ERP w chmurze: najlepszy przewodnik do naśladowania

Ponieważ firmy integrują swoje systemy razem i rozwijają się, posiadanie ważnego oprogramowania wbudowanego w chmurę staje się coraz bardziej popularne. W tym miejscu ERP oparty na chmurze błyszczy i może być cenny dla firmy.

Systemy oparte na chmurze obejmują aplikacje, usługi i zasoby, do których można uzyskać dostęp przez Internet, a nie na lokalnych serwerach danych. ERP oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa, które są systemami zarządzania, które obejmują różne usługi wspomagające działalność gospodarczą, takie jak produkcja, łańcuch dostaw, księgowość, interpretacja danych, marketing i inne.

Hosting tych systemów w chmurze może pomóc w poprawie wydajności operacyjnej, automatyzacji analiz i raportowania oraz poprawie funkcjonalności biznesowej.

• Definicja ERP opartego na chmurze
• Jak to działa?
• Rodzaje
• Zalety ERP opartego na chmurze
• Wady ERP opartego na chmurze
• Jak wybrać najlepsze oprogramowanie ERP oparte na chmurze?
• Strategie wdrażania Cloud ERP
• ERP w chmurze dla małych firm
• Różnica między lokalnym systemem ERP a systemem ERP opartym na chmurze

Co to jest system ERP oparty na chmurze?

Cloud Based ERP pomaga zautomatyzować i zwiększyć wydajność łączenia i współpracy z zespołami w całej firmie. Pomaga wypełnić luki między tymi zespołami, ponieważ systemy są usprawnione w celu zapewnienia łatwego dostępu. Daje to dopasowany wgląd we wszystkie zespoły w firmie, umożliwiając im dostęp do perspektywicznych danych, które mogą pomóc w ich zadaniach.

Pozwalając temu systemowi działać w chmurze, może to zwolnić lokalne serwery danych w firmie na inne informacje, które są bardziej istotne i wrażliwe dla firmy. Korzystając z chmury, może to umożliwić pracownikom zdalny dostęp do tych systemów w dowolnym momencie, dając im przewagę przy szybkim podejmowaniu świadomych decyzji.

Jak działa oprogramowanie ERP oparte na chmurze?

ERP oparty na chmurze działa jako usługa, która pomaga firmom zapewniać swoim pracownikom dostęp do aplikacji, które działają na współdzielonych zasobach online. Jest to system, który pomaga zespołom lepiej komunikować się w zakresie procesów i usprawniać operacje dla całej firmy. Wszystkie firmy mają zazwyczaj własne specjalistyczne oprogramowanie, które jest dla nich unikalne, jednak posiadanie systemu ERP, który jest uniwersalny i dostępny dla wszystkich pracowników, może być ważne.

Kto powinien przejść na system ERP oparty na chmurze?

Doskonalenie biznesu jest zawsze ważne i powinno być traktowane priorytetowo, jednak nie wszystkie procesy są poprawne dla wszystkich zespołów. Ogólnie rzecz biorąc, w przypadku systemów ERP opartych na chmurze istnieje wiele korzyści dla niemal każdej firmy.

Internetowy system ERP jest skuteczny dla firm, które skupiają dużą część swoich przychodów na technologii. Ponieważ system ERP jest online, zapewnia to potencjalny wzrost i opłacalne rozwiązania dla firm. Dopóki integracja systemu ERP opartego na chmurze pomaga obniżyć koszty, wydajność i jest odpowiednio zaplanowana, może być korzystna dla większości firm.

Rodzaje ERP opartego na chmurze

W przypadku systemów ERP opartych na chmurze firma może wdrożyć usługę w pełni online. Przechodząc przez stronę trzecią, inna firma dostarczy aplikacje do wykorzystania przez firmę. Zapewni to firmie unikalne aplikacje, które najlepiej sprawdzają się w operacjach.

Innym rodzajem systemu ERP opartego na chmurze jest hybryda, która wdraża razem ERP lokalnie i w chmurze, aby uzyskać to, co najlepsze z obu światów. Może to być przydatne dla firm, które mają już wdrożony plan lokalny i chcą przenieść część zasobów do chmury w zależności od operacji i zespołów. Jest to również przydatne dla zespołów, które mają wystarczające zasoby, aby wdrożyć oba i nadal są opłacalne dla swojej firmy.

