7 korzyści z korzystania z przypomnień e-mail o spotkaniach
Opublikowany: 2021-05-28Być może był taki czas w twoim życiu, kiedy zapomniałeś przyjść na jedno ze swoich spotkań po prostu dlatego, że zapomniałeś, że miałeś tę wizytę w pierwszej kolejności. W końcu niektóre dni są bardziej zajęte niż inne i mogą zdarzyć się sytuacje, w których zapomnisz zanotować niektóre spotkania, na które się zaplanowałeś. Kiedy jesteś klientem i spóźniłeś się na wizytę, to nic wielkiego.
Jeśli jednak jesteś menedżerem lub właścicielem firmy, a Twój klient opuścił jedno lub więcej spotkań, nie powinieneś tego lekceważyć. Brakujące spotkania oznaczają, że właśnie przegapiłeś okazję do zdobycia nowych lub stałych klientów lub nawiązania nowej współpracy z innymi markami. Pamiętaj, że spotkania zostały zaplanowane w pierwszej kolejności jako sposób ustalenia czasu na formalne spotkanie z innymi menedżerami, współpracownikami lub klientami. Ten czas jest wykorzystywany do dalszego omówienia pewnych kwestii związanych z rozwojem Twojej firmy, produktu lub relacji z klientem.
Konsekwencje klientów, którzy opuszczają spotkania
Kiedy Twoi klienci mają tendencję do opuszczania jednego lub więcej zaplanowanych spotkań, celowo lub w inny sposób, może to mieć negatywny wpływ na Twoją firmę. Może to oznaczać utratę zysku w danym dniu i zrujnować płynność działań Twojej firmy. Opuszczone spotkania przez klientów mogą również oznaczać, że zaczynają tracić zaangażowanie w Twoją firmę. Dlatego ważne jest, aby uważać na swoich klientów, zwłaszcza tych, którzy nie pojawiają się częściej na zaplanowanych spotkaniach.
Jednym ze sposobów na poprawę relacji z klientami i pomaganie klientom w terminowych spotkaniach jest wysyłanie przypomnienia o spotkaniach e-mailem. W ten sposób możesz przypomnieć swoim klientom i upewnić się, że nie przegapią żadnego ze swoich spotkań, oraz wzmocnić komunikację z nimi w nadziei, że w przyszłości będą mieli z nimi więcej spotkań.
Poznaj zalety przypomnienia o spotkaniu e-mailem i dlaczego musisz zacząć to robić dla swoich klientów i firmy.
- Odhacza Twoją codzienną listę kontrolną rzeczy do zrobienia
Kiedy prowadzisz firmę, zrozumiałe jest, że masz w swoich rękach wiele obowiązków. Twoja codzienna lista rzeczy do zrobienia jest zawsze pełna i czasami może wydawać się nieskończona. Jeśli Twoja lista kontrolna obejmuje kontakt z każdym klientem z listy spotkań, możesz oczekiwać, że będziesz daleko w tyle z resztą swoich codziennych obowiązków.
Jeśli jednak korzystasz z przypomnienia e-mailowego dla każdego z Twoich klientów, możesz zaoszczędzić dużo czasu. Możesz odhaczyć to zadanie na swojej liście kontrolnej i pozwolić oprogramowaniu internetowemu na przypominanie klientom o nadchodzących spotkaniach.
- Mniejsze użycie telefonu
Załóżmy, że musisz ręcznie skontaktować się z każdym klientem, aby przypomnieć mu o jego spotkaniach. Chociaż jest to skuteczny sposób na ustawienie im przypomnienia i upewnienie się, że się pojawią, może to również oznaczać, że będziesz musiał poświęcić dużo czasu na telefon. A czasami Twój czas spędzony przez telefon z klientami może być nieprzewidywalny, zwłaszcza jeśli niektórzy prowadzą długie rozmowy, przez co wiążą się z nimi większość czasu, a mniej na inne zadania.
Wysyłając im e-mail z przypomnieniem o spotkaniu, nadal możesz przypominać swoim klientom o ich spotkaniach, nie zajmując zbyt wiele czasu. Będziesz wtedy miał mnóstwo czasu na skupienie się na innych zadaniach poza korzystaniem z telefonu.
- Mniej zmarnowanego czasu to więcej pieniędzy
Gdy stale rozmawiasz przez telefon, mniej czasu spędzasz na innych ważnych zadaniach, które są kluczowe dla prowadzenia Twojej firmy. Może to prędzej czy później wpłynąć na działalność, sprzedaż i zyski Twojej firmy. Zwłaszcza dla firm, które są bardziej zaangażowane w świadczenie usług, takich jak salony, spa lub sklepy samochodowe, zainwestowanie większej ilości czasu w telefon oznacza, że będziesz miał mniej czasu na skupienie się na klientach, którzy już są z Tobą, aby skorzystać z Twoich usług.
