10 podstawowych funkcji współpracy zespołowej i narzędzia, które mają je wszystkie

Oprogramowanie do współpracy zespołowej pomaga pracownikom zrozumieć ich obowiązki i umożliwia kierownikom projektów monitorowanie raportów z postępów projektów.

Jednak większość zespołów nie korzysta z dodatkowych funkcji współpracy zapewnianych przez to oprogramowanie, takich jak tablice Kanban, listy kontrolne, śledzenie czasu i zależności między zadaniami.

Te funkcje współpracy oraz te opisane poniżej pozwalają liderom projektów przenieść zarządzanie zadaniami na wyższy poziom i zapewnić pracownikom bardziej usprawniony i zrównoważony przepływ pracy.

Jakich funkcji współpracy zespołowej powinni szukać kierownicy projektów?

Najważniejsze funkcje współpracy zespołowej dla kierowników projektów to te, które zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w postęp projektu i ogólne przepływy pracy zespołu.

Poniższe funkcje poprawiają rolę lidera zespołu jako przełożonego i ułatwiają komunikowanie się z pracownikami w sposób indywidualny, w całym zespole i w całej firmie.

Odpowiednie narzędzia do współpracy online dla zespołów oferują funkcje, które umożliwiają kierownikom projektów szybkie rozwiązywanie problemów i równoważenie obciążeń pracowników. Informują również członków zespołu o ich długo- i krótkoterminowych obowiązkach.

Przypisanie zadań

Najważniejszą funkcją współpracy zespołowej, której należy szukać, jest tworzenie i przydzielanie zadań.

Liderzy zespołów mogą podzielić większe projekty na wiele mniejszych, łatwiejszych w zarządzaniu zadań, zarówno indywidualnie, jak i w całym zespole — co jest jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących produktywności.

Zadania można tworzyć w formie listy kontrolnej „do zrobienia”, a pracownicy mogą je zaznaczyć po ukończeniu. Tworzenie podzadań w ramach tych zadań zapobiega prześlizgiwaniu się ważnych szczegółów przez szczeliny.

Załóżmy na przykład, że projekt jako całość to „Firma Holiday Party” i jest przypisany do działu HR (zespół).

Niektóre zadania mogą polegać na zabezpieczeniu miejsca, wyborze rozrywki, wyborze terminu i wynajęciu firmy cateringowej. Jednemu konkretnemu pracownikowi można przydzielić zadanie odnalezienia lokalu, z odpowiednimi podzadaniami sprawdzania limitu tłumu w lokalu i wpłacania zaliczki na powierzchnię.

Niektóre platformy współpracy pozwalają na przypisanie tylko jednego członka zespołu do określonego zadania, co jest powodem frustracji kierowników projektów. Liderzy zespołów, którzy często przypisują zadania — nie tylko projekty jako całość — wymagające współpracy między wieloma pracownikami i zespołami, powinni wybrać oprogramowanie, które nie ogranicza liczby osób przydzielonych do jednego zadania.

Oprócz standardowych funkcji współpracy w zespole przydziału zadań należy również wziąć pod uwagę narzędzia programowe, które pozwalają na zależności między zadaniami. Uniemożliwia to pracownikom pracę nad jednym zadaniem lub przechodzenie do przodu z planami projektów przed zakończeniem powiązanego zadania. Kontynuując nasz przykład planowania wydarzeń z góry, ustalanie zależności między zadaniami oznacza, że ​​członkowie zespołu nie mogą decydować się na rozrywkę, dopóki miejsce nie zostanie zabezpieczone.

Raportowanie stanu projektu

Gdy pracownikowi przydzielono zadanie lub podzadanie, liderzy zespołów muszą nadzorować ogólny postęp, aby zapewnić dotrzymanie terminów.

Poszukaj funkcji współpracy, które umożliwiają członkom zespołu aktualizowanie postępu zadania za pomocą tagów, takich jak „w toku”, „nierozpoczęty”, „zatrzymany” lub „oczekiwanie na zatwierdzenie”.