Co to jest system ERP oparty na chmurze

Wdrażając system ERP oparty na chmurze, należy go dokładnie zaplanować, ponieważ dodanie go do ekosystemu biznesowego nie jest łatwym wyjściem z pewnych aspektów biznesowych. Zwrot z inwestycji w system ERP oparty na chmurze może być niezwykle korzystny, jednak wymaga dobrze przemyślanego planu gry z myślą o celach.

Posiadanie systemów dostępnych przez Internet i zdalnie to jeden aspekt, do którego należy się przyzwyczaić, jednak nauka wszystkich tych aplikacji to kolejny obszar, którym należy się zająć. Wdrażanie członków zespołu do idei integracji opartej na chmurze może być również czymś, co powinno zostać przedyskutowane w firmie. Co najważniejsze, posiadanie planu zarządzania zmianą organizacyjną jest ważne, aby przygotować pracowników do tej zmiany w działaniu.

Co to jest oprogramowanie ERP oparte na chmurze?

Będąc oprogramowaniem opartym na chmurze, do którego można uzyskać dostęp przez Internet, sama usługa nie jest już świadczona przez lokalne serwery firmy. Dlatego SaaS (Software as a Service) będzie używany do uzyskania dostępu.

Istnieje wiele różnych rozwiązań ERP opartych na chmurze dostępnych dla firm. Najważniejszą różnicą między nimi wszystkimi jest to, że wszystkie obsługują różne aspekty ich systemów lub aplikacji. Posiadanie najlepszego oprogramowania nie gwarantuje sukcesu firmie.

Chociaż każdy system ma inne mocne i słabe strony, ważne jest, aby określić, czym one są i jak wpływają na wydajność firmy. Ostatecznie skonfigurowanie tego oprogramowania do obsługi Twojej firmy ma na celu zwiększenie organizacji i produktywności. W zależności od firmy i jej struktury operacyjnej, aby firma odniosła sukces, wymagane jest różne oprogramowanie. Badanie najlepszego oprogramowania pozwoli uzyskać cenne spojrzenie na integrację i znaczenie ERP opartego na chmurze.

Korzyści z ERP opartego na chmurze

System ERP oparty na chmurze ma wiele zalet, jeśli zostanie prawidłowo wdrożony w firmie.

• Opłacalnym

  Korzystanie z systemu w chmurze jest zazwyczaj tańsze niż tworzenie lokalnego serwera danych, ponieważ nie ma kosztów początkowych za tę usługę. Płatności dokonywane są metodą abonamentową (zazwyczaj miesięczną), dzięki czemu łatwiej jest nimi zarządzać.

• Redukcja kosztów wsparcia IT/infrastruktury

  Oprócz mniejszych początkowych kosztów integracji systemu, redukcja personelu IT pomoże również obniżyć koszty. Usługa jest zarządzana przez zewnętrznego dostawcę, co zmniejsza zapotrzebowanie na personel IT w tym dziale.

• Tylko niezbędne zasoby

  Przyglądając się pewnemu systemowi ERP opartemu na chmurze, ważne jest, aby przyjrzeć się, jakie aplikacje są wymagane dla firmy. Gdy zostaną znalezione, pomoże to w wykorzystaniu zasobów, które są potrzebne firmie i nie płaceniu za nic, co jest niepotrzebne.

• Jedna platforma/Dostępność

  Integrując wszystkie usługi i aplikacje na jednej platformie opartej na chmurze, pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do wszystkich usług w jednym obszarze, zmniejszając potrzebę korzystania z większej liczby programów lub oprogramowania. Może to również pomóc w stworzeniu centralnej bazy danych dla zespołów, aby uzyskać wgląd w inne zespoły i wydajnie współpracować.

• Poprawa jakości produktów

  Docelowo integracja systemu wspomagającego wydajność doprowadzi do wzrostu jakości usług i produktów. Jest to strategia, która może pomóc zespołowi współpracować i rozwijać monitorowanie ich pracy w czasie rzeczywistym. Pomoże to łatwiej zarządzać wszystkimi systemami i przyczyni się do wzrostu ich produktów i usług.

