Automatyzacja procesów biznesowych i jak wpływa na efektywność przedsiębiorstwa
Opublikowany: 2022-01-13Każda firma ma setki wewnętrznych zadań wykonywanych ręcznie. Obszary są tak skonstruowane, aby spełniały swoje zadania i cele niezależnie od czasu, jaki zajmuje, czy pełnionych funkcji. Dlaczego więc nie uruchomić automatyzacji procesów i cyfrowej transformacji?
W obliczu ciągłej ewolucji rynku i zmieniających się trendów firmy muszą odłożyć na bok zadania, które marnują czas i zasoby na automatyzację procesów.
W dzisiejszych czasach wydaje się dziwne, że mówimy o firmach, które wykonują rozbudowane procesy ręcznie, ale tak nie jest. 69% organizacji na całym świecie nie przeskoczyło transformacji cyfrowej, być może z powodu ignorancji lub strachu przed innowacjami.
Prawda jest taka, że firmy, które nie automatyzują procesów, poświęcają zbyt dużo czasu na zadania, które mogłyby zakończyć przy pomocy technologii.
Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?
Kiedy mówimy o automatyzacji procesów biznesowych, mamy na myśli technologię wykonywania powtarzających się zadań lub procesów w firmie. Takie zastosowanie pozwala zminimalizować koszty, zwiększyć wydajność i usprawnić coraz bardziej złożone operacje.
Transformacja cyfrowa ma wiele wspólnego z automatyzacją; opisuje optymalizację procesów biznesowych przy pomocy nowych technologii.
Zautomatyzowane procesy zwiększają wydajność, tworzą rozsądne standardy i ostatecznie pomagają organizacjom zaoszczędzić czas, pieniądze i zasoby. Organizuje również powtarzalne, wysokonakładowe zadania, ponieważ są one bardziej dostępne dla maszyn i prowadzą do najwyższych zysków organizacji.
Czy wiesz, że zespoły spędzają prawie 20% swojego czasu na zadaniach, które moglibyśmy zautomatyzować, takich jak analiza danych operacyjnych i przeglądanie raportów o stanie? Z tego powodu dyrektorzy generalni zrozumieli, że automatyzacja procesów stała się trendem i pracują nad jej włączeniem.
Na przykład agent sprzedaży, który dzwoni i śledzi dużą bazę klientów, skorzystałby na zastosowaniu systemu kontroli i automatyzacji, który nawiązuje połączenia, tworzy przypomnienia i automatycznie aktualizuje kalendarz lub bazę danych klientów. Ten sam przykład dotyczy również obszarów sprzedaży lub wsparcia technicznego, biorąc pod uwagę ich specyfikę.
Nie myśl jednak, że automatyzacja przynosi korzyści tylko niektórym obszarom. Automatyzacja procesów jest najbardziej efektywna w przypadku aspektów międzyfunkcyjnych, obejmujących całą firmę i integrujących aplikacje. W dalszej części tego przewodnika odkryjesz wszystkie korzyści płynące z automatyzacji procesów.
Jak narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych zakłócają pracę
Każda firma musi dokonać dokładnej analizy, aby zrozumieć własne potrzeby i tym samym wdrożyć automatyzację w obszarach, które zgłaszają najwięcej korzyści.
W tym przewodniku wybraliśmy najpopularniejsze rodzaje automatyzacji procesów na rynku.
1. Baza wiedzy
Ten rodzaj automatyzacji procesów zyskał na znaczeniu na rynku. Millenialsi coraz częściej korzystają z wyszukiwarki, aby znaleźć odpowiedzi przed wykonaniem połączenia serwisowego z klientem. Ponadto firma Econsultancy odkryła, że 51% klientów preferuje wsparcie techniczne za pośrednictwem bazy wiedzy, ponieważ jest ona bardziej interaktywna i łatwiejsza w użyciu.
Podobnie, 67% milenialsów zwiększyło swoje oczekiwania w ostatnim roku dotyczące obsługi klienta (w tym wdrożenia nowych narzędzi, takich jak bazy wiedzy), a 78% przeniosło swoją działalność w inne miejsce po zaledwie jednym złym doświadczeniu w obsłudze klienta.
