8 korzyści z transkrypcji połączeń konferencyjnych + najlepsze rozwiązania

Chociaż narzędzia do komunikacji biznesowej, takie jak komunikatory internetowe i oprogramowanie do rozmów wideo, stały się nową normą w miejscu pracy, cotygodniowe połączenia konferencyjne są nadal podstawą komunikacji biznesowej.

Ostatnie badania pokazują, że przeciętny pracownik uczestniczy w co najmniej pięciu telekonferencjach tygodniowo.

Przy tak wielu spotkaniach, które gromadzą różnych geograficznie członków zespołu, kilka działów wewnętrznych, a czasem klientów, śledzenie tego, co wydarzyło się podczas każdej telekonferencji, jest wyzwaniem.

Oprogramowanie do transkrypcji połączeń konferencyjnych wykorzystuje sztuczną inteligencję i NLP do automatycznej transkrypcji spotkań w czasie rzeczywistym — co oznacza, że ​​będziesz mieć pisemny zapis połączeń konferencyjnych, do którego możesz się odwoływać i udostępniać innym. Co więcej, nie ma już potrzeby zlecania transkrybentów na zewnątrz.

Ale dlaczego powinieneś używać wysokiej jakości narzędzi do transkrypcji połączeń i jakie platformy są najlepsze do rozważenia?

Czytaj dalej, aby się dowiedzieć.

Spis treści

• Jakie są zalety transkrypcji połączeń konferencyjnych?
• Jakie są najlepsze usługi transkrypcji połączeń konferencyjnych?
• Trint
• Wydra
• Sonix
• Szczęśliwy skryba
• Oprogramowanie do nagrywania rozmów z funkcjami transkrypcji

Jakie są zalety transkrypcji połączeń konferencyjnych?

(Źródło obrazu)

Istnieje kilka oczywistych zalet narzędzi do transkrypcji biznesowej.

Świadomość, że w przyszłości będą zapisy, do których można się odwołać, oznacza koniec wściekłego robienia notatek podczas spotkania, większy nacisk na rozmowy telefoniczne i odpowiedzialność zarówno pracowników, jak i klientów.

Kiedy jesteś w stanie wydobyć więcej ze spotkań osobistych i online — i kiedy możesz łatwo odwołać się do tego, co w nich omówiłeś — możesz również zmniejszyć liczbę spotkań, które musisz odbyć.

Biorąc pod uwagę, że 45% członków zespołu twierdzi, że są przytłoczeni ilością cotygodniowych spotkań w pracy, im mniej spotkań — i im bardziej efektywne są te, które masz — tym lepiej.

Ale istnieje wiele innych powodów, dla których posiadanie transkrypcji połączeń konferencyjnych jest ogromną korzyścią. Poniżej omówimy, jak bardzo mogą pomóc transkrypcje.

Szybko znajdź niezbędne informacje

Połączenia konferencyjne to skuteczny sposób na burzę mózgów, aktualizowanie lub szkolenie całych działów oraz przeprowadzanie istotnych spotkań z klientami i wyższą kadrą zarządzającą.

Ale biorąc pod uwagę, że przeciętna rozmowa konferencyjna trwa od 45 do 60 minut, słuchanie nagrań w celu znalezienia konkretnych informacji może pochłonąć mnóstwo cennego czasu (nie wspominając o powodowaniu niekończącej się frustracji).

Posiadanie transkrypcji rozmów ułatwia znalezienie dokładnego punktu rozmowy, do którego trzeba się odwołać. Możesz użyć paska wyszukiwania, aby wyszukiwać według słów kluczowych lub użyć funkcji wykrywania mówców, aby posortować według osoby mówiącej.

Nie tylko oszczędza to czas, ale także oznacza, że ​​ważne szczegóły — zwłaszcza czynności i zadania wymagające kontynuacji — nie zostaną przeoczone.

Ulepszone pozycjonowanie stron internetowych

SEO, skrót od Search Engine Optimization, pomaga podnieść pozycję witryny Twojej firmy w wynikach wyszukiwania i uzyskać więcej wizyt w witrynie od osób, które są najbardziej skłonne do zakupu Twojego produktu lub usługi.

