10 świetnych sposobów korzystania z Amazon Alexa dla biznesu [Przewodnik]

Wirtualni asystenci osobiści szybko stają się wściekłością w Ujednoliconej Komunikacji. Widzieliśmy, jak firma Cisco wprowadziła swojego asystenta Spark (obecnie WebEx), a ostatnio Vonage wypuściła Vee, osobistego asystenta zaprojektowanego, aby pomóc Ci w pełni wykorzystać swoje usługi. Ale wirtualni asystenci pojawiają się nie tylko w firmach: istnieje również dla nich duży rynek konsumencki. Jeśli nie słyszałeś o urządzeniach Amazon Alexa i Echo, Google Home lub Apple HomePod, musisz mieszkać pod kamieniem.

Wielu z nas, którzy mają te urządzenia w domu, zapewne już zdaje sobie sprawę, jak przydatne mogą być w biurze. Okazuje się, że Amazon również zdał sobie z tego sprawę, uruchamiając całą platformę Alexa for Business, umożliwiając użytkownikom korzystanie z Alexy w ich miejscu pracy. Prawdopodobnie jeden z najpopularniejszych dostępnych wirtualnych asystentów, chcieliśmy przyjrzeć się dokładnie, czym jest Alexa for Business i jak najlepiej wykorzystać urządzenie Amazon Echo do zwiększenia produktywności w biurze oraz rozwiązania do obsługi konferencji internetowych.

Alexa dla Firm

Pierwotnie uruchomiona w listopadzie 2017 roku, Alexa for Business wprowadza nowy sposób wykorzystania mocy urządzeń Amazon Echo. Niezależnie od tego, czy masz proste Echo Dot, czy bardziej złożone, Echo Show z obsługą wideo, możesz korzystać z Alexy również w codziennym dniu pracy.

Wyobraź sobie, że możesz po prostu wejść do swojego biura i zamiast przelewać wiadomości e-mail lub wiadomości Slack, po prostu poproś Alexę o krótkie podsumowanie lub krótką odprawę na nadchodzący dzień. Alexa for Business wprowadza do wirtualnego asystenta nowy zestaw funkcji, który może znacznie zwiększyć Twoją produktywność.

Co ważniejsze, Alexa for Business zapewnia również organizacjom narzędzia i zasoby potrzebne do konfigurowania i zarządzania wieloma urządzeniami Alexa, nawet na dużą skalę, wykorzystywania zarówno publicznych, jak i prywatnych umiejętności Alexa oraz oczywiście dołączania użytkowników do platformy.

Mówiąc najprościej, „Alexa for Business wprowadza Alexę, którą znasz i kochasz, do miejsca pracy, aby pomóc wszystkim rodzajom pracowników w zwiększeniu produktywności i organizacji zarówno na osobistych, jak i wspólnych urządzeniach Echo”. Dzięki poleceniom głosowym Alexa zapewnia pracownikom ogromny wzrost wydajności, umożliwiając nowy poziom wielozadaniowości.

Po prostu poproś Alexę o informacje bez konieczności przełączania aplikacji lub nie spiesz się, szukając tego, czego potrzebujesz. Alternatywnie, użytkownicy mogą również poprosić Alexę o szybkie zanotowanie notatki lub zaktualizowanie listy rzeczy do zrobienia, bez zmuszania ich do zmiany skupienia się na zadaniu.

Urządzenia udostępnione a urządzenia osobiste

Trochę ciekawym szczegółem, który myślę, że warto rzucić okiem na to, jak Alexa może zostać wdrożona w twoim biurze. Amazon wyjaśnia, że ​​użytkownicy mogą wykorzystywać urządzenia Echo jako „urządzenia współdzielone lub urządzenia osobiste”. Współdzielone urządzenia można po prostu umieścić we wspólnych obszarach biurowych, takich jak sale konferencyjne lub pokoje grupowe, umożliwiając każdemu korzystanie z Alexy.

Z drugiej strony pracownicy mogą również korzystać ze swoich urządzeń, umożliwiając im łączenie się zarówno w pracy, jak i w domu. Istnieje kilka całkiem interesujących rozróżnień między tymi dwoma, na które wskazuje Amazon.

