8 funkcji, których należy szukać w systemie zarządzania pracownikami

Firmy korzystały z nieporęcznych arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania danymi i procesami pracowników. Ale tak już nie jest. Rynek talentów stał się bardzo konkurencyjny, a organizacje nie mają innego wyjścia, jak tylko usprawnić zasoby ludzkie lub przepływy pracy HR. Tutaj z pomocą przychodzą systemy zarządzania pracownikami (EMS).

Technologia HR ogromnie się rozwinęła, a aplikacje do zarządzania pracownikami mogą teraz automatyzować żmudne zadania i dostarczać cennych informacji. Funkcje te usprawniają procesy HR, zwiększając efektywność.

Oprogramowanie do zarządzania pracownikami zwiększa zaangażowanie i satysfakcję pracowników, dlatego nie jest zaskoczeniem, że co najmniej trzy miliony firm korzysta obecnie z oprogramowania do zarządzania personelem. (1)

Przewaga wykorzystania systemów HR nad arkuszami kalkulacyjnymi

Arkusze kalkulacyjne spełniły swoje zadanie w zakresie zarządzania danymi. Ale po prostu nie mogą konkurować z solidnymi funkcjonalnościami skutecznego systemu zarządzania pracownikami. Istnieje kilka kluczowych obszarów, w których EMS przewyższa arkusze kalkulacyjne w usprawnianiu zarządzania zasobami ludzkimi. Przeanalizujmy te zalety.

Bardziej efektywne zarządzanie i wyszukiwanie danych

Wraz ze wzrostem liczby pracowników arkusze kalkulacyjne szybko stają się nieporęczne. Znalezienie konkretnych informacji zajmuje czas. Wymaga ręcznego sortowania i filtrowania.

Oprogramowanie HRIS oferuje scentralizowaną bazę danych, pozwalającą na szybki i łatwy dostęp do informacji o pracownikach poprzez intuicyjne funkcje wyszukiwania.

Większa dokładność i mniejsza liczba błędów ludzkich

Ręczne wprowadzanie danych w arkuszach kalkulacyjnych jest również podatne na literówki i niespójności. Jednak oprogramowanie do zarządzania pracownikami automatyzuje wiele zadań związanych z wprowadzaniem danych. Minimalizują błędy i zapewniają dokładność Twojej bazy danych pracowników. Oszczędza to czas spędzony na poprawianiu błędów, a nieprzestrzeganie przepisów staje się mniej zmartwieniem.

Ulepszone funkcje zabezpieczeń wrażliwych danych

W czwartym kwartale 2023 r. naruszenia danych ujawniły na całym świecie ponad osiem milionów rekordów. Problem polega na tym, że arkusze kalkulacyjne często nie mają solidnych zabezpieczeń. Dzięki temu wrażliwe dane pracowników są podatne na naruszenia. Zatem kolejną korzyścią wynikającą z systemu zarządzania personelem jest nadanie priorytetu bezpieczeństwu danych za pomocą takich funkcji, jak kontrola dostępu, szyfrowanie i ścieżki audytu. Daje ci spokój ducha. Dzieje się tak dlatego, że wiesz, że dane Twoich pracowników są chronione. (2)

Łatwiejsza skalowalność i analityka w czasie rzeczywistym

Przyznać; arkusze kalkulacyjne stają się uciążliwe w miarę rozwoju firmy. Aplikacja do zarządzania pracownikami została zaprojektowana tak, aby skalować się wraz z Twoją firmą. Może pomieścić rosnącą siłę roboczą i zmieniające się potrzeby.

Ponadto oprogramowanie do zarządzania personelem zapewnia dane i analizy w czasie rzeczywistym. Wyobraź sobie, że masz wszystkie potrzebne informacje o swoich pracownikach na wyciągnięcie ręki. Czy nie pomogłoby to Państwu w dokonaniu najlepszych wyborów dla swoich pracowników? Czy nie zapewniłoby to sprawnego działania? Ponieważ organizacje inwestują biliony tylko po to, aby w większym stopniu opierać się na danych, odpowiedź na te pytania powinna być krystalicznie jasna. (3)

Zastąpienie arkuszy kalkulacyjnych najlepszym oprogramowaniem do zarządzania pracownikami rzeczywiście niesie ze sobą wiele korzyści. Weź je pod uwagę, szukając odpowiedniego rozwiązania do zarządzania zasobami ludzkimi.

