5 typowych problemów z komunikacją biznesową (+rozwiązania)

Krajobraz biznesowy był jednym z wielu elementów codziennego życia, które w 2020 roku zostały całkowicie wywrócone do góry nogami przez pandemię COVID-19. Koronawirus zmusił prawie każdego członka siły roboczej do odejścia w dającej się przewidzieć przyszłości. To nieświadomie spowodowało szereg problemów z komunikacją biznesową.

Wiele miejsc pracy, w których wcześniej obowiązywały surowe zasady dotyczące pracowników pracujących w domu, musiało zrezygnować z tych wcześniejszych zasad. To postawiło ich na zupełnie nieznanym terytorium, co oznaczało, że firmy musiały nauczyć się komunikować w sposób, którego wcześniej nie znały. W tym artykule omówimy niektóre typowe problemy biznesowe wywołane przez pandemię koronawirusa i sposoby ich rozwiązania:

• Brak standaryzacji
• Błędna interpretacja i niejednoznaczność
• Brak wskazówek niewerbalnych w komunikacji pisemnej
• Nadmierne połączenie
• Brak opinii

Brak standaryzacji

W dającej się przewidzieć przyszłości spotkania osobiste należą już do przeszłości. Technologia dała nam mnóstwo opcji, dokąd można skierować tę komunikację, ale teraz problem polega na tym, jaki rodzaj komunikacji powinien iść dokąd. Musisz zdecydować, kiedy i gdzie komunikujesz się na różne tematy. Brak standaryzacji może prowadzić do silosów komunikacyjnych i zamieszania wśród Twoich pracowników. Ogólnie rzecz biorąc, zaszkodzi to codziennym działaniom Twojej firmy.

Najlepszym sposobem rozwiązania tego problemu jest standaryzacja procesów komunikacji w miejscu pracy dla każdego kanału. Stwórz jasne wytyczne dotyczące tego, jaki rodzaj komunikacji powinien płynąć jakimi kanałami. Na przykład ważne zadania powinny być udokumentowane w wiadomości e-mail do odpowiednich członków zespołu.

Twój system komunikacji błyskawicznej w biurze, taki jak Slack, powinien być zarezerwowany dla rozmów dotyczących konkretnego projektu i rozmów na temat wody. Komentarze dotyczące interakcji z klientem powinny być zarezerwowane dla rozwiązania do zarządzania relacjami z klientem Twojego zespołu.

Mocne ujednolicenie komunikacji wewnętrznej przyniesie Twojej organizacji mnóstwo korzyści. Po pierwsze, będziesz mieć formalny ślad papierowy we wszystkich interakcjach. Chcesz sprawdzić komentarze swojego bezpośredniego podwładnego dotyczące ich najnowszego projektu? Sprawdź luz. Chcesz przejrzeć niezbędne informacje przed spotkaniem z klientem? Spójrz na swój CRM.

Wdrożenie standaryzacji komunikacji wewnętrznej w Twoim biurze po prostu ogólnie utrzyma porządek. Jeśli Twój zespół spamuje lub wysyła wiadomości e-mail, od istotnych informacji o klientach po najnowsze memy na Twitterze, ludzie prawdopodobnie zaczną ignorować przychodzące wiadomości. Określając, jakiego rodzaju wiadomości powinny trafić, Twoi pracownicy będą dokładnie wiedzieć, czego się spodziewać po każdym przychodzącym powiadomieniu.

Błędna interpretacja i niejednoznaczność

Być może największą zaletą spotkań osobistych jest to, że kontekst i motywacje stojące za słowami wymienianymi w rozmowach są zwykle dość jasne. Dzieje się tak, ponieważ ludzie mogą w tej chwili zadawać dodatkowe pytania wyjaśniające, jeśli ich potrzebują. W przypadku rozmowy pisemnej ta okazja jest stracona i dochodzi do nieporozumień i przerw w komunikacji.

Ale ponieważ komunikacja osobista została poważnie ograniczona z powodu pandemii koronawirusa, coraz więcej osób wybiera intranetowe kanały komunikacji, takie jak Slack i e-mail, aby komunikować się ze współpracownikami. Jest to po prostu szybsze i wydajniejsze niż koordynowanie rozmów wideo lub telefonicznych. Ale ci, którzy odbierają slack lub e-mail, mogą nie otrzymywać go w czasie rzeczywistym. Może to prowadzić do pewnych problemów z jasnym komunikowaniem się i potencjalnie trudnymi rozmowami.

