Czym jest GTD i jakie są jedne z najlepszych aplikacji GTD

Co może być lepszego niż wykonywanie na czas zaplanowanych zadań z listy rzeczy do zrobienia i poczucie spełnienia na koniec dnia? A także potwierdzenie, że praca, którą wykonałeś w ciągu dnia, została wykonana sprawnie i dobrze? Jak się okazuje, poczucie spełnienia w pracy może pomóc ludziom poczuć się, jakby robili postępy w swojej pracy.

W związku z tym istnieje wiele aplikacji i oprogramowania zwiększającego produktywność, które twierdzą, że zapewniają łatwość radzenia sobie z całą twoją pracą, zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Jednak niewielu z nich udaje się zmniejszyć obciążenie pracą — chyba że korzystasz z jednej z aplikacji i oprogramowania opartych na GTD.

Ale czym dokładnie jest metodologia GTD i jakie są jedne z najlepszych aplikacji GTD, których możesz użyć, aby poprawić swoją produktywność. Oto przewodnik odpowiadający na wszystkie takie pytania.

Co to jest GTD?

GTD, czyli Getting Things Done, to metodologia zarządzania czasem i produktywności, która pomaga wykonywać zadania i dotrzymywać terminów w skuteczny i wydajny sposób. Został opracowany przez Davida Allena, amerykańskiego konsultanta ds. produktywności, który podkreśla, że ​​„umysł służy posiadaniu pomysłów, a nie ich przechowywaniu”.

Celem systemu GTD jest wyciągnięcie z głowy zadań, list rzeczy do zrobienia i harmonogramów oraz skupienie się na łatwym osiąganiu więcej. W ten sposób możesz podzielić zadania na kroki, które można wykonać i wykonać je, zamiast spędzać czas na tworzeniu listy zadań (lub rzeczy do zrobienia).

Metodologia GTD obejmuje sekwencję kroków, które należy wykonać, aby lepiej zarządzać swoimi zadaniami i stać się produktywnym. Obejmują one:

1. Przechwytywanie

Jak sama nazwa wskazuje, przechwytywanie polega na wyrzucaniu rzeczy z głowy i robieniu notatek na ich temat, dzięki czemu twój umysł jest wolny od bałaganu i możesz skoncentrować się na ustalaniu priorytetów zadań, które pomogą ci osiągnąć twoje cele.

2. Wyjaśnij

Po przedstawieniu swoich myśli, następny krok w metodologii GTD obejmuje wyjaśnienie tych myśli i pomysłów w celu określenia działań. Tak więc zawsze masz wyraźne rozróżnienie między zadaniami, które można wykonać, a niewykonalnymi, co jest niezbędne w określaniu sposobu, w jaki zbliżasz się do swoich celów.

3. Organizuj

Po uchwyceniu myśli i wyjaśnieniu działań, następnym krokiem jest zorganizowanie ich w celu uproszczenia podejścia do wykonywania tych działań. Organizowanie polega na kategoryzowaniu swoich działań i ustalaniu ich priorytetów w sposób, który pomaga robić bardziej efektywnie.

4. Zastanów się

Aby w pełni wykorzystać system produktywności GTD, konieczne jest okresowe przeglądanie tego, co jest w twoim programie, aby być świadomym działań, które już wykonałeś i tych, które wciąż są w toku.

5. Zaangażuj się

Ostatecznym krokiem w metodologii GTD jest zaangażowanie i przeprowadzenie wszystkich wymienionych działań niezbędnych do osiągnięcia Twoich celów. Ponieważ wszystko musi być zrobione, musisz ustalać priorytety zadań w oparciu o ich wagę i pilnie pracować, aby dotrzymać terminów.

Najlepsze aplikacje GTD

Po zapoznaniu się z metodologią GTD i ideą jej działania, oto niektóre z najlepszych aplikacji GTD, których możesz użyć do usprawnienia przepływu pracy i zwiększenia produktywności.

1. Kontrola chaosu

Chaos Control to osobisty menedżer zadań oparty na GTD. Nadaje priorytet działaniom w celu zmniejszenia niepotrzebnego bałaganu i niepokoju, a co za tym idzie, pozwala skupić się na tym, co jest ważne w Twoim programie. Będąc oprogramowaniem wywodzącym się z GTD, Chaos Control oferuje szereg funkcji, które uzupełniają metodologię GTD. Możesz więc organizować i zarządzać swoimi działaniami oraz dodawać konteksty — dodatkowe informacje — aby zwiększyć przejrzystość projektu i powiązanych z nim zadań.

Oprócz tych podstawowych funkcji GTD, Chaos Control zapewnia również możliwość synchronizowania wszystkich wpisów na różnych urządzeniach, na których używasz oprogramowania. Ponadto pozwala nawet automatycznie eksportować wpisy z kalendarza Chaos Control do preferowanej aplikacji kalendarza, między Kalendarzem Google a Kalendarzem iCloud.

Plany: bezpłatne, płatne (23,59 USD rocznie)

Uzyskaj kontrolę chaosu

2. nZadanie

nTask to kolejne popularne oprogramowanie do zarządzania zadaniami oparte na systemie produktywności GTD. Jest wyposażony we wszystkie podstawowe funkcje potrzebne do organizowania i zarządzania projektami (lub zadaniami), dzięki czemu możesz po prostu skupić się na wykonywaniu działań. Jedną z najlepszych rzeczy w nTask jest to, że pozwala współpracować z innymi członkami zespołu i przydzielać im zadania. W ten sposób wszyscy w Twoim zespole mogą efektywnie współpracować.

