10 najlepszych systemów telefonicznych z automatyczną sekretarką w 2020 roku

Jedna z najważniejszych statystyk dotyczących obsługi klienta z Bain and Company stwierdza, że ​​firmy, które zapewniają doskonałą obsługę klienta, odnotują wzrost przychodów o 4-8%. Biznesowa VoIP daje wyjątkowe możliwości przekierowywania połączeń i zapewnia lepsze wrażenia, przenosząc rozmówców we właściwe miejsce. Pamiętaj, że masz tylko około siedmiu sekund, aby zrobić wrażenie, więc spraw, aby to się liczyło.

Najlepsze systemy telefoniczne z automatyczną sekretarką są przydatnym sposobem na szybkie zaprezentowanie marki dzwoniącym przy jednoczesnym usprawnieniu początkowych interakcji z klientami.

Co to jest automatyczna sekretarka?

Automatyczne asystentki to narzędzia programowe, których firma używa do odbierania połączeń przychodzących. Czasami są to tak zwane wirtualne recepcjonistki lub autorecepcjonistki. Systemy te zapobiegają rozłączeniu się klientów, skuteczniej przekierowując rozmówcę. Oprócz przekazywania połączeń automatyczna sekretarka podaje dzwoniącym informacje, takie jak godziny i lokalizacja firmy.

Wielopoziomowa automatyczna sekretarka ma miejsce wtedy, gdy nagrana wiadomość daje dzwoniącemu dodatkowe opcje po wybraniu działu. Mają one również możliwość wysyłania klientów do firmy lub poczty głosowej agenta.

Jak skonfigurować automatyczną sekretarkę?

Proces konfigurowania najlepszego systemu automatycznej obsługi telefonicznej będzie się różnić w zależności od dostawcy — niektóre mają opcje tekstu na głos po wyjęciu z pudełka, a inne wymagają utworzenia skryptów i plików audio. Na przykład nauka konfiguracji automatycznej sekretarki Dialpad za pomocą ich samouczka to zupełnie inny proces niż interfejs przeciągania i upuszczania w Jive do projektowania podróży klienta.

Oto krótki samouczek dotyczący konfigurowania oprogramowania automatycznej obsługi za pomocą panelu sterowania:

1. Wybierz metodę zarządzania połączeniami dla automatycznej sekretarki — czy połączenia powinny być kierowane do automatycznej sekretarki, na którą recepcjonista nie może odpowiedzieć? A może powinny to być wszystkie połączenia?
2. Przypisz numer telefonu do opiekuna i dodaj wszelkie dodatkowe numery, które będą używane przez opiekuna.
3. Twórz powitania i opcje menu, wpisując je do obsługi tekstu na mowę lub nagrywaj je, aby w przyszłości przesłać je do systemu.
4. Nagrywaj skrypty odpowiedzi na pocztę głosową automatycznej sekretarki.
5. W razie potrzeby dodaj grupy recepcjonistów. Przekierowują one przychodzące połączenia do określonych użytkowników przed wylądowaniem w automatycznej sekretarce.
6. Zdecyduj, czy będzie opcja operatora. Spowoduje to skonfigurowanie systemu tak, aby akceptował „0” lub inny numer na klawiaturze jako domyślny sposób połączenia z recepcjonistą lub usługą sekretarską.
7. Ustaw godziny pracy.
8. Skonfiguruj harmonogram dla trybu dziennego i nocnego.
9. Ustaw pozdrowienia i harmonogramy na święta.
10. Skonfiguruj ustawienie limitu czasu. Spowoduje to powtórzenie powitania lub przekierowanie połączenia do recepcjonisty, jeśli dzwoniący nie odpowie na monity.
11. Zapisz swoje ustawienia.

