaga chronić Cię przed procesami sądowymi lub karami rządowymi, jeśli coś pójdzie nie tak. Skutecznie umożliwia również sprawne działanie organizacji. Jest mniej przypadków marnowania czasu, energii lub prób wymyślenia, jak rzeczy powinny działać. Zachęca również klientów lub udziałowców do inwestowania w firmę, która zawsze przestrzega zasad. Pozostając w zgodzie i przestrzegając właściwych procedur, firma może odnieść większy sukces i uszczęśliwić wszystkich, robiąc wszystko we właściwy sposób.

Monitorowanie

Monitorowanie jest podstawowym aspektem zarządzania zmianami regulacyjnymi, który pomaga określić, jak dobrze sobie radzisz, co może wymagać zmiany i określić, co działa (a co nie). Monitorowanie pozwala śledzić postępy i wykrywać wszelkie problemy po drodze. Monitorowanie może obejmować przeglądanie raportów o stanie zgodności, monitorowanie alertów, sprawdzanie powiadomień od organów regulacyjnych/dostawców lub przeglądanie danych uzyskanych z narzędzi innych firm. Monitorowanie jest łatwiejsze dzięki zastosowaniu niektórych typów narzędzi, w tym zasobów opartych na sztucznej inteligencji, które mogą pomóc w przestrzeganiu wszystkich stosownych protokołów zarządzania zmianami regulacyjnymi w Twojej branży. Celem monitorowania jest ustalenie, czy Twoja organizacja zawsze przestrzega wszystkich przepisów, czy nie. Dlatego poświęć trochę czasu, aby upewnić się, że monitorowanie jest na odpowiednim poziomie, a będziesz w stanie zachować zgodność bez większych trudności z upływem czasu.

Audyt

Audyt obejmuje przeprowadzanie regularnych przeglądów tego, jak dobrze działa proces zarządzania zmianami regulacyjnymi w Twojej firmie (lub nie, co czasami może mieć miejsce). Audyt może obejmować ocenę dokumentacji lub zmian w czasie rzeczywistym, które zostały wprowadzone do różnych zasad i procedur na przestrzeni okresów. Może to również oznaczać poświęcenie trochę czasu na dokładne zbadanie wewnętrznych procesów firmy. Do tej kategorii może należeć poszukiwanie efektywności programów szkoleniowych dla pracowników lub sprawdzanie, jak opłacalne są dla Twojej firmy procedury zmian regulacyjnych. Niezależnie od tego, czy przeglądasz raporty, przeprowadzasz ankiety, czy angażujesz się w różne protokoły zarządzania ryzykiem. Audyty zwiększają siłę wysiłków na rzecz zapewnienia zgodności, czyniąc z nich nieocenione narzędzie dla misji Twojej organizacji, aby zapewnić stałą zgodność z przepisami przez cały czas.

Raportowanie

Znaczenie skutecznej zgodności jest niezaprzeczalne, ale nie zawsze jest łatwe do skonfigurowania lub utrzymania. Dlatego potrzebujesz raportów, które stanowią dowód Twoich standardów zgodności. Część twojego planu zarządzania zmianami regulacyjnymi powinna obejmować solidne procedury raportowania i trochę dodatkowego szkolenia dla twoich pracowników. Sprawozdawczość finansowa i zrozumienie raportów są kluczem do prawidłowej zgodności. Stwórz programy zgodności obejmujące monitorowanie, audyt i rozbudowane procesy raportowania. Jest to również dobra ogólna zasada dotycząca ochrony sygnalistów, wymaganego szkolenia z etyki lub innych najlepszych praktyk, które mogą pomóc Twojej firmie odnieść sukces tam, gdzie ma to największe znaczenie. Ostatecznie ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy pracownicy są świadomi aktualnych przepisów w branży i robią wszystko, co w ich mocy, aby zapewnić, że standardy zgodności z przepisami są ustanawiane, sprawdzane i pracują przez 100% czasu w Twojej organizacji.