Poza telekonferencją: 4 technologie spotkań, których potrzebuje każdy zespół

Post gościnny Elise Keith , współzałożycielka Lucid Meetings.

Każdy zespół się spotyka. Większość prowadzi spotkania w taki sam sposób, jak robili to ich dziadkowie i dziadkowie. Protokoły spotkań sprzed czasów Rzymian opisują przywódcę wypowiadającego się, krótką dyskusję w obie strony, a następnie kończącą nierozstrzygniętym fragmentem mamrotanej umowy. Spotkania niewiele się zmieniły od tysięcy lat.

Wtedy wynalezienie telefonu uwolniło spotkania z ograniczeń sali konferencyjnej. PowerPoint i projektory uwolniły nas od stosów drukowanych raportów.

Co robią współcześni przywódcy z tym postępem? Dokładnie to, co robili ich przodkowie, tylko teraz ich przemówienia są zniekształcone przez telefony w salach konferencyjnych.

Czas przenieść to, jak się spotykamy, w erę współczesną.

Wraz z rozwojem technologii, w ubiegłym stuleciu nastąpił niesamowity postęp w zrozumieniu tego, jak najlepiej współpracować w grupach. Teraz grupy know-how mogą efektywnie współpracować, wprowadzać innowacje, motywować i wspólnie podejmować decyzje. (Wskazówka: słuchanie, jak ktoś czyta punktory, nieprawdaż).

Te cztery rodzaje rozszerzonej technologii spotkań opierają się na tych rewelacjach i umożliwiają Twojemu zespołowi prowadzenie bardziej udanych spotkań.

1. Wideokonferencja

Wideokonferencje za każdym razem przewyższają konferencje audio. Większość zespołów korporacyjnych ma dostęp do technologii wideokonferencji i nagrywania, ale niewiele z nich korzysta.

Staliśmy się zbyt komfortowi, chowając się po wyciszeniu, gdzie jesteśmy poza zasięgiem wzroku, poza zasięgiem słuchu i możemy skupić naszą uwagę gdzie indziej. W rzeczywistości badania pokazują, że ludzie często wolą spotkania telefoniczne właśnie dlatego, że nie muszą już udawać, że zwracają uwagę. Wzięliśmy słabe wyniki spotkań naszych przodków i pogorszyliśmy je.

Aby uzyskać lepsze spotkania na odległość, skonfiguruj dobrą konfigurację wideokonferencji i korzystaj z niej.

Elsie Keith

Dodatkowa wskazówka: włącz nagrywanie wideokonferencji również w przypadku ważnych spotkań osobistych.

Czy w końcu znalazłeś czas, kiedy wszyscy najlepsi dyrektorzy mogli spotkać się w sprawie twojego dużego projektu? Skonfiguruj oprogramowanie do wideokonferencji, aby nagrać to spotkanie. Następnie uzyskaj transkrypcję dźwięku na tekst. Nie uda ci się łatwo ponownie zebrać wszystkich tych ludzi, a w ten sposób uzyskasz jak najwięcej szczegółów z czasu, który masz. Będziesz mógł lepiej skupić się na dyskusji i nie będziesz musiał tak ciężko pracować, aby robić szczegółowe notatki.

Na przykład łączymy oprogramowanie do wideokonferencji Zoom z kamerą Meeting Owl , aby mieć pewność, że uzyskamy dobry obraz 360° obecnego mówcy.

Nie znaczy to, że notatki nie są cenne. W rzeczywistości dobre robienie notatek ma kluczowe znaczenie, dlatego zespoły potrzebują:

2. Oprogramowanie do zarządzania spotkaniami

Oprogramowanie do zarządzania spotkaniami ułatwia zespołom współpracę przy planach spotkań i przechwytywanie notatek ze spotkań. Zespoły, które współpracują przy dokumentowaniu swoich decyzji i kolejnych kroków razem podczas spotkania, są bardziej zaangażowane, wydajniejsze i bardziej zaangażowane w te wyniki.

Co ważniejsze, systemy zarządzania spotkaniami pokazują wszystkim najlepszy sposób prowadzenia spotkań przez zespoły w Twojej organizacji.