Biorąc pod uwagę, że blisko 70% wszystkich doświadczeń online zaczyna się od wejścia do wyszukiwarki takiej jak Google lub Bing, SEO odgrywa ogromną rolę w sukcesie Twojej firmy.

Jednym ze sposobów na ulepszenie strategii SEO jest przesłanie transkrypcji do witryny internetowej firmy. Czytanie dłuższych treści, takich jak ta, nie tylko utrzymuje odwiedzających na dłużej w Twojej witrynie (zwiększając wynik SEO), ale także daje możliwość umieszczenia większej liczby słów kluczowych w Twojej witrynie.

Ponadto potencjalni klienci będą mogli dokładnie przyjrzeć się, jak działa Twoja firma.

Unikalne podejście do oceny pracowników

Analiza połączeń i KPI zapewniają ważny wgląd w zachowanie i produktywność pracowników.

Menedżerowie mogą zobaczyć liczbę połączeń, które agent wykonuje dziennie, ile przegapili, ile czasu spędzają na telefonie i inne istotne informacje.

Jednak same dane rzadko kiedy opowiadają całą historię.

Przeglądanie transkrypcji ze spotkań zapewnia bardziej subiektywne spojrzenie na pracowników i wychwytuje szczegóły, których same liczby po prostu nie mogą.

Na przykład przedstawiciel obsługi klienta może mieć niższy wskaźnik rozwiązywania pierwszego połączenia niż byś chciał, ale może stale dzielić się doskonałymi pomysłami i udzielać ważnych informacji zwrotnych podczas spotkań. Transkrypcje rozmów są skutecznym i unikalnym sposobem identyfikacji liderów w Twojej firmie, którzy w innym przypadku mogliby pozostać niezauważeni.

Podobnie możesz użyć transkrypcji, aby zobaczyć, kto się nie odzywa, dzięki czemu możesz zachęcić ich do dzielenia się swoimi pomysłami w przyszłości lub ocenić, czy są tak zaangażowani, jak powinni.

Zwiększona przejrzystość

Około 66% dzisiejszych konsumentów twierdzi, że przejrzystość marki jest jedną z najważniejszych rzeczy, na które zwracają uwagę przy podejmowaniu decyzji, z kim robić interesy.

Gdy masz pod ręką transkrypcje rozmów, możesz je łatwo wysyłać pocztą elektroniczną do interesariuszy, członków zarządu, klientów i innych pracowników. Nie tylko poprawia to reputację Twojej firmy, ale także sprawia, że ​​Twoi konsumenci czują się bardziej doceniani i włączani w Twoje codzienne działania.

Ten poziom przejrzystości pozwala zapobiegać nieporozumieniom lub szybko je wyjaśniać.

Oczywiście przejrzystość i zgodność idą w parze.

Zgodność z przepisami branżowymi i ochrona prawna

W zależności od branży, w której pracujesz, Twoja firma może być prawnie zobowiązana do rejestrowania i dostarczania transkrypcji wszystkich Twoich połączeń konferencyjnych. Jest to szczególnie powszechne w branży finansowej i prawnej, a także w niektórych platformach sprawozdawczych i dziennikarskich.

Ale nawet jeśli nie musisz transkrybować swoich połączeń, zapewnia to doskonałą ochronę prawną.

Na przykład – klient twierdzi, że dostarczyłeś ustną umowę, obiecując mu, że projekt będzie kosztował określoną kwotę pieniędzy lub zostanie ukończony w określonym czasie. Teraz klient twierdzi, że nie dotrzymałeś swojej części umowy — nawet jeśli wiesz, że nigdy nie złożyłeś obietnic, o których mówi, że zrobiłeś.

Aby uniknąć potencjalnego procesu sądowego, grzywien lub niekończących się spotkań z klientami, wystarczy pokazać klientowi transkrypcję (a jeśli zostaniesz o to poproszony, dostarczyć również samo nagranie).

Po prostu upewnij się, że znasz przepisy dotyczące nagrywania rozmów w swoim stanie, zanim zdecydujesz się nagrywać i transkrybować rozmowy z osobami trzecimi.

Dostępność

W dzisiejszym świecie ważne jest, aby Twoje materiały promocyjne, witryna internetowa, spotkania wideo i nie tylko były jak najbardziej dostępne.

