Rachunki za telefon biznesowy: nawigacja po ukrytych opłatach i powody, dla których warto rozważyć VoIP

Firmy zawsze szukają oszczędności tam, gdzie mogą. Świetnym miejscem do rozpoczęcia jest zbadanie kosztów rachunku. Łatwo przeoczyć kwotę, jaką Twoja firma wydaje na obsługę telefonów stacjonarnych i komórkowych. Ponieważ pandemia koronawirusa zmusza świat biznesu do polegania na biznesowej VoIP, aby utrzymać się na powierzchni, wybrana usługa telefoniczna jest teraz ważniejsza niż kiedykolwiek.

Rozmowy telefoniczne to najczęstszy sposób, w jaki nowi klienci po raz pierwszy nawiązują kontakt z firmą, a telefony pozostają najczęstszym sposobem obsługi klienta. Biorąc pod uwagę tę konieczność, dostawcy usług telefonicznych często czują się komfortowo, stosując różne opłaty, które mogą znacznie zwiększyć koszt miesięcznego rachunku.

Niektóre opłaty mogą dotyczyć usług, z których rzadko (lub nigdy) korzystasz, podczas gdy inne są niejednoznacznie nazywane „opłatami za utrzymanie” i ulubionymi przez wszystkich: podatkami. Nie ma ograniczeń co do poziomu kreatywności, jaki wykazują niektórzy operatorzy telefonii biznesowej, gdy znajdują sposoby na zaniżanie pieniędzy swoim klientom. O ile nie sprawdziłeś już dokładnie rachunku swojej firmy, istnieje duża szansa, że ​​płacisz więcej niż to konieczne.

Jeśli nie wiesz, ile kosztują Twoją firmę tradycyjne telefony, przygotowaliśmy kilka wskazówek dotyczących elementów, na które warto zwrócić uwagę przy następnym rachunku. W tym artykule omówimy następujące sekcje:

• Jak obniżyć rachunek za telefon?
• Sprawdź swój dotychczasowy rachunek za telefon
• Rozważ funkcje, których potrzebujesz
• Zastanów się, co jeszcze możesz uzyskać dzięki nowoczesnemu rozwiązaniu VoIP
• Przejrzyj swoje wybory

Jak obniżyć rachunek za telefon?

Twój rachunek może być niezbędnym wydatkiem biznesowym, ale to nie znaczy, że musi kosztować Twoją firmę rękę i nogę. Ten koszt może być szczególnie trudny dla właścicieli małych firm. Jedną z rzeczy do rozważenia jest całkowity koszt eksploatacji obecnego systemu telefonicznego. Możesz obliczyć ten koszt, dodając, ile kosztuje zakup systemu telefonicznego z tym, ile kosztuje jego obsługa.

Po ustaleniu tego kosztu możesz zdecydować, czy to, co zapłaciłeś za firmowy system telefoniczny i ile obecnie płacisz za jego obsługę, jest tego warte. Możesz porównać tę cenę z bieżącym rachunkiem każdego miesiąca. W ten sposób możesz zobaczyć, który aspekt konfiguracji powinieneś zmienić.

Sprawdź swój dotychczasowy rachunek za telefon

Najłatwiejszym sposobem sprawdzenia, o ile należy obniżyć koszty związane z usługą telefoniczną, jest sprawdzenie istniejącego rachunku. Na przykład dostawcy często oferują rabaty na różne pakiety i mogą obniżyć koszty administracyjne Twojej firmy, konsolidując rachunki w jedną płatność.

To sprawia wrażenie, że oszczędzasz pieniądze. Prowadzi to jednak również do bardziej skomplikowanego rachunku, w którym dostawcy mogą wciskać dodatkowe opłaty, które w przeciwnym razie nie byłyby możliwe przy prostszym rachunku.

