7 niezawodnych sposobów na lepsze zarządzanie dłużnikami

Zarządzając przepływami pieniężnymi dla małych i średnich przedsiębiorstw, ważne jest posiadanie prostego, ale kompleksowego systemu zarządzania, aby śledzić swoich dłużników. W rzeczywistości dla poszczególnych firm jest to prawdopodobnie jedna z najważniejszych rzeczy, które firma może zrobić, aby uniknąć nieudanych płatności, źle prowadzonych danych finansowych i niezliczonych innych przyszłych problemów.

Od kredytu kupieckiego (firmy pożyczające sobie nawzajem fundusze) i kompleksowe kontrole przeszłości, po słabo monitorowane płatności klientów, kontrolowanie zewnętrznych i wewnętrznych długów biznesowych może pomóc zmniejszyć obciążenia finansowe, zwiększyć należności i pomóc firmie w spłacie własnych wierzycieli w bardziej terminowy sposób.

1 Wdrożenie przejrzystości w obliczu chaosu na fakturach

W zasadzie brzmi to łatwo. W końcu, jaki biznes nie zaczyna się od planu ostrożnego zarządzania swoimi transakcjami finansowymi? Ale kiedy jesteś w środku, a liczne opłaty, pożyczki i faktury szybko napływają i znikają z twojego działu księgowości, jak zamierzasz się upewnić, że unikniesz niepotrzebnych problemów?

Cóż, to wszystko kwestia przygotowania, komunikacji i autorefleksji, które można podsumować w 7 skutecznych krokach. Trzymaj się tych wskazówek, aby upewnić się, że Twoje MŚP jest o krok przed swoimi płatnościami i otrzymuje niezbędne środki na czas.

2 Wykorzystaj zalety faktur elektronicznych

E-faktury to prosty i zrównoważony sposób na zapewnienie, że klient lub dłużnik szybko otrzyma fakturę, z większą możliwością śledzenia również dla Twojej firmy. Fakturowanie cyfrowe stało się popularne na przestrzeni lat, a dzięki automatycznym aktualizacjom i przypomnieniom dla klientów o konieczności zapłaty w uzgodnionym terminie, nietrudno zrozumieć, dlaczego.

Ogólnie rzecz biorąc, fakturę elektroniczną można złożyć w następujący sposób:

• E-mail bezpośrednio z platformy oprogramowania kont
• Faktura wysłana bezpośrednio do portalu klienta
• Faktura integrująca się z Twoim systemem księgowym

Tak czy inaczej, platforma księgowa wysyła powiadomienia do klienta w imieniu Twojej firmy, dzięki czemu na bieżąco otrzymujesz informacje o statusie faktury i więcej szczegółów na temat historii płatności stałych klientów.

3 Czy oferujecie zniżkę za wcześniejszą płatność?

Aby przekonać ludzi do ponownego skorzystania z ich usług i płacenia na czas, wiele firm będzie teraz oferować pewnego rodzaju zachętę, aby pomóc w szybszym otrzymywaniu płatności od klienta. Szczególnie skuteczne okazały się rabaty na fakturę lub towary w zamian za zapłatę w określonym wcześniejszym terminie.

Jednak ta zachęta jest całkowicie zależna od wielu różnych czynników, w tym rodzaju branży, w której działasz, potrzeby Twojej firmy w zakresie szybkich płatności oraz gotowości do obniżenia cen w celu szybszego rozwiązania problemu.

4 Potwierdź warunki płatności przed przejściem dalej

Jeśli nowy klient lub klient ma wrażenie, że nie ma nic złego w opłacie faktury dłużej niż standardowy 30-dniowy termin, prawdopodobnie tak się stanie. Aby uniknąć tego problemu, zgoda na warunki płatności przed przejściem dalej to świetny sposób na późniejsze zmniejszenie niepotrzebnych problemów.

Twoja firma nie powinna martwić się o utrzymanie się na powierzchni, dopóki faktura nie zostanie zapłacona. Należy pamiętać, że dostarczasz towary lub usługi ze zrozumieniem, jak szybko za nie zapłacić. Samo przyjęcie nowego klienta lub obciążenia pracą i nie ustalanie określonych terminów płatności nigdy nie doprowadzi do wzajemnie satysfakcjonującego wyniku.

5 Śledź i przypomnij im o uzgodnionych terminach

Po wysłaniu faktury odczekaj kilka dni i skontaktuj się, aby grzecznie zapytać o jej status. Nawet jeśli masz aktualizacje cyfrowe, nie ma nic złego w dobrej staromodnej rozmowie telefonicznej, aby potwierdzić, że ją otrzymali i że znają termin płatności.