Korzystając z przypomnień e-mailowych o spotkaniach, możesz nadal informować klientów o ich spotkaniach bez poświęcania czasu z obecnymi klientami. Łatwiej będzie Ci skoncentrować się na klientach i innych obowiązkach związanych z zarabianiem pieniędzy.
- Zmniejsz możliwe zakłócenia
Załóżmy, że jesteś w trakcie wykonywania usług dla klienta, takich jak czesanie lub naprawa samochodu, gdy nagle zadzwonił telefon firmowy. Przerwanie usługi w celu odebrania połączenia jest negatywną formą obsługi klienta. Liczba odbieranych telefonów wzrośnie, jeśli będziesz przypominać swoim klientom o ich wizytach telefonicznie, ponieważ większość z nich prawdopodobnie oddzwoni.
Jeśli chcesz mieć pewność, że zapewniasz najlepszą obsługę klienta i uniknąć zakłóceń w pracy, najlepiej jest przypominać klientom e-mailem, a nie SMS-em lub telefonem.
- Zapobiegaj nie pokazaniu się klientom
Większość firm często opiera swój personel i tygodniowy harmonogram na liczbie klientów wyznaczonych na dany tydzień. Im więcej masz zaplanowanych spotkań na ten tydzień, tym więcej potrzeba personelu. Jednak gdy klienci zapomną o swoich spotkaniach, są szanse, że nie pojawią się w Twoim biurze zgodnie z oczekiwaniami. Dlatego niektórzy z przydzielonych pracowników na ten dzień lub tydzień nie będą w stanie wykonać żadnej usługi, co spowoduje brak zysku.
Przypominanie klientom o ich spotkaniach jest kluczowe, aby Twoja firma mogła nadal zarabiać pieniądze. Nie wspominając o tym, że nadmierne zatrudnienie może również powodować problemy finansowe, ponieważ będziesz musiał wydać na pensje swoich pracowników, mimo że nie masz klientów, którzy się nie pojawili. Dlatego korzystaj z przypomnień e-mailowych na swoją korzyść i zapobiegaj straconym szansom tylko dlatego, że klient zapomniał o spotkaniu.
- Anulowanie zamiast nie pojawienia się
Wysyłanie e-mailowych przypomnień o spotkaniach nie tylko powiadomi Twoich klientów, ale także da im możliwość odwołania się w razie potrzeby. Rezygnacje są o wiele łatwiejsze niż niestawienie się. Gdy klienci anulują spotkanie na kilka dni przed wizytą, nadal możesz mieć wystarczająco dużo czasu lub dni na wyszukanie innego klienta i wypełnienie wolnego przedziału czasowego. Tymczasem, gdy klient nie pojawi się zgodnie z oczekiwaniami, zostanie to już uznane za stratę w tym dniu roboczym.
Oprócz anulowania, Twoi klienci będą mieli również możliwość zmiany terminu, jeśli będą musieli. W końcu niektórzy klienci mają uzasadnione powody, dla których nie mogą dotrzymać pierwotnego harmonogramu, więc po przełożeniu ich wizyty nadal możesz mieć czas, aby zrobić miejsce dla innego klienta do wypełnienia swojego harmonogramu.
- Przypomnienia o spotkaniach e-mail są przyjazne dla klienta
Jeśli nie chcesz, żeby Ci przeszkadzały telefony od klientów w godzinach pracy, to samo dotyczy Twoich klientów. Możesz nigdy nie wiedzieć, czy Twoi klienci mogą powitać rozmowy biznesowe, ponieważ mogą być w pracy, szkole lub na spotkaniu. Korzystanie z przypomnień e-mailowych o spotkaniach przyniesie korzyści nie tylko Twojej firmie, ale także Twoim klientom.
Dolna linia
Coraz więcej firm korzysta teraz z przypomnień e-mailowych o spotkaniach, aby poprawić obsługę klienta i utrzymać zdrową komunikację z klientami. Jeśli chcesz pozostać na szczycie swoich usług i być na poziomie konkurencyjnym z konkurencją biznesową, użyj tego narzędzia na swoją korzyść i utrzymuj zaangażowanie klientów i przypominaj im o ich spotkaniach, aby zapewnić, że sprzedaż będzie stale rosnąć.
Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.