Ramy oszczędnościowe w chmurze dla dyrektorów ds. informatyki

Jako właściciel lub lider firmy, musisz wziąć pod uwagę kilka czynników i wprowadzić je w życie, aby codzienne funkcjonowanie Twojej firmy przebiegało sprawnie. Niektóre z tych czynników obejmują łatwość dostępu dla pieszych i pojazdów, jakość i ilość Twoich produktów i/lub usług, prośby i recenzje klientów, bezpieczeństwo Twojego środowiska i informacje klientów oraz kilka innych czynników.

Jest jednak jeden ważny aspekt, który zwykle jest pomijany przez właścicieli firm, a jest to zarządzanie kosztami i ramy oszczędności kosztów, które kierują organizacją w wydatkach. To wyjaśnia, dlaczego wiele organizacji wydaje dużo pieniędzy na niepotrzebne subskrypcje i narzędzia, a później nie ma nic do wydawania ani inwestowania, gdy pojawi się ważniejsza potrzeba.

Nie ma żadnych zasad regulujących ani regulujących ich koszt, zasadniczo działają w systemie „Wydaj do woli”. Powodem, dla którego zaniedbują zarządzanie kosztami, jest to, że w rzeczywistości nie mają przekonującej wiedzy o jego wielu zaletach, a jeśli jesteś taką osobą czytającą ten artykuł w tej chwili, jesteś we właściwym miejscu. Uspokój się, ponieważ krok po kroku przeprowadzimy Cię przez jego znaczenie, zgodnie ze słowami Gartnera.

Jak zauważył Gartner, dla każdej firmy ważne jest, aby dyrektorzy ds. informatyki stosowali ramy optymalizacji kosztów, które pomogą określić obszary wymagane do zmniejszenia kosztów IT i biznesowych ze względu na skutki ekonomiczne wywołane przez pandemię w 2020 roku.

Gartner, który opracował tę analizę, doszedł do wniosku, że pandemia COVID-19 zwiększyła regularną presję na dyrektorów ds. informatyki o 50%, aby robili więcej z tym, co mają, i podejmowali trudne decyzje.

Cesar Lozada, starszy główny analityk ds. badań w firmie Gartner, zauważył w artykule na temat ram sześciostopniowych(1), że „Pomysły na optymalizację kosztów są zazwyczaj ważone prawie wyłącznie na ich potencjalnych oszczędnościach, bez uwzględnienia skutków, jakie takie proponowane oszczędności mogą mieć. on the business” i dotyczy to szczególnie dużych organizacji.

Powiedział, a my cytujemy: „Jest to równoznaczne z ustalaniem priorytetów dla nowych inicjatyw w oparciu o ich potencjalne korzyści, bez obawy o ich wpływ. Wykorzystanie potencjalnych korzyści jako jedynego kryterium decyzyjnego może skutkować ustaleniem priorytetów inicjatyw, które mogą przynieść oszczędności, ale mogą też być ryzykowne, mieć negatywny wpływ na biznes lub najprawdopodobniej ponieść porażkę.”

Chris Ganly, starszy dyrektor ds. badań w firmie Gartner, również zauważył: „Aby firmy mogły osiągnąć najbardziej zrównoważone wyniki biznesowe(2), kierownictwo musi zapewnić, że zarządzanie kosztami wykracza poza zwykłe cięcie kosztów, zamrożenie wydatków lub redukcję personelu, ponieważ jest to zwykle myślenie krótkoterminowe”, stwierdził dalej, „Organizacje powinny traktować zarządzanie kosztami jako ekspansywny wysiłek, który może mieć natychmiastowe i długoterminowe znaczenie dla wyników biznesowych. Zarządzanie kosztami wymaga kombinacji podejść i ulepszeń, które dotyczą każdej części organizacji, jeśli ma naprawdę służyć przedsiębiorstwu”.

Firma Gartner zaleciła, aby dyrektorzy IT i liderzy IT kładli nacisk i koncentrowali się na sześciu kluczowych obszarach, ilekroć muszą ocenić koszty, korzyści, wydajność i wykonalność różnych inicjatyw optymalizacji kosztów. Te sześć czynników to powody, dla których powinieneś zbudować i utrzymywać ramy zarządzania kosztami.

(Przeczytaj też: Cloud Computing | Najlepszy przewodnik dla początkujących )

Dlaczego powinieneś budować ramy zarządzania kosztami?