Współdzielone urządzenia mogą służyć do:

• Dołącz do spotkań w salach konferencyjnych. Po prostu powiedz „Alexa, rozpocznij spotkanie”, a Alexa włączy cały sprzęt do wideokonferencji, nawiąże połączenie i pomoże uruchomić wszystko w Twojej wirtualnej sali konferencyjnej.
• Udziel pomocy w biurze. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do niestandardowych umiejętności, które pomogą w poruszaniu się po biurze lub może znaleźć otwartą salę konferencyjną, zgłosić problem ze sprzętem w biurze, a może nawet zamówić nowe materiały eksploatacyjne.
• Zmień swoje urządzenie Amazon Echo w narzędzie do planowania sal konferencyjnych.

Urządzenia osobiste mogą być używane do:

• Połączenia i wiadomości — Alexa może pomóc nawiązywać połączenia telefoniczne, a nawet wysyłać wiadomości za pomocą prostych poleceń głosowych.
• Automatycznie wybieraj połączenia konferencyjne. Alexa może dołączyć do dowolnego spotkania z numerem telekonferencji, niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, w domu, czy w podróży.
• Alexa może działać jako inteligentny asystent i szybko sprawdzać kalendarze, pomagać w planowaniu spotkań, zarządzać listami rzeczy do zrobienia i ustawiać przypomnienia.
• Alexa może być również wykorzystana do szybkiego znajdowania informacji i może być zintegrowana z popularnymi aplikacjami, takimi jak Salesforce, Concur i Splunk.

Umiejętności prywatne vs publiczne Alexa

Aby Alexa była tak pomocna, jak tylko może, musi nauczyć się zestawu Umiejętności. Umiejętności te rozszerzają funkcjonalność Alexy poza to, co standardowe i naprawdę umożliwiają Alexie zapewnienie wirtualnego asystenta. Według Amazona Skills są jak aplikacje dla Alexy, umożliwiają asystentowi dostarczanie zupełnie nowych funkcji i interakcję z różnymi platformami i innymi aplikacjami.

Użytkownicy mogą pobierać z listy umiejętności, które już istnieją w Skills Store, a nawet tworzyć swoje umiejętności. Umiejętności, które można znaleźć w sklepie są uważane za umiejętności publiczne, każdy ma do nich dostęp. Ale dzięki Alexa for Business użytkownicy mogą tworzyć swoje unikalne umiejętności prywatne i publikować je prywatnie tylko w Twojej firmie.

Umiejętności te można udostępniać za pośrednictwem Amazon Web Services, aby cały system był zintegrowany. Połączenie Amazon Alexa z AWS zapewnia bezproblemowe przesyłanie danych. Cały zestaw Alexa Skills Kit jest dostępny na konsoli Alexa for Business.

Umiejętności prywatne byłyby świetne do wykorzystania, jeśli Twoja firma chce rozwijać własne umiejętności dla Alexy, na przykład bezpośrednią interakcję z istniejącym narzędziem do planowania sali konferencyjnej lub obecnym rozwiązaniem do współpracy zespołowej.

Publiczne umiejętności Alexa do rozważenia

Chociaż Amazon ma całą witrynę poświęconą rozwijaniu Twoich umiejętności prywatnych, proces ten może być dla wielu zbyt czasochłonny. Na szczęście istnieje już ogromny sklep z umiejętnościami z imponującą listą dostępnych integracji i umiejętności do wyboru. Chcieliśmy sporządzić krótką listę niektórych z najlepszych umiejętności publicznych, które pomogą Ci rozpocząć korzystanie z Alexa for Business w Twojej sali konferencyjnej.

1. RingByName

Chociaż jest to trochę ekskluzywna umiejętność, nadal jest świetnym przykładem tego, do czego zdolna jest Alexa, jeśli chodzi o zwiększenie produktywności. Jeśli Twoja firma korzysta z usługi RingByName, ta umiejętność Alexa jest absolutną koniecznością. Integracja usługi VoIP z urządzeniem Echo umożliwia użytkownikom wykonywanie połączeń bez użycia rąk za pomocą poleceń głosowych Alexy. Ta umiejętność pozwala użytkownikom dzwonić pod dowolny numer telefonu lub numer wewnętrzny, a nawet dzwonić do kontaktu zapisanego w katalogu według nazwy.

