Najlepsze praktyki efektywnego zarządzania danymi
Opublikowany: 2021-05-19Dane są ważniejsze niż kiedykolwiek dla firm każdej wielkości. Niestety, zbyt wiele firm nie obsługuje prawidłowo swoich danych lub nie wykorzystuje ich tak dobrze, jak mogłoby. Według Rivery'ego „tylko 3% danych w przedsiębiorstwach spełnia standardy jakości, a 60-73% danych nigdy nie jest wykorzystywanych w żadnym strategicznym celu” i „tylko 20% organizacji inwestujących w zarządzanie informacjami odniesie sukces do 2022 roku”.
Jeśli chcesz, aby Twój biznes rósł i prosperował, musisz zacząć od efektywnego zarządzania swoimi danymi. Wdrożenie podstawowych strategii zarządzania danymi nie tylko pomoże Twojej firmie w krótkim okresie, ale także w nadchodzących latach. Poniżej znajdziesz kilka najlepszych praktyk do wdrożenia w Twojej firmie w celu efektywnego zarządzania danymi.
Poznaj swoje ograniczenia
Pierwszą rzeczą do oceny jest Twoja własna wiedza i umiejętności. Im więcej danych wykorzystuje Twoja firma, tym więcej potrzebujesz wiedzy o tym, jak nią zarządzać. Jeśli nie na tym polega twoja wiedza specjalistyczna, lepiej wynająć pomoc z zewnątrz.
Załóżmy na przykład, że Twoja firma śledzi zapasy za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel. Po pewnym czasie ten arkusz kalkulacyjny może stać się tak duży, że trudno będzie z niego zebrać przydatne informacje, zwłaszcza jeśli jesteś początkującym. W takim przypadku możesz chcieć współpracować z firmą, która oferuje doradztwo w zakresie Microsoft Excel. Jeśli Twoja firma ma duże arkusze kalkulacyjne programu Excel i masz wrażenie, że możesz uzyskać z nich więcej, skorzystanie z usługi, która Ci pomoże, może być wartościową inwestycją.
Poświęć czas na przeanalizowanie swoich mocnych stron oraz innych członków zespołu. Jeśli nie ma nikogo z dużym doświadczeniem w zarządzaniu danymi, być może nadszedł czas, aby zatrudnić kogoś, kto ma, lub kogoś, kto zacznie się więcej na ten temat dowiedzieć. Posiadanie w zespole osoby, która może skutecznie usprawnić systemy zarządzania informacją, ułatwi wiele rzeczy w przyszłości.
Wcześnie zdecyduj o swoich celach
Kolejną ważną praktyką zarządzania danymi jest wczesne decydowanie o swoich celach. Powinieneś rozważyć wszystkie rzeczy, które próbujesz osiągnąć, zbierając i analizując te dane. Czy starasz się poprawić swoje działania marketingowe? Wydajność pracownika? Satysfakcja konsumenta? Możesz mieć tyle celów, ile chcesz, ale staraj się, aby były konkretne i szczegółowe. Podjęcie decyzji o celach pomoże Ci skoncentrować się na wszystkich innych wysiłkach związanych z zarządzaniem danymi we wspólnym kierunku.
Poszukaj odpowiednich narzędzi
Najlepszym sposobem na ulepszenie praktyk zarządzania danymi jest użycie odpowiedniego oprogramowania. Dzięki odpowiednim narzędziom do zarządzania danymi możesz poprawić wydajność, zapewnić bezpieczeństwo danych i zebrać głębsze informacje. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania danymi, dlatego warto poświęcić trochę czasu na zbadanie kilku opcji. Jeśli możesz, skorzystaj z bezpłatnych wersji próbnych, aby dowiedzieć się, które narzędzia będą dla Ciebie najlepsze.
Podczas odkrywania dostępnych opcji ważne jest, aby uzyskać coś bezpiecznego. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest niechciane włamanie do systemu danych lub coś, co stanie się z Twoimi podstawowymi danymi. Jest to szczególnie ważne, jeśli przechowujesz poufne informacje o swoich klientach lub pracownikach, ponieważ wyciek może być katastrofalny dla Twojej firmy. Najlepsze praktyki w zakresie bezpieczeństwa danych to odrębny temat, więc poświęć trochę czasu na poznanie ich jak najwięcej.
