Numer telefonu służbowego: funkcje, ceny i jak go uzyskać

Numer telefonu służbowego zapewnia Twojej firmie wiarygodność, zwiększa rozpoznawalność marki i pozwala Tobie i członkom Twojego zespołu zachować prywatność osobistych numerów telefonów.

Kiedy zaczynałeś swoją małą firmę, sam Twój numer osobisty mógł wystarczyć do obsługi Twojego poziomu codziennej komunikacji biznesowej.

Teraz Twoja firma się rozwinęła, a ograniczone funkcje Twojego telefonu osobistego spowodowały zbyt wiele nieporozumień między Tobą a Twoimi klientami. Firmowy numer telefonu ułatwia klientom znalezienie i zapamiętanie, jak się z Tobą skontaktować. Zwiększa również zaufanie konsumentów i odróżnia Cię od konkurencji.

Kluczem jest jednak wiedza, jak wybrać odpowiedni numer telefonu i dostawcę dla Twojej firmy.

Spis treści:

• Co to jest numer telefonu służbowego?
• Różne rodzaje firmowych numerów telefonów
• Dlaczego potrzebujesz służbowego numeru telefonu
• Jak uzyskać wirtualny numer telefonu służbowego?
• Kiedy uzyskać numer telefonu służbowego?
• Niezbędne funkcje numeru telefonu służbowego
• Najlepsze praktyki dotyczące wybierania numeru telefonu służbowego

Co to jest numer telefonu służbowego?

Numer telefonu służbowego lub numer bezpośredniego wybierania wewnętrznego (DID) to numer telefonu, który nie jest powiązany z określonym systemem telefonicznym.

Oznacza to, że możesz korzystać z tego samego numeru telefonu firmowego na różnych urządzeniach i w różnych lokalizacjach — nawet w podróży — za pośrednictwem aplikacji dostawcy.

Są łatwe do skonfigurowania, ponieważ wszystko, co musisz zrobić, to pobrać aplikację dostawcy numeru, wybrać żądany numer telefonu i abonament oraz zapłacić (na ogół co miesiąc). Cały proces trwa mniej niż jeden dzień, a często mniej niż godzinę.

Różne rodzaje firmowych numerów telefonów

Nie wszystkie numery telefonów firmowych są sobie równe, a typ, który wybierzesz dla swojej firmy, ma kluczowe znaczenie.

Główne typy wirtualnych numerów telefonów biznesowych to:

• Numery lokalne
• Numery bezpłatne
• Numery próżności
• Numery VoIP

Lokalne numery telefonów: do ustalenia lokalnej obecności

Lokalny numer telefonu jest powiązany z określoną lokalizacją/numerem kierunkowym, dzięki czemu Twoja firma zyskuje bardziej zaufaną lokalną obecność.

Pamiętaj, że możesz wybrać lokalne numery telefonów w numerach kierunkowych innych niż fizyczna lokalizacja Twojej firmy. W rzeczywistości wiele firm kupuje wiele lokalnych numerów telefonów, aby mieć lokalną obecność w całym kraju.

Lokalne numery telefonów można odebrać bezpłatnie za pomocą narzędzi takich jak Google Voice i można je kupić za 10,00 USD/linię miesięcznie lub mniej. Konfiguracja jest szybka i prosta.

Bezpłatne numery telefonów: Profesjonalizm w przystępnej cenie

Numery bezpłatne (czasami nazywane „numerami 800”) zaczynają się od prefiksów numerów, takich jak 800, 888, 877, 866 itd.

Numery te są bezpłatne dla klientów i nie są powiązane z żadną konkretną lokalizacją, jak lokalne numery telefonów. Numery bezpłatne można skonfigurować za pośrednictwem usługodawcy telefonicznego lub przekazywać numery na istniejące linie.

Przy średnim koszcie 10,00 USD za numer miesięcznie, te liczby są przystępną cenowo opcją, dzięki której Twoja firma wydaje się bardziej ogólnokrajowa, a nie tylko lokalna.

Nasz przewodnik po bezpłatnych numerach 800 zawiera więcej szczegółów.

