5 kroków do skutecznego wdrożenia automatyzacji w Twojej organizacji
Opublikowany: 2021-06-1740% dużych firm całkowicie automatyzuje co najmniej jeden proces biznesowy i Ty też powinieneś. Nowoczesne firmy nieustannie poszukują sposobów na poprawę wydajności i uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Chcą jak najlepiej wykorzystać swoje zasoby.
Automatyzacja robi różnicę.
Pozwala firmom wykorzystać moc technologii. Dlatego coraz więcej organizacji automatyzuje swoje procesy biznesowe. Automatyzacja obniża koszty, zmniejsza miejsce na błędy ludzkie, zwiększa produktywność firm, pozwala pracownikom na większą kreatywność i usprawnia przepływy pracy.
Świat biznesu przeszedł długą drogę. Istnieją teraz lepsze sposoby prowadzenia biznesu — i to bardziej efektywnie. System zarządzania procesami biznesowymi stał się jednym z czynników umożliwiających sprawność biznesową, produktywność, rentowność i kontrolę. Jeśli myślisz o przyjęciu automatyzacji, wykonaj te 5 kroków, aby skutecznie ją wdrożyć.
- Zidentyfikuj zadania i procesy, które należy zautomatyzować
Automatyzacja procesów biznesowych ma kluczowe znaczenie we współczesnym biznesie, ponieważ prowadzi do zwiększenia wydajności i produktywności. Pomaga także organizacjom obsługiwać klientów w szybki i zorganizowany sposób. Klienci kochają doskonałą obsługę, to od niej zależy, czy prowadzą interesy z firmą.
Oprogramowanie do automatyzacji biznesu pozwala organizacjom obniżyć koszty zautomatyzowanych procesów pracy o 30-40% i poprawić ich wydajność. Ale jeśli chcesz objąć automatyzację i sprawić, by działała, musisz zautomatyzować odpowiednie zadania i procesy.
Niektóre procesy biznesowe, które można zautomatyzować, obejmują:
- Proces zatrudniania
- Wdrażanie pracowników
- Analityka i utrzymanie pracowników
- Audyt
- Zgłoszenia wsparcia IT
- Prośby o transkrypcję i przetwarzanie (w szkołach wyższych i na uniwersytetach)
- Rozpatrywanie roszczeń
- Rozrachunki z odbiorcami
- Zlecenia kupna
- Obsługa klienta
- Logistyka i zarządzanie łańcuchem dostaw
- Zarządzanie operacyjne
Firma Pebble zautomatyzowała swój system fakturowania, ponieważ chciała zaoszczędzić pieniądze. Obecnie firma oszczędza rocznie ponad 8 000 USD na papierze, ponieważ prawie wszystkie jej faktury są obsługiwane elektronicznie. Dowiedz się, co automatyzujesz i dlaczego to automatyzujesz.
- Zdefiniuj swoje cele biznesowe
Wyznaczanie celów biznesowych jest ważne z wielu powodów. Zapewnia sposób mierzenia sukcesu i zapewnia, że wszyscy pracownicy są na tej samej stronie. Większość firm ma te wspólne cele.
- Aby zapewnić doskonałą obsługę klienta
- Aby zapewnić produktywność pracowników i zasobów
- Zatrudnić najlepsze talenty i je zatrzymać
- Aby mieć kluczowe wartości oparte na misji
- Aby cieszyć się zrównoważonym wzrostem
Cele określają, co naprawdę chce osiągnąć Twoja firma. Nakreślając je, upewniasz się, że firma jest na właściwej ścieżce i skupiasz się na krokach, które pomogą Ci osiągnąć cele.
Przyjrzyj się obecnym celom swojej firmy i dowiedz się, jak automatyzacja może pomóc. Muszą dostosować się do wąskich gardeł, które organizacja chce wyeliminować. Musisz także wymyślić metodę mierzenia sukcesu, aby zobaczyć, czy cele zostały osiągnięte.
- Znajdź odpowiednie oprogramowanie do automatyzacji
Każda firma ma wiele operacyjnych przepływów pracy, które zajmują zbyt dużo czasu lub angażują wiele osób: przetwarzanie faktur, wysyłanie e-maili marketingowych, aktualizowanie kont klientów, uruchamianie operacji wewnętrznych w działach. Te powtarzalne zadania są wyczerpujące dla pracowników i nie wymagają zaawansowanych umiejętności technicznych.
