Zalety systemów telefonicznych VoIP w oparciu o dane

Słyszałeś szum o wirtualnych systemach telefonicznych, ale zanim pozbędziesz się tradycyjnego telefonu biurowego, chcesz poznać dane, dlaczego przejście na VoIP jest właściwym pomysłem.

VoIP (Voice Over Internet Protocol) może być najbardziej znany z drastycznego zmniejszania kosztów komunikacji biznesowej, ale może również zwiększyć produktywność pracowników, zapewnić większą elastyczność zdalnym zespołom, zaoferować wyższą jakość połączeń i wiele więcej.

Poniżej przedstawimy liczby, które przekonują do korzyści płynących z VoIP i przedstawimy funkcje, które zmniejszają liczbę nieporozumień i poprawiają ogólne wrażenia klientów.

Zmniejszone koszty operacyjne

Przejście na telefonię VoIP z tradycyjnego biznesowego telefonu stacjonarnego pozwala firmom zaoszczędzić średnio 49-69% miesięcznych kosztów komunikacji. (Źródło)

Biorąc pod uwagę, że powyższa tabela pokazuje, w jaki sposób VoIP obniża koszty komunikacji, konserwacji i sprzętu, nietrudno uwierzyć w niedawne badanie firmy Microsoft, które wykazało, że 82% firm doświadczyło znacznych oszczędności po przejściu na tanie opcje VoIP .

Komunikacja przez Internet, w przeciwieństwie do tradycyjnego systemu telefonicznego, PSTN, może również zaoszczędzić:

• Do 40% miesięcznych kosztów połączeń lokalnych i obniżone koszty połączeń międzystrefowych
• Do 90% miesięcznych kosztów połączeń międzynarodowych
• Do 90% kosztów komunikacji startowej dla nowych firm
• Do 30% kosztów telekonferencji (przy wykorzystaniu zarówno funkcji głosowych, jak i wideo)

Chociaż możesz chcieć kupić podstawowy sprzęt VoIP, taki jak telefony IP i zestawy słuchawkowe, jedyną rzeczą, której naprawdę będziesz potrzebować, aby skutecznie obsługiwać wirtualny system telefoniczny, jest niezawodne szerokopasmowe połączenie internetowe, które kosztuje średnio 50-75 USD miesięcznie.

Ponadto, nawet jeśli zdecydujesz się na zakup kompatybilnych telefonów i sprzętu VoIP, mała firma zatrudniająca 30 lub mniej pracowników nadal zaoszczędzi do 1200 USD miesięcznie, przechodząc na VoIP. A jeśli korzystasz z możliwości softphone VoIP na swoim obecnym sprzęcie? Możesz zobaczyć oszczędności do 1727 USD/miesiąc.

(Źródła: Whitepaper Virtual PBX, Microsoft, MightyCall, OnSIP, Harbour Networks)

Szeroki zakres funkcji i planów

Zaawansowane funkcje VoIP pozwalają przeciętnemu użytkownikowi zaoszczędzić 29 minut rozmów każdego dnia. (Źródło)

(Źródło obrazu)

Telefony analogowe i tradycyjne linie telefoniczne mają podstawowe funkcje, takie jak poczta głosowa, identyfikator rozmówcy i ograniczone opcje przekierowywania połączeń.

Jednak funkcje VoIP są znacznie bardziej zaawansowane, co pozwala użytkownikom przenieść komunikację biznesową na wyższy poziom.

Funkcje, których należy szukać, obejmują:

• Nagranie rozmowy
• Automatyczna dystrybucja połączeń i systemy IVR
• Automatyczna sekretarka
• Przekierowywanie połączeń, przekazywanie połączeń, parkowanie połączeń i połączenia oczekujące
• Znajdź mnie/Obserwuj mnie
• Integracje CRM innych firm
• Wideokonferencje
• Kolejkowanie połączeń
• Poczta głosowa na SMS
• Grupy pierścieniowe
• Monitorowanie połączeń, wtrącanie się, szept połączeń
• Zaawansowana analityka połączeń i dane

Te funkcje mogą:

• Zwiększenie współczynników rozwiązywania pierwszych połączeń, co może zmniejszyć odpływ klientów o 80% i zwiększyć akceptację sprzedaży krzyżowej o 20%
• Zmniejsz potrzebę rozmów z agentem na żywo, opierając się na samoobsługowym IVR (który kosztuje 100 razy mniej niż rozmowa z agentem na żywo)
• Skróć czas przetrzymywania klientów, co zmniejsza współczynnik porzucania połączeń, oszczędzając do 40% utraconych przychodów
• Zmniejszenie możliwości nieporozumień biznesowych, które mogą kosztować firmy od 4000 do 6000 USD rocznie na pracownika
• Zwiększ wskaźnik retencji połączeń nawet o 98% dzięki blokadzie muzyki i wiadomości

Jak omówimy w dalszej części tego wpisu, funkcje VoIP zwiększają również produktywność pracowników i oferują wyższy poziom elastyczności dla zespołów zdalnych.

Dotyczy to zwłaszcza funkcji wideokonferencji, które

Usługi VoIP oferują również kilka różnych planów na produkt, nie tylko ułatwiając korzystanie ze skalowalności usług telefonicznych w przyszłości, ale także pomagając uniknąć płacenia za zaawansowane funkcje, których możesz nie potrzebować.

Oprócz funkcji pakietowych zawartych w planach wielu dostawców oferuje dodatkowe funkcje, takie jak transkrypcja nagrań rozmów, dodatkowa przestrzeń do przechowywania w chmurze i poczta głosowa na pocztę e-mail. Wraz z rozwojem firmy możesz dodawać kolejne kanały komunikacji i nowe funkcje, aby nadążyć za rosnącymi potrzebami.

(Źródła: Pointillist, Twilio, SHRM, Business2Community, OnHoldInc)

Poprawiona jakość połączeń

Niska jakość połączeń kosztuje firmy około 550 USD na pracownika rocznie. (Źródło)

(Źródło obrazu)

Problemy, takie jak szum w tle telefonu stacjonarnego, przerwane połączenia, powiadomienia o nieodebranych poczcie głosowej i zakłócenia statyczne, są nie tylko irytujące — kosztują także przychody Twojej firmy w postaci porzuconych połączeń i zmniejszonej produktywności pracowników.

W rzeczywistości przeciętny pracownik traci około pół godziny tygodniowo z powodu problemów z jakością dźwięku połączeń.

Ponadto słaba jakość dźwięku to koszmar, jeśli chodzi o udaną konferencję audio lub grupową rozmowę wideo. Ponad 80% zespołów twierdzi, że wysokiej jakości dźwięk jest jednym z najważniejszych czynników decydujących o sukcesie konferencji grupowej.

Dostawcy usług VoIP są w stanie oferować wysokiej jakości połączenia HD, korzystając z funkcji, takich jak tłumienie szumów tła, szerokopasmowe kodeki audio i automatyczne podwyższanie jakości połączeń poprzez optymalizację wykorzystania przepustowości.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak radzić sobie z typowymi problemami z jakością połączeń, takimi jak opóźnienia i utrata pakietów danych, zapoznaj się z naszym postem na temat problemów i rozwiązań VoIP.

(Źródła: EPOS, UCTday)

Zwiększona produktywność zespołu

Telefonia VoIP może zwiększyć produktywność zespołu nawet o 20%. (Źródło)

(Źródło obrazu)

Technologia VoIP nie tylko zwiększa produktywność zespołu, oszczędzając czas wcześniej tracony na słabą jakość dźwięku i zaawansowane funkcje.

Funkcje takie jak automatyczne wybieranie sprawiają, że penetracja listy połączeń jest znacznie bardziej efektywna, ponieważ wybierają numery agentów, pomijają numery zajęte lub rozłączone i automatycznie przeglądają listy połączeń. Przekazują również agentów do połączenia tylko wtedy, gdy dzwoniący jest przy telefonie i jest gotowy do rozmowy.

Agenci, którzy ręcznie wybierają numery, mają tylko około 10-15 minut rozmów na godzinę, podczas gdy oszczędność czasu, jaką oferuje VoIP, może wydłużyć ten czas o 200-300%.