Skoncentruj się na jakości danych
Zbyt wiele firm ma dużo danych o niskiej jakości. Rezultatem jest nieefektywny system, w którym znalezienie tego, czego szukasz, zajmuje zbyt dużo czasu lub wynikowa analiza jest niewiarygodna. Dlatego priorytetem powinno być skupienie się na jakości swoich danych. Oznacza to wprowadzanie tylko tych danych, których potrzebujesz, upewnianie się, że dane są kompletne i regularne usuwanie przestarzałych danych.
Aby to zrobić, musisz stworzyć pewne standardy dla tego, co uważasz za dane wysokiej jakości. Następnie musisz wprowadzić te standardy do swojego zespołu i upewnić się, że wszyscy przestrzegają ich podczas wprowadzania danych. Pomocne może być również zatrudnienie zespołu ds. jakości danych, który będzie rutynowo sprawdzał Twoje informacje lub wdrażał oprogramowanie do jakości danych. Cokolwiek zdecydujesz się zrobić, włożenie większego wysiłku w jakość danych prawdopodobnie zajmie więcej czasu, ale przyniesie lepsze wyniki na dłuższą metę.
Łatwe udostępnianie danych odpowiednim osobom
Aby Twoja firma działała wydajnie, odpowiednie osoby muszą mieć dostęp do potrzebnych im danych we właściwym czasie. Na przykład, jeśli Twój podróżujący sprzedawca nie może uzyskać dostępu do bazy danych klientów w podróży, będzie miał trudności z osiąganiem najlepszych wyników. Wdróż system, w którym Twój zespół będzie mógł zdalnie uzyskiwać dostęp do danych w bezpieczny sposób. Zwykle oznacza to, że wszyscy tworzą nazwy użytkowników i ustawiają uprawnienia dla każdego użytkownika. Ponadto pamiętaj, aby ograniczyć dostęp tylko do tych, którzy go potrzebują, ponieważ udostępnienie dostępu zbyt dużej liczbie osób stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa.
Mieć system odzyskiwania na miejscu
Bez względu na to, jak bardzo jesteś ostrożny ze swoimi danymi, nadal może zdarzyć się coś złego. Może dysk twardy ulega awarii lub wirus zaczyna usuwać rzeczy w chmurze. Bez względu na przyczynę, brak informacji nawet przez krótki czas jest problematyczny. Według Datto nawet godzina przestoju może kosztować nawet 8000 USD dla małej firmy lub 74 000 USD dla średniej firmy i łącznie 700 000 USD dla dużego przedsiębiorstwa. Dlatego ważne jest posiadanie systemu odzyskiwania.
Dobry system odzyskiwania regularnie tworzy kopie zapasowe danych w bezpiecznym miejscu. Opisuje również, jak przywrócić dane za pomocą tej kopii zapasowej i jak przywrócić działanie firmy w jak najkrótszym czasie. Utwórz teraz system odzyskiwania, obejmujący wszystkie kroki, które wykonasz, aby przywrócić dane, i miej nadzieję, że nigdy nie będziesz musiał z niego korzystać.
Regularnie przeglądaj praktyki i sprzęt w zakresie zarządzania danymi
Wreszcie ostatnią najlepszą praktyką jest regularne przeglądanie bieżących praktyk i szukanie ulepszeń. Wraz ze zmianą czasu zmieniają się również Twoje potrzeby w zakresie danych i otaczające je środowisko. Na przykład może nadejść czas, kiedy dostawca pamięci masowej w chmurze, z którego korzystasz, nie jest już niezawodny ani bezpieczny. Dzięki regularnemu przeglądowi bieżących praktyk możesz szybko wykryć nieefektywności i wprowadzić ulepszenia, zanim będą miały negatywny wpływ na Twoją firmę przez zbyt długi czas.
Ponieważ dane odgrywają tak ważną rolę w większości firm, skuteczne zarządzanie nimi jest niezbędne. Powyższe najlepsze praktyki są dobrym początkiem i powinny pomóc w stworzeniu środowiska, w którym Twoje dane będą wydajne, szybkie i bezpieczne. Stamtąd możesz wdrożyć więcej najlepszych praktyk w oparciu o swoje konkretne potrzeby i nadal szukać strategii, które pomogą Ci rozwijać się w przyszłości.
Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.