FCC posunęła się nawet do stworzenia stron z najczęściej zadawanymi pytaniami, obejmujących takie tematy, jak wkuwanie rachunków telefonicznych, aby pomóc informować ludzi o zwyczajach firm telefonicznych dokonujących nieautoryzowanych opłat. Agencja zauważa, że ​​im bardziej Twój rachunek zaczyna wyglądać jak rachunek z karty kredytowej, tym bardziej powinieneś się martwić, czy płacisz uczciwą kwotę.

„Oszustwo to znak rozpoznawczy wkuwania. Wkuwacze często polegają na mylących rachunkach, aby nakłonić konsumentów do zapłacenia za usługi, których nie autoryzowali lub nie otrzymali, lub które kosztują więcej, niż konsumenci sądzili… FCC szacuje, że wkuwanie zaszkodziło dziesiątkom milionów amerykańskich gospodarstw domowych”.

Prawdopodobnie doznałeś szoku po otrzymaniu pierwszego rachunku za nową usługę. Początkowa wycena operatora telefonicznego prawdopodobnie nie uwzględniała wydatków z tytułu podatków, dopłat ani tego, że pierwszy rachunek zostanie naliczony z miesięcznym wyprzedzeniem (dostawcy czasami pobierają opłaty od daty instalacji, a także od następnego miesiąca na pierwszym rachunku).

Firmy telefoniczne na ogół muszą płacić podatek obrotowy od usługi, więc nie jest niespodzianką, że pobierają go od swoich klientów. Należy jednak upewnić się, że zebrany procent jest rzeczywiście zgodny z lokalnymi podatkami od sprzedaży i nie jest zawyżony.

Z drugiej strony dopłaty i inne tego typu pozycje są całkowicie subiektywne i mogą zapewnić większe pole manewru przy negocjowaniu rachunku.

Oto kilka pozycji na rachunku, na które należy zwrócić szczególną uwagę:

• Linie Rollover — znajdują się w tradycyjnych liniach telefonicznych PSTN i umożliwiają firmie obsługę wielu połączeń jednocześnie, dzięki czemu Twoi klienci nie natkną się na sygnały zajętości. Nie są one tanie, ponieważ mogą kosztować Twoją firmę nawet 30 USD za linię. Należy zauważyć, że tę samą funkcjonalność można uzyskać z systemu IP bez żadnych dodatkowych kosztów.
• Konserwacja przewodów — po raz kolejny jest to pozycja charakterystyczna dla telefonów stacjonarnych. Jest to opłata związana z kosztem okablowania Twojego biura.
• Opłaty za połączenia międzymiastowe i opłaty drogowe — nie możesz nic na to poradzić, jeśli Twoja firma musi wykonywać dużą liczbę bezpłatnych połączeń międzymiastowych. Możesz jednak obniżyć ten koszt, przełączając tę ​​komunikację na pocztę elektroniczną lub system telefonii IP.
• Użytkownicy i rozszerzenia — tradycyjne systemy telefoniczne nie tylko pobierają opłaty za linie najazdowe, ale także pobierają opłaty za każdą potrzebną linię. Pamiętaj, że dostawcy mają tendencję do pobierania opłat za użytkownika, więc warto tutaj porównać ceny dla różnych dostawców.

Niektóre ładunki zostaną osadzone w kamieniu, ale na niektórych możesz mieć trochę miejsca na poruszanie się. Jeśli jakaś opłata wydaje Ci się zbyt wysoka, warto skontaktować się ze swoim dostawcą i spróbować negocjować.

Rozważ funkcje, których potrzebujesz

Następnym krokiem do obniżenia kosztów związanych z rachunkiem jest rozważenie wszystkich funkcji, których potrzebujesz w swoim systemie telefonicznym. Niezależnie od tego, czy korzystasz z sieci PSTN, czy z systemu telefonicznego IP, często możesz wiązać się z kosztownymi umowami, jeśli połączysz funkcje, których nie używasz.

