Przewodnik kupującego po narzędziach planowania sal konferencyjnych
Opublikowany: 2016-09-21Solidną część naszego czasu w pracy spędzamy na spotkaniach i salach konferencyjnych, aby współpracować i załatwiać sprawy. Charakter sal konferencyjnych pozwala na otwartą przestrzeń do bogatej współpracy grup o dowolnej wielkości. Ale czy Twój zespół kiedykolwiek przypadkowo zarezerwował dwa spotkania w tej samej sali bez jasnej informacji o tym, kto będzie, gdzie i kiedy? A może spotkanie zostało przerwane pukaniem do drzwi, zastanawiając się, jak długo jeszcze będzie Twój zespół – albo nawet natkniesz się na „zajętą” salę konferencyjną, w której nikogo nie będzie?
Bez jasnego harmonogramu i organizacji łatwo wpaść w niezręczne konflikty w harmonogramie. Oczywiście można to wszystko zrobić na papierze, za pośrednictwem sieci e-mail lub pokoju Slack przeznaczonego do planowania sal konferencyjnych – ale co by było, gdyby istniało rozwiązanie, które działa podobnie jak inne aplikacje do współpracy zespołowej? Na szczęście, wraz z rozwojem rozwiązań opartych na chmurze, wydaje się, że każda okazja do skorzystania z elastycznej, zawsze połączonej platformy jest realizowana – nawet w przypadku planowania sal konferencyjnych.
Więc co to jest?
Narzędzia do planowania konferencji to po prostu elastyczne platformy oparte na chmurze, dzięki którym cały Twój zespół może rezerwować, planować, anulować, aktualizować lub śledzić dostępność i harmonogram sal konferencyjnych. Rozwiązania te zazwyczaj obejmują aplikację „homebase”, w której wprowadzane są informacje, na przykład, które sale konferencyjne znajdują się w budynku, które sale są zajęte na jakie spotkanie i jak długo.
Łatwe planowanie
Ponieważ są one oparte na chmurze, można uzyskać do nich dostęp z telefonu, komputera lub tabletu w dowolnym momencie, o ile urządzenie jest połączone z Internetem. Będziesz także mógł zobaczyć te same dokładne informacje bez względu na platformę, na której otworzysz aplikację lub porę dnia. Te aplikacje „homebase” pozwolą również na integrację z wieloma popularnymi aplikacjami kalendarza, dzięki czemu Twój zespół będzie mógł naprawdę śledzić i nigdy nie przegapić ważnego spotkania lub zmiany w harmonogramie. W ten sposób możesz po prostu zaplanować sale bezpośrednio w kalendarzu podczas tworzenia wydarzenia, a to zaktualizuje rozwiązanie do planowania sal konferencyjnych, aby wyświetlało prawidłowe informacje o czasie i lokalizacji.
Przekształć się w inteligentne biuro z inteligentnymi salami konferencyjnymi
Jednak poza instalacją aplikacji na komputerze służbowym lub telefonie komórkowym, drugim aspektem narzędzi do planowania sal konferencyjnych jest możliwość integracji z wyświetlaczami sprzętowymi znajdującymi się poza każdą salą konferencyjną.
Przy pewnej początkowej inwestycji Twój zespół może wyposażyć każdą salę konferencyjną w biurze w iPada lub tablet z systemem Android, aby wyświetlać wszystkie informacje dotyczące harmonogramu skonfigurowane w Twoich aplikacjach, takie jak całodniowy harmonogram spotkań, które będą się odbywać w tej sali, jakie trwa spotkanie lub prawie wszystkie inne informacje, które Twój zespół uzna za istotne. To jest potęga chmury, która znów się pojawia, gdy wszystkie urządzenia wyświetlające są podłączone do sieci i rozwiązania do planowania sal konferencyjnych, informacje będą aktualizowane na bieżąco i zdalnie, nawet jeśli utkniesz w domu lub w pociągu metra późno. W ten sposób każdy, kto podejdzie do drzwi sali konferencyjnej, może po prostu spojrzeć na zamontowany wyświetlacz i szybko dowiedzieć się, czy pomieszczenie jest używane i kiedy będzie wolne.
Jakie są korzyści?