Podstawowe cechy systemu zarządzania pracownikami

Wygaszacz ekranu z wieloma profilami różnych osób. Grupa osób wielorasowych i wielopokoleniowych korzystających z aplikacji do spotkań wideo online, burza mózgów, wielu pracowników prowadzi razem rozmowy wideo

Wybór odpowiedniej aplikacji do zarządzania pracownikami zależy od zrozumienia kluczowych funkcji, jakie oferuje. Powinny być zgodne z Twoimi konkretnymi potrzebami kadrowymi. Oto zestawienie niektórych podstawowych funkcji podzielonych na kategorie dla Twojej wygody:

Użyteczność

1. Intuicyjny interfejs

Przyjazny interfejs użytkownika pomoże zarówno administratorom HR, jak i pracownikom. Poszukaj systemu z przejrzystym układem i przejrzystą nawigacją. Powinien mieć również minimalne wymagania szkoleniowe. Zapewnia to płynne wdrożenie i usprawnia przepływ pracy HR.

2. Dostępność mobilna

Możliwość zdalnego dostępu do systemu umożliwia pracownikom zarządzanie zadaniami w drodze. Poszukaj EMS z aplikacją mobilną, która oferuje podstawowe funkcje, takie jak składanie wniosków o urlop, przeglądanie odcinków wypłat lub dostęp do polityk firmy.

Możliwości integracji

3. Bezproblemowa integracja płac

Integracja systemu kadrowego z oprogramowaniem płacowym eliminuje ręczne wprowadzanie danych i zapewnia dokładne i terminowe przetwarzanie płac. Oszczędza to czas i zasoby HR, jednocześnie redukując błędy.

4. Integracje aplikacji innych firm

Czy korzystasz z programów księgowych? A co z narzędziami do zarządzania wydajnością? Rozważ rozwiązanie EMS umożliwiające integrację z innymi używanymi aplikacjami biznesowymi. Sprzyja to ujednoliconemu ekosystemowi danych i upraszcza wymianę danych między działami.

Analityka i raportowanie

5. Dane i raportowanie w czasie rzeczywistym

Zaawansowane funkcje raportowania umożliwiają uzyskanie cennych informacji o pracownikach. Poszukaj systemu, który zapewnia konfigurowalne raporty dotyczące kluczowych wskaźników, takich jak rotacja pracowników, trendy dotyczące urlopów i dane dotyczące wydajności. Dane w czasie rzeczywistym umożliwiają podejmowanie decyzji opartych na danych. Prowadzi to również do proaktywnych strategii HR, które przynoszą korzyści pracownikom.

Samoobsługa pracowników

6. Portal samoobsługowy

Portal samoobsługi pracowników umożliwia im zarządzanie własnymi informacjami kadrowymi, wnioskowanie o urlop, aktualizację danych osobowych i dostęp do dokumentów firmy. Odciąża dział HR, jednocześnie wzmacniając poczucie odpowiedzialności wśród pracowników.

Dodatkowe uwagi

7. Elastyczność cenowa

Systemy HR występują w różnych modelach cenowych. Zapoznaj się z opcjami dostosowanymi do wielkości i budżetu Twojej firmy. Szukaj skalowalnych rozwiązań, które można rozwijać wraz z potrzebami biznesowymi.

8. Środki bezpieczeństwa danych

Upewnij się, że system priorytetowo traktuje bezpieczeństwo danych dzięki funkcjom takim jak kontrola dostępu, szyfrowanie i regularne kopie zapasowe. Kluczowe znaczenie ma również przestrzeganie odpowiednich przepisów dotyczących ochrony danych.

Pamiętaj, że to nie jest lista wyczerpująca. Ponadto najważniejsze funkcje będą się różnić w zależności od unikalnych potrzeb Twojej organizacji. Niemniej jednak rozważ te podstawowe funkcje i sposób, w jaki rozwiązują Twoje problemy. Powinno to pomóc Ci w podjęciu świadomej decyzji przy wyborze odpowiedniego SZŚ dla Twojej firmy.

Wniosek

EMS to potężne rozwiązania programowe, które usprawniają procesy HR, zwiększają zaangażowanie pracowników i generują cenne spostrzeżenia, które pomogą Ci zbudować silniejszą siłę roboczą.

Pamiętaj, że znalezienie najlepszego narzędzia do zarządzania pracownikami dla Twojej firmy jest jak znalezienie odpowiedniego stroju – musi odpowiadać Twoim potrzebom! Tak, cechy są ważne. Ale nie zapomnij rozważyć, czy system może rozwijać się wraz z Tobą.

Czy firma stojąca za narzędziem pomoże Ci skonfigurować system? Jak łatwo może przenieść istniejące dane? Odpowiedz też na te pytania.

Porównaj wszystkie te aspekty ze swoimi konkretnymi potrzebami i planami przyszłego rozwoju. W ten sposób możesz wybrać EMS, który zapewnia dodatni zwrot z inwestycji.

Bibliografia :

1. „Raport rynkowy systemów zarządzania zasobami ludzkimi dla małych firm”, Źródło: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. „Liczba kont użytkowników ujawnionych na całym świecie od 1. kwartału 2020 r. do 4. kwartału 2023 r. (w milionach)”, Źródło: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. „5 sposobów na zwiększenie wartości biznesowej poprzez analitykę”, źródło: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9