Ważne jest, aby wziąć pod uwagę funkcje potrzebne w systemie telefonicznym, aby znaleźć plan, który wymaga płacenia tylko za to, czego potrzebujesz. Oto kilka podstawowych i ważnych funkcji, które należy wziąć pod uwagę u następnego dostawcy systemu telefonicznego.

Przekazywanie połączeń — jest to podstawowa funkcja, która zapewnia, że ​​Twoi klienci mogą się z Tobą skontaktować bez względu na wszystko. Jeśli więc dzielisz swój czas między pracę w biurze i w domu, możesz przekierowywać połączenia z numeru służbowego na urządzenie mobilne. Wielu dostawców VoIP, takich jak RingCentral, oferuje zdalne przekazywanie połączeń jako podstawową funkcję, dzięki czemu możesz przekazywać połączenia w locie, aby mieć pewność, że zawsze jesteś dostępny.

Rozszerzenia — w tradycyjnym systemie telefonicznym PSTN, numer wewnętrzny to inny numer telefonu, który jest fizycznie połączony z numerem głównym. Im więcej okablowania wykonasz, tym więcej będzie kosztować. Systemy IP robią to wirtualnie, a wiele z nich oferuje pewną liczbę rozszerzeń wbudowanych w podstawowe plany. Na przykład Grasshopper oferuje plan solo za 26 USD, który obejmuje do trzech rozszerzeń.

Zdalne wsparcie — bez wątpienia nadejdzie czas, kiedy będziesz potrzebować serwisu swojego systemu telefonicznego. Ale ponieważ pandemia koronawirusa nadal utrzymuje większość pracowników w odosobnieniu, może nie być już możliwe, aby do biura wszedł pracownik z zewnątrz w celu sprawdzenia konfiguracji.

Szukanie dostawcy usług telefonicznych, który oferuje zdalne wsparcie, jest obecnie bardziej realną opcją. Nextiva oferuje zdalny system wsparcia, aby udostępnić tę ofertę swoim użytkownikom.

Nieograniczone rozmowy — dzięki pandemii rozmowy telefoniczne są teraz ważniejsze niż kiedykolwiek. Ponieważ spotkania osobiste zasadniczo się zatrzymały, Twoja firma prawdopodobnie spędza jeszcze więcej czasu na telefonie. Dlatego najwyższy priorytet powinien mieć system telefoniczny oferujący nieograniczone minuty na rozmowy. Wielu dostawców telefonii IP oferuje nieograniczone połączenia, w tym Vonage Business.

Dzienniki połączeń — rejestrowanie połączeń to świetny sposób na badanie wydajności pracowników, zwłaszcza zespołu sprzedaży, i ocenę doświadczenia, jakie zapewniasz swoim klientom. Dzienniki połączeń mogą zawierać kluczowe informacje, takie jak data i godzina połączenia, czas trwania, identyfikator dzwoniącego oraz czy połączenie zostało odebrane lub wysłane na pocztę głosową.

Jest to podstawowa funkcja, którą może zaoferować wielu dostawców. 8×8 zapewnia rejestrowanie historii połączeń, możliwość zarządzania rejestrami połączeń i metrykami rejestru połączeń w ramach swoich planów.

Zastanów się, co jeszcze możesz uzyskać dzięki nowoczesnemu rozwiązaniu VoIP

Biorąc pod uwagę, że Twoja firma prawdopodobnie już płaci za szerokopasmowe łącze internetowe, a może nawet zbudowała pełnowartościowy intranet, przy przejściu na usługę IP powinno wystąpić minimalne tarcie i znaczne oszczędności. Nie jest potrzebny żaden dodatkowy sprzęt, z wyjątkiem być może telefonu IP.

Większość firm pobiera około 20 USD miesięcznie za biznesową linię VoIP, która zawiera wszystko, czego można oczekiwać od standardowej linii telefonicznej (poczta głosowa w firmie, połączenie oczekujące itp.) wraz z długą listą funkcji, które na ogół nie są zawarte w tradycyjne oferty telefoniczne lub w ogóle nie są dostępne.

