Korzyści z wdrożenia automatyzacji przepływu pracy

Opublikowany: 2021-07-09

Praktycznie każda firma zawsze stara się być bardziej wydajna niż wcześniej, aby zmniejszyć koszty operacyjne i zmaksymalizować rentowność. W dzisiejszym nasyconym i bardzo konkurencyjnym świecie biznesu firmy muszą wykorzystywać dostępne zasoby, aby skutecznie osiągać swoje cele.

W przeciwnym razie nie mogą wyprzedzić konkurencji.

Jedną z najbardziej opłacalnych opcji poprawy efektywności biznesowej jest automatyzacja przepływu pracy .

Automatyzacja przepływu pracy poprzez wykorzystanie odpowiednich technologii pojawiła się jako sposób dla firm na wyeliminowanie zaangażowania ludzi i nadzoru z wykonywania czasochłonnych i powtarzalnych zadań. W rezultacie firmy mogą obniżyć koszty operacyjne związane z wykonywaniem tych zadań, jednocześnie eliminując błędy ludzkie.

Przy różnych postępach technologii w ostatnich latach istnieje tak wiele procesów biznesowych i elementów do wdrożenia automatyzacji przepływu pracy.

Co to jest automatyzacja przepływu pracy?

Automatyzacja przepływu pracy odnosi się do tego, w jaki sposób używamy narzędzi i technologii do automatyzacji przepływów pracy lub procesów biznesowych, aby:

  • Zmniejsz lub wyeliminuj koszty pracy związane z zatrudnianiem pracowników wewnętrznych
  • Uwolnienie cennego czasu pracowników od wykonywania powtarzalnych czynności administracyjnych
  • Poprawa produktywności organizacyjnej
  • Zmniejszenie kosztów operacyjnych

Nie wszystkie przepływy pracy mogą i powinny być zautomatyzowane, niektóre są niemożliwe do zautomatyzowania ze względu na brak technologii, a niektóre mogą być zbyt drogie do zautomatyzowania.

Ogólnie rzecz biorąc, powinniśmy zautomatyzować przepływy pracy, które są:

  • Powtarzalne i/lub czasochłonne wykonanie
  • Nie wymagaj zaawansowanego podejmowania decyzji do końca
  • Jest podatny na błędy, a dokładność i spójność ma kluczowe znaczenie dla tego przepływu pracy

Zasady wykonywania automatyzacji przepływu pracy

Chociaż faktyczna implementacja automatyzacji przepływu pracy może się różnić w zależności od samego procesu, oto kilka podstawowych zasad, których należy przestrzegać:

  1. Upewnij się, że poprawnie zrozumiałeś przepływ pracy

Przed wdrożeniem automatyzacji należy dokładnie zapoznać się z przepływem pracy i istniejącym systemem wokół niego.

Ważne jest, aby zrozumieć, że warto zautomatyzować przepływ pracy tylko wtedy, gdy jest już wydajny . Automatyzacja nieefektywnego przepływu pracy zwiększy również jego nieefektywność, co na dłuższą metę może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.

Konieczne jest najpierw zmapowanie przepływu pracy za pomocą oprogramowania do mapowania przepływu pracy, aby mieć widok z lotu ptaka na cały proces. Dzięki odpowiedniej wizualizacji za pomocą mapowania przepływu pracy możesz szybko zidentyfikować wąskie gardła i nadmiarowości, aby maksymalnie zoptymalizować przepływ pracy.

  1. Sprawdź spójność

Zautomatyzowany przepływ pracy byłby spójny z otaczającymi procesami biznesowymi.

Pamiętaj, że wszystkie przepływy pracy w Twojej firmie są od siebie niepowtarzalne, więc podczas automatyzacji przepływu pracy musisz upewnić się, że nie zakłóca on innych procesów i odpowiadających im danych wejściowych i wyjściowych.

  1. Skoncentruj się na najmniejszych krokach, krok po kroku

Ważne jest, aby zrozumieć, że nie trzeba jednocześnie automatyzować wszystkich kroków przepływu pracy. Może to spowodować, że proces automatyzacji będzie zbyt kosztowny. Możesz częściowo zautomatyzować przepływy pracy, a jeśli to konieczne, możesz podzielić projekt automatyzacji na kilka faz.

