Przewodnik po uruchomieniu pracy zdalnej

Wybuch COVID-19 i kolejne okresy kwarantanny zmusiły firmy pracujące w biurach do zdalnego stylu pracy. Jednak startupy nie odczuły ucisku, ponieważ w większości już zdecydowały się na kulturę na pierwszym miejscu.

Praca zdalna jest jednak znacznie szersza niż zwykły sens, w którym jest przedstawiana – wychodzenie z biura do pracy w zaciszu własnego domu .

Praca zdalna obejmuje również przeniesienie wszystkich fizycznych procesów i operacji na cyfrowe lub zdalne. Niestety może to nie tylko przerwać kilka przepływów pracy, ale także narazić Twój biznes na wycieki finansowe, brak widoczności i komunikacji oraz wiele innych tego typu problemów. Dlatego właściciele startupów muszą rozważyć stworzenie kuloodpornego planu, aby podejść do pracy zdalnej jako całości.

Ale od czego zacząć? Stworzyliśmy ten artykuł, aby pomóc Ci znaleźć nowe sposoby podejścia i sprawić, by praca zdalna odniosła sukces w Twoim startupie. Więc zacznijmy!

Jak Twój startup może lepiej podejść do pracy zdalnej?

1. Zachęcaj menedżerów i zespoły do ​​prowadzenia codziennych pojedynków i standupów

Upewnij się, że zespoły regularnie aktualizują swoje postępy pracy, terminy i przeszkody, z którymi mogą się spotkać.

W przypadku pracy zdalnej konieczna jest nadmierna komunikacja, aby wszyscy mieli jasność co do swoich obowiązków i celów. Zawsze lepiej przypominać pracownikom więcej niż raz o tym, co już wiedzą, niż rozwijać nieporozumienia, które prowadzą do marnowania czasu.

Słowo ostrzeżenia, próbując to wyegzekwować, poinformuj menedżerów, że nie wolno im rozpraszać pracowników w tych codziennych awanturach. Zamiast tego pozwól im trzymać się codziennych sesji standup lub synchronizacji, aby upewnić się, że pracownicy są na dobrej drodze i koncentrują się na osiąganiu swoich celów.

2. Wykorzystaj zalety wideokonferencji

Nie można zaprzeczyć, że każda firma musi dziś korzystać z narzędzi do wideokonferencji, aby poruszać się po pracy.

Zachęcaj pracowników, aby podczas spotkań zawsze włączali kamery. Posiadanie filmów wideo zapewni zrozumienie wszystkich niewerbalnych czynników komunikacji, takich jak ruchy twarzy, emocje i inne gesty. Pomoże Ci to zrozumieć, czy zgadzają się z Twoim planem, czy mają jakiekolwiek wątpliwości lub czy wydają się z tego powodu roztrzęsieni. Ponadto zbliży to Twoje zespoły do ​​siebie, nadając im wygląd pracy w biurze.

Polecaj narzędzia do wideokonferencji:

• Spotkanie Google
• Powiększenie
• W wyniku czego
• ClickMeeting

3. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, co należy zrobić

Praca zdalna jest skuteczna tylko wtedy, gdy wszyscy w zespole są świadomi swoich konkretnych obowiązków.

Aby to ułatwić, upewnij się, że menedżerowie ustalają ze swoimi zespołami kluczowe cele i kamienie milowe. Jeśli cel wydaje się zbyt duży, aby się do niego zbliżyć, podziel go na mniejsze i bardziej przystępne cele – etapy, które stają się podstawowymi krokami dla większego planu.

Istnieją narzędzia do zarządzania projektami, które pomogą Ci skonfigurować te małe kamienie milowe w celu osiągnięcia Twoich celów.

Polecaj narzędzia do zarządzania projektami:

• Trello
• Asany

4. Dokładnie udokumentuj każdą wykonaną pracę

Podczas gdy wysyłanie SMS-ów lub e-maili byłyby sposobem na informowanie wszystkich członków zespołu o najnowszych postępach w pracy, zapisywanie rzeczy w udostępnionym dokumencie może zapewnić wszystkim w organizacji dostęp do informacji o postępach. Ponadto buduje to kulturę integracji w Twojej firmie.

Zalecane narzędzia do dokumentacji:

• Dokumenty Google
• Pojęcie

5. Chroń swoje finanse, automatyzując zarządzanie wydatkami

„Uważaj na małe wydatki; mały wyciek może zatopić wielki statek” – Benjamin Franklin.

