Czy firmy mogą działać online?

Świat zmienia się codziennie, a firmy nie pozostają w tyle. W rezultacie inwestorzy znajdują rozwiązania i strategie umożliwiające prowadzenie swoich firm przy niskich kosztach i osiąganiu wyższych zysków. Jednym z rozwiązań tego problemu jest to, że firmy, zwłaszcza start-upy, korzystają z wynajmu wirtualnego biura, aby zaoszczędzić na czynszu.

Pracownicy mogą znaleźć czas na pracę, ponieważ nie muszą dojeżdżać do pracy, stąd elastyczność. W ten sposób firmy mogą dotrzymać kroku konkurencji pomimo pracy w wirtualnym biurze. Ponadto zwiększa prywatność, która ma kluczowe znaczenie dla rozwoju i rozkwitu przedsiębiorstw.

Czym jest Wirtualne Biuro?

Wirtualne biuro to internetowa baza, w której pracodawcy i pracownicy mogą pracować i rozwijać swoje firmy bez konieczności spotykania się w biurze o czterech ścianach. Wynajem biura wirtualnego obejmuje linię telefoniczną, pocztę adresową, recepcjonistę, pocztę i pocztę głosową oraz sale konferencyjne. Ponadto świadczy różne usługi, takie jak wideokonferencje i usługi w chmurze.

Rodzaje biur wirtualnych

Wirtualne biura różnią się w zależności od pakietów. Trzy typy wirtualnych biur obejmują;

Wirtualne biuro z przestrzenią roboczą : umożliwia pracownikom dostęp do powierzchni roboczych przypominających biurka i przestrzeń coworkingową. W ten sposób pracownicy mogą nadal współpracować i omawiać rozwiązania, które pozwolą firmie działać.

Wirtualne biuro z adresem firmowym : Ten typ biura umożliwia korzystanie z adresu biura wirtualnego, a nawet odbieranie połączeń i przekazywanie poczty.

Wirtualne biuro z adresem firmowym i przestrzenią roboczą : Dostęp do adresu i przestrzeni roboczej można uzyskać, jeśli wybierzesz ten typ wirtualnego biura do prowadzenia firmy. Dzięki temu masz miejsce do pracy pod wskazanym adresem, bez konieczności wynajmowania pokoju.

Dlaczego warto wybrać wirtualne biuro?

Obecnie większość firm przechodzi na biura wirtualne z następujących powodów:

Wielozadaniowość

Wynajem biura wirtualnego wykorzystuje zaawansowaną technologię do prowadzenia działalności gospodarczej. Można zatem wykonać więcej niż jedno zadanie, aby zaspokoić kluczowe potrzeby przedsiębiorstwa. Umożliwia na przykład odebranie połączenia telefonicznego i jednoczesne czytanie poczty. W ten sposób przekazujesz swoim klientom informacje zwrotne w odpowiednim czasie, co pomaga zdobyć ich zaufanie. Co więcej, Twoja recepcjonistka na bieżąco informuje Cię o terminach spotkań i opiniach większości klientów.

Większa elastyczność

Możesz łatwo zmienić lokalizację swojego wirtualnego biura, jeśli w bieżącej lokalizacji napotkasz wyzwania. Ponownie, większość biur wirtualnych oferuje elastyczne warunki umowy po zmianie zdania. Ponownie, w zależności od prowadzonej działalności, możesz wybrać umowę długoterminową lub krótkoterminową.

Obejmuje to również elastyczne godziny pracy. Dzieje się tak dlatego, że pracownicy nie muszą codziennie podróżować do pracy w biurze. Co więcej, możesz pracować w nocy lub po kolejnym dniu pracy, w zależności od tego, jak i kiedy uznasz to za najlepsze dla siebie.