Przepisując rozmowy biznesowe i konferencje, zapewniasz, że osoby niesłyszące lub które nie mogą uczestniczyć w spotkaniach z powodu niepełnosprawności, nadal mogą w nich uczestniczyć.

Ale nie chodzi tylko o dostępność dla osób niepełnosprawnych.

Słaby dostęp do Internetu ze względu na lokalizację lub dostawcę może oznaczać, że konferencje wideo lub audio są niestabilne, co powoduje, że uczestnicy tracą kluczowe informacje. Transkrypcja pomaga wypełnić luki i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.

Pamiętaj, że niektórzy ludzie po prostu lepiej się uczą i zapamiętują, czytając niż słuchając. Osoby, które mogą „wyłączyć się” podczas połączenia konferencyjnego, mogą skupić się na laserze podczas przeglądania transkrypcji. Choć może się to wydawać drobnym szczegółem, dostosowanie się do różnych stylów uczenia się może mieć duży wpływ na satysfakcję pracowników i ogólną produktywność.

Transkrypcje zapewniają również dostępność, dając pracownikom i klientom, którzy nie byli w stanie zorganizować pierwszego spotkania, sposób na przejrzenie tego, co zostało omówione.

Dodatkowo, ponieważ mogą wyszukiwać według słów kluczowych, ci, którzy nie mają czasu na przeczytanie całej transkrypcji, mogą łatwo znaleźć sekcje najbardziej odpowiadające ich zainteresowaniom.

Bardziej szczegółowe informacje o klientach

Oprócz dostarczania kierownictwu informacji o pracownikach, transkrypcje są również doskonałym sposobem, aby dowiedzieć się więcej o swoich klientach.

Przeglądanie transkrypcji spotkań z klientami, a nawet spotkań wewnętrznych z zespołem ds. badań rynku, pomaga zrozumieć powtarzające się problemy klientów, pożądane produkty lub usługi oraz czego oczekują od Twojej marki.

Transkrypcje te mogą również zapewnić cenny wgląd w prognozowanie trendów, dane demograficzne klientów oraz ulepszanie prezentacji sprzedażowych i szkoleń pracowników.

Do celów archiwizacji

Wreszcie transkrypcje połączeń konferencyjnych pomagają w tworzeniu solidnej dokumentacji i archiwów firmy.

Transkrypcje te mogą być przeglądane przez urzędników ds. zgodności, konsultantów, kierownictwo wyższego szczebla oraz podczas przeglądu na koniec roku lub posiedzeń zarządu. Twoi pracownicy mogą sami przeglądać swoje wyniki, czytając transkrypcje, identyfikując swoje mocne i słabe strony.

Łatwo jest również błyskawicznie udostępniać notatki ze spotkań i najważniejsze momenty na żądanie, pobierając je bezpośrednio z transkrypcji.

Ponadto rozmiary plików transkrypcji są zwykle znacznie mniejsze niż pliki wideo, więc przesłanie ich do chmury lub do witryny zajmie znacznie mniej miejsca.

Najlepsze usługi transkrypcji połączeń konferencyjnych?

Poniżej przedstawiamy niektóre z najpotężniejszych programów do transkrypcji połączeń, w tym:

• Trint
• Wydra
• Sonix
• Szczęśliwy skryba

Trint

Trint to oprogramowanie do transkrypcji dźwięku AI, któremu zaufały The Washington Post, Airbnb, Nike i Associated Press.

Wykorzystuje automatyczne rozpoznawanie mowy (ASR) i przetwarzanie języka naturalnego (NLP), aby zapewnić szybki czas realizacji transkrypcji i zapewnić 99% dokładności transkrypcji. Funkcja transkrypcji w czasie rzeczywistym oferuje transkrypcje na żywo z mowy na tekst w zaledwie 3 sekundy w 15 różnych językach. Te transkrypcje w czasie rzeczywistym działają z kilkoma formatami przesyłania strumieniowego, w tym RTSP, RTMP i HLS. Możesz łatwo zweryfikować poprawność transkrypcji, słuchając jej dźwięku, gdy słowa pojawiają się na ekranie.

