Najlepsze porady i wskazówki dotyczące Microsoft Teams

Opublikowany: 2022-12-30

To był cholernie dobry rok dla pracowników hybrydowych. W 2022 r. wiele się zmieniło, od wielu zwolnień technologicznych po mnóstwo nowych zdalnych miejsc pracy w całym kraju, a to nie mogło być bardziej prawdziwe w przypadku ulubionej przez wszystkich platformy współpracy zespołowej: Microsoft Teams.

W ciągu ostatniego roku Microsoft Teams dodał do swojej platformy szeroką gamę nowych funkcji i funkcji, poprawiając produktywność, ułatwiając komunikację w zespole, a nawet dodając trochę zabawy do miejsca pracy. W rzeczywistości jest tak wiele nowych dodatków do platformy, że chcieliśmy mieć pewność, że nasi czytelnicy są w pełni poinformowani o tym, co możesz zrobić z Microsoft Teams.

W tym przewodniku omówimy niektóre porady i wskazówki, które sprawiają, że Microsoft Teams jest tak popularną platformą współpracy w świecie biznesu.

  • Wyszukaj wątki wiadomości
  • Napisy tłumaczone na żywo
  • Krótkie wiadomości wideo
  • Funkcja obrazu w obrazie
  • Inteligentne podsumowanie
  • Integracje eSign
  • Gry do pracy
  • Muzyka jazzowa
  • Skróty klawiszowe
  • Filtruj wiadomości
  • Nie przeszkadzać

Ułatwienie komunikacji w zespole

Celem oprogramowania do konferencji internetowych, takiego jak Microsoft Teams, jest utrzymywanie kontaktu z zespołem, co może wyjaśniać nazwę. Następnie istnieje wiele funkcji mających na celu ułatwienie lepszej komunikacji, czy to podczas spotkań wideo, czy w wątkach wiadomości.

Oto kilka wskazówek i wskazówek, jak to zrobić:

Wyszukaj wątki wiadomości

Każdy pracownik, który korzystał z platformy do przesyłania wiadomości, takiej jak Slack, może potwierdzić, że możliwość znalezienia wcześniej wysłanych wiadomości ma niezrównane znaczenie. Niezależnie od tego, czy próbujesz znaleźć zgubiony link, czy po prostu chcesz dowiedzieć się, jak nazywa się ta konkretna kampania, śledzenie zarchiwizowanych wiadomości nie powinno być kłopotliwe.

Microsoft Teams zrozumiał to, ponieważ we wrześniu platforma uruchomiła aktualizację , która umożliwiła użytkownikom pójście o krok dalej i wyszukiwanie pełnych wątków wiadomości, dzięki czemu można zobaczyć wszystko, co zostało omówione, a nie pojedynczą wiadomość. Daje to o wiele więcej kontekstu, jeśli chodzi o wyszukiwanie wiadomości i może znacznie skuteczniej utrzymywać członków zespołu w kontakcie.

Napisy tłumaczone na żywo

Hybrydowy ruch pracy sprawił, że praca z dowolnego miejsca stała się możliwa w całym świecie biznesu. Następnie wielu menedżerów wykorzystało to na swoją korzyść, zatrudniając pracowników z innych krajów niż ich własny. Może to jednak stwarzać pewne bariery językowe, które mogą utrudniać utrzymywanie otwartych linii komunikacyjnych w zespole.

Na szczęście technologia rozwinęła się na tyle szybko, że problem ten nie musi dotyczyć użytkowników Microsoft Teams, ponieważ platforma oferuje teraz tłumaczone na żywo napisy podczas spotkań. W pełni oparty na oprogramowaniu system zapewnia szybkie, w większości dokładne tłumaczenia, więc wspólne fotografowanie ze współpracownikami z całego świata będzie łatwiejsze niż kiedykolwiek.[/vc_column_text]

Tłumaczone na żywo podpisy Microsoft Teams

Krótkie wiadomości wideo

Praktycznie każde badanie w biznesie mówi, że wideo to przyszłość. Od TikTok po Zoom, medium to staje się coraz bardziej popularne we wszystkim, od rozrywki po komunikację. Chociaż Microsoft Teams już od jakiegoś czasu oferuje wideokonferencje, czasami potrzebny jest bardziej nowoczesny i kreatywny sposób pozostawania w kontakcie.