Historycznie każdy nauczył się, jak prowadzić spotkania, uczestnicząc w spotkaniach, a następnie kopiując to, co widzieli, jak robią inni. Tak więc, chociaż badania ujawniły setki genialnych technik łączenia grup, większość ludzi nigdy nie widzi tych technik w praktyce. Nie mają pojęcia, co jest możliwe.

System zarządzania spotkaniami sprawia, że ​​instrukcje dotyczące spotkań są dostępne dla każdego. Nikt nie musi zgadywać, co powinno znaleźć się w programie, jak długo powinno trwać spotkanie, jak poprowadzić każdą część dyskusji, czy co należy zapisać. System wyjaśnia to wszystko, umożliwiając organizacji przeprowadzenie wspaniałego procesu spotkania, a następnie szybkie rozesłanie go do każdego członka zespołu.

Teeming , BoardVantage i Lucid Meetings to przykłady technologii z tej kategorii.

3. Wizualna współpraca i wspomaganie decyzji

Gdzie jest akcja

Wiele z najbardziej efektywnych, angażujących i produktywnych technik spotkań wykorzystuje naszą naturalną zdolność do wizualnego przetwarzania informacji. Zespoły mogą łatwiej przeglądać wzorce, gdy mogą przenosić dane, rysować połączenia i dołączać obrazy.

Zespoły, które opracowały te techniki, używały wielu karteczek samoprzylepnych. Po spotkaniu spędzili czas na wpisywaniu tych wszystkich bazgrołów i sprzątaniu pokoju, co oznaczało, że większość zespołów zachowała te potężne techniki współpracy na specjalne okazje.

Oprogramowanie do współpracy wizualnej i wspomagania decyzji sprawia, że ​​karteczki samoprzylepne stają się cyfrowe. Zespoły współpracują w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca i nikt nie musi niczego później wpisywać. Najlepsze narzędzia zapewniają również korzyści, których nie można łatwo uzyskać za pomocą papieru. Na przykład, zbierając informacje zwrotne w narzędziu wspomagania decyzji, możesz uczynić każdy wkład anonimowym, aby zwiększyć szanse na uzyskanie uczciwych i przydatnych informacji zwrotnych.

Przykładowe technologie to MURAL , Stormz , GroupMap i iObeya .

4. Informacje zwrotne na temat spotkania i śledzenie wyników

Szacujemy, że w samych Stanach Zjednoczonych codziennie odbywa się ponad 55 milionów spotkań . Kierownicy spędzają średnio 72% swojego czasu tygodniowo na spotkaniach.

Bardzo niewiele organizacji śledzi wyniki w tym czasie. Czy możesz pomyśleć o jakimkolwiek innym procesie biznesowym, który zużywa tak wiele zasobów, ale nie jest w żaden sposób śledzony ani mierzony?

Technologia zbierania opinii i śledzenia wydajności daje organizacjom wgląd w tę ogromną inwestycję. Niektóre technologie automatycznie obliczają koszty spotkań na podstawie danych z kalendarza, tworząc twarde liczby, których potrzebują liderzy przy podejmowaniu decyzji o sposobie spotkania. Inne technologie wykorzystują sztuczną inteligencję do analizowania informacji zwrotnych ze spotkań, a następnie, na podstawie emocji uczestników i wzorców historycznych, przewidują, czy projekt się powiedzie lub czy sprzedaż prawdopodobnie zostanie zamknięta.

Technologie w tej kategorii obejmują MeetingQuality , Gong.io i Inspirometer .

Możliwe są lepsze spotkania. Świetne spotkania wymagają zmiany sposobu, w jaki je organizujemy i prowadzimy, co w przeszłości wiązało się z koniecznością przeprowadzenia wielu szkoleń facylitacyjnych i pustej ściany.

Nigdy więcej. Dzięki tym czterem technologiom możliwe są wspaniałe spotkania dla każdego, kto pracuje z dowolnego miejsca.

***

Elise Keith

Elise Keith jest współzałożycielką Lucid Meetings i autorką Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization . Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź stronę www.jelisekeith.com lub www.lucidmeetings.com i połącz się z Elise na Twitterze @EliseID8.