Trint jest również wyposażony w narzędzie do budowania słownictwa, które pozwala użytkownikom tworzyć listy niestandardowych fraz i słów, których transkrypcja AI może nie wychwycić. Zwykle obejmują one takie rzeczy, jak nazwiska pracowników, nazwy marek, żargon i żargon firmowy, różna pisownia słów i wiele innych. Oznacza to mniej błędów w transkrypcjach.

Narzędzia edytora ułatwiają edytowanie transkrypcji, poprawianie błędów i błędów ortograficznych, nazywanie mówców i nie tylko. Użytkownicy mogą znajdować i zamieniać słowa, przekreślać je, wstrzymywać i podświetlać za pomocą narzędzia do edycji. Ponadto klienci często wspominają o łatwości użytkowania w recenzjach i opiniach.

Inne funkcje obejmują:

• Transkrypcja w 31 językach
• Imiona mówców
• Dodawaj komentarze, podkreślenia i znaczniki do transkrypcji
• Przeszukiwalne transkrypcje
• Obszary robocze, dzięki którym tylko użytkownicy z uprawnieniami mogą uzyskać dostęp/edytować transkrypcję
• Regulowane kody czasowe w celu dopasowania do pliku źródłowego
• Interfejsy API i integracje z Zoom, Zapier i Adobe Premiere Pro
• Certyfikat zgodności z ISO 27001 i zgodność z PCI DSS
• Przesyłaj transkrypcje jako pliki .mp3, .aac, .mp4, .avi, .mov, .wma i .wav
• Eksportuj transkrypcje jako .docx, .txt, .stl, .html, .cvs i inne formaty plików
• Aplikacja mobilna na iPhone'a

Trint ma bezpłatny okres próbny i trzy płatne plany: indywidualny, zespołowy i korporacyjny. Cennik nie jest publicznie dostępny na stronie Trint.

Najlepsze dla: Trint to narzędzie dla organizacji prasowych i indywidualnych dziennikarzy, którzy mają godziny wywiadów i spotkań do transkrypcji niemal codziennie. Oznacza to, że jest to również idealne rozwiązanie dla zespołów zdalnych o dużej liczbie spotkań w tygodniu, które często publikują lub udostępniają transkrypcje spotkań (raz w tygodniu lub częściej).

Wydra

Otter.ai to wspomagany sztuczną inteligencją i funkcją Ambient Voice Intelligence asystent i narzędzie do transkrypcji, któremu zaufały firmy The Verge, Columbia University, IBM, Dropbox i ProPublica.

Jedną z jego najważniejszych funkcji jest Podsumowanie najważniejszych wydarzeń, które pomaga użytkownikom śledzić działania i kluczowe wnioski ze spotkania. Każdy użytkownik może wyróżnić najważniejsze części spotkania bezpośrednio w transkrypcji na żywo — eliminując potrzebę robienia notatek. Wybrane przez każdego użytkownika najważniejsze informacje są udostępniane wszystkim uczestnikom spotkania w czasie rzeczywistym i automatycznie synchronizowane. Pod koniec każdej konferencji uczestnicy otrzymują podsumowanie z zaznaczonych notatek do przeczytania lub udostępnienia.

Użytkownicy mogą udostępniać nagrania rozmów konferencyjnych na żywo i/lub po spotkaniu prywatnie za pośrednictwem poczty e-mail lub łącza do udostępniania.

Integruje się również z Google G Suite i Microsoft Office 365, aby zsynchronizować się z kalendarzem biznesowym i udostępnić listę uczestników, plany spotkań i tytuły spotkań.

Otter ma trzy dostępne plany: Basic, Pro i Business. Plan podstawowy jest bezpłatny, plan Pro to 8,33 USD/użytkownika miesięcznie, a plan biznesowy to 20,00 USD/użytkownika miesięcznie. Ma również bezpłatną wersję próbną płatnych planów.

Wszystkie plany Otter, w tym darmowa wersja, mają następujące funkcje:

• Transkrypcja w czasie rzeczywistym
• Aplikacje na smartfony z systemem iOS i Android
• Nagrywanie i odtwarzanie z prędkością 0,05x, 1x i 2x
• Transkrypcja w czasie rzeczywistym
• Identyfikacja mówcy
• Szukaj według słów kluczowych
• Podsumowanie generowania słów kluczowych i chmury słów
• Edytuj, zaznaczaj, komentuj i dodawaj obrazy do transkrypcji
• Eksportuj pliki audio i tekstowe (format TXT)
• Synchronizuj nagrania w chmurze Zoom
• Uporządkuj transkrypcje według folderu

Poniższa tabela przedstawia różnice między trzema planami i dodatkowymi funkcjami.