2. Astrobot

Jeśli potrzebujesz pomocy w sortowaniu tych tysięcy e-maili, Astrobot jest tutaj, aby pomóc. Astrobot, inteligentny asystent poczty e-mail, pomaga użytkownikom zarządzać pocztą Gmail lub Office 365 za pomocą poleceń głosowych z dowolnego urządzenia obsługującego Alexa. Użytkownicy mogą nadrabiać najważniejsze e-maile dzięki sortowaniu według priorytetów Astrobot, wykorzystując sztuczną inteligencję do kategoryzowania wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej Priorytetów. Astrobot może również pomóc w sortowaniu wiadomości e-mail, usuwając i archiwizując, a nawet wysyłając szybkie odpowiedzi, takie jak „spóźniony” lub „poza biurem”.

3. Szybkie wydarzenia

Pozwól Alexie uporządkować Twój kalendarz za pomocą umiejętności Szybkie wydarzenia. Ta umiejętność umożliwia Alexie wyszukiwanie konfliktów w harmonogramie w Twoim kalendarzu i pomaga użytkownikom upewnić się, że jest wolne miejsce, gdy próbują zaplanować nowe wydarzenie. Jest to prosta umiejętność, która nie zapewnia zbyt dużej funkcjonalności, ale to, co zapewnia, może być niezwykle przydatne. Po prostu powiedz Alexie, aby dodała nowe wydarzenie do Twojego kalendarza, określ godzinę i datę — jeśli wystąpi konflikt, Alexa natychmiast poinformuje o tym użytkownika, umożliwiając mu zmianę harmonogramu.

4. Menedżer konferencji Vonage

Menedżer konferencji Vonage jest ponownie doskonałym przykładem tego, jak potężne mogą być Umiejętności Alexy. Za pomocą Menedżera konferencji użytkownicy mogą łączyć się bezpośrednio ze swoim kalendarzem Google, aby zidentyfikować następną zaplanowaną telekonferencję i automatycznie się połączyć. Kompatybilny z Cisco WebEx, Goto Meeting, BlueJeans i oczywiście rozwiązaniem konferencyjnym Vonage Business, jest dostępny dla szerokiego grona użytkowników. Oszczędź sobie kłopotów z dołączaniem do konferencji i pozwól Alexie zająć się tym procesem za Ciebie. Alexa wyodrębni wszystkie niezbędne informacje o konferencji, wybierze numer mostka, numer spotkania, kod uczestnika, a następnie zadzwoni na Twój numer, aby połączyć Cię z konferencją.

5. Telefon.com

Podobnie jak w przypadku umiejętności RingByName dla Alexy, ta umiejętność jest dostępna wyłącznie dla użytkowników Phone.com. Ta umiejętność umożliwia Alexie wykonywanie połączeń telefonicznych za pomocą usługi Phone.com bezpośrednio z urządzenia Echo za pomocą prostych poleceń głosowych. Ta umiejętność może nawet nawiązywać połączenia z telefonu programowego, więc nie musisz nawet używać klawiatury ani klawiatury — zamiast tego po prostu powiedz Alexie, do kogo zadzwonić.

6. Wskaźniki głosu

Voice Metrics pozwala użytkownikom poprosić Alexę o szybką aktualizację informacji o tym, jak działa ich firma. Ta umiejętność integruje się bezpośrednio z Microsoft Excel, Arkuszami Google lub Slack Board lub dowolnym innym własnym rozwiązaniem z interfejsem API REST, aby zapewnić użytkownikom aktualizację różnych wskaźników i danych biznesowych, od sprzedaży, zamówień, klientów, stanu zapasów do różnych aktualizacje działu. W zależności od tego, co prześlesz do Voice Metrics, ta umiejętność umożliwia Alexie dostarczanie różnych aktualizacji. Na przykład, po prostu poproś Alexę, aby „zapytaj Voice Metrics o sprzedaż” i otrzymaj szybką informację o najnowszych wyprzedażach.

