Wybór najlepszego partnera outsourcingu wprowadzania danych

Ponieważ dane stają się obecnie najcenniejszym zasobem dla tak wielu firm, wprowadzanie danych stało się również kluczową operacją dla różnych firm w różnych branżach. W związku z tym zapotrzebowanie na outsourcing wprowadzania danych wzrosło na całym świecie jak nigdy dotąd, z powodu dużej ilości danych tworzonych w prawie wszystkich branżach.

Zarządzanie zadaniami wprowadzania danych we własnym zakresie może być bardzo trudnym zadaniem dla wielu firm. Zatrudnianie wewnętrznych pracowników lub nawet budowanie własnego zespołu przetwarzania danych może być kosztowne, a wprowadzanie danych jest procesem powtarzalnym i czasochłonnym, więc cenni pracownicy nie mogą wykorzystać swojego czasu na skupienie się na ważniejszych zadaniach, które mogą pomóc Twoja organizacja się rozwija.

Tu właśnie pojawia się outsourcing wprowadzania danych.

Co to jest outsourcing wprowadzania danych?

Wprowadzanie danych, w skrócie, to proces wprowadzania informacji do systemu cyfrowego. Może to być transkrypcja pisemnych dokumentów na cyfrowy, edytowalny formularz, skanowanie dokumentów do cyfrowych plików PDF i nie tylko.

W ten sposób operator wprowadzania danych wprowadza wymagane dane różnymi metodami, niezależnie od tego, czy jest to ręczne tworzenie danych (tj. tworzenie notatek ze spotkania), kopiowanie i wklejanie danych z istniejących dokumentów lub skanowanie. Celem wprowadzania danych jest przeniesienie, konwersja lub dodanie możliwej do przechowywania, edytowalnej formy informacji do bazy danych.

Biorąc to pod uwagę, outsourcing wprowadzania danych to delegowanie zadań związanych z wprowadzaniem danych do zewnętrznego dostawcy usług wprowadzania danych. Wielu z tych dostawców usług zatrudnia pracowników z krajów trzeciego świata, którzy świadczą usługi wysokiej jakości, ale po znacznie niższych stawkach w porównaniu z USA, co pozwala na bardziej opłacalną realizację zadań związanych z wprowadzaniem danych.

Zlecając zadania związane z wprowadzaniem danych, oszczędzasz zarówno czas, jak i pieniądze: dzięki doświadczonym pracownikom świadczącym usługi outsourcingu wprowadzania danych uzyskujesz dokładne, bezbłędne wyniki z wprowadzania danych, a jednocześnie możesz pozwolić swojemu zespołowi skoncentrować się na podstawowej działalności biznesowej.

Zalety i obawy związane z outsourcingiem wprowadzania danych

Czy outsourcing operacji wprowadzania danych jest właściwym wyborem dla Twojej firmy? Poniżej wymieniliśmy niektóre z podstawowych korzyści, jakie możesz uzyskać, zlecając wprowadzanie danych na zewnątrz, a także kilka kluczowych kwestii, które powinieneś wziąć pod uwagę. Pomoże Ci to ustalić, czy outsourcing wprowadzania danych jest dla Ciebie właściwym wyborem.

Zalety outsourcingu wprowadzania danych

• Dokładność: jeśli zlecasz wprowadzanie danych doświadczonemu dostawcy usług BPO, uzyskasz pomoc od pracowników, którzy zostali rygorystycznie przeszkoleni przed ich wdrożeniem. Zazwyczaj oferują również specjalistom ds. kontroli jakości ciągłe przeglądanie wyników procesu wprowadzania danych.
• Szybka dostawa: mając w swoim zespole doświadczonych i doświadczonych specjalistów ds. wprowadzania danych, zyskasz szybszy czas realizacji, a nawet możesz ustawić elastyczne terminy dla każdego agenta zgodnie ze swoimi potrzebami.
• Opłacalne: nie musisz budować własnej infrastruktury i nie musisz dodatkowo płacić za powierzchnię biurową, narzędzia i inne wydatki. Jak również wspomniano, stawki robocizny w lokalizacjach offshore są również niższe, co pozwala na bardziej opłacalne wprowadzanie danych.
• Wydajność i produktywność: dzięki outsourcingowi usługi wprowadzania danych Twoi pracownicy mogą teraz skupić swoją uwagę na podstawowych operacjach biznesowych, aby rozwijać firmę i osiągać cele organizacyjne.