1. Łatwe planowanie sali konferencyjnej
Dzięki jednej scentralizowanej platformie, która integruje się bezpośrednio i zgrabnie z dowolnym kalendarzem, który już znasz, narzędzia te mają na celu uczynienie procesu planowania i utrzymywania harmonogramu stosunkowo prostym. Nie ma już dni polowania na pusty pokój lub irytujących przerw rozpraszających Twój zespół dzięki zamontowanym na ścianie wyświetlaczom na zewnątrz każdej sali konferencyjnej. W przypadku niektórych rozwiązań użytkownicy mogą nawet zameldować się, aby ogłosić swoją obecność, a jeśli Twój zespół zakończy pracę wcześniej, aplikacja może zostać natychmiast zaktualizowana, aby pokazać pokój jako wolny. I oczywiście, ponieważ wszystko działa w chmurze, możesz być na bieżąco z dowolnego miejsca, nawet zdalnie.
2. Wzrost produktywności
Wydajność jest absolutnym kluczem do produktywności. Skrócenie czasu przestojów i usunięcie ograniczeń lub problemów związanych z szukaniem utraconych informacji to absolutna strata czasu. Dzięki jednemu rozwiązaniu do obsługi wszystkich informacji dotyczących planowania sali konferencyjnej w chmurze, Twój zespół może mieć pewność, że wszystko jest aktualne i prawidłowe. Zamontowane wyświetlacze bardzo ułatwiają szybkie odnalezienie harmonogramu dnia lub zlokalizowanie pustego pokoju, a mniej przerw oznacza rozproszenie uwagi i przestoje. Niektóre rozwiązania programowe pozwolą nawet użytkownikom aktualizować, zmieniać lub rezerwować salę konferencyjną bezpośrednio z wyświetlacza naściennego, a członkowie zespołu mogą się zameldować po przybyciu, aby przed rozpoczęciem spotkania wiedzieć, kogo brakuje.
3. Korzystanie z chmury
Podobnie jak w przypadku wszystkich aplikacji opartych na chmurze, te rozwiązania do planowania sal konferencyjnych w pełni wykorzystują sieć w chmurze, z której korzystają, pozwalając na uzyskanie trwałych informacji bez względu na to, gdzie i jak się łączysz. Dopóki Twoje urządzenie jest połączone z Internetem, będziesz mógł się zalogować i przejrzeć najnowszy harmonogram lub wprowadzić niezbędne zmiany. Jeśli Twój zespół zdecyduje się w pełni wykorzystać i zintegrować wyświetlacze sprzętowe poza salami konferencyjnymi, wykorzystanie sieci w chmurze jest absolutnym kluczem do działania tego typu systemu. Nawet Twoi pracownicy zdalni będą o tym wiedzieć, a administratorzy mogą zdalnie wprowadzać wszelkie zmiany w wyświetlaniu sprzętu. Dzięki chmurze, jeśli spotkanie będzie krótkie, a sala się otworzy, po prostu zaktualizuj informacje na wyświetlaczu lub w telefonie, a wszyscy inni w Twojej sieci od razu się dowiedzą.

Identyfikacja Twoich potrzeb
Oczywiście przy każdym rozwiązaniu pojawia się konkretny przypadek użycia lub scenariusz, który próbuje rozwiązać. Jednak w przypadku tych narzędzi do planowania sal konferencyjnych prawie każdy zespół, który opiera się na spotkaniach i dysponuje dużą liczbą sal, które mogłyby skorzystać na odpowiednim zarządzaniu i planowaniu, może w pełni skorzystać. Oczywiście, jeśli Twój zespół jest mniejszy, a Twoje biuro ogranicza się do jednej lub dwóch sal konferencyjnych, to oprogramowanie może wydawać się trochę niepotrzebne. Twierdzę jednak, że nawet jeśli jesteś małym zespołem z tylko jedną salą konferencyjną, rozwiązanie tego rodzaju może przynieść korzyści Twojemu biuru – w ten sposób wiele zespołów nie musi konkurować ani martwić się o to, kto jest w pomieszczeniu.