Próżne numery telefonów: dla lepszego rozpoznawania nazw

Próżny numer telefonu to spersonalizowany, bezpłatny numer, który umożliwia przeliterowanie odpowiednich słów lub fraz. (1-800-FLOWERS jest prawdopodobnie najbardziej znanym przykładem numeru próżności.)

Próżne numery telefonów to doskonały sposób na zwiększenie nie tylko rozpoznawania nazw, ale także pamięci numerów. Tak więc, nawet jeśli ktoś, kto usłyszy lub zobaczy Twój numer telefonu, nie potrzebuje teraz tego, co sprzedaje Twoja firma, będzie wiedział, do kogo zadzwonić, kiedy to zrobi.

Główną wadą jest to, że wiele liczb próżności jest już zajętych, więc przygotuj się na nieco kreatywność. Numery próżne są nieco droższe niż standardowe numery bezpłatne, a ich cena waha się od 10,00 do 50,00 USD za numer miesięcznie.

Nasza recenzja Top Vanity Phone Number Providers zawiera dodatkowe informacje.

Numery telefonów VoIP: dla firm potrzebujących zaawansowanych funkcji

Numer telefonu VoIP jest przypisywany do Ciebie podczas rejestracji w biznesowej usłudze VoIP, co umożliwia wykonywanie/odbieranie połączeń przez Internet (w tym Wi-Fi).

Przy średnim koszcie wynoszącym od 20,00 do 50,00 USD na użytkownika miesięcznie, ten rodzaj numeru jest droższy niż inne tutaj opcje — ale zapewnia skalowalność i dodatkowe funkcje, które nie są dostępne dla wszystkich typów numerów.

Ponadto nie musisz płacić dodatkowej opłaty za podłączenie numeru VoIP do linii telefonicznej.

Dowiedz się więcej o tym, co wyróżnia te numery w naszym przewodniku po funkcjach telefonu VoIP.

Dlaczego potrzebujesz służbowego numeru telefonu

Posiadanie firmowego numeru telefonu ma kilka zalet w porównaniu z tradycyjnymi numerami telefonów stacjonarnych, a nawet smartfonów.

Oprócz bardziej profesjonalnego wyglądu, poniżej przedstawimy kilka innych powodów, dla których potrzebujesz numeru telefonu do firmy wirtualnej.

Dostęp do wielu urządzeń

Po pierwsze, będziesz mógł korzystać z numeru VoIP na wybranym urządzeniu, niezależnie od tego, czy jest to standardowy telefon stacjonarny, laptop lub komputer stacjonarny, smartfon, a nawet tablet.

Numery te zapewniają doskonałą przenośność i elastyczność, dzięki czemu nie będziesz już dłużej przywiązany do telefonu stacjonarnego, czekając na to najważniejsze połączenie.

Ponadto podstawowe funkcje, takie jak przekazywanie połączeń, oznaczają, że jeśli przegapisz połączenie na jednym ze swoich urządzeń lub numeru telefonu, zostanie ono przekierowane na inne. Na przykład, jeśli klient zadzwoni pod Twój firmowy numer telefonu, ale nie otrzyma odpowiedzi, połączenie zostanie przekierowane na Twój osobisty numer telefonu komórkowego.

Dodatkowe kanały komunikacji

Chociaż wirtualne numery telefonów są najbardziej znane z rozmów głosowych, wielu dostawców oferuje dodatkowe kanały komunikacji, a mianowicie SMS-y i faksy online.

Wirtualne faksowanie umożliwia wysyłanie klientom ważnych plików, takich jak umowy lub dokumenty projektowe, bez konieczności korzystania z nieporęcznego sprzętu — i bez blokowania firmowej linii telefonicznej, ponieważ można nawiązywać/odbierać połączenia za pomocą faksowania online.

Biznesowe SMS-y i MMS-y umożliwiają natychmiastowe odpowiadanie na proste pytania klientów lub informowanie ich, kiedy będziesz mógł rozmawiać przez telefon w przypadku nieodebrania połączenia podczas spotkania.

Zaawansowane funkcje dla lepszego zarządzania połączeniami

Chociaż numery wirtualne nie posiadają wszystkich zaawansowanych funkcji biznesowych systemów telefonicznych VoIP, ich możliwości nadal usprawniają zarządzanie połączeniami lepiej niż standardowe telefony stacjonarne.