Ogólnie rzecz biorąc, system zazwyczaj obejmuje skonfigurowanie przepływu połączeń przez portal lub numer telefonu przy użyciu jednego z punktów końcowych znajdujących się w systemie wywołującym. Większość systemów prosi o wprowadzenie lub nagranie powitania początkowego, a także powitania w godzinach pracy, świętach i w każdym dziale. Zostaniesz również poproszony o podanie konkretnych numerów telefonów lub numerów wewnętrznych dla każdego działu. Niektóre systemy zawierają wybieranie numeru wewnętrznego pierwszego poziomu, co umożliwia użytkownikom natychmiastowe wybieranie numeru wewnętrznego bez konieczności przechodzenia przez całe menu.

Oto jak wygląda konfiguracja Dialpad:

Oto jak wygląda konfiguracja przeciągania i upuszczania w Jive:

Różnica między automatyczną sekretarką a IVR

Próbując zrozumieć różnicę, najlepiej spojrzeć na automatyczną sekretarkę jako uproszczony zautomatyzowany system, a interaktywne systemy odpowiedzi głosowej (IVR) jako bardziej responsywną i konfigurowalną metodę kierowania połączeń. Nie ma to na celu odwrócenia uwagi od automatycznej sekretarki — są one korzystne przy kierowaniu połączeń do odpowiedniego działu. Automatyczna sekretarka to prostszy sposób automatyzacji routingu połączeń — nawet najlepsze systemy telefoniczne z automatyczną sekretarką nie zapewniają opcji samoobsługi ani administrowania ankietami, takich jak system IVR.

Dźwiękowy system automatycznej obsługi jest podstawą dla wielu dostawców VoIP. Działa dobrze dla tych firm, które nie potrzebują rozpoznawania głosu i opcji opłacania rachunków. Choć mniej wyrafinowana, automatyczna sekretarka ma takie funkcje, jak tryb dzienny i nocny. Podczas konfigurowania trybu dziennego i nocnego w Twojej firmie wszystkie połączenia mogą dzwonić pod numer cztery razy, a następnie przesyłać je do automatycznej sekretarki. Gdy tryb nocny zostanie włączony po upływie określonej godziny, połączenia zostaną automatycznie wysłane do automatycznej sekretarki, ponieważ nie ma dostępnych agentów.

Podobnie jak w przypadku IVR, skrypty automatycznej sekretarki są Twoim sposobem komunikowania się z klientem – ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest słaby przepływ automatycznej sekretarki, który frustruje klienta, gdy jest on kierowany.

Najlepsze systemy telefoniczne z automatyczną sekretarką

Która automatyczna sekretarka jest najlepsza dla Twojej organizacji? Prawie każdy dostawca VoIP zapewnia jakąś formę automatycznej sekretarki, która jest dołączona do usługi telefonicznej, ale oto nasza lista systemów, które są łatwe do skonfigurowania lub wyróżniają się dla małych firm.

RingCentral

RingCentral ma wielopoziomową automatyczną sekretarkę, w której firmy z dużą liczbą połączeń przychodzących mogą znaleźć wartość. Ta funkcja automatycznej sekretarki jest dostępna we wszystkich planach, a nawet można ją wypróbować podczas bezpłatnego 15-dniowego okresu próbnego RingCentral. Ceny planów wahają się od 24,99 USD do 44,99 USD miesięcznie i istnieje kilka alternatyw RingCentral, które należy rozważyć, jeśli w planach tych brakuje funkcji, których potrzebuje Twoja firma.

Inne ważne cechy RingCentral:

• Obsługa klienta 24/7
• Automatyczne nagrywanie rozmów w Office Premium i nowszych
• Integracja Salesforce w Office Premium i nowszych

Nextiva

Nextiva jest dostawcą rozwiązań do komunikacji biznesowej, które są przeznaczone dla samotnych przedsiębiorców i mniejszych zespołów. Oferowane przez nich plany dotyczą jednego użytkownika miesięcznie i wahają się od 35 do 55 USD. Każdy plan ma opcję automatycznej sekretarki, ale profesjonalnie nagrane powitanie zaczyna się od planu Pro. Jest to idealna wartość dla firm przechodzących na komunikację opartą na chmurze, ale jeśli brakuje określonej funkcji, spójrz na alternatywy Nextiva.