Dodatkowo możliwości IVR (Interactive Voice Response) pozwalają na wysoki poziom samoobsługi klienta bez konieczności rozmowy z agentem na żywo. Nie tylko zwalnia to twoich agentów, aby mogli zająć się bardziej wrażliwymi na czas problemami, ale oznacza to również, że Twoja firma jest dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Ponadto żaden pracownik nie chce codziennie powtarzać tych samych odpowiedzi na te same pytania. Pozwalając systemom IVR radzić sobie z bardziej przyziemnymi częściami pracy, członkowie Twojego zespołu będą mogli skupić się na rzeczach, które im się podobają — a szczęśliwsi pracownicy są co najmniej o 13% bardziej wydajni niż nieszczęśliwi.

Wreszcie, jak zobaczymy poniżej, VoIP zwiększa zdolność członków zespołu do pracy zdalnej — co ma kluczowe znaczenie dla produktywności. Ponad 75% pracowników zdalnych zgłasza wyższy poziom produktywności niż w tradycyjnej przestrzeni biurowej, podczas gdy prawie 1/4 pracowników zdalnych twierdzi, że pracuje dłużej dzięki dodatkowej elastyczności i brakowi dojazdów.

(Źródła: Call Center Helper, Harbour Networks, Personnel Today, CoSo Cloud)

Przyjazny dla pracy zdalnej

Prawie 60% pracowników twierdzi, że VoIP zwiększył ich zdolność do pracy zdalnej bez utraty jakości. (Źródło)

(Źródło obrazu)

Można śmiało powiedzieć, że praca zdalna to nowa norma.

Niedawny raport Nextiva pokazuje, że nawet przed COVID-19 co trzecia firma miała przynajmniej część pracowników, którzy pracowali zdalnie, podczas gdy badanie Gartnera pokazuje, że 74% firm będzie miało jakąś formę stałej pracy zdalnej do końca 2021 roku.

Aplikacje mobilne VoIP oznaczają, że członkowie Twojego zespołu są dostępni wszędzie, gdzie się znajdują. W rzeczywistości niedawna ankieta Gallupa wykazała, że ​​te aplikacje mogą zwiększyć wydajność pracowników o 20%.

Nic dziwnego, że ponad 75% właścicieli firm twierdzi, że zwiększona mobilność VoIP zapewnia członkom zespołu to jedna z najlepszych rzeczy przy dokonywaniu zmiany.

Przekazywanie połączeń i zdalny dostęp do poczty głosowej to dwie z największych funkcji, które pomagają pracownikom zdalnym. Blisko 30% pracowników twierdzi, że ich największą potrzebą do pracy zdalnej była możliwość przekazywania połączeń na ich urządzenia osobiste, podczas gdy 25% najbardziej potrzebowało elastycznego systemu poczty głosowej.

Dodatkowe funkcje, takie jak synchronizacja wielu urządzeń, wiadomości na czacie zespołowym, zaawansowane kierowanie połączeń, powiadomienia o nieodebranych połączeniach i poczcie głosowej, telefony programowe i integracja z CRM, ułatwiają również członkom zespołu wykonywanie pracy w dowolnym miejscu dzięki przenośności systemu telefonicznego VoIP.

(Źródła: Gartner, Gallup, Nextiva, MightyCall)

Odkryj samemu zalety VoIP

Teraz, gdy możesz zobaczyć, co VoIP zrobił dla innych firm, nadszedł czas, aby Twoja firma odniosła te same korzyści.

Oczywiście prawdziwy sukces Twojego wirtualnego systemu telefonicznego zależy od wybranego dostawcy.

Jeśli usługa jest zgodna z oprogramowaniem firmowym innej firmy lub istniejącymi telefonami stacjonarnymi, należy wziąć pod uwagę funkcje oferowane przez każdy plan, a także ogólne koszty nowego systemu telefonii biznesowej.

Nasza interaktywna tabela porównuje funkcje, ceny, dostępne plany i recenzje użytkowników najlepszych biznesowych dostawców VoIP, takich jak Nextiva, Vonage, RingCentral i GoToConnect.

Często zadawane pytania dotyczące usług telefonii VoIP

Poniżej zestawiliśmy listę najczęściej zadawanych pytań dotyczących usług telefonii VoIP.