Na przykład funkcja sprawdzania połączeń (identyfikator rozmówcy) informuje, kto dzwoni, ułatwiając podjęcie decyzji o odebraniu połączenia i zapewniając lepsze przygotowanie do rozmowy w przypadku odebrania.

Powiadomienia w czasie rzeczywistym o nieodebranych połączeniach i wiadomościach poczty głosowej, wraz z dziennikami połączeń, zapobiegają nieoddzwanianiu na czas (lub zapominaniu w ogóle o oddzwanianiu).

Wielu dostawców wirtualnych numerów telefonów oferuje również transkrypcję poczty głosowej, dzięki czemu możesz czytać, a nie odsłuchiwać wiadomości głosowe. Oszczędza to czas i pozwala na lepszą priorytetyzację połączeń zwrotnych.

W dalszej części tego posta przedstawimy więcej kluczowych funkcji telefonu biznesowego, na które warto zwrócić uwagę.

Jak uzyskać numer telefonu służbowego?

Najłatwiejszym i najbardziej niezawodnym sposobem uzyskania numeru telefonu do firmy jest skorzystanie z usług operatora VoIP.

Każdy dostępny plan obejmuje co najmniej jeden numer wirtualny, co zapewnia dostęp do skalowalnych rozwiązań numerów telefonów biznesowych z tylko potrzebnymi funkcjami.

Oto 6 najlepszych dostawców numerów telefonów biznesowych.

1. RingCentral →

RingCentral MVP (Message, Phone, Video) to wiodący system telefonii biznesowej, łączący wiadomości, wideo i telefon w jednej aplikacji VoIP.

Oprócz imponującej funkcjonalności oferowanej przez RingCentral, każdy plan oferuje numer telefonu służbowego. Gdy zarejestrujesz się w celu wykupienia abonamentu, zostaniesz poproszony o wybranie jednego z następujących typów numerów firmowych — bezpłatny, lokalny, międzynarodowy lub próżność.

RingCentral zapewnia, że ​​Twoje połączenia są chronione przez szyfrowanie. Dostawca oferuje funkcje, takie jak przekazywanie połączeń, routing połączeń, identyfikator rozmówcy, filtrowanie połączeń i inne, aby zarządzać każdym przychodzącym połączeniem.

Poniżej znajduje się cena każdego z dostępnych planów RingCentral. Pamiętaj, że ceny zależą od liczby użytkowników.

2. Konik polny →

Grasshopper to wirtualny system telefoniczny skierowany do właścicieli małych firm, zaprojektowany, aby pomóc użytkownikom zaoszczędzić pieniądze i wyglądać bardziej profesjonalnie.

Ich plany oferują dedykowany numer służbowy, aby zapewnić, że możesz oddzielić pracę i życie osobiste.

Grasshopper oferuje wiele rodzajów numerów firmowych, w tym bezpłatne prefiksy numerów, takie jak 833, 844, 855, 866, 877, 888 i true 800. Możesz również wybrać numer próżny, numer lokalny lub przenieść istniejący numer biznesowy lub wirtualny do Grasshopper.

Poniższe ceny i plany Grasshopper są ukierunkowane na inny rodzaj małej firmy.

3. 8×8 →

​​8×8 został zaprojektowany, aby pomóc Ci pracować z dowolnego miejsca. Mają wiele planów, aby zapewnić firmom wszelkiego rodzaju zaspokojenie ich potrzeb w najbardziej opłacalny sposób.

8×8 przez 9 lat z rzędu zajmowało miejsce jako lider w Magic Quadrant firmy Gartner dla Unified Communications.

Operator telefonii biznesowej oferuje trzy różne plany, każdy z własnym specyficznym ukierunkowaniem. Każdy z trzech planów oferuje numery biznesowe z funkcjami, które pozwalają w pełni wykorzystać komunikację biznesową.

Oto spojrzenie na każdy z planów 8×8.

4. Kolejna →

Nextiva umożliwia połączenie systemu telefonicznego z aplikacjami biznesowymi, sztuczną inteligencją i automatyzacją na jednej platformie. Dzięki opartej na chmurze usłudze VoIP i 99,999% dostępności, dostawca usług został uznany przez US News za najlepszą usługę telefonii biznesowej w 2020 roku.