  1. Zautomatyzowany przepływ pracy = prostszy przepływ pracy

Skoncentruj się na prostocie: automatyzacja przepływu pracy ma na celu uproszczenie, a nie bardziej złożone niż wcześniej. Oceń przepływ pracy po jego zautomatyzowaniu. Jeśli wymaga to bardziej ludzkiego nadzoru niż interwencji, to coś jest nie tak.

  1. Upewnij się, że jest skalowalny i zwinny

Twoje przepływy pracy i procesy biznesowe będą ewoluować, więc upewnij się, że technologia automatyzacji jest wystarczająco wszechstronna, aby dostosować się i śledzić ewolucję Twojej firmy.

  1. Proces wdrażania do firmy nowego pracownika

Zautomatyzowany przepływ pracy osiągnie swoją maksymalną wartość dopiero wtedy, gdy Twój zespół zrozumie, jak go właściwie używać. Im lepiej Twój zespół rozumie proces biznesowy, tym lepiej automatyzacja będzie działać i integrować się z innymi procesami. Ponownie, mapowanie przepływu pracy jest niezbędne, aby każdy w zespole mógł odpowiednio zrozumieć, o co chodzi w przepływie pracy.

Korzyści z automatyzacji przepływu pracy

Czy Twoja firma potrzebuje automatyzacji przepływu pracy? W tym miejscu omówimy kilka kluczowych korzyści, jakie automatyzacja przepływu pracy może przynieść Twojej firmie:

Poprawiona efektywność kosztowa

Prawdopodobnie najważniejszą korzyścią z wdrożenia automatyzacji przepływu pracy jest redukcja kosztów. Automatyzacja przepływu pracy może znacząco pomóc w zmniejszeniu kosztów operacyjnych (zwłaszcza kosztów pracy ludzkiej) i poprawić rentowność.

Na przykład, prawdopodobnie dużo taniej jest uruchamiać zautomatyzowane oprogramowanie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu niż zatrudnianie trzech pracowników na trzy różne zmiany. Nie jest też tajemnicą, że pracownicy ludzcy popełniają błędy, które na dłuższą metę mogą sporo kosztować. Wyeliminowanie tych błędów może w efekcie zaoszczędzić Twojej firmie dużo pieniędzy.

Większa produktywność

Automatyzacja może uwolnić Twoich kluczowych pracowników od zbędnych zadań administracyjnych, takich jak fakturowanie i rozliczenia. Jeśli uda nam się zautomatyzować te zadania, możemy pozwolić tym pracownikom skupić się na swoich kompetencjach i bardziej przyczynić się do osiągnięcia celów organizacyjnych.

Większa kontrola nad przepływami pracy

Automatyzacja to świetny sposób na ustanowienie kontroli w całym procesie biznesowym. Czemu? Każdy przepływ pracy, który został zautomatyzowany, jest zasadniczo zawsze pod Twoją kontrolą i zawsze jest udokumentowany. Otrzymasz jasne zapisy, które mogą powiedzieć, co zostało wykonane.

Popraw morale i produktywność pracowników

Częstym problemem we wdrażaniu automatyzacji jest to, że pracownicy i menedżerowie obawiają się, że automatyzacja może przejąć role pracowników. Jednak chociaż automatyzacja może rzeczywiście ograniczyć zmiany pracowników, a nawet wyeliminować niektóre role, może pomóc poprawić morale obecnych pracowników, zapewniając im więcej możliwości wykorzystania ich podstawowych kompetencji i rozwijania poczucia celu.

Słowa końcowe

Automatyzacja przepływu pracy może znacząco przyczynić się do sukcesu organizacji na wielu różnych poziomach. Ponadto, podczas gdy w przeszłości automatyzacja procesów biznesowych była bardzo kosztowna, gdy firmy musiały inwestować w kosztowną instalację rozwiązań automatyzacji na miejscu, obecnie różne rozwiązania w chmurze są niedrogie i dostępne.

Kluczem jest jednak upewnienie się, że przepływ pracy jest już wydajny , zanim go zautomatyzujesz. Posiadanie zaawansowanego rozwiązania do zarządzania przepływem pracy może pomóc w zapewnieniu wydajności i przejrzystości wszystkich przepływów pracy.

Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.

Rekomendacje redaktorów: