Bądź zorganizowany, zachowaj produktywność — jak znaleźć najlepsze rozwiązanie do współpracy zespołowej

W tym momencie rozwiązania do zarządzania projektami i współpracy są bardzo podobne do rozwiązań do komunikacji zespołowej. Jeśli Twój zespół go nie wykorzystuje, możesz stracić ogromny wzrost wydajności — ale opcji jest też bez liku. Wystarczy spojrzeć na naszą listę alternatyw Basecamp, a twoja głowa może już kręcić się z pytaniem, a my musieliśmy przyciąć naszą listę, aby skupić się na naszych ulubionych opcjach.

Teraz, kiedy mówimy o narzędziach do współpracy, niekoniecznie mamy na myśli tylko wiadomości zespołowe. Bardziej zbliżone do zarządzania projektami, zadaniami i plikami, te rozwiązania współpracy zazwyczaj łączą te same stare praktyki z nowoczesną prezentacją.

Pomiędzy aplikacjami opartymi na listach lub opcjami w stylu tablicy korkowej i opcjami wizualnymi, dzięki takim rozwiązaniom łatwo się zgubić w opcjach. I to nawet wtedy, gdy przyznasz, że aplikacja do współpracy jest właściwym narzędziem dla Twojego zespołu. Niektórzy z was, którzy to czytają, wciąż mogą się nawet zastanawiać, czy inwestycja nadal jest tego warta. Dowiedzmy się więc — dlaczego Twój zespół powinien korzystać z rozwiązania do współpracy, a potem jak w ogóle wybrać, które z nich jest najlepsze?

Dlaczego Twój zespół miałby się przejmować?

Jestem pewna, że ​​pierwsze pytanie, które wszyscy zadają, to dlaczego ich zespół miałby w ogóle zawracać sobie głowę jedną z tych aplikacji do zarządzania i współpracy. W końcu firmy funkcjonowały od dziesięcioleci bez komputerów, a nawet z komputerami nie potrzebowaliśmy jakiejś „aplikacji” do zarządzania naszymi projektami. Możemy po prostu używać tablic do śledzenia bieżących projektów i zadań, możemy użyć katalogów do zarządzania naszymi zespołami, możemy użyć karteczek samoprzylepnych na naszych monitorach, aby przypomnieć nam o zadaniach, lub po prostu zaplanować wszystko w kalendarzu.

Jasne, mamy pióro i papier, a przynajmniej jakąś metodologię stojącą za naszą organizacją. Podobnie jak wiadomości zespołowe, wcześniej były telefony i e-maile lub po prostu podstawowe interakcje międzyludzkie i rozmowy osobiste. Poza tym nadal widzimy powód, aby wykorzystywać te aplikacje do przesyłania wiadomości w naszej codziennej pracy, a nawet w życiu osobistym.

Rozwiązania do współpracy są takie same — zastępują nasze stare metody jedną scentralizowaną aplikacją, która pomaga nam zarządzać wszystkim. Te aplikacje mogą pomóc nam zmienić sposób, w jaki pracujemy, zapewniając nowy poziom wydajności: czy będzie to prosta lista bieżących zadań i do kogo są przydzielone; lub pulpit nawigacyjny dla całego zespołu do śledzenia postępów trwającego miesiąc projektu, a nawet wspólna przestrzeń robocza do udostępniania i edytowania dokumentów na żywo.

Zmienia się sposób, w jaki pracujemy, wszyscy są zdalni, zespoły są rozproszone, dokumenty i pliki są zawsze udostępniane, a projekty ewoluują w czasie. Czy nie powinniśmy mieć metodologii naszego szaleństwa, która jest tak samo elastyczna, jak nasza nowa praca?

Korzyści w porównaniu z tradycyjnymi metodami

Podstawowym pomysłem jest więc skorzystanie z rozwiązania — zazwyczaj aplikacji internetowej opartej na chmurze — które pomoże Twojemu zespołowi zachować porządek, być na bieżąco z najnowszymi informacjami i współpracować przy projektach, aby praca była wykonywana lepiej, szybciej i jeszcze łatwiej.

Brzmi świetnie, ale w jaki sposób aplikacja internetowa może pomóc Ci to zrobić lepiej niż kalendarz, długopis i papier? Cóż, prawie każde rozwiązanie różni się nieco pod względem organizacji zespołu i jego współpracy — ale wszystkie dotyczą tych samych podstawowych koncepcji.

• Skuteczna współpraca w podróży

Jedną z największych korzyści jest natychmiastowa informacja, dostępna w dowolnym miejscu i czasie. Ponieważ te rozwiązania są wbudowane w chmurę i wokół niej, podobnie jak inne aplikacje biznesowe, możesz z nich korzystać w dowolnym miejscu. Aplikacje mobilne, aplikacje komputerowe, a nawet dostęp do Internetu są dostępne z dowolnego miejsca, w którym masz komputer i połączenie z Internetem — i wszystko pozostaje dokładnie tak, jak poprzednio.

Zamiast zostawiać książkę do planowania w biurze lub rysować na tablicy wszystko, czego nie możesz zabrać ze sobą, planowanie, zarządzanie zadaniami, harmonogramowanie i współpraca całej organizacji są przechowywane w chmurze; a platforma idzie tam, gdzie Ty. Zawsze bądź na bieżąco z tym, co robi Twój zespół, jego postępami, a nawet współpracuj lub deleguj w czasie rzeczywistym.

• Popraw sprawność biznesową

Dzięki zawsze aktualnemu pakietowi do współpracy dostępnemu w podróży, Twój zespół może być zawsze gotowy do rozwiązania problemu lub blokady drogowej, gdy się pojawią. Zamiast po prostu upuszczać tę wersję roboczą na biurko szefa lub strzelać e-mailem i czekać na odpowiedź, aplikacje do współpracy umożliwiają natychmiastowe udostępnianie plików lub aktualizacji z natychmiastowymi alertami i powiadomieniami dla odbiorcy.

Już samo to powinno pomóc poprawić czas reakcji i elastyczność firmy dzięki jednej zwięzłej platformie, dzięki której można udostępniać aktualizacje, przesyłać, a nawet edytować wersje robocze lub reagować na krytyczne zmiany w projektach. Wszystko jest dostępne na platformach mobilnych, co tylko dodatkowo pomaga utrwalić tę zwinność i elastyczność.

• Konsolidacja rozwiązań

Całkowicie możliwe byłoby stworzenie przez Twój zespół metodologii śledzenia postępów i współpracy, która nie opierałaby się na aplikacji w chmurze. Arkusze kalkulacyjne Excel mogą śledzić projekty, udostępnione arkusze Google mogą nawet służyć do spójnego śledzenia projektów dla wielu zespołów. Ale potem każdy musi aktualizować swoje kalendarze indywidualnie lub korzystać z poczty e-mail lub nawet aplikacji do obsługi wiadomości zespołowych, aby udostępniać pliki i wersje robocze — lub wrzucać je do folderu skrzynki wrzutowej.

Ale potem musisz wysłać do kogoś wiadomość e-mail, aby zapytać o aktualizację lub poprawkę, a wiadomość e-mail zostaje zakopana, a plik został wyjęty ze skrzynki. Chodzi o to, że przy tak wielu różnych rozwiązaniach trudno jest być na bieżąco ze wszystkim, a czas jest marnowany tylko na przeskakiwanie przez obręcze. Czy nie byłoby to o wiele prostsze z jednym rozwiązaniem, śledzeniem wszystkiego w jednym miejscu, z wbudowaną komunikacją?

• Usprawnij proces, oszczędź czas

W końcu wszystko to działa razem, aby zaoszczędzić czas Twojej firmy. Dzięki usprawnieniu całego procesu współpracy i zarządzania zadaniami mniej czasu trzeba poświęcić na mikrozarządzanie. Dzięki rozwiązaniu do współpracy wszyscy członkowie zespołu mogą być powiadamiani jednocześnie, kalendarz każdego jest aktualizowany natychmiast i jednocześnie, wszyscy zaangażowani w konkretny projekt mogą otrzymywać te same aktualizacje lub powiadomienia w tym samym czasie, a pliki pozostaną skonsolidowane i łatwo dostępne .

Chodzi o to, aby oszczędzić czas, a można to zrobić, ulepszając sposób współpracy zespołu i ukończenia pracy za pomocą procesów, które te rozwiązania pomagają ustanowić.

Na czym Twój zespół już polega?

Jeśli zdecydowałeś, że jedno z tych rozwiązań jest właśnie dla Ciebie, to świetnie. Teraz musisz tylko zrozumieć, jak znaleźć właściwe rozwiązanie, które najlepiej sprawdzi się w Twoim zespole. Podobnie jak w naszym przewodniku po przejściu na UC, najlepszym miejscem do rozpoczęcia jest przyjrzenie się temu, co już masz. Możliwe, że Twój zespół już używa kombinacji poczty e-mail, a nawet wiadomości zespołowych do komunikacji, a współpraca jest obsługiwana podczas nieformalnych spotkań w pokojach narad lub szybkiej wiadomości e-mail lub czatu online.

Ostatecznie będzie się to różnić w zależności od branży, w której działa Twoja firma i rodzaju wykonywanej pracy. Ale ogólnie rzecz biorąc, powinieneś przyjrzeć się, na czym już polega Twój zespół:

• Skąd zespoły wiedzą, nad czym pracują?
• Skąd wszyscy wiedzą, jakie zadania są im przydzielone?
• Jaki jest istniejący proces śledzenia i wykonywania pracy?
• Jak wygląda proces współpracy i dzielenia się szkicami lub pomysłami?
• W jaki sposób pliki są przesyłane, udostępniane i edytowane?
• Jak zarządzane są kalendarze i planowane spotkania?

Stąd decydenci powinni spróbować zinwentaryzować istniejący sprzęt lub oprogramowanie wykorzystywane do współpracy, tj. pocztę e-mail, wiadomości, rozmowy telefoniczne, wideokonferencje lub konkretne rozwiązania, takie jak Drop Box do udostępniania plików lub Dokumenty Google do edycji dokumentów. Zrozumienie, jakie narzędzia należy wymienić, pomoże sformułować końcową decyzję.

Zrozum, czego potrzebuje Twój zespół

Współpraca zespołowa w dużym przedsiębiorstwie będzie wyglądać zupełnie inaczej niż w przypadku małych i średnich firm. Jeśli szukasz rozwiązania dla przedsiębiorstw, dobrym punktem wyjścia będzie nasz artykuł porównujący Cisco WebEx Teams z Microsoft Teams, dwiema największymi markami oprogramowania do współpracy zespołowej w przedsiębiorstwie. W przypadku firm każdej wielkości nie każdy działa w ten sam sposób, a nie każde rozwiązanie obsługuje współpracę i zarządzanie projektami w ten sam sposób. W zależności od rozwiązań, procesów lub aplikacji, z których Twój zespół już korzysta do współpracy, wybrane rozwiązanie dla każdego zespołu może się różnić.

Zbudowanie spisu lub ogólnego pomysłu na to, jak Twój zespół już działa, pomoże skoncentrować decyzję na rozwiązaniu, które najlepiej pasuje do tego, co Twój zespół już robi lub musi zrobić. Stąd decydenci mogą nadać priorytet różnym podejściom, a nawet różnym funkcjom oferowanym przez rozwiązania — ta lista priorytetów może pomóc odfiltrować tę listę zakupów.

Aby uzyskać szybki podział, najczęstsze funkcje współpracy i zarządzania projektami obejmują:

• Zarządzanie projektami w oparciu o tekst, listę. Basecamp jest znany z tego, że koncentruje się na „opartym na liście”, co pozwala użytkownikom generować tekstowe listy projektów i zadań. Czasami prostsze jest lepsze.
• LUB wizualne, skoncentrowane na „tablicy” zarządzanie projektami. Jest to bardziej zbliżone do tego, co robi Trello, organizując projekty p i zadania w wizualne „karty”, które oferują wiele informacji na pierwszy rzut oka.
• Kanał aktywności, aby zobaczyć, kto nad czym pracuje.
• Automatyczne powiadomienia e-mail o aktualizacjach
• Twórz i udostępniaj niestandardowe kalendarze, które można synchronizować jednocześnie.
• Dogłębne zarządzanie projektami — rozróżnienie między dużymi projektami, mniejszymi zadaniami, a nawet mniejszymi podzadaniami. Niektóre rozwiązania nie wchodzą w to dogłębnie w organizacji.
• Konfigurowalne pulpity nawigacyjne — codzienne, cotygodniowe lub skoncentrowane na projekcie „Dashboardy”, które zapewniają widok projektu i postępów z lotu ptaka.
• Udostępnianie i edytowanie plików na żywo w celu współpracy

Gdy zrozumiesz, z czego już korzysta Twój zespół i jakie nowe funkcje lub funkcje mogą wykorzystać do ulepszenia, możesz zacząć szukać właściwego rozwiązania.

Porównanie Twoich opcji

Wiedza o potrzebach Twojego zespołu to tylko połowa procesu. Druga połowa to zebranie tych informacji i rozejrzenie się za najlepszym rozwiązaniem. Przy tak wielu na rynku, a nie niewiarygodnie dużej różnorodności, przyjrzenie się im wszystkim może być bardzo czasochłonne i przytłaczające. Kiedy próbujemy zebrać naszą listę ulubionych rozwiązań, zazwyczaj skupiamy się na kilku kluczowych aspektach. Cena jest ważna, ale nie jedyny element układanki.

• Dołączone funkcje i funkcje

Dotknąłem tego powyżej, ale warto o nim jeszcze raz wspomnieć. Nie wszystkie aplikacje są sobie równe, a główną różnicą, którą zobaczysz, jest podejście i prezentacja. Na przykład Basecamp opiera się głównie na tekście i listach, podczas gdy Trello wykorzystuje „karty”, aby pomóc wizualnie organizować projekty i współpracę. Basecamp jest niewystarczający i nie pozwala użytkownikom dodawać „podzadań”, tymczasem Asana pozwala użytkownikom zagłębić się i dodać tyle podzadań, ile potrzebują.