Nic dziwnego, że w sercu każdego udanego startupu znajduje się sprawny zespół finansowy. Jednak praca zdalna pozostawiła finanse startupów w złym stanie, zwiększając fizyczne odległości między pracownikami, co doprowadziło do przerwania procesów. To sprawiło, że zespoły finansowe pracują bez końca, aby uzyskać pełny obraz wydatków biznesowych.

Praca zdalna łamie ręczne zarządzanie wydatkami i naraża organizację na liczne wycieki finansowe w postaci uszkodzonych zapisów, oszustw związanych z wydatkami i nie tylko. W rezultacie firmy na całym świecie powoli zaczęły wdrażać oprogramowanie do zarządzania wydatkami, aby zapewnić solidne finanse.

Oprogramowanie do zwrotu kosztów bez wysiłku usuwa wszystkie wycieki finansowe i uwalnia czas na bardziej czasochłonne zadania. Gwarantuje, że zgłaszane są tylko wydatki zgodne z wymogami, automatyzując kontrole przed złożeniem wniosku; w ten sposób, powstrzymując oszustwa. Ponadto oprogramowanie do raportowania wydatków jest wyposażone w technologię OCR, która automatycznie wyodrębnia dane z paragonów i automatycznie wypełnia wszystkie istotne kolumny raportu wydatków. Gwarantuje to brak zależności od pracy ręcznej i zapobiega błędom przy wprowadzaniu danych, jednocześnie zapewniając bezpieczeństwo finansów firmy.

6. Zatrudnij odpowiednich ludzi

Podczas zatrudniania szukaj znaków, które dadzą Ci znać, czy kandydat będzie pasował do kultury pracy zdalnej Twojej organizacji. Zadawaj pytania, takie jak „Czy pracowałeś wcześniej zdalnie?” lub „Czy kiedykolwiek pracowałeś jako freelancer?” Osoby z takimi doświadczeniami zazwyczaj mają lepszą dyscyplinę i są z natury zmotywowane do „robienia rzeczy”.

Jednocześnie poświęć czas na zrozumienie, w jaki sposób możesz wyposażyć już istniejących pracowników, dla których ta zmiana może być nowa. Zapewnij im odpowiednie zasoby i narzędzia, które pomogą im wypełnić lukę i jak najlepiej wykorzystać pracę zdalną, rozsądną i nie tylko.

7. Zaufaj swoim pracownikom

Często łatwiej powiedzieć niż zrobić, menedżerowie mają wątpliwości, czy członkowie ich zespołu naprawdę pracują. Więc jedna zasada jest taka, że ​​jeśli chcesz, aby praca zdalna odniosła sukces, zaufanie musi być drogą dwukierunkową. Zacznij pierwszy!

Mikrozarządzanie i nadmierna kontrola nie działają dobrze w środowisku zdalnym. Dając ludziom wolność, której potrzebują, zauważysz, że zaczynają przejmować większą kontrolę nad swoimi projektami. Ustal jasne wytyczne dotyczące oczekiwanej wydajności i mechanizmów raportowania.

PS – Coś, co można by uznać za graniczną dyktaturę, to proszenie twoich zespołów o nagrywanie ekranów podczas pracy lub robienie zrzutów ekranu w celu regularnego raportowania. To niszczy ich morale na dłuższą metę.

8. Prowadź wirtualne rozmowy na temat chłodziarki do wody

Twórz oddzielne kanały, w których Twoi pracownicy mogą spotykać się i robić bardzo potrzebne przerwy w pracy. Pracownicy mogą korzystać z tych przestrzeni, aby dzielić się osobistymi zainteresowaniami i zabawnymi chwilami, aby po prostu śmiać się z członkami zespołu. Nie używaj zbyt wielu takich kanałów, ponieważ mogą zaśmiecać przestrzeń roboczą i rozpraszać uwagę.

Dodatkowo możesz wyciszyć te kanały i poświęcić określoną ilość czasu każdego dnia na sprawdzanie ich, gdy potrzebujesz odwrócenia uwagi. W ten sposób nie będą przeszkadzać Twoim pracownikom podczas próby skupienia się na pracy.

Pożegnalne myśli

Wspomniane tutaj narzędzia i strategie mogą pomóc w skutecznym przejściu na 100% tryb pracy zdalnej, ułatwiając ten proces. Kiedy wracamy do odległej przestrzeni biurowej, nadszedł właściwy czas, aby upewnić się, że Twój startup jest gotowy na dłuższą metę.