Firmy marnują 89 dni w roku na „ciemną materię”, ujawnia raport

W nowym raporcie opracowanym przez firmę Wrike , dostawcę oprogramowania do zarządzania projektami , stwierdzono, że „ciemna materia” pracy – czynności i informacje, nad którymi liderzy zespołów nie mają wglądu i są trudne do śledzenia – stanowią 89 dni przeciętnego czasu pracy firmy każdego roku.

Hybrydowy boom roboczy coraz bardziej zaciemniał wody dzięki aplikacjom do wideokonferencji i innym technologiom, które pozwalają nam komunikować się z różnych lokalizacji, zwiększając złożoność i technologizację ról opartych na wiedzy.

Niepokojące dla firm jest to, że nie tylko marnuje to czas, ale także miliony dolarów każdego roku – ale może istnieć rozwiązanie w postaci centralizacji.

Co to jest „ciemna materia pracy”?

Raport – który przebadał 2807 pracowników z USA i Wielkiej Brytanii w firmach zatrudniających ponad 1000 pracowników – definiuje „ciemną sprawę pracy” jako „działalność i informacje, których nie możemy od razu zobaczyć, ale które mają potężny wpływ na wszystko wokół to."

Zainspirowana definicją ciemnej materii obecnej we wszechświecie CERN – Ciemna materia pracy istnieje „w tekstach, aplikacjach, rozmowach wideo, arkuszach kalkulacyjnych i rozmowach” i może „z łatwością skierować biznes i projekty w złym kierunku”.

Co najważniejsze, jest to praca niewymierna, często natury logistycznej, organizacyjnej lub administracyjnej, która jest zarówno trudna do wyśledzenia, jak i zabiera cenny czas pracy.

Liderzy biznesu są tego wtajemniczeni — według raportu uważają, że mają widoczność tylko ponad 54% wykonywanej pracy, co oznacza, że ​​46% to „ciemna materia”. Z drugiej strony pracownicy uważają, że nawet 55% ich pracy jest niewidocznych.

Praca hybrydowa sprawia, że ​​zadania stają się bardziej złożone

Chociaż ciemna materia w miejscu pracy istniała na długo przed pandemią, masowe przejście do zdalnych i hybrydowych układów pracy – które 84% liderów funkcji biznesowych uważa za „nieodwracalne” – zwiększyło złożoność naszego życia zawodowego i jeszcze bardziej zmniejszyło widoczność pracy.

Jednym z kluczowych obszarów, w którym można to zaobserwować, jest przyjmowanie nowych aplikacji.

Od marca 2020 r. przeciętny zespół marketingowy zaobserwował około 10 nowych narzędzi niezwiązanych z komunikacją, które zostały dodane do arsenału istniejących aplikacji, których używają do pracy, oraz trzy nowe narzędzia do komunikacji i współpracy.

Według raportu agencje kreatywne musiały zmierzyć się z 12 nowymi aplikacjami, które nie służą do komunikacji w tym samym okresie, a ponadto z trzema nowymi narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Microsoft Teams i Slack.

Żonglowanie większą liczbą narzędzi wymaga czasu, zwłaszcza gdy są one nieznanymi narzędziami, ale okresy dostosowania nie były możliwe dla wielu firm, które wpadły w hybrydowe i zdalne scenariusze przez pandemię.

Zespoły, które dokonały zmiany, zajęły średni czas przejścia zaledwie 10,5 dnia, w porównaniu z procesem, który według większości firm zajmie około 15 miesięcy przed pandemią. Pozostawiło to niewiele czasu na przeanalizowanie wpływu nowych aplikacji potrzebnych do ułatwienia pracy w domu.

Nic więc dziwnego, że 70% pracowników wiedzy stwierdziło, że „stresuje się koniecznością żonglowania wieloma zadaniami, systemami i aplikacjami”, a 60% uważa, że ​​przed wybuchem pandemii było ich zbyt wielu.

Liderzy biznesu nie są naiwni w obliczu stresu, jaki wywołała eksplozja aplikacji – 79% wie, że jest ich zbyt wiele, ale nie przewidują innego sposobu zakończenia pracy.

Jednak nadal są trochę rozłączeni. Na przykład liderzy biznesowi uważają, że ich pracownicy korzystają średnio z 10 aplikacji dziennie – pracownicy deklarują, że korzystają z około 14.

Rozprzestrzenianie się aktywności ciemnej materii

Masowe przejście na pracę zdalną ułatwiło aktywność ciemnej materii, co wynika z rosnącej złożoności prac prowadzonych w przestrzeniach cyfrowych.

Dobrym świadectwem tego jest fakt, że pracownik wiedzy wysyła teraz średnio 295 wiadomości dziennie, z których wszystkie wymagają czasu na napisanie i będą niezbędne do współpracy przy projektach i innych pracach, ale te wiadomości są całkowicie „niewidoczne” ”, niewymierne i trudne do śledzenia w stosunku do celów zespołu lub celów biznesowych.

Można to zaklasyfikować jako pracę nieustrukturyzowaną, której „cel i korzyści nie są jasne, udokumentowane, komunikowane ani namacalne”.

Kolejną kwestią są spotkania. Według raportu pracownicy wiedzy spędzają średnio 2,79 godziny tygodniowo na spotkaniach, podczas gdy 78% ankietowanych firm zgodziło się, że „zbyt wiele spotkań, w których uczestniczą, można łatwo zastąpić e-mailem”.

Co tragiczne, 69% liderów funkcji biznesowych chce skrócić czas spędzany przez pracowników na spotkaniach, ale nie wie jak.

Konsekwencje ciemnej materii: zmarnowany czas, utrata pieniędzy

Według Wrike ta eksplozja ciemnej materii w miejscu pracy oznacza, że ​​firmy zatrudniające pracowników wiedzy marnują około 13,7 godziny tygodniowo, czyli 89 dni w roku. Na pracownika wiedzy ten stracony czas kosztuje około 16,5 tys. USD – ale marże są jeszcze bardziej dramatyczne na poziomie biznesowym.

„Czas zmarnowany na czynności, takie jak powtarzanie już wykonanej pracy, uczestnictwo w bezproduktywnych spotkaniach lub śledzenie działań i statusów”, wyjaśnia raport, „kosztuje przeciętne przedsiębiorstwo miliony”.

W przypadku firm zatrudniających około 3200 pracowników średni całkowity koszt straconego czasu, łącznie opóźnionych/anulowanych projektów i odejść pracowników (często spowodowany problemami związanymi ze wzrostem ilości ciemnej materii w miejscu pracy) wynosi około 60,76 mln USD rocznie .

Rozwiązanie: „Pojedyncze źródło prawdy”

Wrike sugeruje, że aby „okiełznać” ciemną materię pracy, liderzy biznesu muszą stworzyć pojedyncze źródła prawdy dla swoich organizacji.

W raporcie stwierdzono, że takie rozwiązanie musi być „wystarczająco solidne, aby zarządzać i koordynować złożone przepływy pracy, a jednocześnie być wystarczająco proste, aby mogli z nich korzystać zwykli pracownicy”.

Ich sugestią byłaby oczywiście własna platforma Wrike, ale niezależnie od dostawcy istnieje wyraźna potrzeba, aby firmy zaadaptowały jakiś rodzaj „ Work OS ”, aby zmniejszyć marnowany czas i pieniądze.

Bez względu na długoterminowe lekarstwo, jasne jest, że nieśledzona ciemna materia w miejscu pracy wymknęła się spod kontroli – i zarówno ze względu na firmy, jak i pracowników, należy się nią zająć.