Nextiva szczyci się tym, że jest największym lokalnym dostawcą wirtualnych telefonów biznesowych w każdym kraju. Operator telefoniczny oferuje lokalne numery VoIP w wielu dużych miastach w większości stanów. Nextiva oferuje również numery kierunkowe w każdym stanie w USA.

Ceny i plany Nextiva obejmują bezpłatny lokalny i bezpłatny numer i są przedstawione na poniższym obrazku.

5. Wonaż →

Vonage sprawia, że ​​komunikacja jest bardziej elastyczna, inteligentna i osobista, aby pomóc ponad 100 000 klientom pozostać na czele. Wśród swoich klientów mogą pochwalić się dużymi firmami, takimi jak Allstate, Dominos i The Princeton Review.

Vonage oferuje swoim klientom trzy różne pakiety. Ich plan komórkowy jest bardziej skoncentrowany na połączeniach. Plan Premium umożliwia użytkownikom przeniesienie komunikacji na wyższy poziom za pomocą połączeń, wiadomości i wideo.

Plan zaawansowany oferuje zaawansowane funkcje i jest dostępny dla telefonów IP. Każdy plan Vonage ma numer biznesowy. Po wybraniu planu zostaniesz poproszony o wybranie lokalnego lub bezpłatnego numeru.

Oto zestawienie cen i planów Vonage.

6. Ooma →

Ooma oferuje funkcje przeznaczone specjalnie dla małych firm. Ponieważ pandemia koronawirusa zmusza tak wiele firm do pracy w domu, firma Ooma stworzyła rozwiązanie komunikacyjne dla tych, którzy prowadzą swoje firmy z domu.

Dostawca usług telefonicznych ma na celu obniżenie rachunków telefonicznych swoich klientów o połowę, ponieważ jego strona internetowa podaje, że użytkownicy oszczędzają średnio 50% na każdym rachunku. Ich plany oszczędnościowe obejmują również bezpłatny numer biznesowy.

Możesz zarejestrować się na swój numer bezpośrednio na stronie internetowej. Witryna poprosi o wybranie kraju, województwa, miasta i numeru kierunkowego. Możesz wybrać, czy chcesz mieć domyślny, powtarzalny lub próżny numer i wybrać konkretną liczbę.

Firma Ooma oferuje dwa plany biznesowe — Ooma Office i Ooma Office Pro. Oto zestawienie cen i planów Ooma.

Porównaj dostawców firmowych numerów telefonów obok siebie

Kiedy uzyskać numer telefonu służbowego?

Najlepszy czas na uzyskanie wirtualnego numeru telefonu do firmy to rozpoczęcie działalności, nawet jeśli jest to zanim uznasz, że go „potrzebujesz”.

Uniemożliwia to konkurentom ubieganie się o najlepsze/najbardziej odpowiednie numery telefonów dla Twojej firmy i sprawia, że ​​Twoja firma wygląda na znacznie bardziej ugruntowaną niż jest obecnie.

Jeśli Twoja firma jest otwarta od jakiegoś czasu i nadal nie masz numeru wirtualnego, im szybciej to zrobisz, tym lepiej.

Typowe oznaki, że potrzebujesz wirtualnego numeru biznesowego, to:

• Klienci mówią, że mają problem ze znalezieniem sposobu dotarcia do Ciebie
• Prywatne rozmowy telefoniczne często przerywają rozmowy biznesowe i odwrotnie
• Nie jesteś już samodzielnym przedsiębiorcą, ale masz teraz pracowników w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin
• Twoja dzienna liczba połączeń wzrosła
• Masz problem z zarządzaniem pocztą głosową i oddzwonieniami
• Potrzebujesz zaawansowanych funkcji, takich jak przekazywanie połączeń, transkrypcja poczty głosowej, nagrywanie rozmów i inne funkcje, których nie oferuje Twój obecny dostawca numeru telefonu
• Potrzebujesz zwiększyć legitymację swojego biznesu w oczach konsumentów
• Potrzebujesz skalowalnej usługi numerów telefonów, aby nadążyć za rozwijającą się firmą

Niezbędne funkcje numeru telefonu służbowego

​​Twoja wirtualna aplikacja na telefon biznesowa będzie działać tylko wtedy, gdy znajdziesz taką z funkcjami, które najlepiej zaspokoją Twoje unikalne potrzeby biznesowe.

