Błędy w chmurze: 3 duże błędy, których należy unikać podczas korzystania z chmury

Bardzo łatwo jest postrzegać chmurę jako odpowiedź na wszystkie problemy informatyczne w Twojej firmie. W końcu, jeśli chodzi o biznesową usługę telefoniczną VoIP i inne usługi hostowane, wszystkie ciężkie prace są obsługiwane przez dostawcę. Jako użytkownicy końcowi, Twoja firma zyskuje ładny portal internetowy, który pozwala dostosować wszystko, mnóstwo funkcji, a nawet obniżyć koszty. Ale pod koniec dnia Chmura może nie być najważniejsza w każdej sytuacji.

Firmy raz po raz zaszufladkują się w wiele pułapek związanych z chmurą, co powoduje więcej problemów niż rozwiązań. Niezależnie od tego, czy Twoja firma włożyła wszystkie jajka do jednego koszyka, czy dokonała pośpiesznej zmiany bez odpowiedniego planowania, istnieje niezliczona ilość błędów w chmurze, w które każdy może popaść. Chcieliśmy pomóc podkreślić niektóre z tych typowych błędów i pokazać, jak Twoja firma może ich unikać. Na wstępie skoncentrujmy się na niektórych podstawowych błędach związanych z chmurą, często popełnianych podczas wprowadzania firmy do rozwiązań chmurowych.

1. Zakładając, że wszystkie platformy chmurowe są takie same

Teraz jeden z najbardziej zniechęcających aspektów przejścia do chmury sprowadza się do samej liczby dostępnych wyborów. Koncentrując się na prostej biznesowej telefonii VoIP — firma może pozostać przy rozwiązaniu lokalnym, przyjąć rozwiązanie hostowane wyłącznie w chmurze, a nawet zbudować hybrydę tych dwóch. Dla każdej opcji organizacyjnej istnieje jeszcze więcej opcji do wyboru, jeśli chodzi o dostawcę. Nawet wtedy różni dostawcy będą oferować różne poziomy usług z różnymi ograniczeniami.

Łatwo byłoby po prostu założyć, że wszyscy dostawcy usług w chmurze są tacy sami — w końcu generalnie oferują te same funkcje i rodzaje usług. Ale, jak można zauważyć w niektórych naszych przeglądach dostawców i bezpośrednich porównaniach, różni dostawcy oferują bardzo różne platformy. Wykracza to nawet poza proste listy funkcji lub ograniczenia usług, które można znaleźć w różnych przedziałach cenowych. Dostawcy będą również różnili się w kilku bardzo istotnych aspektach:

• Dostępność usług — szczególnie w przypadku VoIP ma to kluczowe znaczenie. Różni dostawcy mogą oferować numery telefonów z różnych lokalizacji lub rozszerzać usługi na arenie międzynarodowej. Inne po prostu nie zawsze mają taki sam zasięg krajowy czy międzynarodowy. Lokalni dostawcy mogą być świetni dla lokalnej firmy, ale nie tak świetni w przypadku sprzedaży poza stanem.
• Funkcje i ograniczenia — Oczywiście jedną z największych różnic są dostępne plany cenowe i poziomy. Te poziomy i plany na ogół mają różne ograniczenia. Podczas gdy jeden dostawca może zezwolić na nieograniczoną liczbę bezpłatnych minut w swoim najtańszym planie, inni mogą wymagać, aby firma najpierw uaktualniła swój plan. Założenie, że wszyscy dostawcy oferują tę samą usługę w tej samej cenie, jest łatwym sposobem na rozczarowanie. Na przykład, jeśli spojrzysz na naszą listę alternatyw Nextiva, zauważysz, że różni dostawcy zazwyczaj oferują różne możliwości.
• Infrastruktura sieciowa — podobnie jak w przypadku dostępności usług, jest infrastruktura sieciowa, na której dostawca buduje swoją platformę. Zasadniczo większość dostawców obsługuje co najmniej więcej niż jedno centrum danych w celu zapewnienia nadmiarowości, ale różne lokalizacje mogą zapewniać różne poziomy usług. Jeśli Twoja firma znajduje się na wschodnim wybrzeżu, a wszystkie serwery dostawcy znajdują się na zachodnim wybrzeżu, jakość może nieco ucierpieć.
• Obsługa klienta — dla niektórych najważniejszym aspektem jest obsługa klienta. Niektórzy dostawcy usług w chmurze są szczególnie znani ze swojej obsługi klienta i starają się oferować najlepszą możliwą obsługę. Przedstawiciele wsparcia z USA stają się coraz bardziej powszechni, ale nadal nie są standardem. Jeśli Twoje rozwiązanie jest tylko hostowane, obsługa klienta jest absolutnie kluczowa. Rzeczy nie powinny pójść źle, ale kiedy tak się dzieje, Twoja firma potrzebuje wsparcia, na którym mogą polegać.
• Sama platforma — na ogół rozwiązania oparte na chmurze są zbudowane z aplikacji przeglądarek internetowych. Stąd użytkownicy mogą wchodzić w interakcje z platformą, korzystać z funkcji lub dostosowywać i konfigurować ustawienia. W ostatecznym rozrachunku liczy się sama platforma — jeśli aplikacja jest zagmatwana lub trudna w obsłudze, albo zawiera niepotrzebne funkcje i rozbudowany interfejs, po prostu zmniejszy to produktywność i doprowadzi do większej liczby problemów. Po co płacić za coś, czego nikt nawet nie użyje?