Typowe obawy związane z outsourcingiem wprowadzania danych

Istnieją jednak pewne powszechne obawy, które mogą uniemożliwić firmom outsourcing usług wprowadzania danych, w szczególności:

• Kwestie bezpieczeństwa i prywatności danych: ponownie, ponieważ dane są bardzo cennym zasobem dla wielu firm, zrozumiałe jest, że wiele firm niechętnie dzieli się swoimi danymi z zewnętrznym dostawcą usług. Oczywiście wyciek informacji jest potencjalnym problemem, na przykład jeśli złośliwi dostawcy usług celowo przepuszczają poufne dane do konkurencji. Upewnij się, że wybrany dostawca usług posiada międzynarodowe standardy bezpieczeństwa informacji, takie jak PCI DSS, ISO 27001 i tak dalej.
• Mniejsza kontrola: oczywiście masz większą kontrolę nad swoimi danymi i operacjami wprowadzania danych podczas wykonywania procesu we własnym zakresie. Bardzo ważne jest posiadanie przejrzystego systemu komunikacji z dostawcą usług wprowadzania danych, jeśli zdecydujesz się zlecić proces wprowadzania danych na zewnątrz.
• Rozczarowująca jakość usług: jeśli wybierzesz niewłaściwego dostawcę usług dla swojej usługi wprowadzania danych, możliwe jest uzyskanie wyników o niskiej jakości, a zamiast oszczędzania kosztów, może się okazać, że będziesz musiał wydać więcej.

Jeśli jednak zagłębimy się głębiej, korzyści, jakie uzyskamy z outsourcingu usług wprowadzania danych, znacznie przewyższają te obawy. Jak widać, jeśli wybierzesz odpowiednie usługi outsourcingu wprowadzania danych, te obawy nie powinny stanowić większego problemu, a poniżej omówimy, w jaki sposób.

Jak wybrać odpowiednie usługi wprowadzania danych?

Oto niezbędna lista kontrolna, którą należy wziąć pod uwagę, zanim wybierzesz między zewnętrznym dostawcą usług wprowadzania danych:

1. Doświadczenie

Sprawdź, czy firma ma wystarczające doświadczenie w usłudze wprowadzania danych. Sprawdź ich poprzednich klientów, udane projekty i tak dalej. Na przykład pracownicy obsługiwali usługi wprowadzania danych od 2013 r. i mogą zarządzać operacjami outsourcingu danych w ponad 20 językach z poprzednimi klientami, w tym między innymi z Xerox, Walmart i PWC.

2. Wiedza o swojej dziedzinie

Bardzo ważne jest, aby usługa wprowadzania danych zrozumiała Twoją firmę i niszę, aby zapewnić dokładność i uniknąć błędów. Nie wystarczy, aby ich agenci działali szybko: jeśli nie znają kontekstu Twoich danych, może to prowadzić do różnych nieścisłości.

3. Infrastruktura

Sprawdź, czy preferowany dostawca usług wprowadzania danych posiada infrastrukturę technologiczną spełniającą Twoje wymagania. Na przykład, jeśli muszą przetworzyć wiele drukowanych dokumentów, może być wymagane oprogramowanie OCR.

4. Środki bezpieczeństwa

Sprawdź, czy preferowana firma wdrożyła najlepsze praktyki w zakresie cyberbezpieczeństwa, aby chronić Twoje dane przed hakerami i wirusami. Sprawdź także ich zasady dotyczące poufności i upewnij się, że spełniają one umowę dotyczącą poziomu usług, dzięki czemu nie musisz się martwić o integralność i bezpieczeństwo swoich danych.

Wniosek

Outsourcing procesu wprowadzania danych może zapewnić Twojej organizacji znaczne korzyści, zwłaszcza w postaci oszczędności czasu i pieniędzy. Zlecenie procesu wprowadzania danych właściwemu dostawcy usług może uwolnić cenny czas Twojego zespołu, dzięki czemu możesz skupić się na podstawowych zadaniach, które mogą pomóc w rozwoju Twojej firmy.

Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.

Rekomendacje redaktorów:

• Jak uprościć pracę związaną z analizą danych za pomocą firmy outsourcingowej IT
• Jak obniżyć koszty firmy dzięki outsourcingowi wsparcia IT
• Jak skutecznie zlecić rozwój na zewnątrz
• Najważniejsze korzyści z outsourcingu tworzenia oprogramowania w 2021 r.