• Automatyzacja analiz

  Otrzymywanie i zrozumienie danych ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy, ponieważ daje im wgląd i perspektywę na ich pracę. Dzięki systemowi ERP opartemu na chmurze, dostęp do aplikacji wspomagającej analitykę może pomóc wszystkim zespołom zrozumieć ich obowiązki i pracować nad usprawnieniem ich pracy. Doprowadzi to do wydajności i usprawnienia operacji w zespołach, a ostatecznie w biznesie.

• Tworzenie mobilnego środowiska pracy

  Będąc niezwykle ważnym w 2020 roku i później, zapewnianie pracownikom zdalnego dostępu do narzędzi jest cenne. Posiadanie mobilnego systemu pracy, który jest dostępny z dowolnego miejsca, może pomóc łączyć zespoły w dowolnym miejscu i czasie.

• Dostęp 24/7

  Oprócz pracy zdalnej posiadanie dostępu do tego oprogramowania w chmurze oznacza brak konieczności połączenia z lokalnymi serwerami danych. Pracę można wykonywać 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, z zespołami na całym świecie, co zapewnia więcej możliwości odniesienia sukcesu.

• Poprawa doświadczeń użytkowników

  Wdrażanie tej usługi w firmie będzie wymagało sesji szkoleniowych, aby wszyscy zainteresowali się nowym systemem. Po pełnym przeszkoleniu łatwiej będzie przeszkolić nowych pracowników, a także zrozumieć przepływ pracy każdego zespołu. Doprowadzi to do stworzenia większej liczby liderów i zapewni każdemu wgląd w pracę każdego zespołu.

• Bezpieczeństwo

  Ta korzyść jest widoczna z obu stron, jednak największą korzyścią z posiadania tych systemów za pośrednictwem chmury jest to, że nie będą one dostępne na lokalnych serwerach danych. Posiadanie obu może pomóc w przechowywaniu pewnych informacji w różnych miejscach, tworząc inne poczucie bezpieczeństwa z możliwością cyberataku. Przechowywanie informacji w chmurze może być bezpieczne zamiast na lokalnych serwerach.

• Powrót do zdrowia

  Oprócz bezpieczeństwa korzystna może być również możliwość odzyskania danych w chmurze przy możliwości lokalnego ataku. Postrzeganie systemu ERP opartego na chmurze jako systemu kopii zapasowej może być cenne dla firmy posiadającej wiele poufnych informacji.

• Aktualizacje

  Usprawniając SaaS za pośrednictwem zewnętrznego dostawcy, firma nie będzie musiała po swojej stronie obsługiwać żadnych aktualizacji aplikacji lub oprogramowania. Może to pomóc w zaznaczeniu jednej rzeczy na długiej liście zadań i skupieniu się na szkoleniu w zakresie tych nowych aktualizacji, aby być na bieżąco z ich usługami.

Wyzwania w ERP opartym na chmurze

ERP oparty na chmurze ma również wiele wyzwań.

• Stały koszt

  Chociaż na krótką metę jest tańsza, metoda oparta na subskrypcji może okazać się kosztowną metodą na dłuższą metę. Ponieważ usługi są stale aktualizowane, istnieje szansa na wzrost kosztów, a także utrzymanie określonego kosztu przez dłuższy czas.

• Mniej kontroli

  Ponieważ oprogramowanie jest zarządzane przez zewnętrznego dostawcę, jeśli wystąpią problemy po ich stronie, wpłynie to również na firmy, które z niego korzystają. Mniejsza kontrola nad przestojami, słabymi aktualizacjami i systemami wsparcia może prowadzić do zmniejszenia wydajności, co ostatecznie może zaszkodzić firmie bez ich winy.

• Szkolenia

  Szkolenie pracowników w zakresie nowych umiejętności jest zawsze pozytywnym i ważnym aspektem firmy, jednak nauczenie pracowników systemu, który nie został stworzony lokalnie przez zespół znający ich potrzeby, może czasem okazać się trudne. Ważne jest, aby wiedzieć, jakiego systemu używasz i zaprosić ekspertów od tego systemu, aby stworzyć pracownikom łatwiejsze środowisko do nauki.