• Aplikacja mobilna: Aplikacja mobilna to jedna z najważniejszych funkcji, które należy wziąć pod uwagę w usłudze telefonicznej. Pozwala na prowadzenie rozmów ze współpracownikami i klientami w podróży.
• Przekazywanie połączeń: Ta funkcja zapewnia elastyczność w kierowaniu połączeń na dowolny inny numer, pod który mają się udać.
• Automatyczna sekretarka: Automatyczna sekretarka to zautomatyzowane menu, które za pomocą komunikatów głosowych przekierowuje połączenia klientów do odpowiedniego działu. To świetny sposób na zarządzanie połączeniami i zapewnienie, że Twoi klienci nie będą musieli czekać zbyt długo.
• Transkrypcja poczty głosowej: Znalezienie usługi VoIP, która oferuje pocztę głosową na e-mail lub pocztę głosową na tekst, byłoby korzystne dla Twojej firmy, ponieważ automatycznie dostarczałaby notatki z dowolnej poczty głosowej.
• Nagrywanie połączeń: podczas gdy transkrypcja poczty głosowej oferuje papierową kopię poczty głosowej, nagrywanie rozmów gwarantuje, że nie zapomnisz niczego z połączeń wychodzących lub przychodzących. Pamiętaj, aby przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących nagrywania rozmów.
• Parkowanie połączeń: Ta funkcja umożliwia zawieszenie rozmówcy w chmurze i umożliwienie każdemu pracownikowi odebrania połączenia. W ten sposób najbardziej wykwalifikowana osoba może obsłużyć połączenie bez zbyt długiego oczekiwania klientów.
• Analityka: Dzięki temu uzyskasz wszystkie dane, których potrzebujesz, aby upewnić się, że Twoi pracownicy są tak efektywni, jak to możliwe podczas połączeń.

Najlepsze praktyki dotyczące wybierania numeru telefonu służbowego

Ostatnim krokiem do uzyskania numeru wirtualnego jest dokonanie właściwego wyboru, jeśli chodzi o sam numer.

Najpierw zastanów się, do czego chcesz użyć numeru.

Obsługa klienta jest najlepiej powiązana z bezpłatnym numerem 800, ponieważ konsumenci nie chcą być obciążani kosztami, gdy uzyskują pomoc w przypadku problemów, które ich zdaniem „spowodują” Twoja firma. Połączenia sprzedażowe powinny być przypisane do numerów lokalnych, ponieważ ludzie częściej odbierają połączenia ze znanych numerów kierunkowych. Numery próżne, biorąc pod uwagę łatwość ich zapamiętania, najlepiej nadają się do ogólnych numerów biznesowych z menu IVR do połączeń bezpośrednich. To także sprytna opcja do wykorzystania w kampaniach reklamowych.

Wielkość i lokalizacja Twojej firmy — a także plany rozwoju — również wpływają na liczbę, którą wybierzesz.

Małe zespoły lub sklepy stacjonarne zwykle wybierają numery lokalne, ponieważ większość ich działalności pochodzi od klientów znajdujących się blisko ich fizycznej lokalizacji. Ogólnopolskie firmy posiadające sklepy internetowe i/lub stacjonarne w wielu lokalizacjach zwykle wybierają 1-800 numerów, ponieważ przynoszą one korzyści klientom i zwiększają wiarygodność marki. Firmy na poziomie korporacyjnym z dużą dzienną liczbą połączeń, a także te, które intensywnie reklamują swoje produkty/usługi, powinny wybrać numer próżny.

Na koniec rozważ funkcje, których potrzebuje Twój numer biznesowy i czy lepiej będzie korzystać z pełnego systemu telefonicznego VoIP niż z dostawcą numeru.

Aby uzyskać więcej informacji na temat rozwiązań VoIP, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po najlepszych biznesowych dostawcach VoIP.