W rzeczywistości klienci zmienili swoje nawyki konsumpcyjne i preferują narzędzia, które pozwalają im być bardziej niezależnymi.
2. Samoopieka
Magazyn Forbes ujawnił, że 40% klientów woli samoobsługę od kontaktu z ludźmi, ponieważ czują się bardziej komfortowo rozwiązywać swoje problemy na osobności i nie chcą brzmieć „głupio” ze swoimi pytaniami.
Self to strategia, która wykorzystuje kanały cyfrowe, aby klienci mogli składać zamówienia, odpowiadać na ich pytania i szukać pomocy lub serwisu bez pomocy przedstawiciela.
Jest to system obsługi klienta wykorzystujący sztuczną inteligencję i oferujący konsumentom autonomię, zwinność i wydajność.
W tym momencie możesz pomyśleć, że mówimy o bazie wiedzy i nie ma między nimi różnic. Jednak samoobsługa idzie znacznie dalej, ponieważ koncentruje się na doświadczeniu klienta.
3. Zarządzanie relacjami z klientami
Gdy mówimy o automatyzacji procesów w firmie, nie możemy zapomnieć o jednej z wielkich gwiazd tej kategorii: CRM w sprzedaży.
W przewodniku po CRM w sprzedaży definiujemy ten rodzaj oprogramowania jako „narzędzie technologiczne, które odpowiada za uporządkowanie wszystkich danych klientów w jednym miejscu i pozwala Twojemu zespołowi sprzedażowemu zautomatyzować zadania administracyjne, uporządkować procesy oraz zoptymalizować i zarządzać lejkiem sprzedaży”.
Definicja jest jasna i precyzyjna. Odnosi się do kilku niuansów i wskazuje, że CRM jest przydatnym narzędziem pomagającym na co dzień przedstawicielom handlowym.
4. Wielokanałowa uwaga
Omnichannel to strategia, którą możesz zastosować, aby zapewnić swoim klientom wysokiej jakości opiekę i obsługę.
Mówienie o automatyzacji omnichannel to mówienie o innych rodzajach automatyzacji procesów. Wchodzi pod parasol, w którym każdy optymalizuje czas pracowników i poprawia jakość obsługi klienta.
Strategie omnichannel ułatwiają automatyzację procesów biznesowych, a gdy wszystkie kanały są dobrze zintegrowane, użytkownicy korzystają z tego, co najlepiej odpowiada ich potrzebom w danym czasie.
Biorąc pod uwagę wyżej wymienione rodzaje automatyzacji procesów, możemy dostrzec pewne cechy omnichannel i jego znaczenie dla skoku w kierunku cyfrowej transformacji. Każdy z nich odgrywa fundamentalną rolę w strategii omnichannel, aby zoptymalizować czas i zasoby firmy.
5 powodów, dla których Twoja firma powinna zautomatyzować swoje działania
Automatyzacja procesów niesie za sobą szereg korzyści dla firm, które ją wdrażają. A priori możemy sądzić, że wielkimi beneficjentami będą współpracownicy i zespoły robocze, które unikną niektórych zadań wymagających dużej ilości czasu.
Ale prawda jest taka, że organizacja i klienci również na tym skorzystają. Oto siedem zalet automatyzacji procesów.
1. Wzrost produktywności
Marzeniem wszystkich menedżerów jest zwiększenie produktywności zespołu bez konieczności wydłużania czasu pracy lub inwestowania w większe zasoby. Niektóre zadania wymagają niepotrzebnego wysiłku i mogą zwiększyć produktywność dzięki automatyzacji.
Na przykład profesjonaliści potrzebują średnio 18 minut na ręczne zlokalizowanie dokumentu, co stanowi od 20% do 40% ich czasu, i spędzają 50% swojego dnia na wyszukiwaniu informacji.
Wyobraź sobie, co mogliby osiągnąć, automatyzując te procesy!
Rzeczywiście, zespoły robocze lepiej poświęciłyby swój czas na inne działania, takie jak poprawa obsługi i uwagi klienta oraz posiadanie przestrzeni w ciągu dnia na przeprowadzanie szkoleń lub poszerzanie swojej wiedzy.