7. Dowolny.do

Jeśli chcesz zastąpić podstawową funkcjonalność listy rzeczy do zrobienia Alexy, Any.do jest świetną alternatywą. Łączy listę rzeczy do zrobienia, kalendarz i funkcję przypomnień w jedną umiejętność, która usprawnia ich dzień. Użyj Alexy, aby śledzić bieżące i nadchodzące zadania, wydarzenia w kalendarzu i ustawiać przypomnienia w ciągu dnia, aby zachować koncentrację.

8. Edytuj dokumenty

Czy kiedykolwiek przyszło ci do głowy szybkie myślenie, więc szybko je zanotowałeś, ale potem całkowicie straciłeś koncentrację na bieżącym zadaniu? Przeskakiwanie od aplikacji do aplikacji lub myśl o tym może nas rozpraszać i marnować cenny czas. Dzięki Edytuj dokumenty, zamiast przeskakiwać do tego Dokumentu Google, aby zanotować krótką notatkę, po prostu powiedz Alexie, aby zrobiła to za Ciebie. Po prostu powiedz Alexie, aby dodała krótką notatkę lub dokonała edycji w dokumencie Google, dzięki czemu nie musisz przełączać aplikacji i tracić koncentracji. Ta umiejętność umożliwia również Alexie wyświetlenie listy dziesięciu ostatnio używanych plików, a nawet utworzenie nowego dokumentu, arkusza lub prezentacji.

9. Śledzenie czasu pracy

Chcesz śledzić swój czas spędzony na zadaniu? Potrzebujesz minutnika, który pomoże Ci się skoncentrować? Śledzenie czasu pracy to świetna umiejętność, która umożliwia Alexie wykonanie obu tych czynności — po prostu powiedz Alexie, aby śledziła czas i zatrzymała się, gdy skończysz. Ta prosta umiejętność może przejść długą drogę, umożliwiając użytkownikom przejęcie kontroli nad ich produktywnością i jest świetna dla każdego, kto chciałby lepiej zrozumieć, ile czasu zajmuje ukończenie zadań, aby umożliwić lepsze planowanie.

10. Chatbot dla Slacka

Slack jest prawdopodobnie najpopularniejszą aplikacją do współpracy zespołowej i przesyłania wiadomości i nie bez powodu. Ta prosta aplikacja umożliwia błyskawiczną komunikację, umożliwiając zespołom podejmowanie szybkich decyzji i współpracę w rekordowym czasie. A teraz możesz komunikować się na Slacku bez kiwnięcia palcem. Chatbot for Slack Skill for Alexa umożliwia użytkownikom wysyłanie wiadomości na Slack, bezpośrednio za pomocą poleceń głosowych Alexa. Po prostu określ kanał i wiadomość, którą chcesz wysłać, i pozwól Alexie wykonać pracę za Ciebie.

Alexa For Business poprawia produktywność małych i średnich firm

Wirtualni Asystenci szybko wkraczają do naszych domów, dlaczego więc nie mieliby trafić również do naszych biur? Przypadki użycia asystentów głosowych dowodzą, że urządzenia IoT są ważniejsze jako inteligentne urządzenia biurowe niż inteligentne urządzenia domowe.

może pomóc nam skoncentrować się na tym, co ważne, jednocześnie umożliwiając zupełnie nowy poziom produktywności i wielozadaniowości. Dzięki inicjatywie Amazon Alexa for Business i możliwości tworzenia naszych umiejętności, możemy przekształcić Alexę w naszego własnego asystenta biznesowego.

Zamiast tracić czas na przełączanie się do innej aplikacji lub odbieranie telefonu, pozwól Alexie wykonać pracę za Ciebie. Dzięki tym prostym, ale potężnym umiejętnościom możemy wprowadzić Alexę do biura i przekształcić te małe urządzenia w naszych osobistych asystentów. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym znajdowania rozwiązań do współpracy zespołowej, aby upewnić się, że wybierasz odpowiednie umiejętności dla swojego zespołu.