Wygoda tych kanałów jest świetna dla zapracowanego pracownika, ale ma wiele wad. W komunikacji pisemnej łatwo jest błędnie zinterpretować czyjeś myśli. Ludzie mogą być zbyt zastraszeni lub nie mieć czasu, aby wysłać wiadomość uzupełniającą i czekać na odpowiedź. Oznacza to, że czasami pracownicy działają z niejednoznacznym lub niezrozumiałym wyobrażeniem o tym, jakie powinno być ich zadanie.

Rozwiązanie tego jest proste — usiądź kilka chwil z ważną wiadomością, zanim wyślesz ją koledze. Upewnienie się, że cała komunikacja organizacyjna jest jasna, jest obustronnie korzystne dla wszystkich zaangażowanych stron. Jest to szczególnie ważne podczas pandemii koronawirusa, ponieważ ludzie pracują według różnych harmonogramów w różnych strefach czasowych.

Wysyłanie niejasnych i niejasnych wiadomości do współpracowników może zniechęcić Cię do ważnych projektów, ponieważ mogą one wymagać dodatkowych działań następczych. Aby tego uniknąć, upewnij się, że sprawdzasz wiadomości i ewentualnie zlecaj korektę innym firmom, jeśli jest to właściwe.

Brak wskazówek niewerbalnych w komunikacji pisemnej

Podobnie jak w przypadku niezamierzonego wysyłania niejednoznacznych wiadomości, poleganie wyłącznie na pisemnych kanałach komunikacji może powodować pewne problemy z komunikacją. Bez możliwości wykorzystania wskazówek dotyczących ciała, wyrazu twarzy lub tonu, komunikatorom niezwykle łatwo jest błędnie zinterpretować czyjeś intencje. Brak wskazówek słownych może być szczególnie mylący w rozmowach, w których czynnikiem są różnice kulturowe. Najbardziej przyjazna osoba może wypaść inaczej w rozmowie pisemnej, co może być dla niektórych niezwykle drażniące.

Możesz korzystać z wielu metod komunikacji, aby upewnić się, że wiadomość jest wysyłana w tym samym tonie, który miałeś przekazać. Jeśli chcesz wysłać bardziej beztroską wiadomość, wrzuć emoji lub wykrzyknik. Coraz więcej firm zaczyna wykorzystywać emoji jako innowacyjne narzędzie komunikacji biznesowej . To zmieni przekaz z surowo brzmiącego na pozytywny i zachęcający. Pozwoli ci to uniknąć nieumyślnego zmuszania współpracownika do zastanowienia się, czy nie jesteś z niego niezadowolony.

Oczywiście zawsze możesz po prostu zawrzeć to, co chcesz przekazać w wiadomości, prostymi słowami. Jest to jeden z najprostszych sposobów, aby upewnić się, że osoba, do której wysyłasz wiadomość, dokładnie wie, co chcesz powiedzieć.

Jednak najskuteczniejszym sposobem uniknięcia problemów z tym związanych jest skorzystanie z połączenia wideo. Ponieważ pandemia koronawirusa nadal pustoszy świat, osobiste spotkania nie są w tej chwili możliwe. Wideokonferencje to kolejna najlepsza rzecz. To najlepszy sposób na efektywną współpracę z kolegami. Wyraz twarzy i ton są wyraźnie wyrażone podczas rozmowy wideo.

Jak informowaliśmy wcześniej , „87% pracowników zdalnych twierdzi, że podczas korzystania z wideokonferencji czuje się bardziej związani i zaangażowani w zespoły i projekty”. Rozmowy wideo niewątpliwie zwiększają efektywność komunikacji biznesowej.

Nadmierne połączenie

Źródło: Gineris

Ponieważ prawie każdy członek siły roboczej będzie pracował z domu w dającej się przewidzieć przyszłości, granice między godzinami pracy a życiem osobistym pracowników zostały zatarte. Podczas pandemii regularnie donoszono, że przeważająca większość ludzi spędza więcej czasu w biurze, ponieważ znajduje się ono teraz w ich domu. Oznacza to, że pracownicy ryzykują nadmierne połączenie.