60% obszarów firmy może zaoszczędzić 30% czasu dzięki automatyzacji procesów biznesowych. Poprawa ta przełoży się na zwiększoną produktywność, ponieważ będą mieli więcej czasu na skoncentrowanie się na realizacji proponowanych celów.
2. Skok w kierunku cyfrowej transformacji
Transformacja cyfrowa może wydawać się złożonym i przytłaczającym celem dla organizacji, które nie są na tej ścieżce. Jednak automatyzacja procesów może być fundamentalnym krokiem do przyjęcia kultury ciągłej transformacji, która pozwala Twojej firmie skrócić czas wykonywania zadań administracyjnych i skupić się na poprawie w innych aspektach.
W zasadzie możliwa będzie automatyzacja procesów ręcznych wymagających większej dostępności zasobów i zmiany kursu ze względu na ich zapotrzebowanie. Gdy pojawią się pewne różnice, łatwiej będzie zautomatyzować procesy, aby lepiej wykorzystać czas swojego zespołu.
3. Jaśniejsze procesy
Automatyzacja wymaga pewnej jasności i zrozumienia każdego procesu w firmie. Jeśli nie znasz osób odpowiedzialnych za prowadzenie procesów i związanych z nimi zadań, nie możesz skutecznie zaprojektować i zautomatyzować swojego przepływu pracy.
Mapowanie procesów może służyć jako zasób szkoleniowy i wyjaśniać wszystkich pracowników. Informacje uzyskane w wyniku analizy zautomatyzowanego procesu mogą pokazać lukę między jego obecnym przebiegiem a jego ostateczną wersją.
4. Bardziej zwinne procesy
Wydaje się, że to nadmiarowość, ale jednym z wielkich rezultatów automatyzacji procesów jest uproszczenie. Przejrzysta odpowiedzialność, analiza wyników, konfigurowalne powiadomienia, cenne spostrzeżenia i szybsze realizacje ułatwiają eliminację prostych czynności i skupienie się na ulepszaniu zadań o wartości dodanej.
5. Zapisy z realizacji zadań
Wraz z automatyzacją procesów istnieje również ewidencja wszystkich szczegółów dotyczących danej czynności. Możemy przedstawić te informacje, aby wykazać zgodność podczas audytów wewnętrznych lub ocen
5 najlepszych rozwiązań automatyzacji procesów biznesowych dla wielu branż
Najważniejsze korzyści z automatyzacji operacji to redukcja kosztów, zwiększona produktywność, dostępność, niezawodność i wydajność.
1. Redukcja kosztów
Automatyzacja ma wiele zalet, a to jest jedna z głównych. Każda firma napotyka międzynarodową presję, aby zwiększyć swoją rentowność. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego jest redukcja kosztów. Jednak zmniejszenie możliwości centrum danych ma negatywny wpływ na całą firmę.
Oprogramowanie do automatyzacji to bardziej innowacyjne i lepsze podejście do ograniczania i obniżania kosztów. Najważniejszą szansą, jaką daje, jest zwiększenie obsługi klienta (użytkownika końcowego) przy systematycznym obniżaniu kosztów.
Kierownictwo często pomija ten potencjał oszczędności. Większość nowoczesnych serwerów ma niskie koszty operacyjne, co oznacza, że całkowity koszt posiadania jest niższy. Cena personelu operacyjnego może sięgać nawet 71% całkowitych kosztów.
2. Wzrost produktywności
Drugą ważną korzyścią automatyzacji procesów i zadań jest znaczny wzrost wydajności. Wraz ze wzrostem potrzeb technologicznych organizacji, ważnym problemem staje się produktywność. Zazwyczaj, ponieważ niektóre obszary biznesowe posiadały narzędzia zwiększające ich efektywność i produktywność, operacje IT schodziły na dalszy plan.
Rozpowszechnianie się oprogramowania biurowego przyniosło znaczne osiągnięcia w środowiskach biurowych i zasobów ludzkich. Jednak zamiast odciążyć specjalistów IT, rozpowszechnienie komputerów oznaczało, że muszą oni robić więcej.