Dlatego platforma dodała możliwość wysyłania i odbierania wiadomości wideo bezpośrednio na platformie. Klipy wideo z dubbingiem, funkcja ta umożliwia użytkownikom nagrywanie krótkich klipów wideo w celu wyjaśnienia procesów lub dostarczenia istotnych informacji dla projektu. Jest w dużej mierze skierowany do hybrydowych zespołów roboczych, które mogą nie mieć harmonogramu zarządzania krótkimi spotkaniami w celu ustalenia drobnych szczegółów.

[/vc_column][/vc_row]

Poprawić produktywność

Chociaż ułatwianie efektywnej komunikacji jest oczywiście ważne dla platform takich jak Microsoft Teams, z pewnością nie zaszkodziłoby, gdyby produktywność również wzrosła. W końcu Microsoft Teams reklamuje się jako coś więcej niż tylko narzędzie do wideokonferencji, więc co jeszcze może zrobić, aby dać Twojemu zespołowi trochę więcej, jeśli chodzi o produktywność?

Okazuje się, że całkiem sporo! W rzeczywistości powodem, dla którego Teams jest tak powszechnie używany przez firmy, jest to, że oferuje funkcje wykraczające poza komunikację i ułatwiające rzeczywistą pracę pracownikom. Oto kilka sposobów wykorzystania Microsoft Teams do poprawy produktywności.

Funkcja obrazu w obrazie

Niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, czy pracujesz w domu, rozmowy wideo stały się częścią Twojego codziennego życia. Wielu pracowników prawdopodobnie zgodzi się z tym, że nie każde spotkanie wideo wymaga pełnej uwagi, co oznacza, że ​​wykonanie odrobiny pracy podczas przerw może naprawdę poprawić Twoją produktywność. Niestety niektóre platformy do wideokonferencji utrudniają dostęp do innych aplikacji lub witryn podczas spotkania.

Ale nie Microsoft Teams! Dzięki niedawnej aktualizacji aplikacja Microsoft Teams na telefony iPhone i iPady obsługuje funkcję obrazu w obrazie , dzięki czemu możesz uzyskiwać dostęp do innych aplikacji podczas spotkania. Zapewnia nawet regulowane okno, dzięki czemu możesz dokładnie wybrać, ile miejsca na ekranie zajmuje spotkanie wideo.

Inteligentne podsumowanie

Siła sztucznej inteligencji była wielokrotnie wykorzystywana do poprawy produktywności w biznesie. Microsoft Teams nie różni się niczym, z wieloma zautomatyzowanymi, inteligentnymi funkcjami mającymi na celu pomóc Twojemu zespołowi wydajniej pracować. Jednym z nich jest inteligentne podsumowanie spotkań, które oferuje wszystkim uczestnikom podsumowanie po spotkaniu oparte na sztucznej inteligencji.

Wydany w październikowej aktualizacji , w której wprowadzono wiele ulepszeń aplikacji Teams, inteligentne podsumowanie jest wciąż nieco prymitywne, podsumowuje wszystko w całym spotkaniu, zamiast wybierać konkretne ważne aspekty. Mimo to, biorąc pod uwagę tempo aktualizacji Microsoft Teams, wyobrażamy sobie, że ta funkcja stanie się bardzo pomocna w nadchodzących miesiącach.

Integracje eSign

Wszyscy wiemy, że logowanie się i wylogowywanie z różnych kont to ogromna strata czasu, jeśli chodzi o codzienną działalność. W rzeczywistości Microsoft Teams miał integrację e-sign, która umożliwiała użytkownikom podpisywanie dokumentów online, które wymagały od użytkowników logowania się na konto za każdym razem, gdy z niego korzystali.

Na szczęście już tak nie jest, ponieważ ostatnia aktualizacja rozwiązała problem, umożliwiając użytkownikom logowanie się co 30 dni, a nie codziennie. Jasne, może się to wydawać niewielkie, ale te drobne ulepszenia w witrynie mogą mieć duże znaczenie, jeśli chodzi o zwiększenie produktywności.

Baw się dobrze

Praca nie zawsze musi wiązać się z pracą. Ponieważ w 2022 r. równowaga między życiem zawodowym a prywatnym będzie coraz ważniejsza dla pracowników i pracodawców, znalezienie sposobu na zaangażowanie zespołu poza pracą może znacznie przyczynić się do zatrzymania najlepszych talentów i zwiększenia produktywności.

