Najlepsze praktyki dotyczące prowadzenia spotkań online

Wiele firm traktuje spotkania online jako opłacalne rozwiązanie do prowadzenia webinariów, szkoleń i konferencji. Firmy decydują się na tego typu spotkania po części ze względu na łatwość przyjęcia i wygodę. Ponadto rynek jest przepełniony narzędziami zaprojektowanymi z myślą o potrzebach małych, średnich i dużych przedsiębiorstw.

Spotkania wirtualne zapewniają realny sposób na zwiększenie produktywności podmiotu i przestrzeganie zasad dystansu społecznego związanych z pandemią COVID-19. Aby zapewnić bezproblemową komunikację, musisz wybrać idealne technologie i oprogramowanie. Właściwy wybór narzędzia zależy od rodzaju udostępnianych informacji i uczestniczących odbiorców.

Eksperci zalecają zaprojektowanie prezentacji, w tym danych w oparciu o środowisko biurowe. Prezentacja danych lub informacji publiczności na żywo różni się od prezentacji wirtualnej publiczności. Z tego powodu należy unikać używania materiału ze spotkania na żywo na monitorze wideo do spotkania online.

Wirtualne spotkanie ogranicza zakres interakcji z publicznością. Spotkania prowadzone w fizycznej lokalizacji pozwalają na bardziej swobodne podejście do agendy i wykorzystania materiałów. Z drugiej strony wirtualne spotkania wymagają odpowiedniego przygotowania. Stąd konieczność zaplanowania wydarzenia z dużym wyprzedzeniem.

Powinieneś dostarczyć agendę uczestnikom z wyprzedzeniem. Zastanów się również nad stworzeniem potężnych materiałów wizualnych, aby Twoja wiadomość była bardziej angażująca. Upewnij się, że wizualizacje i materiały dotarły do ​​uczestników przed wydarzeniem. Odbiorcy muszą mieć dane logowania, adresy URL i numery telefonów na co najmniej 24 godziny przed spotkaniem.

Dzięki temu uczestnicy mogą sprawdzić, czy wszystko działa zgodnie z planem, lub pobrać wymagane oprogramowanie. Aby uniknąć usterek, upewnij się również, że uczestnicy logują się od 10 do 15 minut przed rozpoczęciem spotkania. Pozwala to przetestować łączność.

Eksperci zalecają przeprowadzenie apelu, aby sprawdzić system i przejrzeć harmonogram. Niezbędne jest również podanie danych kontaktowych offline, aby panelista mógł się z Tobą skontaktować w przypadku problemów technicznych.

Gdy spotkanie jest transmitowane przez jednego prezentera do dużej grupy odbiorców, rolę moderatora należy przypisać koledze. Facylitator zapewnia prezenterowi bardzo potrzebną pomoc.

Spotkania online podczas COVID-19

W miarę rozprzestrzeniania się koronawirusa na kolejne kraje na całym świecie spotkania online stały się krytycznym rozwiązaniem dla firm i rządów. Wirtualne spotkania umożliwiają uczestnikom prowadzenie biznesu z zachowaniem zasad dystansu społecznego wywołanych pandemią.

Wielu profesjonalistów pracuje w domu; stąd konieczność prowadzenia spotkań wirtualnie. Ta nowa rzeczywistość skłania organizacje do odkrywania sposobów efektywniejszego korzystania z narzędzi konferencyjnych. Narzędzia do spotkań online ułatwiają prowadzenie konferencji bez przerw.

Zaręczyny

Aby zwiększyć zaangażowanie podczas spotkania online, powinieneś oprzeć się pokusie rozpoczęcia od razu zadania. Takie postępowanie zagraża budowaniu relacji. Zamiast tego musisz przełamać lody, prosząc uczestników, aby się przedstawili i krótko podzielili się interesującymi informacjami.

Takie podejście zwiększa poziom zaangażowania, dodając do spotkania element społecznościowy. Gdy uczestniczący udostępniają coś osobistego, wirtualne postępowanie symuluje osobistą interakcję. Z drugiej strony musisz zaprosić pytania z panelu przed rozpoczęciem spotkania.

Te środki zapewniają pewny sposób na utrzymanie panelu w ruchu. Rozważ również wzięcie udziału w ankiecie i poproszenie o odpowiedzi na czacie, aby otrzymać informację zwrotną na temat konkretnych problemów. Częste zadawanie pytań ułatwia utrzymanie osobistego kontaktu z uczestnikami. Unikaj jednak zadawania pytań otwartych, które często prowadzą do zjawiska martwego powietrza.

Skup się

Spotkania online zapewniają wiele korzyści, w tym możliwość łączenia się z dowolnego miejsca. Jednak uczestnicy nie powinni przebywać w miejscach publicznych, aby uniknąć rozpraszania uwagi. Miejsca takie jak poczekalnie na lotniskach i kawiarnie mogą utrudniać uczestnikom koncentrację. Hałas otoczenia może być problematyczny nawet w domowych biurach.

Z drugiej strony eksperci odradzają wpychanie zbyt wielu tematów lub programów do jednego wirtualnego spotkania. Spróbuj skoncentrować się na jednym lub dwóch tematach i daj panelowi przerwę przed wprowadzeniem nowego tematu. Każdy segment powinien być krótki (maksymalnie 30 minut), aby zapewnić uczestnikom uwagę podczas dyskusji.