Niezależnie od tego, czy porównujesz funkcje, obsługiwane integracje, plany cenowe, lokalizacje centrów danych, globalną dostępność, czy po prostu starą obsługę klienta, te platformy po prostu nie są takie same. Zrozumienie potrzeb Twojej firmy pomoże w podjęciu decyzji w kierunku platformy, która najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie — a nie rozczarowującej i drogiej bałaganu nieużywanych funkcji.

2. Nieodpowiednie testy

Załóżmy więc, że Twoja firma już rozumie różnicę między dostawcami i zawęziła ich wybór do dwóch lub trzech różnych platform. Rozpoznanie różnic w tych dostawcach pomaga wskazać jawne różnice. Na przykład, jeśli jeden dostawca ogranicza wideokonferencje do trzech użytkowników, ale Twoja firma wymaga pięciu użytkowników, możesz skreślić tego dostawcę z listy. Ale bardziej zniuansowane różnice nie są oczywiste w porównaniach powierzchniowych.

Podczas naszych bezpośrednich porównań staramy się robić coś więcej niż tylko wymieniać różne funkcje. W końcu nie wszystkie rozwiązania porównują jabłka do jabłek i z różnych powodów polecamy różnych dostawców. Nasze bezpośrednie porównanie RingCentral i Vonage jest tego dobrym przykładem: dwóch skądinąd porównywalnych dostawców oferuje usługi, które mają drastycznie różne cele. Jeśli chodzi o różne aplikacje do czatowania, takie jak zawsze popularny Slack, zagłębiamy się w rozwiązania i testujemy każdą najmniejszą funkcję. To bardzo ważny krok w procesie migracji do chmury, który często można przeoczyć. Firma może postrzegać dostawcę jako idealnego dopasowania na papierze, ale w praktyce rozwiązanie po prostu nie działa — a jest tylko jeden prawdziwy sposób, aby sprawdzić, czy but pasuje. W końcu nie kupujemy samochodu bez jazdy próbnej.

Jeśli chodzi o platformy chmurowe, większość, jeśli nie wszyscy, dostawcy oferują jakąś formę okresu próbnego. Może to być rażący 14-dniowy okres próbny lub 30-dniowa gwarancja zwrotu pieniędzy. Zachęcamy Twoją firmę do pełnego wykorzystania tych możliwości. Prowadząc okres próbny platformy chmurowej, dobrym pomysłem byłoby skupienie się na kilku punktach:

• Zanotuj każdą funkcję, z której korzystał Twój zespół, i w jakim stopniu polegała na niej.
• Jakie lub ile funkcji Twój zespół zignorował?
• Czy doświadczenie użytkownika było odpowiednie, proste i bezproblemowe, aby poprawić wydajność? A może było to zagmatwane i czasochłonne?
• Czy platforma rozwiązuje problemy, których Twój zespół doświadczał już przed przyjęciem rozwiązania w chmurze?