Usługa Microsoft Teams została zaprojektowana z myślą o czymś więcej niż tylko organizowaniu spotkań i wykonywaniu pracy. Platforma została stworzona, aby łączyć współpracowników poza granicami projektów roboczych w celu budowania kultury, w której ludzie naprawdę chcą pracować. Oto jak Microsoft Teams wprowadza trochę zabawy do miejsca pracy.

Gry do pracy

Jeśli kiedykolwiek grałeś w lodołamacza na początku spotkania, wiesz, że istnieje pilna potrzeba zaktualizowania standardów zabawy. Platformy do wideokonferencji mogą oferować funkcję czatu wideo, aby rozmawiać z zespołem, ale to nie znaczy, że mogą sprawić, że Twoje gry będą zabawne.

Cóż, Microsoft Teams może sprawić, że Twoje gry będą zabawne, ponieważ zapewnia cztery własne bezpośrednio na platformie. Zgadza się, Microsoft Teams niedawno uruchomił nową funkcję o nazwie Games for Work , która oferuje Minesweeper, Solitaire, Wordament i IceBreakers, które są dostępne bezpośrednio na platformie i mogą być odtwarzane ze współpracownikami.

Gry Microsoft Teams do pracy

Muzyka jazzowa

Jedyną rzeczą gorszą od zawieszenia jest konieczność robienia tego w ciszy. Rozmowy telefoniczne mają melodię wstrzymania, windy mają melodię windy i na szczęście dla użytkowników Microsoft Teams również ma melodię wstrzymania!

Zgadza się, aktualizacja z listopada pozwala administratorom dodawać muzykę wstrzymania do Microsoft Teams, która aktywuje się, gdy połączenia są przekazywane między pracownikami. Może to nie być uważane za zabawne, ale staraj się nie tańczyć, gdy te rytmy jazzowe zaczną pompować przez głośnik laptopa między spotkaniami.

Podstawowa funkcjonalność

Microsoft Teams ma tak wiele do zaoferowania, że ​​łatwo zapomnieć o niektórych najbardziej podstawowych funkcjach wbudowanych w platformę. Aby dać Ci nieco lepszy wgląd w to, co może Ci zaoferować Microsoft Teams, oto kilka podstawowych wskazówek dotyczących funkcjonalności, które pomogą Ci w pełni wykorzystać potencjał platformy.

Skróty klawiszowe

W 2022 r. skróty klawiaturowe są wbudowane w praktycznie każdą platformę, jaką można sobie wyobrazić; musisz tylko dowiedzieć się, które z nich działają dla ciebie. Oto niektóre z najbardziej pomocnych skrótów klawiaturowych dla Microsoft Teams:

  • Szukaj : Ctrl + E
  • Rozpocznij nowy czat : Ctrl + N
  • Wyłącz kamerę : Ctrl + Shift + O
  • Wycisz spotkanie : Ctrl + Shift + M
  • Otwórz filtr : Ctrl + Shift + F
  • Włącz rozmycie tła : Ctrl + Shift + P

Jest ich dużo więcej, ale to dobry punkt wyjścia. Aby uzyskać więcej informacji na temat skrótów klawiaturowych dla Microsoft Teams, odwiedź witrynę internetową, aby zobaczyć pełną listę.

Filtruj wiadomości

Platformy do przesyłania wiadomości zespołowych są świetne, ale w przypadku większych zespołów mogą być nieco uciążliwe. W końcu nie każdy członek zespołu musi być zaangażowany w każdą komunikację, w której filtrowanie wiadomości może być naprawdę pomocne.

Podobnie jak Slack, Twitter i wiele innych platform, Teams wykorzystuje symbol „@”, aby umożliwić użytkownikom oznaczanie i filtrowanie wiadomości według określonych kryteriów. Po prostu wpisz symbol i zacznij pisać nazwę osoby lub grupy, a otrzymasz rozwijaną listę opcji dla swoich wiadomości.

Nie przeszkadzać

Nikt nie chce być dostępny dla wiadomości przez cały czas. Czasami potrzebny jest trochę przestoju, aby wziąć się w garść i dokończyć pracę, i wtedy przydatna jest zmiana ustawień powiadomień.

W przeciwieństwie do twojego telefonu, Microsoft Teams nie ma dedykowanego trybu Nie przeszkadzać, więc jeśli chcesz uzyskać trochę prywatności, musisz przejść do strony ustawień i na razie dezaktywować powiadomienia. Pamiętaj jednak, aby ustalić limit czasu, ponieważ nie chcesz przegapić niczego ważnego, co pojawi się w dalszej części tygodnia.