• Potencjalna korzyść finansowa

  Musisz zastanowić się, w jakim stopniu (małe, średnie czy duże, pozytywne czy negatywne) inicjatywy kosztowe wpłyną na wynik finansowy. Oczekuje się, że dyrektor generalny i kierownictwo zadadzą ważne pytania, takie jak:

  
  1. Ile zaoszczędzi przedsiębiorstwo, jeśli akcja zostanie wdrożona?
  2. Jak działanie wpływa na przepływ gotówki w przedsiębiorstwie?
  3. Jeśli to działanie zostanie podjęte, ile będzie dostępne dla firmy do zainwestowania?

• Wpływ na biznes

  Pomoże Ci określić poziom wpływu (mały, średni lub duży) inicjatywy na wszystkich Twoich pracowników i codzienną działalność biznesową. Tak więc w zasadzie jesteś zainteresowany, aby sprawdzić, czy ta inicjatywa będzie miała negatywny lub pozytywny wpływ na produktywność lub wprowadzenie produktu na rynek.

• Wymagany czas

  Dobre rzeczy często wymagają czasu i zarządzania kosztami. Należy pamiętać, że osiągnięcie przez firmę oszczędności i lepszej wartości biznesowej dzięki inicjatywom optymalizacji kosztów zajmie firmie trochę czasu, niezależnie od stosowanej metody. Ważnym pytaniem, które CIO musi zadać, jest to, jak wygląda ten przedział czasowy (tygodnie, miesiące, a nawet kilka lat).

  Chociaż większość organizacji preferuje miesiące, udowodniono, że ramy czasowe obejmujące lata zwykle przynoszą większe zyski i długoterminowe korzyści.

• Stopień ryzyka organizacyjnego

  Czy wiesz, że skuteczność i efektywność inicjatywy optymalizacji kosztów jest częściowo uzależniona od zdolności zespołów do zmiany i adaptacji do nowej rzeczywistości? Jeśli kierownictwo firmy jest w stanie wyrazić korzyści płynące z solidnej inicjatywy optymalizacji kosztów przy minimalnych zmianach w procesach organizacyjnych, będzie w stanie wykazać, jak znaczące mogą być wyniki biznesowe i stanowić podstawę sukcesu.

• Stopień ryzyka technicznego

  A co z nieuniknionymi zagrożeniami technicznymi? Ryzyko, nawet w najmniejszej formie, zawsze będzie istniało, ale aby złagodzić ryzyko techniczne, dyrektorzy ds. informatyki muszą poważnie ocenić, w jaki sposób inicjatywa optymalizacji kosztów zostanie zintegrowana z bieżącą działalnością i architekturą przedsiębiorstwa.

  Wszelkie opóźnienia spowodowane lub przypisywane inicjatywie mogą prawdopodobnie skutkować utratą świadczenia usług, słabą obsługą klienta lub straszną wydajnością i produktywnością.

• Wymóg inwestycyjny

  Zanim rozpoczniesz jakikolwiek projekt lub inicjatywę optymalizacji kosztów, zarząd musi usiąść, porozmawiać, wesprzeć i zgodzić się na jego sfinansowanie. CIO muszą upewnić się, że przedstawią uzasadnienie biznesowe pokazujące, w jaki sposób inicjatywa optymalizacji kosztów poprawi procesy biznesowe, produktywność, czas wprowadzania produktów na rynek i tym podobne, w przeciwieństwie do zwykłego kontynuowania status quo.

  Ważne jest, aby poziom wymaganych inwestycji został oszacowany przed realizacją jakichkolwiek rzeczywistych oszczędności.

(Przeczytaj też: 4 trendy do rozważenia w chmurze obliczeniowej )

Końcowe przemyślenia

Dla każdej firmy, która chce nie tylko przetrwać, ale i prosperować w czasie kryzysu gospodarczego, który ogarnął cały świat, te sześć czynników musi znaleźć się na szczycie listy, gdy rozważają stworzenie ram zarządzania kosztami.

Inne przydatne zasoby:

14 najważniejszych korzyści z przetwarzania w chmurze dla Twojej firmy w 2020 roku

Rachunkowość w chmurze: przewodnik dla początkujących

15 najlepszych narzędzi do migracji do chmury w 2020 r.

15 ważnych najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa cybernetycznego dla pracowników zdalnych