Podczas pracy z zespołami nTask oferuje dedykowane obszary robocze, aby wszystko było zorganizowane, z możliwością ustawiania ról i uprawnień jeszcze bardziej usprawniających współpracę w zespole. Poza tym platforma zawiera również wbudowane oprogramowanie do spotkań, które można wykorzystać do omówienia programu i wszelkich działań lub decyzji, które należy podjąć.

Plany: bezpłatne, płatne (2,99 USD miesięcznie)

Pobierz nZadanie

3. Zadanie ogniowe

Firetask to łatwa do uruchomienia aplikacja do zarządzania zadaniami. Wykorzystuje zasady metodologii GTD Davida Allena i łączy je z podstawowymi funkcjami zarządzania zadaniami, aby zapewnić lepsze doświadczenie w zarządzaniu zadaniami i podejściu do nich w oparciu o ich priorytety. Jedną z interesujących funkcji Firetask jest możliwość kategoryzacji zadań jako wykonalnych, delegowanych lub rzadkich czynności, co pomaga w lepszym rozróżnianiu zadań.

Oparcie się na GTD oznacza, że ​​możesz cieszyć się wszystkimi użytecznymi bitami z metodologii GTD w Firetask. Oznacza to, że możesz dodawać kontekst do swoich zadań i okresowo je przeglądać, aby zawsze wiedzieć, co udało Ci się osiągnąć i co nadchodzi. Poza tym FireTask obsługuje również załączniki z linkami, kategoryzację według kolorów i ikon w celu kategoryzacji zadań i projektów, synchronizację w chmurze oraz integrację z wbudowanym kalendarzem, kontaktami i aplikacjami przypominającymi.

Plany: bezpłatne, płatne (13,99 USD)

Pobierz Firetask

4. OmniFocus

OmniFocus to kolejne popularne narzędzie do zarządzania zadaniami oparte na GTD. Podstawowym założeniem oprogramowania jest okiełznanie chaosu i skupienie się na właściwych zadaniach we właściwym czasie. Wszystko, co robi, aby pomóc Ci w tym samym, to uproszczenie procesu przechwytywania zadań, dzięki czemu możesz zachować porządek i zacząć robić rzeczy. Dodatkowo integracja z urządzeniami Apple jeszcze bardziej ułatwia przechwytywanie zadań z dowolnego miejsca.

Dzięki OmniFocus możesz szybko określić, jak wygląda tydzień, wymieniając wszystkie nadchodzące projekty wraz z ich terminami i tagami. Wbudowana lista zadań do wykonania pomaga śledzić priorytety i przedstawia zadania, które musisz wykonać w następnej kolejności. Podobnie jak większość wieloplatformowych menedżerów zadań, OmniFocus ma również wbudowaną funkcję synchronizacji, która automatycznie synchronizuje wszystkie projekty i zadania na różnych urządzeniach.

Plany: bezpłatny (14-dniowy bezpłatny okres próbny), płatny (9,99 USD miesięcznie)

Uzyskaj OmniFocus

5. FacileThings

FacileThings to potężny menedżer zadań, który łączy wszystkie zalety systemu produktywności GTD w łatwym w użyciu oprogramowaniu. Podobnie jak każda inna aplikacja do zarządzania zadaniami oparta na GTD, FacileThings pozwala również efektywnie organizować zadania i zarządzać nimi w jednym miejscu. W ten sposób możesz odnieść się do zadań możliwych do wykonania i skoncentrować się na ich realizacji.

Dzięki FacileThings otrzymujesz wsparcie dla integracji z usługami zwiększającymi produktywność, takimi jak Evernote, Kalendarz Outlook, Kalendarz Google, Dysk Google i nie tylko. Jeśli więc korzystasz z którejkolwiek z tych usług, możesz zintegrować je z FacileThings, aby skorzystać z jego funkcji. Dodatkowo otrzymujesz również statystyki do śledzenia całej swojej aktywności, co pozwala sprawdzić bieżące postępy i w razie potrzeby usprawnić przepływ pracy.

Plany: bezpłatny (30-dniowy okres próbny), płatny (7 USD miesięcznie przez 1 rok)

Uzyskaj FacileThings

Wspomniane wyżej to jedne z najlepszych systemów zarządzania zadaniami (aplikacje/oprogramowanie) opartych na GTD, których można używać do lepszego funkcjonowania i poprawy produktywności.

Mimo to, podkreślając, że metodologia GTD może okazać się skuteczna w nadążaniu za projektami i zarządzaniu zadaniami, w żaden sposób nie sugerujemy, że każda usługa zarządzania zadaniami i zadaniami nieobjęta GTD jest nieefektywna. Zamiast tego sugerujemy jedynie, że aplikacje oparte na GTD z większym prawdopodobieństwem pomogą Ci osiągnąć Twoje cele, ponieważ kładą nacisk na podejmowanie działań, a nie tylko robienie notatek i wielokrotne ich przywoływanie.