Są to pytania, na które możesz odpowiedzieć dopiero po faktycznym korzystaniu z platformy. Duża lista funkcji może brzmieć świetnie na papierze, ale jeśli Twój zespół korzysta z platformy tylko w celu uzupełnienia jednego konkretnego przypadku użycia, inwestycja może nie być tego warta. Lub, w niektórych przypadkach, zmuszanie pracowników do korzystania z określonego rozwiązania może nawet spowolnić pracę, wymagając niepotrzebnych kroków w tym, co mogłoby być bezproblemowym procesem. Po co ktoś miałby zawracać sobie głowę korzystaniem z wideokonferencji, gdy wszyscy znajdują się na przykład w tym samym biurze?

3. Za dużo lub za mało dostosowywania

Wszystko w życiu dotyczy równowagi i dotyczy to również Twojej platformy w chmurze. Częścią piękna rozwiązań chmurowych jest to, że pozwalają na intensywną personalizację. Dzięki aplikacjom internetowym i portalom internetowym platformy te zapewniają wszystkim kontrolę i dostosowywanie w zasięgu ręki firmy. Zamiast dzwonić do dostawcy i instalować nową linię telefoniczną, ustanawiać nowe łącze SIP lub włączać nagrywanie rozmów, użytkownicy mogą sobie z tym wszystkim poradzić bezpośrednio w obrębie samej platformy chmurowej.

W przypadku rozwiązań contact center w chmurze menedżerowie mogą na ogół konfigurować całe swoje systemy IVR i dogłębne systemy routingu bezpośrednio w aplikacji w chmurze. Ten poziom dostosowania jest absolutnie wspaniały, ale jednocześnie może być upadek z jednego głównego powodu: braku równowagi. Jeśli Twoja firma po prostu wychodzi na całość i wszystko włącza, i ustanawia niejasną strukturę organizacyjną, może to po prostu zniechęcić użytkowników.

Zbędne funkcje, jak wspomniano powyżej, mogą zaszkodzić ROI rozwiązania, a co gorsza dezorientować użytkowników platformy. Po co kupować Ferrari, jeśli jedyne, co robisz, to codziennie jeździć samochodem na dworzec? Zbyt duże dostosowanie może prowadzić do przeciążenia funkcji, co miałoby niekorzystny wpływ.

Z drugiej strony, zbyt mała personalizacja może jednocześnie drastycznie powstrzymać biznes. Bez jakiejkolwiek formy dostosowania lub konfiguracji Twoja firma może stracić cały pakiet jako całość. Na przykład subskrypcja RingCentral Business VoIP zapewnia wszystkim użytkownikom dostęp do ich oprogramowania do współpracy zespołowej, Glip. Ale jeśli Twój zespół w ogóle nie włącza ani nie używa Glipa, traci ogromny aspekt platformy RingCentral, który wywyższa ją ponad inną konkurencję. Ostatecznie obie sytuacje mogą nawet doprowadzić do powstania Shadow IT, a zespoły przyjmą własne rozwiązania, aby wypełnić luki.

Planuj z wyprzedzeniem, aby uniknąć wczesnych błędów

Być może zauważyłeś, że jednym ze wspólnych tematów w dyskusji jest planowanie z wyprzedzeniem. Kształć siebie i decydentów w Twojej firmie, aby znaleźć najlepsze możliwe rozwiązanie. Uzbrojenie firmy w zrozumienie tego, co wyróżnia dostawców i platformy, wiedza o tym, co dokładnie robi Twój zespół, a czego nie potrzebuje, a także o tym, jak wykorzystać te funkcje, to kluczowe kroki na drodze do znalezienia odpowiedniego rozwiązania.

Po prostu zagłębienie się w głowę, wyszukanie najtańszego dostawcy, zarejestrowanie się i korzystanie z niego zazwyczaj prowadzi do rozczarowania rozwiązaniem. Tak jak przy każdym zakupie, należy być świadomym tego, co kupuje. Postępowanie zgodnie z podstawowym przewodnikiem przejścia i zbieranie wiedzy to pierwszy krok do uniknięcia ogromnych błędów związanych z chmurą lub bólów głowy, które się z nimi wiążą. Przejście na chmurę powinno być łatwe i będzie przy odpowiednim zaplanowaniu.