Te aktualizacje umożliwiają kierownikom projektów i innym członkom zespołu szybkie rozwiązanie problemu, wykonanie zależnego zadania lub lepsze wyobrażenie o tym, kiedy wszystko zostanie zakończone. Zwiększa to produktywność i uniemożliwia liderom zespołów ciągłe sprawdzanie postępów w projekcie, uwalniając ich do ważniejszych zadań.

Te proste aktualizacje statusu zastępują godziny spędzone w sali konferencyjnej lub rozmowy telefoniczne omawiające problemy lub terminy.

Integracja z innym oprogramowaniem do współpracy zespołowej

Bez względu na to, jak wszechstronne jest narzędzie do zdalnej współpracy zespołowej, zarówno pracownicy, jak i kierownicy projektów nadal będą korzystać z dodatkowego oprogramowania i narzędzi do komunikacji zespołowej.

Chociaż odpowiednia platforma do współpracy zespołowej może zastąpić wiele z tych narzędzi, pracownicy czują się bardziej komfortowo, korzystając z oprogramowania, które już znają lub po prostu preferują.

Aby uniknąć długiej krzywej uczenia się i frustracji pracowników, upewnij się, że wybrane oprogramowanie do współpracy zespołowej integruje się z podstawowymi aplikacjami i narzędziami.

Popularne integracje obejmują:

• Alternatywy dla Slack i Slack
• Zoom i inne oprogramowanie do konferencji internetowych
• G Suite i Microsoft 365
• Dokumenty Google
• Siły sprzedaży
• Skype
• Gmail i Outlook
• Mailchimp
• Zapier
• Platformy mediów społecznościowych
• Inne narzędzia do współpracy zespołowej

Funkcje zarządzania przepływem pracy

Ponad 25% amerykańskich pracowników twierdzi, że bardzo często czuje się przepracowanych — ale badania pokazują również, że przeciętny pracownik biurowy jest naprawdę produktywny tylko przez około 3 godziny dziennie.

Funkcje współpracy w zakresie zarządzania przepływem pracy i treścią korygują tę nierównowagę, pokazując bieżące obciążenie pracowników, nadchodzące terminy i nie tylko. Zapobiega to wypaleniu się pracowników i przeciążeniu ich zadaniami, dzięki czemu kierownicy projektów mogą lepiej rozłożyć obciążenie pracą między członków zespołu.

Zapobiega to wypaleniu pracowników, a także pomaga kierownikom projektów w ocenie produktywności poszczególnych pracowników.

Narzędzia do śledzenia czasu pozwalają również członkom zespołu śledzić dokładnie, ile czasu zajęło wykonanie zadania lub projektu. Dzięki temu ustalanie terminów przyszłych projektów jest znacznie bardziej realistyczne.

Szablony projektów

Szablony projektów działają jak mapy drogowe przepływu pracy, łącząc różne zespoły, kierowników projektów, poszczególnych pracowników, a nawet klientów lub freelancerów spoza organizacji.

Gdy liderzy zespołów zdecydują się na określony format szablonu, nie powinni być zmuszeni do ponownego tworzenia tego samego szablonu za każdym razem, gdy mają nowy zarys projektu. Jedną z najważniejszych funkcji współpracy, których należy szukać, jest możliwość zapisywania szablonów projektów do wykorzystania w przyszłości.

Ponadto zwinne platformy współpracy zespołowej powinny zapewniać szereg gotowych szablonów projektów, takich jak kampanie marketingowe, ścieżka do stworzenia seminarium szkoleniowego, aktualizacje witryny internetowej i prezentacje sprzedażowe.

Które funkcje współpracy zespołowej zwiększą produktywność pracowników?

Podczas gdy kierownicy projektów powinni skupiać się na funkcjach współpracy zespołowej, które ułatwiają monitorowanie postępów w projekcie, powinni również zastanowić się, w jaki sposób narzędzie przyniesie korzyści pracownikom.

Poniższe funkcje są niezbędne do zwiększenia produktywności pracowników i ogólnej współpracy.