Zawsze rezerwuj czas dla lodołamaczy, aby przełamać wszelkie bariery społeczne i stworzyć optymalną atmosferę w grupie. Przełamywanie lodów pozwala również na wzajemne poznanie się, co sprzyja zaufaniu.

Większość lodołamaczy na żywo jest możliwa wirtualnie. Można sprawić, by zaręczyny były zabawne, udostępniając zdjęcia lub używając przyciągającego wzrok wirtualnego tła dla Zoom.

Wirtualna burza mózgów

Działania takie jak burza mózgów i głosowanie przyczyniają się do większego zaangażowania. Możesz rozpocząć te czynności, korzystając z szerokiej gamy specjalistycznych narzędzi. Zawsze staraj się, aby przebieg był interesujący, aby uczestnicy nie byli zmęczeni lub znudzeni. Zawsze możesz poprosić ich o zrobienie sobie przerwy i odświeżenie umysłu przed kontynuowaniem konferencji.

Ustalenie skutecznego sposobu dzwonienia w panelu jest istotną częścią obsługi spotkań online. Właściwa metoda zależy od używanej platformy konferencyjnej. Jeśli Twoje spotkanie wykorzystuje platformę wyłącznie dźwiękową, rozważ skorzystanie z techniki zegara. Ta metoda polega na przypisaniu uczestnikom numerów na zegarze, których użyjesz do przeprowadzenia prezentacji.

Podczas pracy z platformą wideokonferencji możesz dzwonić do uczestników według kolejności na ekranie. Alternatywnie możesz zdecydować się na wprowadzenie panelu w kolejności alfabetycznej.

Podczas wideokonferencji ważne jest monitorowanie ruchu gałek ocznych panelistów. Szybki ruch gałek ocznych może być oznaką, że uczestnik czyta, a ruch ramion może być spowodowany pisaniem. Uważaj też na znudzone miny i oznaki zmęczenia psychicznego.

Kiedy zauważysz, że dana osoba jest rozproszona, musisz zwrócić uwagę całego panelu. Pod koniec spotkania przeznacz czas na ocenę wydajności konferencji. Wyróżnij obszary budzące niepokój i znajdź sposoby na naprawienie niedociągnięć.

Spotkania hybrydowe

Jeśli planujesz organizować spotkania hybrydowe, w których uczestniczą zarówno uczestnicy wirtualni, jak i na żywo, rozważ zatrudnienie moderatora brydżowego. Tą rolę może pełnić kolega, który uczestniczy w fizycznym spotkaniu. Moderator monitoruje połączenie pomiędzy panelem na żywo a panelem wirtualnym.

Ważne jest, aby paneliści online mogli widzieć, słyszeć i uczestniczyć w postępowaniu. Z drugiej strony moderator powinien informować panelistów fizycznych o wirtualnej grupie. Najłatwiejszym sposobem osiągnięcia tego celu jest pokazanie twarzy zdalnych uczestników na dużym ekranie.

Wielu panelistów nie czyta protokołów z posiedzeń. Możesz upewnić się, że wszyscy przeczytają dokumenty minutowe, czyniąc je krótkimi i zwięzłymi. Wielu panelistów nie czyta protokołów z posiedzeń. Możesz upewnić się, że wszyscy przeczytają dokumenty minutowe, czyniąc je krótkimi i zwięzłymi za pomocą tego przykładu. Dzięki temu Twoi współpracownicy mogą dowiedzieć się o tematach, które mogli pominąć podczas spotkania online.

W niektórych przypadkach profesjonaliści nie polegają na informacjach uzyskanych ustnie, ponieważ może to skutkować nieporozumieniem. Z tego powodu rozważ wysłanie krótkiego, zwięzłego e-maila uzupełniającego, który zawiera kluczowe szczegóły konferencji.

Dodatkowe uwagi

Jeśli uczestnicy nie znają się nawzajem, powinieneś przełamać lody, pozwalając wszystkim się przedstawić. Dzięki temu uczestnicy będą mogli czuć się ze sobą komfortowo. Z kolei miła atmosfera poprawia poziom produktywności spotkania.

Zachęć liderów zespołów do przełamania lodów, dzieląc się z grupą lżejszymi chwilami. Promuj także wspólne rozwiązywanie problemów podczas spotkania online. Tego typu sesje mogą zapewnić łatwiejszy sposób na zastąpienie standardowych sprawozdań, które zagrażają sprawnemu postępowi postępowania.

Wspólne rozwiązywanie problemów polega na tym, że lider wybiera temat do omówienia przez panelistów. Grupa pracuje razem, aby odkryć punkty widzenia i ważne informacje. Dzięki temu łatwiej jest formułować innowacyjne rozwiązania, które odpowiadają na konkretne wyzwania biznesowe.

Wszyscy uczestnicy powinni mieć czas na skupienie się na porządku obrad. W ten sposób pomagasz zwiększyć produktywność podczas sesji rozwiązywania problemów.

Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.

Rekomendacje redaktorów:

• Jeśli udostępniasz nagość w Zoom, po prostu wiedz, że wykorzystuje sztuczną inteligencję, aby Cię oglądać
• Google Meet właśnie otrzymało bardzo potrzebne uaktualnienie podobne do Zoom – oto nowości
• Hakerzy sprzedają ponad 500 000 haseł Zoom, więc już teraz przejdź na Discord
• Najlepszą alternatywą dla Zoomu jest nigdy się nie logować, tchórze