Najlepsze dla: Wydra jest szczególnie popularna w sektorze edukacyjnym, zwłaszcza że zdalne uczenie się staje się coraz bardziej powszechne. Uczniowie używają go do przeglądania wykładów i notatek, podczas gdy profesjonaliści zajmujący się edukacją mogą sprawdzać wyniki profesorów. Jest to również idealne rozwiązanie dla firm z różnych branż, które potrzebują darmowego konta z możliwością nagrywania krótszych spotkań. Co więcej, jest to dobry wybór dla tych, którzy korzystają z wideokonferencji Zoom, ale potrzebują dodatkowych funkcji transkrypcji.

Sonix

Sonix to zautomatyzowane oprogramowanie do transkrypcji, które zgodnie z ich witryną internetową zostało niezależnie sprawdzone jako najdokładniejsza usługa transkrypcji na żywo.

Narzędzie jest szczególnie cenione za zaawansowaną integrację z popularnymi platformami do konferencji internetowych. Integruje się z:

• Powiększenie
• Iść na spotkanie
• Spotkanie Google
• Cisco WebEx
• RingCentral
• Zespoły Microsoft
• Niebieskie dżinsy
• UberKonferencja

Sonix oferuje również zaawansowaną transkrypcję, udostępnianie audio i wideo — co oznacza, że ​​możesz udostępniać coś więcej niż tylko samą transkrypcję.

Użytkownicy mogą łatwo wyróżniać sekcje wideo lub audio, aby tworzyć mniejsze klipy, przesyłać adresy URL pełnych transkrypcji do swojej witryny internetowej lub korzystać z wbudowanego odtwarzacza multimedialnego, który można dostosować do swojej witryny. Analityka mediów umożliwia śledzenie wyświetleń, liczby pobrań i nie tylko. Ponadto możesz łatwo udostępniać transkrypcje na Twitterze, Instagramie, LinkedIn i Facebooku.

Aby zapewnić lepszą organizację, użytkownicy mogą tworzyć niestandardowe foldery z określonymi uprawnieniami, wyszukiwać poszczególne transkrypcje według słowa, tworzyć niestandardowe etykiety, a nawet przeszukiwać wszystkie zapisane transkrypcje według słowa lub frazy.

Jest to również wyjątkowe narzędzie, ponieważ oferuje automatyczne napisy kodowane do nagrań wideo, dzięki czemu jest dostępną opcją.

Sonix oferuje bezpłatną wersję próbną, która obejmuje 30 minut bezpłatnej transkrypcji. Ma trzy płatne plany, w tym jedną opcję pay-as-you-go. Wszystkie plany Sonix obejmują takie funkcje, jak:

• Ponad 40 języków transkrypcji, w tym dialekty i akcenty
• Edytor w przeglądarce
• Oznaczenia głośników dla maksymalnie 6 głośników
• Przeszukiwalne transkrypcje
• Niestandardowe foldery i pliki
• Sygnatury czasowe słowo po słowie
• Notatki i komentarze w transkrypcie
• Połącz pliki audio z istniejącą transkrypcją
• Słownik niestandardowy
• Eksportuj transkrypcje w formatach plików, takich jak MS Word, DOCX, TXT i PDF
• Eksport napisów (formaty SRT, VTT)
• Natychmiastowe udostępnianie klipów i udostępnianych linków do transkrypcji
• Wbudowany odtwarzacz multimedialny
• Udostępnianie transkrypcji tylko do odczytu
• SSL i uwierzytelnianie dwuskładnikowe

Poniższa tabela przedstawia różnice między planami Standard, Premium i Enterprise.