Funkcje wiadomości publicznych i prywatnych

Skuteczna komunikacja i współpraca w zespole zaczyna się od narzędzia do obsługi wiadomości błyskawicznych, które umożliwia pracownikom i menedżerom łączenie się ze sobą w czasie rzeczywistym.

Funkcje wiadomości powinny obejmować:

• Kanały zespołu/projektu
• Bezpośrednie wzmianki i tagi
• Prywatne czaty
• Czaty grupowe
• Wiadomości publiczne
• Przypięte wiadomości
• Wątki wiadomości
• Przeszukiwalna historia czatów
• Możliwości udostępniania plików
• Ogólnofirmowe forum dyskusyjne

Pamiętaj, że funkcje komunikacji na czacie mogą być natywne dla narzędzia do współpracy zespołowej lub mogą być z nim zintegrowane.

Chociaż rozmowy wideo nie są zwykle natywną funkcją aplikacji do współpracy zespołowej, większość z nich integruje się z narzędziami takimi jak Zoom i innymi popularnymi alternatywami Zoom.

Udostępnianie i edycja plików w aplikacji

Możliwość udostępniania plików i ich edytowania to jedne z najważniejszych elementów współpracy zespołowej. Jednak udostępnianie plików często powoduje również wiele problemów z komunikacją, stracony czas i frustrację pracowników.

Załóżmy na przykład, że Twój zespół HR tworzy dokumenty wprowadzające, aby uczyć nowych pracowników umiejętności agenta call center w firmie.

Udostępnianie plików w aplikacji powinno zapewniać centralną lokalizację wiki dla każdego pliku związanego z tym projektem, takiego jak skrypty sprzedaży i standardy obsługi klienta. Bez jednej centralnej lokalizacji pracownicy będą tracić czas na szukanie potrzebnych plików w swoich wiadomościach e-mail lub historii wiadomości na czacie.

Ryzykują również wprowadzanie zmian w nieaktualnej wersji tych plików.

Zapobiegają temu kontrola wersji i zarządzanie dokumentami w ramach udostępniania i edycji plików. Dzięki temu każdy członek zespołu widzi najnowszą wersję pliku, a także wszelkie zmiany w czasie rzeczywistym.

Na koniec oceń ilość miejsca na dysku oferowaną przez narzędzia do współpracy zespołowej, a także wszelkie automatyczne usuwanie plików, które mają miejsce po określonym czasie.

Wiele widoków pulpitu nawigacyjnego

Chociaż wszystkie narzędzia do współpracy zespołowej oferują określony widok domyślny, umożliwiając pracownikom dostosowywanie i zmienianie tych widoków zgodnie z ich preferencjami wizualnymi jest ważną funkcją, której należy szukać.

Popularne widoki pulpitu nawigacyjnego obejmują:

• Tablice Kanban
• Widok listy kontrolnej/listy zadań
• Wykresy Gantta/oś czasu
• Widok kalendarza
• Widok oparty na lokalizacji

Organizacja zadań

Oprócz wybrania preferowanego widoku pulpitu członkowie zespołu skorzystają również z możliwości dostosowania sposobu organizowania zadań.

Zadania oznaczania kolorami i tagowaniem słów kluczowych umożliwiają pracownikom szybkie filtrowanie zadań związanych z ich konkretnymi projektami, a możliwość ustalania priorytetów zadań pozwala innym członkom zespołu wiedzieć, które rzeczy należy najpierw rozwiązać.

Zadania można również organizować według terminów, całkowitego kosztu, lokalizacji, szacowanego wymaganego czasu i aktualnego stanu postępu.

Powiadomienia w czasie rzeczywistym

Chociaż istnieje wiele korzyści związanych z pracą zdalną, jedną z wad jest to, że ten poziom elastyczności może zapychać skrzynki odbiorcze poczty e-mail, ułatwiając zakopanie ważnych powiadomień. Ponadto członkowie zespołu pracujący w różnych strefach czasowych i przeciwnych harmonogramach sprawiają, że komunikacja w czasie rzeczywistym jest wyzwaniem.