Niektóre rozwiązania zawierają wbudowany kalendarz, a nawet wiadomości zespołowe, a inne nie. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, na czym już polega Twój zespół, aby znaleźć rozwiązanie, które nie ma żadnych luk w funkcjach i jest znane zespołowi.

• Integracje i elastyczność

Poza wbudowanymi funkcjami i funkcjami, innym równie ważnym aspektem jest możliwość zbudowania rozwiązania. Integracje, które są oparte na najważniejszym akronimie 2017 roku, polegają na dodawaniu zupełnie nowych funkcji i funkcji.

Zwykle integracje pozwalają nam połączyć jedno istniejące rozwiązanie z drugim — w celu współpracy zespołowej i zarządzania projektami, co może oznaczać dodanie CRM, aby mieć pod ręką istotne informacje, lub integrację, powiedzmy Basecamp ze Slackiem, aby wszystkie aktualizacje projektu były umieszczane w pokój Slack, zamiast e-maili zaśmiecających skrzynkę odbiorczą.

• Doświadczenie użytkownika i łatwość użytkowania

Ostatecznie, jeśli rozwiązanie jest skomplikowane, mylące, złożone lub po prostu trudne w użyciu, Twój zespół nie będzie chciał się przełączyć. Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest poświęcenie całego tego czasu i pieniędzy na badania, badanie i kupowanie rozwiązania, aby nikt nawet nie zawracał sobie głowy. Aby zapobiec okrzykom, że „stary sposób był o wiele łatwiejszy”, należy nadać temu interfejsowi bardzo wysoki priorytet.

Jeśli Twój zespół jest przyzwyczajony do list, pozostań przy rozwiązaniu opartym na listach, po co dodawać wizualizacje i pulpity nawigacyjne, którymi i tak nikt się nie przejmuje? Zarówno zrozumienie, jak obecnie pracuje Twój zespół, i jakich narzędzi już używa, w połączeniu z okresem testowym pomoże określić najlepsze rozwiązanie. Te aplikacje zwykle mają wersje próbne lub gwarancje zwrotu pieniędzy, więc korzystaj z nich.

• Ceny i ograniczenia

Podobnie jak w przypadku każdej ważnej decyzji biznesowej, koszt jest absolutnie głównym problemem. Jeśli rozwiązanie jest po prostu zbyt drogie, a Twój zespół nie może uzasadnić włączenia, nie przejmują się tym. Jednak ważniejszy jest sposób sprzedaży aplikacji i rozwiązań. W przypadku modeli opartych na subskrypcjach niezwykle często zdarza się „warstwowanie” różnych pakietów dla różnych rozmiarów zespołu lub punktów cenowych. Ważnym aspektem jest tutaj to, że różne poziomy mają zazwyczaj różne ograniczenia.

Tak więc podstawowy plan może zezwalać na 10 użytkowników, ale ogranicza „zespoły” do 2, a „projekty” do 5, jako hipotetyczny przykład. Zwróć uwagę na koszt, ale także dokładnie to, co otrzymujesz za ten koszt.

Kładąc wszystko razem

Po zebraniu wszystkich niezbędnych informacji i zrozumieniu, jak działa Twój zespół, nadszedł czas na rozpoczęcie poszukiwań. Oczywiście najbardziej oczywistą metodą jest po prostu wyszukanie w Google najlepszych rozwiązań. Podstawowy dokument tekstowy lub arkusz kalkulacyjny programu Excel może pomóc w śledzeniu wszystkich odpowiednich znalezionych opcji lub pomóc w uporządkowaniu różnych priorytetów.

Jest to podobne do tego, co robimy w GetVoIP, organizując strony naszych dostawców, takie jak nasza lista rozwiązań do współpracy, a nawet niektóre nasze posty, takie jak Top Basecamp Alternatives, o którym wspomniałem na początku.

Wypróbuj zanim kupisz

Dobrze byłoby rozpocząć bieżącą listę funkcji, których Twój zespół potrzebuje lub których potrzebuje, i użyć jej do utworzenia listy kontrolnej do sprawdzenia każdego rozwiązania — może to również pomóc w śledzeniu różnych ograniczeń cenowych dla różnych funkcji.

Jednak w ostatecznym rozrachunku prawdziwym testem jest przetestowanie rozwiązania. Wypróbuj różne rozwiązania przez tydzień lub dwa na raz lub umieść dwa zespoły na dwóch różnych rozwiązaniach i wysłuchaj ich przemyśleń po okresie testowania. Możesz być zaskoczony, jak wiele więcej osiągają w tak krótkim czasie.