Oprogramowanie do automatyzacji biznesu pomaga uprościć przebieg skomplikowanych zadań. Sprawia, że przesyłanie informacji jest płynniejsze, usprawnia różne procesy i monitoruje postęp zadań w czasie rzeczywistym. Zmniejsza również koszty, efektywnie alokując zasoby. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu możliwość wystąpienia błędów jest wyeliminowana lub zredukowana do minimum. Automatyzacja pozwala pracownikom być bardziej kreatywnymi i analizować analizy biznesowe w celu zwiększenia przychodów firmy.
Maszyny mogą pracować szybciej i dłużej niż ludzie, a to zwiększa tempo produkcji. Oprogramowanie do automatyzacji poprawia jakość produktów i niezawodność pracy. Wszystkie produkty są wytwarzane zgodnie z tymi samymi specyfikacjami, a naprawy są rzadkie.
Wynikiem efektywnego wykorzystania zasobów przez organizacje jest wyższa produktywność — lepsza jakość produktów, większe bezpieczeństwo pracowników, efektywne wykorzystanie materiałów, skrócony czas realizacji zamówień w fabryce i krótsze tygodnie pracy. Zautomatyzowane operacje przemysłowe zwiększają bezpieczeństwo pracowników. Bezpieczeństwo pracowników jest dobre dla biznesu, ponieważ zadowoleni pracownicy osiągają lepsze wyniki.
- Przygotuj swoich pracowników i kulturę firmy
Jest jedna rzecz, której firmy często nie rozumieją, jeśli chodzi o automatyzację: dokonanie zmiany biznesowej jest łatwe, ale sprawienie, by pracownicy zaakceptowali zmianę i ją wdrożyli, jest trudne. Pamiętaj, to Twoi pracownicy będą decydować, czy automatyzacja działa, czy nie
Organizacja nie może wdrożyć automatyzacji bez zaangażowania swojego zespołu. Po zdobyciu systemu zarządzania procesami biznesowymi przetestuj go i zaimplementuj, a następnie przeszkol swoich pracowników. Aby automatyzacja odniosła sukces, wszyscy muszą przyjąć ten proces, a organizacja musi mieć kulturę komunikacji
Warto też wspomnieć, że czasami automatyzacja zawodzi z powodu braku nadzoru. Niektóre firmy tracą kontrolę nad swoimi zautomatyzowanymi procesami, ponieważ wierzą, że oprogramowanie do automatyzacji wykona całą pracę. Ale ten błąd może sprawić, że to, co byłoby przewagą konkurencyjną, będzie Twoją największą porażką biznesową.
Po przyjęciu automatyzacji nie zwalniaj pracowników. Wyszkol ich w nadzorowaniu i kontrolowaniu narzędzi automatyzacji. W ten sposób będą mogli naprawić narzędzie, gdy działa nieprawidłowo.
- Uważaj na czkawkę
Jedną z rzeczy, które niektóre firmy robią źle, jest automatyzacja dużych niezależnych zadań i procesów. Gdy wiele niezależnych procesów jest zautomatyzowanych, ich integracja na późniejszym etapie staje się zbyt trudna. Tak, Amazon i Domino's mogą sobie pozwolić na zautomatyzowanie wszystkich swoich usług dostawczych, ale duże firmy mają do dyspozycji wiele zasobów. Nie próbuj ich kopiować.
To, co powinieneś zrobić, to najpierw zautomatyzować małe, powtarzalne zadania, te, które nie są krytyczne dla Twojej działalności biznesowej, takie jak e-mail marketing. Możesz zautomatyzować e-mail marketing i nadal kontrolować swoją strategię marketingową.
Możesz również zdecydować się na automatyzację jednego procesu na raz. Na przykład możesz zacząć od marketingu e-mailowego, następnie przejść do fakturowania, potem do procesu rekrutacji i tak dalej. Rozwiąż jeden konkretny problem, zanim przejdziesz do następnego. Również czkawka może się zdarzyć, gdy zaczniesz wdrażać automatyzację. Uważaj na nie i bądź przygotowany, aby sobie z nimi poradzić.
Zacznij automatyzować swoje procesy biznesowe
Według badań 74% organizacji poszukuje nowych przypadków użycia do automatyzacji. Chcą zwiększyć wydajność, obniżyć koszty i usprawnić swoje procesy. Automatyzacja usprawnia nadmiarowe i złożone procesy biznesowe oraz przepływy pracy. Ma ogromny wpływ na operacje biznesowe i szybkość dostaw. Monotonne zadania niskiego poziomu pochłaniają niepotrzebny czas i wysiłek. Zdobądź oprogramowanie do automatyzacji i spraw, aby Twoja firma była bardziej dochodowa.
Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.