7 wskazówek dotyczących lepszego zarządzania umowami

Zarządzanie umowami to ważny proces dla każdej firmy. Pomoże Ci śledzić umowy i upewnić się, że wywiązujesz się ze wszystkich zobowiązań. Jeśli jednak proces nie jest właściwie zarządzany, zapewnienie zgodności i zarządzanie ryzykiem może być trudne. Zarządzanie umowami Microsoft Dynamics CRM może pomóc w usprawnieniu procesu zarządzania umowami. Posiadanie systemu do śledzenia umów może być w tym względzie bardzo przydatne.

Niezależnie od tego, czy używasz zarządzania umowami Microsoft Dynamics CRM, czy innego pakietu oprogramowania, upewnij się, że masz system do śledzenia umów. System ten powinien obejmować historię umowy, informacje o umowie i warunki umowy. Informacje te mogą pomóc we wczesnym zidentyfikowaniu wszelkich problemów i upewnieniu się, że wywiązujesz się ze swoich zobowiązań. Ten blog zawiera wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania umowami:

1. Użyj oprogramowania, aby śledzić terminy, postępy i koszty:

Oprogramowanie do zarządzania umowami może pomóc w śledzeniu terminów, postępów i kosztów związanych z umową. Śledząc te zmienne, wykonawcy mogą zapewnić, że ich praca spełnia uzgodnione standardy. Ponadto oprogramowanie do zarządzania umowami może pomóc wykonawcom uniknąć potencjalnych przekroczeń kosztów dzięki śledzeniu wszystkich aspektów umowy, od jej pozyskania do realizacji. Pozwala to wykonawcom lepiej zarządzać swoimi budżetami i śledzić postępy w odniesieniu do kamieni milowych, zapewniając, że koszty są zgodne z oczekiwaniami.

2. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco ze zmianami w projekcie:

Jeśli chodzi o zarządzanie umowami, ważne jest, aby wszyscy członkowie zespołu byli na bieżąco ze zmianami w projekcie. W ten sposób każdy zna swoją rolę i obowiązki, a wszelkie potencjalne konflikty można rozwiązać przed uruchomieniem. Ponadto trzymanie wszystkich na bieżąco pomoże uniknąć niespodzianek, gdy projekt jest w toku. Upewnij się również, że wszyscy znają harmonogram i terminy projektu. Pomoże to uniknąć późniejszych niespodzianek i zapewni, że wszystkie strony dążą do tego samego celu. Musisz mieć doskonały system zarządzania umowami, aby dokumentować wszystkie umowy i zmiany. Pomoże to uniknąć ewentualnych sporów i upewnić się, że wszyscy wiedzą, na co się zapisują.

3. Organizuj cotygodniowe lub comiesięczne spotkania, aby przejrzeć postępy i omówić wyzwania

Jednym z kluczowych sposobów poprawy zarządzania kontraktami jest regularne organizowanie spotkań w celu przeglądu postępów i omówienia wyzwań. Może to odbywać się co tydzień lub co miesiąc, w zależności od skali projektu. Dzięki spójnemu formatowi spotkania wszyscy zaangażowani będą wiedzieć, czego się spodziewać, i zmniejszy się prawdopodobieństwo pomyłki lub nieporozumienia. Dodatkowo może pomóc w sprecyzowaniu celów i oczekiwań, co może prowadzić do bardziej udanych kontraktów. Regularne spotkania mogą odbywać się co tydzień lub co miesiąc, w zależności od złożoności procesu zarządzania umową. Organizując te spotkania, będziesz w stanie wcześnie zidentyfikować wszelkie problemy i rozwiązać je, zanim staną się większymi problemami.