Najlepszym przypadkiem użycia rozwiązania do planowania sal konferencyjnych byłyby najprawdopodobniej duże organizacje z dużymi zespołami. Niezależnie od tego, czy w Twoim biurze jest tylko 5 czy 100 sal konferencyjnych, każde narzędzie, którego Twoja firma może użyć, aby utrzymać porządek i synchronizację w całym biurze, pomoże znacznie skrócić przestoje. Jeśli masz dużą liczbę osób, a nie bardzo wiele sal, te rozwiązania mogą zdziałać cuda w ograniczeniu przerw lub zepsuciu ostatniego otwarcia w sali konferencyjnej B. Jeśli Twój zespół jest duży i masz dużą liczbę sale konferencyjne, te rozwiązania pomogą Twojemu zespołowi być na bieżąco i wiedzieć, gdzie i kiedy być.
Na co zwrócić uwagę podczas zakupów?
1. Kompatybilność urządzenia
Oczywiście przy rozwiązaniu chmurowym najlepiej byłoby przyjąć rozwiązanie dostępne na jak największej liczbie urządzeń. Niezależnie od tego, czy są to tablety (zarówno Apple, jak i Android), komputery stacjonarne zarówno PC, jak i Mac, a także telefony z Androidem i Apple – nie chcesz wykluczyć, że znaczna część Twojej siły roboczej będzie korzystała z nowego rozwiązania. Biura o charakterze BYoD dołożą wszelkich starań, aby wybrane przez nie rozwiązanie było dostępne na jak największej liczbie platform.
2. Obsługa wyświetlacza sprzętowego
Chociaż te rozwiązania oferują solidną aplikację do prostego planowania i organizowania informacji w chmurze i w podróży, prawdziwa moc pochodzi z wyposażenia sal konferencyjnych w te wyświetlacze sprzętowe. Podobnie jak obsługa urządzeń, powinno znajdować się wysoko na liście, aby wyszukać rozwiązanie obsługujące te wyświetlacze sprzętowe i takie, które obsługuje największą liczbę wyświetlaczy – niezależnie od tego, czy są to iPady różnej generacji, czy różne style tabletów z Androidem.
3. Dołączony sprzęt
Może to być nieco trudniejsze, ale niektóre rozwiązania mogą oferować pakiety sprzętu z oprogramowaniem, aby adopcja była procesem jednego sklepu. Cena zakupu 20 zupełnie nowych iPadów sama w sobie może być wysoka, nie wspominając o sprzęcie montażowym lub obudowach wymaganych do prawidłowego ustawienia wyświetlaczy poza każdą salą konferencyjną. Niektórzy dostawcy mogą chcieć dorzucić pakiet sprzętu z subskrypcją ich usługi.
4. Zaawansowane raportowanie analityczne
Zbieranie danych jest potężnym zasobem, który można wykorzystać do poprawy lub wyeliminowania wszelkich problemów lub bolączek. Niektóre platformy w pełni wykorzystają informacje, które wrzucasz do rozwiązania, takie jak godziny planowania, najczęściej używane sale, typowa długość spotkań, i zapewniają dostęp do tych informacji, aby sformułować lepszy pomysł na to, jak naprawdę zwiększyć produktywność i skrócić przestoje.
5. Konfigurowalne wyświetlacze i ustawienia
Jeśli wszystkie te wyświetlacze sprzętowe po prostu pokazują nazwę sali konferencyjnej, czas i to, czy sala jest zajęta, ta sama praca może zostać wykonana przy znacznie mniej intensywnym rozwiązaniu. Jeśli jednak Twój wyświetlacz jest w pełni konfigurowalny i konfigurowalny, otwiera to nowy świat możliwości – wyświetlaj cały dzień harmonogramu, uczestników spotkania, krótką informację o dyskusji, wszystko, co Twój zespół może uważać za istotne. Niektóre rozwiązania umożliwiają nawet administratorom zablokowanie funkcji na tych wyświetlaczach tabletów, dzięki czemu nic nie zostanie zmienione przypadkowo.
6. Integracja kalendarza stron trzecich
Dzięki możliwości bezpośredniej integracji z jedną z wielu popularnych aplikacji kalendarza rozwiązania do planowania sal konferencyjnych wkroczą do Twojej codziennej pracy dzięki płynnemu przejściu, dostarczając Twojemu zespołowi niezbędnych informacji we właściwym miejscu, więc Todd tego nie robi. przegapił to spotkanie, ponieważ zapomniał sprawdzić swój drugi, zaplanowany konkretny kalendarz.