Inne ważne cechy Nextiva:

• Nielimitowane SMS-y w wersji Pro i nowszych
• Aplikacje na telefony komórkowe dostępne w wersji Pro i nowszych
• Integracje CRM z Salesforce i Zendesk

Konik polny

Grasshopper to kolejny dostawca, który dostarcza rozwiązania VoIP dla samotnych przedsiębiorców i mniejszych firm. Grasshopper ma automatyczną sekretarkę, która zapewnia nagrane skrypty do odbierania połączeń przychodzących. Firma posiada również za dodatkową opłatą profesjonalne studio głosowe. Jeśli wolisz, aby telefony odbierała osoba na żywo, Grasshopper ma również opcję wirtualnego recepcjonisty na żywo. Plany cenowe Grasshopper wahają się od 29 do 89 USD miesięcznie.

Inne ważne cechy Grasshoppera:

• Aplikacje stacjonarne i mobilne ze wszystkimi planami
• Dostępna integracja z Gmailem
• Transkrypcja poczty głosowej dołączona do wszystkich planów

Vonage

Vonage oferuje konkurencyjne plany dla małych firm lub przedsiębiorstw. Firma dobrze radzi sobie z konkurencją, oferując plany trójpoziomowe, a także funkcje a la carte, które lepiej pasują do Twoich potrzeb. Ceny Vonage Business Cloud wynoszą od 19,99 USD do 39,99 USD, a wszystkie plany obejmują automatyczną sekretarkę. Jeśli jednak szukasz wielopoziomowej automatycznej sekretarki, musisz mieć plan premium lub wyższy.

Inne ważne cechy Vonage:

• Integracja z Salesforce i Microsoft Dynamics
• Osłona antyspamowa dla wszystkich połączeń przychodzących
• Dostępne nagrywanie rozmów w całej firmie

8×8

8×8 jest przeznaczony dla firm z dużą liczbą przychodzących połączeń międzynarodowych. Ceny planów 8×8 wahają się od 25 do 55 USD za użytkownika miesięcznie. Każdy plan obejmuje automatyczną sekretarkę, a także aplikacje mobilne i komputerowe. Jednak automatyczna sekretarka nie informuje dzwoniących o aktualnym czasie oczekiwania, co jest najlepszym rozwiązaniem dla firm o małej liczbie połączeń. Kilka lat temu stworzyliśmy film, w którym szczegółowo opisano proces konfiguracji mapowania klawiszy automatycznej sekretarki dla 8×8.

Inne ważne cechy 8×8:

• Do 10 GB miejsca na multimedia (nagrania rozmów lub spotkań)
• Nielimitowane połączenia do 47 krajów
• Dostęp do wybierania według nazwy katalogu

3CX

Biznesowy system telefoniczny 3CX zawiera cyfrowy recepcjonista i wyróżnia się tym, że umożliwia nagrywanie w wielu formatach plików audio, takich jak WAV, PCM, 8 kHz, 16 bit i mono. Ich menu i opcje podmenu do konfigurowania asystenta są dość obszerne, z opcjami takimi jak „połącz z kolejką”, „przenieś do poczty głosowej” i „wyślij połączenia do aplikacji przepływu połączeń”. W sumie podczas konfigurowania tego aspektu routingu masz 10 opcji kierowania rozmówców.

Inne ważne cechy 3CX:

• Obsługa wideokonferencji HD
• Obsługa wielu modeli telefonów biurowych
• Identyfikator dzwoniącego, zdalne przekazywanie połączeń i naliczanie opłat na podstawie liczby jednoczesnych połączeń.

Ooma

Ooma zapewnia automatyczną sekretarkę po założeniu konta. Domyślnie automatyczna sekretarka dla Ooma, którą nazywają wirtualną recepcjonistką, jest skonfigurowana z włączoną funkcją zamiany tekstu na mowę. Oznacza to, że wybierasz powitanie, a generowany komputerowo głos odczytuje je rozmówcy. Panel sterowania umożliwia również nagrywanie plików audio, więc jeśli masz recepcjonistę, który jest typowym pierwszym punktem kontaktu, jest to dobra opcja.