Powiadomienia na pulpicie i powiadomienia push dla urządzeń mobilnych ułatwiają pracę z dowolnego miejsca i pozwalają innym członkom zespołu i kierownikom projektów szybko zatwierdzać lub komentować zadania, aby utrzymać przepływ pracy.

Jakie są najlepsze narzędzia do współpracy zespołowej?

Poniższe narzędzia mają wszystkie podstawowe funkcje współpracy omówione powyżej, a także unikalny interfejs i konfigurowalne opcje, które będą decydującym czynnikiem w procesie wyboru.

Asany

Asana to oparte na przeglądarce narzędzie do współpracy zespołowej z interfejsem składającym się głównie z list kontrolnych, zadań i podzadań. Pozwala użytkownikom oznaczać się nawzajem w komentarzach do zadań, ustawiać aktualizacje statusu zadań i przełączać się na widoki Kanban lub Gantt.

Ceny i plany Asana są idealne dla mniejszych firm lub osób z ograniczonym budżetem, ponieważ oferują najlepszy i najbardziej wszechstronny bezpłatny plan spośród wszystkich narzędzi, które profilowaliśmy.

Chociaż do projektu można przypisać wielu użytkowników, Asana pozwala na przypisanie do zadania tylko jednego członka zespołu na raz. Dlatego nie jest idealny do zadań, które wymagają wysokiego poziomu współpracy między wieloma pracownikami. Lepiej nadaje się jako narzędzie służące do pomocy poszczególnym pracownikom w śledzeniu ich unikalnych ról i obowiązków w ramach większych projektów.

poniedziałek.com

Monday.com to internetowe narzędzie do zarządzania projektami SaaS, oferujące najwyższy poziom dostosowania projektu i interfejsu spośród wszystkich opcji na tej liście.

Użytkownicy mogą wyświetlać zadania w formatach Kanban, listy kontrolnej, osi czasu i kalendarza, korzystając z funkcji, takich jak śledzenie czasu, priorytetyzacja zadań i automatyzacja przepływu pracy.

Ceny Monday.com są jednak kwestią sporną, ponieważ jest to jedna z niewielu aplikacji do współpracy zespołowej, która nie oferuje darmowego planu. Jest to idealny wybór dla firm o dużej liczbie pracowników, które jednocześnie żonglują wieloma szczegółowymi projektami.

Mniejsze zespoły mogą być przytłoczone nieco nadmiernymi funkcjami dostosowywania.

Wrike

Wrike to oparte na zarządzie oprogramowanie do zarządzania projektami online, które jest idealne dla projektów, które wymagają częstej komunikacji między kierownikami projektów a pracownikami.

Wrike jest najlepszy dla zespołów i kierowników projektów, którzy muszą dostarczać raporty z postępów przełożonym, ponieważ ma doskonałe funkcje analizy danych i tworzenia wykresów produktywności.

Jednak niektóre z podstawowych funkcji współpracy są dostępne tylko za pomocą dodatku Wrike Proof, co oznacza, że ​​użytkownicy będą musieli zapłacić więcej, aby komentować zadania i pracować za pośrednictwem współpracy nad dokumentami w czasie rzeczywistym.

Obóz bazowy

Basecamp to oparta na tablicy Kanban platforma do zarządzania pracą, która jest najlepiej znana z wbudowanej funkcji komunikatora czatu w czasie rzeczywistym i automatycznego narzędzia do odprawy. Najbardziej na tym narzędziu skorzystają zespoły wymagające częstej, choć niezbyt szczegółowej komunikacji między sobą.

Jednak Basecamp nie ma ważnych funkcji współpracy, takich jak wykresy Gantta, aktualizacje statusu zadań, komentarze do zadań i tworzenie podzadań.

Dlatego najlepiej nadaje się dla małych i średnich zespołów, które potrzebują przejrzystego i uporządkowanego widoku nadchodzących zadań i przydziałów. Jest to również dobry wybór w przypadku projektów wymagających współpracy między działami, ponieważ umożliwia tworzenie zarządu w oparciu o zespół i całą firmę.