Ponieważ ludzie częściej korzystają z komputerów, wymagają również więcej systemu. Większa liczba użytkowników generuje więcej zadań, a wydruki wzrosły pomimo zmniejszenia liczby drukowanych raportów.
Pomimo tendencji do transakcji online i systemów klient/serwer, obciążenia wsadowe nadal rosną. Zadania wsadowe nadal pochłaniają większość czasu procesora, a w dużych firmach zadania są stale otwierane.
3. Dostępność
Dostępność to trzecia wielka zaleta automatyzacji procesów. Firmy są coraz bardziej uzależnione od komputerów. Ludzie prowadzą codzienną działalność za pośrednictwem systemów internetowych: ładowanie zamówień, rezerwacje, instrukcje montażu, zamówienia wysyłkowe, a lista jest długa. Jeśli komputer nie jest dostępny, cierpi firma.
Lata temu akceptowalne było to, że komputer był niedostępny przez kilka godzin. W dzisiejszych czasach, przy dużej ilości przetwarzania w chmurze, awaria krytycznych systemów może kosztować miliony dolarów utraty sprzedaży i zaszkodzić reputacji firmy.
4. Niezawodność
Wydajność to oczywista korzyść z automatyzacji. Prawdziwym klejnotem w koronie jest jednak niezawodność. Jest podstawą każdego dobrego działu operacyjnego IT, a bez niego wprowadzasz zamieszanie, chaos i niezadowolonych użytkowników.
Operacje IT wymagają dwóch przeciwstawnych zestawów umiejętności: Z jednej strony osoba operacyjna potrzebuje wysoce technicznych umiejętności, takich jak zrozumienie złożoności systemu operacyjnego oraz analizowanie i rozwiązywanie problemów w miarę ich pojawiania się. Z drugiej strony ta sama osoba musi być usatysfakcjonowana naciskaniem przycisków i ładowaniem papieru.
Zautomatyzowane procesy zapewniają, że zadania nie zostaną zapomniane lub nie zostaną przesunięte w kolejności, wprowadzone dane są poprawne, a wszelkie specjalne przetwarzanie, które jest konieczne, ma miejsce.
5. Wydajność
Piąta korzyść z automatyzacji procesów wiąże się z wyraźną poprawą wydajności. Każda firma chce, aby jej środowisko działało jak rasowy.
Mimo że postępy w informatyce sprawiają, że są one co roku szybsze i tańsze, wymagania zawsze powodują, że pracują z całkowitą wydajnością i ostatecznie przekraczają poziom możliwości infrastruktury obliczeniowej. To pozostawia wiele firm chcących poprawić wydajność swojego systemu.
Dwie opcje poprawy wydajności to: zmodernizuj swój sprzęt lub kup nowszy system. Obie opcje są drogie. Możliwe jest również dostrojenie i skonfigurowanie systemu, aby działał lepiej, ale wymaga to pracy wysoko wykwalifikowanej osoby, która zwykle nie jest dostępna 24 godziny na dobę.
A gdy już skonfigurujemy system dla danego obciążenia, konfiguracja nie będzie już optymalna, jeśli obciążenie się zmieni. Oprogramowanie do automatyzacji może rozwiązać te wyzwania i pomóc w zwiększeniu wydajności systemu.
Wniosek
Automatyzacja procesów stała się trendem, a firmy muszą się dostosować, aby uniknąć spadku na rynku. Oczywiście każda organizacja ma swoje priorytety, ale nie można zaprzeczyć, że technologia jest sposobem na optymalizację wielu zadań i zwiększenie produktywności zespołów.
Pomyśl o tym, jak transformacja cyfrowa zrewolucjonizowała zadania wykonywane ręcznie i zminimalizowała błąd ludzki. Identyfikacja procesów, które mają zostać zautomatyzowane, jest niezbędna do przedefiniowania ścieżki firmy w kierunku cyfrowej transformacji. Pracownicy będą mieli więcej czasu na bardziej złożone i kluczowe zadania, a organizacje będą czerpać korzyści.
Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.