Najlepsze dla: Sonix to doskonały wybór dla małych i średnich firm, które mają tylko okazjonalną potrzebę transkrypcji spotkań i dlatego najbardziej skorzystałyby na planie płatności zgodnie z rzeczywistym użyciem. Jest to również idealne rozwiązanie dla osób poszukujących bogatego w funkcje rozwiązania do transkrypcji, które umożliwia osadzanie zarówno nagrań dźwiękowych, jak i transkrypcji bezpośrednio w witrynie. To sprawia, że ​​jest to dobra opcja dla sprzedawców internetowych, gospodarzy podcastów, studentów i prawników, a także dla firm o silnej obecności w mediach społecznościowych.

Szczęśliwy skryba

Happy Scribe to oprogramowanie do automatycznej transkrypcji i narzędzie do tworzenia napisów, któremu zaufało ponad 300 000 klientów, w tym BBC, USA Today, ONZ i Forbes.

Jedną z najbardziej przydatnych funkcji jest funkcja pomocnika korekty. Zamiast czytać całe transkrypcje w poszukiwaniu potencjalnych błędów, ta funkcja automatycznie odnotowuje, gdzie oprogramowanie miało problemy z poprawną identyfikacją słów. Posiada również zaawansowane narzędzie interpunkcyjne, które automatycznie określa, gdzie należy uwzględnić przecinki, kropki, znaki zapytania i kropki. Happy Scribe automatycznie wstawia podziały akapitów po wykryciu nowego mówcy.

Otrzymanie pierwszego szkicu godzinnych nagrań zajmuje mniej niż 20 minut, oprócz automatycznych transkrypcji na żywo.

Interfejs API Happy Scribe integruje się z wieloma aplikacjami innych firm, w tym:

• Luźny
• Dropbox
• Arkusze Google i Dokumenty Google
• Zapier
• Trello
• YouTube i Vimeo
• Nadmuchiwany
• Skrzynka
• Gmail

Happy Scribe oferuje bezpłatną wersję próbną i jest całkowicie płatny zgodnie z rzeczywistym użyciem (co oznacza, że ​​nie ma planów warstwowych, tylko dodatkowe godziny nagrywania/transkrypcji). Możesz kupić pojedyncze godziny lub ustawić odstępy co 1 godzinę, 25 godzin , 50 godzin lub 75 godzin. Nie ma daty wygaśnięcia z godzinami pracy i możesz ustawić automatyczne doładowania, gdy saldo się wyczerpie.

Inne funkcje zawarte w planie Happy Scribe to:

• Podświetlanie tekstu
• Skomentuj transkrypcje
• Kodowanie kolorami
• Regulowana prędkość nagrywania odtwarzania
• Znajdź i zamień słowa
• Zarządzanie kodami czasowymi
• Spersonalizowane słownictwo
• Wbudowany odtwarzacz transkrypcji
• Udostępnianie linków
• Transkrypcje dostępne w ponad 119 językach
• Dostęp zespołu i współpraca nad transkrypcjami
• Eksportuj transkrypcje w formatach PDF, zwykły tekst, interaktywny HTML i Microsoft Word

Poniższa tabela przedstawia ceny za godzinę.

Najlepsze dla: Happy Scribe jest najlepsze dla małych i średnich firm poszukujących narzędzia do transkrypcji z elastyczną strukturą cenową, która zapewnia dobrą współpracę zespołową w zakresie transkrypcji. Firmy, które potrzebują osadzonych nagrań audio z napisami i transkrypcjami w różnych językach, również skorzystają z Happy Scribe.

Oprogramowanie do nagrywania rozmów z funkcjami transkrypcji

Transkrypcja połączeń konferencyjnych to prosty sposób na zwiększenie produktywności spotkań, śledzenie działań i nowych pomysłów oraz ochronę firmy w przypadku problemów prawnych.

Oprogramowanie do nagrywania rozmów rejestruje zarówno indywidualne rozmowy telefoniczne, jak i większe spotkania grupowe i często obejmuje usługi nagrywania transkrypcji. Podobnie jak w przypadku aplikacji do transkrypcji, użytkownicy mogą natychmiast wyświetlać, udostępniać i edytować te transkrypcje nagrań.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Nasz prosty przewodnik, który pomoże Ci zrozumieć platformy nagrywania rozmów, pomoże Ci poznać najlepsze narzędzia na rynku, dowiedzieć się, na co zwrócić uwagę u dostawcy i które funkcje wyróżniają się.