4. Bądź zorganizowany i dokładnie śledź wydatki, aby utrzymać się w budżecie

Jeśli chodzi o zarządzanie umowami, kluczowe znaczenie ma utrzymywanie porządku i dokładne śledzenie wydatków. Aby zmieścić się w budżecie na skuteczne zarządzanie umowami, musisz zachować porządek i uważnie śledzić wydatki. Może wydawać się to łatwym zadaniem, ale tak nie jest. Musisz upewnić się, że Twoje wydatki są uzasadnione, a pozostając zorganizowanym, możesz upewnić się, że nie wydajesz niepotrzebnie pieniędzy. Utrzymanie porządku w umowach nie jest łatwe, zwłaszcza gdy masz dużo kontraktów do zarządzania. Łatwo stracić z oczu, które umowy wygasają, a które są najbardziej krytyczne. Nie chodzi jednak tylko o wygasające umowy. To także zarządzanie kontraktami, które są w trakcie realizacji na różnych etapach realizacji. Pomocne w tym zakresie może być korzystanie ze specjalnego oprogramowania do zarządzania umowami. Posiadanie dokładnej ewidencji wydatków na poszczególne kontrakty pomoże Ci utrzymać się w wyznaczonym budżecie i podejmować świadome decyzje dotyczące przyszłych kontraktów.

5. Zautomatyzuj jak najwięcej dokumentów finansowych, aby ułatwić życie:

Istnieje kilka sposobów na ułatwienie życia, jeśli chodzi o zarządzanie umowami. Najpierw spróbuj zautomatyzować jak najwięcej dokumentów finansowych. Pozwoli to zaoszczędzić czas i kłopoty w przyszłości. Ponadto regularnie śledź zobowiązania kontraktowe i wskaźniki wydajności, aby upewnić się, że wypełniasz wszystkie swoje zobowiązania. Na koniec upewnij się, że wszystkie strony zaangażowane w umowę kontraktową dokładnie rozumieją swoje obowiązki i prawa przed podpisaniem czegokolwiek. Upewnij się również, że masz system śledzenia zgodności umowy. Pomoże to zapewnić, że wszystkie strony przestrzegają warunków umowy.

6. Rozwiązuj wszelkie konflikty, które mogą powstać, zanim staną się większymi problemami:

Konflikty mogą się zdarzyć w dowolnym momencie i często pojawiają się, gdy różne strony mają różne oczekiwania lub potrzeby. Jako kierownik kontraktu bądź przygotowany na bezpośrednie rozwiązywanie wszelkich potencjalnych konfliktów. Utworzenie deal desku jest skutecznym sposobem, aby to zrobić, ponieważ zaprasza wszystkie odpowiednie strony do omówienia ryzyka i obaw związanych z konkretną transakcją.

Powinieneś także mieć plan szybkiego i sprawiedliwego ich rozwiązania i pamiętaj, aby informować wszystkie strony o swoich postępach. Jako kierownik kontraktu ważne jest również, aby być na bieżąco ze zmianami sytuacji, konfliktami i środowiskiem wokół projektu. Jeśli coś się zmieni, co może wpłynąć na wykonalność lub koszt projektu, należy jak najszybciej przekazać te informacje wszystkim zaangażowanym stronom, aby mogły odpowiednio dostosować swoje plany.

7. Świętuj kamienie milowe na drodze, aby wszyscy byli zmotywowani:

Po drodze trzeba celebrować kamienie milowe, aby wszyscy byli zmotywowani. Można to zrobić, przyznając premie lub inne zachęty w oparciu o osiągnięcie określonych kamieni milowych. Sprawia również, że jest bardziej osobisty dla pracowników i pomaga skupić się na celu. Celebrowanie kamieni milowych po drodze może być wszystkim, od osiągnięcia określonego limitu sprzedaży, ukończenia projektu na czas, a nawet po prostu osiągnięcia osobistego celu. Świętując po drodze każde małe zwycięstwo, wszyscy będą bardziej zmotywowani do dalszej ciężkiej pracy i osiągania ostatecznych celów.

Końcowe przemyślenia:

Umowy mogą być niezbędną częścią biznesu, ale mogą też być czasochłonne i trudne w zarządzaniu. Postępując zgodnie z tymi siedmioma wskazówkami, możesz usprawnić proces zarządzania umowami i upewnić się, że spełniasz wszystkie swoje zobowiązania. Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, możesz również usprawnić proces zarządzania umowami i upewnić się, że wywiązujesz się ze wszystkich swoich zobowiązań.