• Opcje dostosowywania

  Większość systemów ERP w chmurze można dostosować; jednak opcje są zwykle mniejsze niż w przypadku tworzenia na lokalnym serwerze danych. Ponieważ te usługi są świadczone przez stronę trzecią, będą mieli większą kontrolę nad tym, jakie opcje można dostosować, a które nie.

• Kwestie związane ze zgodnością

  Niektóre firmy, ze względu na zgodność, nie mogą przechowywać ani hostować poufnych informacji w chmurze, dlatego posiadanie tej opcji nie jest opłacalne dla wszystkich firm.

• Umowa pracownicza

  Posiadanie dużego personelu IT może okazać się korzystne nie tylko dla sukcesu wewnętrznego, ale także dla większej liczby stanowisk w firmie. Upewnienie się, że cała firma/wszystkie zespoły zgadzają się na oparty na chmurze system ERP, jest ważne dla morale zespołu i utrzymania pracowników.

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie ERP oparte na chmurze?

Istnieje wiele różnych programów ERP opartych na chmurze dostępnych dla firm. Najlepsze w różnorodności jest to, że firmy mają możliwość wyboru firm, które zapewnią im najlepszą obsługę, unikalną dla ich potrzeb biznesowych. Niektóre zapewniają lepsze zabezpieczenia, a inne zapewniają więcej aplikacji, które mogą usprawnić procesy operacyjne.

Przeprowadzając badania nad różnymi rozwiązaniami ERP, najlepiej jest stworzyć listę priorytetów, aby najlepiej zawęzić najlepsze dopasowanie do firmy.

( Przeczytaj także: 3 oprogramowanie ERP do rozwoju Twojej firmy)

Planowanie strategiczne wdrożenia Cloud ERP

Ważne jest, aby zaplanować wdrożenie Cloud ERP przed wykonaniem, aby nie tracić czasu i zasobów. Ważne jest, aby rozważyć zalety i wady wdrożenia tego systemu.

Ważne jest, aby przyjrzeć się różnym kosztom hostingu lokalnego systemu oprogramowania i posiadania systemu ERP online. Niektóre firmy mogą czerpać korzyści z połączenia obu lub tylko jednego, w zależności od wielkości firmy i prowadzonej działalności.

Aby prawidłowo wdrożyć system ERP online w firmie lub zespole, ważne jest, aby wszystkie zespoły i partnerzy byli na bieżąco z tą aktualizacją. Niezależnie od tego, czy jest to nowe dla firmy, czy rozpowszechnione w całej firmie, ważne jest, aby zachować przejrzystość procesu.

Identyfikacja kluczowych liderów w zespołach może pomóc we właściwym wdrożeniu systemu ERP opartego na chmurze. Kluczowi liderzy mogą pomóc w szkoleniu innych członków zespołów w przypadku, gdy nie istnieje jeszcze system szkoleniowy.

Rozwiązania ERP oparte na chmurze dla małych firm

Dla wielu małych firm przejście na system ERP w chmurze może okazać się niezwykle korzystny. Dzięki uproszczeniu oprogramowania ERP do mniejszego zespołu, może to dać wszystkim perspektywę i wgląd nie tylko innym zespołom, ale całej firmie.

Spowoduje to zjednoczenie wszystkich zespołów i usprawni organizację, ponieważ operacje będą łatwo dostępne dla wszystkich. Ponieważ zespoły znają nawzajem swoje przepływy pracy i systemy, może to pomóc zespołom lepiej współpracować i poprawić wzajemną wydajność.

Chociaż jest to tańsza opcja niż lokalny serwer danych, miesięczny koszt subskrypcji systemu ERP może nadal być zbyt wysoki dla mniejszej firmy. Istnieje kilka bezpłatnych systemów oprogramowania ERP, więc mniejsze firmy powinny z nich skorzystać i rozwijać swoją działalność przed dalszą ekspansją.

Oprócz znajdowania tańszych lub bezpłatnych usług ważne jest, aby firmy dokładały należytej staranności, badając te usługi oprogramowania. Nie ma idealnie dopasowanego systemu ERP dla wszystkich firm, dlatego ważne jest, aby zbadać, co jest konieczne i wziąć pod uwagę ewentualne koszty abonamentu. Większość systemów ERP ma bezpłatną wersję próbną, dlatego ważne jest, aby je odnotować i skorzystać z nich, jeśli są dostępne.

