Przewodnik Ulimate, jak zaplanować i zorganizować udane wydarzenie

Wydarzenia to jeden z najczęstszych sposobów świętowania, upamiętniania i budowania społeczności. Mogą służyć jako sposób na zgromadzenie ludzi podczas świętowania lub po prostu promowanie świadomości na temat czegoś ważnego. Kluczem do zaplanowania wydarzenia jest najpierw zrozumienie, jakiego rodzaju wydarzenie organizujesz: jeśli jest to wyłącznie zabawa (lub zbieranie funduszy), zachowaj prostotę. Ale jeśli Twoim celem jest również rozwój edukacyjny lub zawodowy — i chcesz, aby uczestnicy wynieśli coś z tego doświadczenia — rozważ włączenie pewnego rodzaju formalnego programu z celami edukacyjnymi wraz z wszystkim, co dzieje się na Twoim wydarzeniu.

Ustalenie porządku obrad

Co to jest agenda?

Agenda to lista spraw do omówienia na spotkaniu lub wydarzeniu. Pomaga ludziom przygotować się do spotkania, aby wiedzieli, o czym będą rozmawiać i kiedy to nastąpi.

Dlaczego ustalenie planu dnia jest ważne?

Porządki pomagają upewnić się, że każdy, kto musi zabrać głos podczas spotkania, dostanie swoją szansę, a także gwarantuje, że żaden ważny temat nie zostanie pominięty podczas dyskusji. Jeśli w jednym przedziale czasowym zaplanowanych jest wielu mówców (na przykład: dwóch mówców o 15:00), posiadanie porządku dziennego gwarantuje również, że każdy mówca będzie miał wystarczająco dużo czasu na swoją prezentację, zanim przejdzie do następnego tematu z listy!

Planowanie i organizacja miejsca

Wybór miejsca jest ważną częścią planowania imprezy. Chcesz mieć pewność, że miejsce na wydarzenie pasuje do rodzaju planowanego wydarzenia, a także liczby osób, które wezmą w nim udział oraz wszelkich innych wymagań.

• Wybierz miejsce, które pasuje do Twojego wydarzenia: jeśli organizujesz małe przyjęcie koktajlowe w domu, wybór dużej sali balowej może nie być konieczny ani praktyczny. Z drugiej strony, jeśli organizujesz ceremonię ślubną w plenerze z udziałem 500 gości z całego świata (i chcesz, aby wszyscy wygodnie się zmieścili), może być konieczne wynajęcie całego stadionu sportowego!
• Wybierz miejsce, które jest dostępne dla wszystkich zainteresowanych: jeśli jest to trudne dla osób podróżujących na duże odległości lub tych, którzy nie mają samochodu (np. /problemy z odległością i wszystko inne, co dzieje się podczas takich wydarzeń, jak wesela itp.
• W miarę możliwości wybieraj niedrogie opcje, ponieważ większość budżetów i tak jest obecnie napięta z powodu warunków ekonomicznych na całym świecie”.

Pozyskanie odpowiednich ludzi i partnerów na pokładzie

Pierwszym krokiem do zaplanowania udanego wydarzenia jest zaangażowanie odpowiednich ludzi i partnerów. Ważne jest, aby wybrać osoby, które są pasjonatami Twojej sprawy i mogą wnieść swój własny, unikalny zestaw umiejętności, aby pomóc w jej realizacji.

Możesz zacząć od zadania sobie pytania: Kto może być zainteresowany pomocą przy moim projekcie? Następnie zastanów się, jak każda osoba może być przydatna podczas jej realizacji – jakie posiada umiejętności? Czy mają powiązania w naszej branży, które przyniosłyby nam korzyści?

Po zidentyfikowaniu potencjalnych członków zespołu skontaktuj się z nimi! Upewnij się, że nie tylko wyjaśnisz, dlaczego ten projekt jest dla nich tak ważny (i dlaczego będzie zabawny), ale także daj im możliwość, w jaki sposób mogą poświęcić swój czas i energię – czy to poprzez wolontariat na wydarzeniu, czy przekazanie pieniędzy na jego utworzenie koszty

Tworzenie strony internetowej wydarzenia

Możesz stworzyć stronę internetową dla swojego wydarzenia, korzystając z platformy takiej jak Wix lub Squarespace. Możesz także zatrudnić kogoś, kto zrobi to dla Ciebie, jeśli wolisz nie robić tego sam. Po utworzeniu i uruchomieniu witryny pamiętaj o uwzględnieniu wszystkich poniższych elementów:

• Opis tego, co będzie miało miejsce podczas wydarzenia (np. „Przyjdź do nas na naszą doroczną konferencję, na której omówimy zmiany najlepszych praktyk w HR na przestrzeni czasu”).
• Omówienie, kto powinien uczestniczyć (np. „Ta konferencja jest otwarta tylko dla pracowników naszej firmy”).
• Daty i godziny rozpoczęcia i zamknięcia rejestracji (np. „Rejestracja zostanie otwarta 1 stycznia o 9:00 czasu EST i zamknięta 1 marca o 17:00 czasu EST”). Upewnij się, że wszyscy rejestrujący mają taką możliwość przed tym terminem!

Marketing Twojego wydarzenia

Oprócz mediów społecznościowych skutecznymi metodami promocji wydarzenia są również marketing e-mailowy i reklama drukowana. Zaletą mediów społecznościowych jest natychmiastowe dotarcie do dużej grupy odbiorców, ale należy pamiętać, że wiele osób woli nie być bombardowanych reklamami w swoich kanałach informacyjnych lub na osi czasu. Marketing e-mailowy zapewnia większą kontrolę nad tym, kto widzi Twoją wiadomość, a także umożliwia większe dostosowanie podczas projektowania samego szablonu wiadomości e-mail (na przykład dodawanie linków bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego). Reklamy drukowane mogą obejmować ulotki lub plakaty w lokalnych firmach, gdzie ludzie mogą je zobaczyć podczas zakupów lub jedzenia w restauracjach w pobliżu miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie. Warto również rozważyć reklamę radiową i telewizyjną, ponieważ są one zwykle tańsze niż inne formy reklamy ze względu na niższe koszty produkcji.

Użyj oprogramowania do zarządzania wydarzeniami

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania wydarzeniami, takiego jak alternatywy Cvent i konkurencja, to doskonały sposób na zachowanie porządku i planowanie. Oprogramowanie pozwoli Ci śledzić wszystkie szczegóły, które należy wziąć pod uwagę w przypadku wydarzenia, takie jak budżetowanie, planowanie, a nawet sprzedaż biletów.

Można go również używać jako centralnego centrum wymiany informacji z innymi osobami zaangażowanymi w proces planowania. Dzięki temu wszyscy zaangażowani w projekt (w tym sponsorzy, sprzedawcy i wolontariusze) mają dostęp z dowolnego miejsca w dowolnym czasie, aby mogli zgłaszać swoje pomysły lub opinie na temat tego, co ich zdaniem powinno się wydarzyć w przyszłości.

Zabrany klucz

Możesz zorganizować udane wydarzenie, tworząc plan, pozyskując odpowiednich ludzi i partnerów, tworząc stronę internetową i promując swoje wydarzenie.

Przede wszystkim musisz zdecydować, kto będzie zaangażowany w planowanie wydarzenia. Upewnij się, że każdy ma swoje określone role i obowiązki na każdym etapie projektu. Oprócz tego dobrze jest zaangażować kogoś, kto ma doświadczenie w organizowaniu wydarzeń, ponieważ będzie w stanie przeprowadzić Cię przez wszelkie problemy, które pojawią się podczas procesu planowania lub organizacji wydarzenia.

Szukając miejsca, zastanów się, czy jest wystarczająco dużo miejsca dla wszystkich uczestników w jednym czasie; rozważ także, czy istnieją jakieś ograniczenia dotyczące tego, jakiego rodzaju jedzenie/napoje mogą być podawane w tym miejscu (tj. zakaz spożywania alkoholu). Jeśli to możliwe, spróbuj rezerwować miejsca bliżej siebie, a nie dalej, aby ludzie nie mieli między sobą dużych odległości podczas podróży między lokalizacjami podczas przerw między sesjami itp. Oszczędza to również czas, który w przeciwnym razie można by spędzić na czekaniu na innych przed powrotem może po przerwie obiadowej?

Wniosek

Podsumowując, ważne jest, aby pamiętać, że nie ma jednego uniwersalnego podejścia do planowania wydarzenia. To zależy od rodzaju imprezy, którą organizujesz i jakie są Twoje cele. Mamy nadzieję, że ten przewodnik pomógł Ci zrozumieć tajniki planowania wydarzeń, dzięki czemu możesz stworzyć niezapomniane wrażenia dla swoich gości!