Jeśli nie masz ochoty być tak szczerym, możesz użyć aktualizacji jako wymówki, aby zadzwonić do danego klienta. W rzeczywistości możesz nawet zadzwonić, aby powiadomić ich, że znajduje się na ich portalu faktur jako uprzejme przypomnienie, zamiast pytać, kiedy otrzymasz zapłatę.

Dla każdego z tych scenariuszy najważniejsze jest zapisanie i zapisanie następujących aspektów rozmowy telefonicznej:

• O której zadzwoniłeś
• Osoba, z którą rozmawiałeś
• Co zostało powiedziane podczas rozmowy
• Co potwierdzili z tobą w sprawie płatności?

Miejmy nadzieję, że nie dojdzie do sytuacji, w której będziesz musiał ponownie się z nimi skontaktować i złożyć skargę lub ciągle prosić o aktualizacje. Jeśli jednak tak jest, powyższe informacje pomogą wzmocnić Twoją sprawę, aby klient dotrzymał końca umowy i dostarczył informacji niezbędnych do eskalacji skargi.

Masz prawo domagać się zapłaty w ciągu 60 dni od transakcji biznesowej, więc jeśli nie uzgodniono wcześniej dłuższego okresu spłaty, poinformuj ich o potencjalnych konsekwencjach i dalszych odsetkach od kwoty, jaką mogą ponieść.

Przeprowadzaj dokładne kontrole kredytowe

Nikt nie chce czuć się tak, jakby nie mógł ufać słowu klienta, ale dla małej lub średniej firmy czasami ten luksus po prostu nie jest opłacalny. Jeśli dłużnik stanie się niewypłacalny, wystawienie noty kredytowej za miesiące ciężkiej pracy nie zostanie spełnione, a twoje finanse poniosą gniew z powodu problemu, którego można było łatwo uniknąć dzięki prostemu sprawdzeniu przeszłości.

Lekcja tutaj? Mały administrator na początku potencjalnej relacji biznesowej może zaoszczędzić ci wielu męczących miesięcy w przyszłości. Chronisz tylko interesy swojej firmy, więc nie bój się przekopać się przez kilka weryfikacji przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie klienta.

6 Przeanalizuj swoją elastyczność płatności i kompatybilność systemu

Analiza oferowanej przez Ciebie elastyczności płatności może mieć dwie główne formy – elastyczność cyfrową i elastyczność biznesową. Oba pomagają określić, na co Twoja firma może, a na co nie może pozwolić w przypadku płatności od klientów.

Z jednej strony ważne jest, aby mieć system, który jest kompatybilny z innymi systemami i można go bezproblemowo zintegrować, aby zapewnić firmie terminowe otrzymywanie tych środków. W końcu nie ma sensu oferować rabatu na e-fakturę za szybką płatność tylko dla nowego klienta, który odkryje, że Twoje portale płatnicze nie są w stanie ich przyjąć!

Z drugiej strony ważne jest również, abyś jasno i otwarcie określił, w jaki sposób możesz przyjmować płatności, zanim zgodzisz się na umowę. Jeśli nie możesz zaoferować planu płatności, który daje klientom możliwość dokonywania mniejszych płatności miesięcznych, lub Twoja firma żyje i umiera w ciągu 60 dni między dostawą usług a płatnością, konieczne jest poinformowanie o tym na początku.

7 Zrób swoją część, aby zapewnić szybką płatność

Posiadanie tej zdolności do kwestionowania własnych procesów wewnętrznych ma kluczowe znaczenie dla ostatecznej metody lepszego zarządzania dłużnikami – robienia swojej części, aby ułatwić szybsze płatności. Niezastosowanie się do tego może doprowadzić do tego, że klienci otrzymają i przetworzyją inne faktury, które dotarły na czas, i odłożą Twoje faktury na dalszy plan.

Czekanie do końca miesiąca z wysłaniem wszystkich faktur to recepta na katastrofę. Zamiast tego zrób rutynowe wystawianie faktur w ściśle określonych ramach czasowych od zakończenia pracy. Upewnij się, że faktury są dokładne i dokładnie sprawdź każdy szczegół przed ich wysłaniem.

Jeśli potrafisz pokazać klientom, że jesteś szybką, skrupulatną i dobrze naoliwioną maszyną finansową, daje to im motywację do reagowania w naturze i płacenia tak szybko, jak to możliwe. Jako firma wykonujesz pierwszy krok, dostarczając fakturę, nadajesz ton temu, jak ułożą się pozostałe relacje.