Trello

Podobnie jak Basecamp, Trello jest również rozwiązaniem do współpracy zespołowej opartym na tablicy Kanban. Każdy projekt składa się z tablicy obejmującej cały zespół, która jest następnie wypełniana kartami i listami kontrolnymi do tworzenia i monitorowania zadań.

„Dodatki” lub integracje Trello pozwalają użytkownikom na dalsze dostosowywanie ich przepływów pracy dzięki dodatkowym funkcjom współpracy, takim jak śledzenie czasu, wykresy Gantta i udostępnianie plików.

Jest to szczególnie korzystne dla zespołów, które chcą maksymalnie zautomatyzować swój przepływ pracy, ponieważ funkcja „Butler” zapewnia najwyższy poziom automatyzacji zadań spośród innych opcji na tej liście.

Jednak interfejs podstawowy może nie zapewniać wystarczającej liczby natywnych funkcji, aby zaspokoić potrzeby większych firm z bardzo szczegółowymi projektami.

RingCentral Glip

RingCentral Glip to oprogramowanie do zarządzania zadaniami, które oferuje nieograniczoną liczbę użytkowników, integrację i przechowywanie plików — co czyni go mądrym wyborem dla dużych zespołów.

Jednak Glip RingCentral nie ma największej liczby podstawowych funkcji współpracy spośród wszystkich innych wymienionych tutaj narzędzi. Nie oferuje widoków Kanban ani Gantta, zamiast tego zapewnia tylko formaty listy kontrolnej i kalendarza.

Mimo to jest to jedna z nielicznych platform, która ma własne natywne narzędzie do przesyłania wiadomości na czacie, więc jest dobrym rozwiązaniem dla firm, które wymagają częstej komunikacji w czasie rzeczywistym.

Kliknij w górę

ClickUp oferuje najbardziej obszerną listę funkcji współpracy natywnej spośród wszystkich platform, o których wspominaliśmy w tym poście.

Zapewnia widoki Kanban, Gantta, kalendarza i listy kontrolnej, oferując wysoki poziom dostosowania interfejsu. Zawiera również narzędzia do śledzenia czasu, zależności zadań i funkcje ustalania priorytetów zadań.

Jedynym prawdziwym minusem korzystania z ClickUp jest to, że wymaga integracji z Dyskiem Google w celu udostępniania i edytowania plików. Poza tym trudno o coś złego do powiedzenia na ten temat.

Zespoły dowolnej wielkości, które potrzebują wiecznie bezpłatnego narzędzia do współpracy, które nie narusza oferowanych funkcji, powinny wybrać ClickUp.

Jakie funkcje współpracy oferują narzędzia do zarządzania przepływem pracy?

Poniższa interaktywna tabela zawiera przejrzysty przegląd funkcji i ograniczeń oferowanych przez powyższe narzędzia do współpracy zespołowej.

Z jakich narzędzi do współpracy zespołowej warto korzystać?

Nasze badania pokazują, że Asana i ClickUp to najlepsze narzędzia do współpracy zespołowej pod względem funkcji i cen.

Mają wysokie oceny zadowolenia klientów, są przyjazne dla użytkownika, idealnie nadają się do różnych przypadków użycia i mają wszystkie niezbędne funkcje współpracy w celu usprawnienia zarządzania przepływem pracy.

Oba oferują również kompleksowe bezpłatne plany oprócz płatnych planów, które pozwalają na dalszą personalizację.

Oprócz korzystania z narzędzi do współpracy zespołowej w celu łączenia pracowników zdalnych i lokalnych, zastanów się, w jaki sposób oprogramowanie do konferencji internetowych umożliwia komunikację twarzą w twarz między kierownikami projektów, członkami zespołu i klientami.

Nasze zestawienie popularnych narzędzi do wideokonferencji może pomóc Ci dowiedzieć się, czego szukać w platformie do rozmów wideo i jakie korzyści przyniosą Twojemu zespołowi funkcje, takie jak udostępnianie ekranu, dźwięk VoIP i narzędzia do obsługi tablic.

Podpowiemy Ci w prosty sposób, z których platform warto korzystać — a które należy pominąć.