Możliwość tak łatwego łączenia się prowadzi do przepracowania ludzi. Dzięki elastyczności, jaką daje grafik pracy z domu, wiele osób odczuwa presję, aby być „na” przez cały czas. Oznacza to, że mogą wysyłać wiadomości poza godzinami pracy.

To może prowadzić do tego, że ludzie, którzy wcześniej mieli ustalone granice, poczują presję, by zrobić to samo. Praca znacznie poza normalnymi godzinami pracy może prowadzić do wypalenia, powodując gorsze wyniki pracowników. Może to ostatecznie negatywnie wpłynąć na Twoją firmę i ucierpi zaangażowanie pracowników.

Najlepszym sposobem, aby tego uniknąć, jest ustalenie podstawowych zasad. Wyjaśnij, że nikt nie powinien pracować poza normalnymi godzinami pracy. Zachęć pracowników do wylogowania się z urządzeń roboczych po zakończeniu pracy w nocy — większość wiadomości może poczekać do następnego dnia.

Świetnym sposobem na wymuszenie tego komunikatu jest przestrzeganie tych reguł przez kierownictwo wyższego szczebla. Pracownicy będą mniej skłonni do pracy po godzinach, jeśli nie zobaczą, jak ich przełożeni robią to samo. Dbanie o to, by Twoja organizacja była zawsze odświeżona, zapewni, że będzie działała najlepiej, jak potrafi. Ogólnie będzie promować zdrową pracę zespołową.

Brak opinii

Źródło: Świetne miejsce do pracy

Zdrowy i dobrze prosperujący biznes musi przyjrzeć się sobie ze wszystkich stron. Jeśli kierownictwo nie zwróci się o informacje zwrotne od swoich pracowników, komunikacja między biurami stanie się nieskuteczna. Musi działać w obie strony, aby działać na korzyść Twojej firmy. Zbieranie informacji zwrotnych od pracowników za pomocą metod takich jak wysyłanie ankiet pokazuje, jak Twoi pracownicy radzą sobie w tej chwili.

Informacje zwrotne od Twoich pracowników są teraz ważniejsze niż kiedykolwiek. Podczas gdy pandemia koronawirusa trwa już od prawie roku na całym świecie, różni ludzie mają na nią różne reakcje. Niektórzy ludzie mogą teraz tylko odczuwać stres i niepokój związany z sytuacją. Reakcje Twoich pracowników na pandemię będą stale ewoluować.

Regularne informacje zwrotne to jedyny sposób na uzyskanie wglądu w to, jak radzą sobie Twoi pracownicy w danych okolicznościach i co możesz zrobić, aby ich wesprzeć. Te informacje mogą pomóc Ci wyprzedzić pracowników, którzy stracą motywację do ciężkiej pracy.

Informacje zwrotne dają również wgląd w to, jak radzi sobie kierownictwo. Możesz nie zdawać sobie sprawy, że coś, co robisz, nie działa, chyba że poinformują Cię o tym Twoi pracownicy. Działanie na podstawie tych informacji zwrotnych i dostosowywanie postępujących procesów to jedyny sposób na ulepszenie Twoich operacji.

Wniosek: dobra komunikacja sprawi, że pracownicy będą szczęśliwsi

Pandemia koronawirusa zmieniła oblicze urzędu w dającej się przewidzieć przyszłości. Praca w środowisku biurowym może już nigdy nie być taka sama. Płynna sytuacja oznacza, że ​​Twoja firma będzie musiała stale się zmieniać, aby uniknąć poważnych problemów komunikacyjnych. Po drodze będą wyboje, ale poświęcenie czasu na rozwiązanie typowych problemów komunikacyjnych, które mogą się pojawić.

To, że oblicze Twojego biura wygląda obecnie inaczej, nie oznacza, że ​​Twoi zdalni pracownicy nie mogą być szczęśliwi . Jak informowaliśmy wcześniej, 90% pracowników zdalnych chce kontynuować pracę według elastycznego harmonogramu przez resztę swojej kariery. Zaspokajając potrzeby swoich pracowników, upewnisz się, że są zadowoleni, co w dłuższej perspektywie przyniesie ogromne korzyści Twojej firmie.