Możesz oczekiwać ulepszonych funkcji od dowolnego wybranego dostawcy VoIP. Oto kilka, na które należy zwrócić uwagę:

IVR — Hosted IVR (interaktywna odpowiedź głosowa) to menu telefoniczne i system routingu, który oferuje interaktywne menu dla dzwoniących w celu skierowania ich do działu, którego potrzebują. Ponieważ jest to inteligentny system, IVR może wykonywać zadania polegające na udzielaniu odpowiedzi tak/nie lub odpowiadaniu na numery od dzwoniących. Ta funkcja pozwala zaoszczędzić czas i produktywność Twoim pracownikom, a także zapewnia, że ​​Twoi klienci mają krótszy czas oczekiwania.

Automatyczna recepcjonistka — ta funkcja może pomóc w zastąpieniu roli recepcjonisty w Twojej organizacji. Więc zamiast wymagać od dzwoniących rozmowy z recepcjonistą w celu przeniesienia do właściwej osoby, wystarczy, że wciśnie numer powiązany z odpowiednim numerem wewnętrznym działu. Podobnie jak w przypadku IVR, ta funkcja może również zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej organizacji.

Wideokonferencje — większość dostawców VoIP uwzględnia w swoich planach telefonicznych inne metody komunikacji. Wideokonferencje to jedna z najpopularniejszych opcji. Jest to po prostu funkcja, której nie może zapewnić system telefoniczny PSTN.

Funkcje wideokonferencji w przypadku niektórych planów dotyczących telefonów IP pozwalają nawet na dołączenie setek uczestników jednocześnie, dzięki czemu jesteś tak blisko osobistego spotkania firmowego, jak to tylko możliwe podczas pandemii.

Aplikacja mobilna — większość dostawców telefonii VoIP ma własne aplikacje na telefony programowe, które umożliwiają odbieranie połączeń biznesowych w podróży. Aplikacje często umożliwiają prowadzenie rozmów wideo i wiadomości biznesowych SMS, oprócz tradycyjnego połączenia głosowego. Zazwyczaj możesz przełączać się między środkami komunikacji, a informacje z poprzednich rozmów są zapisywane na każdym z Twoich urządzeń.

Wraz z rosnącym trendem w kierunku zunifikowanej komunikacji, VoIP umożliwia również większą centralizację operacji biznesowych jako całości. Większość platform VoIP obsługuje integrację z platformami zewnętrznymi, takimi jak Salesforce, co pozwala na konsolidację komunikacji i innych aplikacji w jednej lokalizacji. Jest to związane z długą listą korzyści, które niedawno przedstawiliśmy w naszym przewodniku dla początkujących po ujednoliconej komunikacji.

Przejrzyj swoje wybory

Jeśli Twoja usługa telefoniczna nie zapewnia znacznie więcej niż sygnał wybierania i płacisz za to więcej niż 20 lub 30 USD miesięcznie, prawdopodobnie lepiej będzie dla Twojej firmy z pakietem VoIP od dowolnej liczby dostawców. Oto zestawienie pięciu najwyżej ocenianych biznesowych dostawców VoIP według ocen setek użytkowników GetVoIP:

Wniosek: VoIP to najlepszy sposób na obniżenie rachunków za telefon w firmie

Ze względu na wszystkie kreatywne sposoby, w jakie firmy telekomunikacyjne nabijają rachunki i na wszystkie sposoby, w jakie możesz negocjować niższą stawkę, VoIP może być najłatwiejszym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy na potrzeby usług telefonicznych dla małych firm.

Platformy komunikacyjne oparte na chmurze nie tylko są po prostu tańsze od tradycyjnych usług telefonicznych, ale także oferują szeroki zakres funkcji, które mogą mieć znaczny wpływ na wydajność operacyjną i ogólną skuteczność zdolności firmy do komunikowania się zarówno wewnętrznie, jak i z klientami.