Co to jest lokalne oprogramowanie ERP?

Oprogramowanie On-Premise ERP to zasadniczo prywatna chmura oparta na lokalnych serwerach danych. Dzięki lokalnym serwerom danych możliwości cyberataku są ograniczone, ponieważ źródło informacji i zasobów jest bezpieczniejsze. Ponadto oprogramowanie lokalne jest zwykle bardziej konfigurowalne, ponieważ system jest wdrażany we własnym zakresie.

Lokalne ERP a ERP oparte na chmurze

Rozważając wdrożenie systemu ERP opartego na chmurze, należy zwrócić uwagę na różnice między systemem ERP w chmurze a lokalnym systemem ERP.

Korzystając z lokalnego systemu ERP, można utworzyć więcej modułów, aby pomóc różnym zespołom w łatwym wypełnianiu ich obowiązków. Posiadanie własnych usług dostępnych lokalnie pomaga określonym zespołom pracować dokładnie na ich stanowiskach.

Systemy ERP, do których można uzyskać dostęp lokalnie, można również dostosowywać, ponieważ systemy ERP wymagają nieustannych aktualizacji w miarę rozwoju firmy. Ponieważ lokalne systemy ERP zwykle służą zespołom, może to pomóc w łatwej aktualizacji systemów i zaspokajaniu unikalnych potrzeb ich zespołów.

Lokalne systemy ERP zwykle wymagają dużej płatności z góry, podczas gdy usługi oparte na chmurze są zwykle płatne w oparciu o subskrypcję. Niektórzy dostawcy zazwyczaj oferują kombinację tych dwóch metod; jednak zazwyczaj widać, że usługi oparte na chmurze wymagają z góry mniejszych nakładów finansowych.

Oprócz większych płatności z góry, lokalne systemy ERP wymagają personelu IT i infrastruktury, co zwiększa całkowity koszt systemu. SaaS jest dostępny w chmurze i przez zewnętrznego dostawcę, więc same firmy nie będą musiały finansować tej części swojego systemu.

Bezpieczeństwo jest główną różnicą w przypadku obu rodzajów usług. Lokalne serwery danych są bezpieczniejsze, ponieważ są zarządzane przez samą firmę i nikt inny nie będzie miał do nich dostępu. Cloud ERP, ponieważ są one dostępne przez Internet, są postrzegane jako bardziej podatne na cyberataki, ponieważ kontrola po stronie firmy jest mniejsza. Systemy wewnętrzne również są podatne na ataki, ale to również opiera się na kadrze IT i infrastrukturze firmy.

Końcowe przemyślenia

Istnieje wiele korzyści i wyzwań związanych z systemem ERP opartym na chmurze. Najważniejszą częścią jest znalezienie odpowiedniego oprogramowania, które najlepiej pasuje do potrzeb firmy. Niezależnie od tego, czy są to lokalne serwery danych, czy korzystanie z usług oprogramowania firmy zewnętrznej, znalezienie najlepszej metody dla firmy pomoże zespołom poprawić wydajność i przyniesie firmie większe przychody.

Firmy SaaS to również firmy, dlatego ważne jest, aby wybrać odpowiedniego partnera, aby stworzyć relację, która przyniesie korzyści obu stronom. Obie firmy chcą ulepszyć swoje usługi i oprogramowanie, a można to zrobić wspólnie. Po znalezieniu odpowiedniego partnerstwa wydajność i produktywność wzrosną wykładniczo.

***

Miguel Pobre jest niezależnym twórcą treści z siedzibą w Portland w stanie Oregon. Ukończył studia na University of Oregon z tytułem Bachelor of Arts w dziedzinie dziennikarstwa oraz dyplomem z Business Administration. Oprócz pisania Miguel ma pasję do fotografii i projektowania. Połącz się z nim na LinkedIn.

Inne przydatne zasoby:

Najlepsze narzędzia do integracji aplikacji korporacyjnych dla ERP

Najlepsze systemy SaaS ERP dla małych firm