Mniej dni chorobowych

Mimo, że pracujesz w firmie od wielu lat, czasem zdarza się, że zgłosisz chorobę i będziesz musiał zostać w domu przez kilka dni. Jednak wirtualne biuro nadal może przynieść rezultaty, jeśli czujesz się na tyle silny, aby pracować. Ponownie nie musisz się martwić o dojazdy do pracy i możesz pracować kilka godzin przed odpoczynkiem. W ten sposób pomagasz w produktywności firmy, w przeciwieństwie do prawdziwego biura, gdzie kilka dni chorobowych może mieć wpływ na działalność firmy.

Zwiększona produktywność

Pracownicy pracujący w domu czują się szczęśliwi i mają swobodę, w przeciwieństwie do osób pracujących w fizycznym biurze. Ponownie nie musisz się martwić kłótniami pracowników, które wpływają na rozwój firmy. Dzięki temu widzisz postęp, bo zauważasz wyższe roczne zyski od swoich aktywnych pracowników.

Równowaga między pracą a życiem prywatnym

Pracownicy mają życie poza pracą w biurach. Wirtualne biuro umożliwia zatem pracownikom ćwiczenia, opiekę nad dziećmi lub osobami starszymi, a także wieczorne bieganie, w zależności od harmonogramu pracy. Ponownie nie musisz martwić się o dojazdy do pracy i spóźnienie do pracy. Dzieje się tak dlatego, że możesz ustalić swoje godziny pracy i prowadzić normalne życie.

Wady wirtualnego biura

Jeśli rozważasz wynajęcie wirtualnego biura, powinieneś wziąć pod uwagę wady, w tym;

Pokusa Slacka

Praca w domu może kusić Cię do nieprofesjonalizmu. Możesz pominąć godziny lub dni pracy, łamiąc umowę z pracodawcą. Znów można zapomnieć o etyce pracy, która jest niezbędna podczas pracy w wirtualnym biurze.

Samotność i izolacja

Czasami obecność współpracowników w biurze zwiększa motywację do pracy. Jednakże brak interakcji twarzą w twarz może powodować samotność i izolację, zwłaszcza gdy jest się samemu. Może to mieć wpływ na zdrowie psychiczne i skutkować stanami takimi jak stany lękowe i depresja. Ponadto, jeśli utrzymuje się przez dłuższy czas, może prowadzić do innych chorób przewlekłych, które wpływają na Twoją pracę i życie rodzinne.

Wypalenie zawodowe

Niektórzy pracownicy mogą pracować przepracowując się, ponieważ mają więcej wolnego czasu. Może to jednak zwiększyć wypalenie zawodowe pracowników, co wpłynie na rozwój firmy. Dlatego firma powinna zachęcać pracowników do korzystania z urlopów i odpoczynku, pomimo korzystania z wynajmu wirtualnych biur.

Mniej wsparcia

Brak interakcji z innymi pracownikami, menadżerem i właścicielem firmy może prowadzić do mniejszego wsparcia dla pracowników i firmy. Co więcej, brak wsparcia może spowodować kurczenie się firmy z powodu braku strategii. Jeśli tak się stanie, może to doprowadzić do zamknięcia firmy.

Brak jedności

Jeśli pracownikom przez dłuższy czas brakuje fizycznej interakcji, budowanie relacji zawodowych może być trudne. Relacje osobiste w środowisku pracy są kluczowe dla rozwoju firmy. Jednak brak jedności powoduje, że pracownicy nie dostarczają rozwiązań kluczowych dla rozwoju firmy.

Pytania, które należy sobie zadać przed wyborem wirtualnego biura

Rozważ zalety i wady wirtualnego biura i odpowiedz na poniższe pytania przed jego założeniem.

• Jak środowisko pracy wpłynie na Twoich pracowników?
• Czy możesz wspierać swoich pracowników pomimo pracy bez interakcji fizycznej?
• Czy praca w środowisku zdalnym spełni oczekiwania klientów?

Dolna linia

Wirtualne biuro ma wiele zalet pomimo braku fizycznych interakcji. Ponownie pomaga zaoszczędzić pieniądze, szczególnie podczas prowadzenia małej firmy. Mimo to należy wziąć pod uwagę ryzyko związane z tego typu środowiskiem pracy, w tym mniejsze wsparcie i brak jedności wśród pracowników.