Automatyczna sekretarka Ooma zapewnia członkom zespołu możliwość zdalnego sprawdzania poczty głosowej za pomocą telefonu komórkowego. Sprawdź nasz przewodnik dotyczący cen Ooma Office, aby dowiedzieć się więcej.

Inne ważne cechy Ooma:

• Wiele dzwonków do jednoczesnego dzwonienia na różne urządzenia
• Ulepszone blokowanie połączeń
• Stacja bazowa Ooma Office łączy istniejące telefony analogowe z siecią VoIP

Telefon.com

Phone.com wyróżnia się w branży VoIP, ponieważ zawiera jeden lokalny lub bezpłatny numer z kilkoma planami biznesowymi. Automatyczna sekretarka jest również dołączona do ich planów Base, Plus i Pro, a jej najniższy plan to tylko 12,99 USD miesięcznie. Phone.com organizuje dedykowane seminaria internetowe dla osób, które chcą skonfigurować swoje automatyczne sekretarki. Jego ceny plasują go w podobnej niszy co Grasshopper, dlatego pojawił się w naszym zestawieniu Grasshopper vs Phone.com.

Inne ważne cechy Phone.com:

• Próżne numery telefonów
• Zawiera wiadomości SMS
• Nieograniczone rozszerzenia użytkowników

Jive

Niedawno omówiliśmy Jive PBX i biznesowy system telefoniczny, a także rozmawialiśmy o ich edytorze planu wybierania, aby przekierowywać dzwoniących. Edytor Jive wykorzystuje system przeciągania i upuszczania, który obejmuje funkcje automatycznej sekretarki. Dzięki systemowi telefonicznemu VoIP możesz szybko zdecydować, co się stanie, gdy dzwoniący dotrze do Twojej automatycznej sekretarki, co skraca czas obsługi i zmniejsza ryzyko przypadkowych błędnych tras.

Inne ważne cechy Jive:

• Harmonogram routingu połączeń i funkcje contact center
• Znajdź mnie/Obserwuj mnie
• Obsługa smartfonów z systemami Android, iOS i Windows Mobile

Klawiatura numeryczna

Ostatnio pojawiło się kilka nowych rozwiązań w Dialpad, które pomagają zilustrować ich zaangażowanie w dostarczanie silnych funkcji swoim klientom. Automatyczna sekretarka Dialpad jest konfigurowalna za pomocą przeglądarki, więc wprowadzanie drobnych zmian odbywa się na większości urządzeń. Automatyczna sekretarka jest dostępna na każdym poziomie Dialpad.

Inne ważne cechy Dialpad:

• Funkcje call center
• Nagrywanie rozmów na poziomie Pro i wyższym
• Wirtualne numery telefonów w nawet 50 krajach

Czy systemy telefoniczne z automatyczną sekretarką są alternatywami dla IVR?

Zanim wybierzesz dostawcę automatycznej sekretarki z naszej listy, zrozum, że nie robi on wszystkiego. Rozwiązanie IVR jest lepsze dla Twojej organizacji, jeśli potrzebujesz:

• Opcje samoobsługowe dla klientów
• CSATs (ankiety satysfakcji klienta)
• Menu dostępne za pomocą odpowiedzi głosowej

Autoserwisanci wyróżniają się tym, że są łatwe do wdrożenia w każdym środowisku biurowym – skracają czas oczekiwania i pomagają klientom dotrzeć do właściwego działu. Są również czymś do rozważenia dla małych firm, które nie potrzebują zbyt złożonego menu dla swoich klientów.

Jeśli potrzebujesz bardziej szczegółowej formy routingu połączeń, dowiedz się więcej o systemach IVR – mamy szczegółowe listy i często zadawane pytania dla najlepszych dostawców, a także informacje o krytycznych funkcjach.