Koszt nieefektywnych spotkań i jak zidentyfikować problemy

Czy kiedykolwiek wyszedłeś ze spotkania, czując, że nic nie zostało osiągnięte? Być może pamiętasz, jak siedziałeś na spotkaniu i ciągle sprawdzałeś swój telefon, dyskutując w kółko o tych samych sprawach lub zastanawiając się, dlaczego w ogóle tam byłeś. Cóż, nie jesteś sam.

W obecnym klimacie biznesowym trudno znaleźć kogoś, kto lubi zwyczajne, rutynowe spotkania, które zdarzają się tak często. Wielu ciężko pracujących ludzi twierdzi, że na tych spotkaniach prawie nic się nie udaje, a więcej czasu na spotkania marnuje się, a nie na produktywność. Wychodzisz z tych nieefektywnych spotkań, czując się jeszcze bardziej zdziwiony niż wcześniej.

Spotkania mają zwiększać produktywność i pomagać wszystkim znaleźć się na tej samej stronie, a mimo to większość uczestników twierdzi, że podczas tych złych spotkań marnuje się dużo czasu na spotkania. Jednak efektywne spotkania z jasnym programem to chleb powszedni każdego udanego biznesu.

Spotkania są niezbędne, aby firma mogła się rozwijać z odpowiednią koordynacją zespołu i organizacją przepływu pracy. Prawidłowo wykonane, zawsze prowadzą do dodatniego zysku netto dla wszystkich zaangażowanych osób, a to właśnie chce osiągnąć każda firma. Dlaczego właściwie jest tak wiele problemów z wydajnością i co dokładnie można z tym zrobić?

Istnieje epidemia nieefektywnych spotkań w firmach na całym świecie, które prowadzą do ogromnych strat zarówno dla firm, jak i osób zaangażowanych. Najwyższy czas zająć się tym problemem i jest wystarczająco dużo zasobów, które pomogą nam rozwiązać ten problem raz na zawsze.

• Jaki jest rzeczywisty koszt nieefektywnych spotkań?
• Konsekwencje nieefektywności
• Co powoduje złe spotkania?
• Jak poprawić efektywność spotkań
• Cztery zalety aplikacji do obsługi konferencji internetowych
  1. Oszczędności kosztów
  2. Oszczędność czasu
  3. Większe zaangażowanie i produktywność
  4. Bezpieczeństwo
• 3 najlepsze rozwiązania do wideokonferencji
  • Skype dla firm
  • Spotkanie Google Hangouts
  • Powiększenie
  • Porównanie cen
• Nieefektywne spotkania są kosztowne, ale można ich uniknąć

Jaki jest rzeczywisty koszt nieefektywnych spotkań?

Według badania opublikowanego w European Journal of Work & Organization Psychology, nieefektywne spotkania w USA kosztują firmy do 37 miliardów dolarów rocznie. To 37 miliardów dolarów traconych co roku z powodu nieefektywnych spotkań, które skutkują obniżoną wydajnością pracy — a wszyscy wiemy, że czas = pieniądze. Tutejsze firmy ponoszą straty finansowe, którym w przeciwnym razie można by zapobiec.

Ta liczba może wydawać się absurdalna, ale biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności, staje się bardzo realna.

Nieefektywne spotkania zmniejszają produktywność w dni robocze, uczestnicy marnują swój cenny czas, który w innym przypadku można by poświęcić na bardziej produktywne zadania. 50% czasu spędzonego na spotkaniach nie daje żadnych pozytywnych rezultatów, i w ten sposób traci się produktywność i pieniądze.

Według HR Digest, profesjonaliści tracą 31 godzin produktywności na spotkaniach każdego miesiąca, a możesz sobie wyobrazić, co dzieje się z większymi firmami, które goszczą setki pracowników. Badania przeprowadzone przez Wolf Management Consultants wykazały, że 95% uczestników spotkania pomija część spotkań, a 39% twierdzi, że drzemie w sali konferencyjnej. Te potencjalne koszty powinny przychodzić na myśl podczas planowania kolejnego spotkania.

Konsekwencje nieefektywności

W następstwie zmniejszonej produktywności spowodowanej nieefektywnymi spotkaniami, niektóre z głównych konsekwencji to:

• Przerwa w pracy
• Przedłużone cykle decyzyjne
• Niższe morale pracowników
• Gorsza praca zespołowa
• Nieefektywny czas pracy
• I wreszcie potrzeba więcej spotkań

Wszystkie te konsekwencje prowadzą do poważnych strat dla firm, czy to czasu, czy pieniędzy. Nie można dokładnie obliczyć kosztów nieefektywnych spotkań, ale jasne jest, że takie zdarzenia mają kilka poważnych wad. Koszty można podsumować stratami czasu i pieniędzy, zmniejszeniem zaangażowania pracowników, morale zespołu i ogólną chemią zespołu.

Dobrą wiadomością jest to, że ten problem najprawdopodobniej ma rozwiązanie. Czas zidentyfikować główną przyczynę tego problemu, abyśmy mogli coś z tym zrobić. Wiele czynników prowadzi do nieefektywnych spotkań, więc przejdźmy dalej i zbadajmy niektóre z nich.

Co powoduje złe spotkania?

Wiele czynników powoduje, że spotkania są nieefektywne dla członków zespołu.

Samo zorganizowanie spotkania jest wystarczająco trudne, musimy się rozeznać, wymyślić plan działania, zebrać wszystkich w tej samej sali — to wszystko wymaga czasu i wysiłku. A to dopiero początek, bo w przypadku spotkań biznesowych są jeszcze bardziej złożone problemy.

Prawdopodobnie napotkałeś niektóre z tych problemów podczas spotkań:

• Osoby przyjeżdżające późno
• Nieustrukturyzowany zarys spotkania
• Brak jasnego celu
• Działania marnujące czas, takie jak jedzenie i sprawdzanie telefonu
• Powtórzenie tematu
• Brak komunikacji lub nadmierna komunikacja
• Kłótnie i walki w drużynie

Wszystkie te problemy zdarzają się codziennie i wszystkie prowadzą do nieefektywnych spotkań.

Niektórzy uczestnicy czują nawet, że w ogóle nie powinni tam być, ponieważ nie mają nic lub bardzo niewiele do wniesienia do tematu. Innym popularnym zarzutem jest to, jak trudno jest nadążyć za niektórymi tematami, zwłaszcza gdy istnieje wiele dokumentów do śledzenia. A jednak jest to konieczne, aby z każdego spotkania wyciągnąć jak najwięcej.

Doszliśmy do punktu, w którym takie problemy są nawet uważane za normalne, w końcu ciągle się powtarzają. W tym momencie wydaje się to prawie kwestią kulturową, jednak badania wyraźnie pokazują, że większość nieefektywnych spotkań sprowadza się do kwestii zarządzania.

Jeśli możemy zmienić sposób, w jaki podchodzimy do tych spotkań, w rezultacie możemy uzyskać lepsze spotkania.

Jak poprawić efektywność spotkań

Od lat prowadzone są badania nad maksymalizacją komunikacji biznesowej i istnieje kilka sprawdzonych metod, które mogą zwiększyć produktywność. Jednak dzisiaj mamy w rękach coś zupełnie innego i to właśnie nazywamy technologią.

A jeśli dzięki technologii możemy pozbyć się irytujących, nieefektywnych spotkań?

Cóż, jeśli zastanowimy się, w jaki sposób organizowane są standardowe spotkania, wydaje się, że technologia może pomóc w rozwiązaniu wielu problemów, przed którymi obecnie stoimy. Po pierwsze, może to radykalnie skrócić czas potrzebny na zorganizowanie spotkania i zaangażowanie wszystkich. Wydaje się, że najbardziej logicznym rozwiązaniem jest wykorzystanie całej niesamowitej technologii do organizacji spotkań. Może to wymagać od każdego korzystania z określonego sprzętu i oprogramowania, ale my już tutaj używamy naszych telefonów przez cały czas.

Dziesiątki osób biorących udział w spotkaniu przez telefon, jak to może działać?

Ale to działa i wiele firm już to wykorzystuje na swoją korzyść. Możesz po prostu zorganizować spotkanie, powiadomić wszystkich jedną prostą wiadomością, poinformować wszystkich o konspekcie, celu i udostępnić ważne dokumenty, do których każdy ma dostęp za pomocą telefonu. Gdy nadejdzie czas, uczestnicy zostaną powiadomieni wcześnie, aby wskoczyć do rozmowy za pomocą swojego ulubionego urządzenia.

Możemy nazwać tę technologię telefonią VoIP, oprogramowaniem do wideokonferencji lub konferencji internetowych, to nie ma znaczenia.

Jest to proces, który rozwiązuje wiele problemów, a wszystko, czego potrzeba, to stabilne połączenie internetowe.

Istnieje mnóstwo aplikacji do wideokonferencji VoIP opracowanych w celu poprawy komunikacji biznesowej i umożliwienia członkom zespołu współpracy przy użyciu wyłącznie Internetu. Możesz połączyć się z telefonem, laptopem, tabletem i wszystkim innym, co ma mikrofon, kamerę i ma dostęp do internetu.

Przyjrzyjmy się, w jaki sposób te aplikacje mogą pomóc w organizacji efektywnych spotkań.

Cztery zalety aplikacji do obsługi konferencji internetowych

W jaki więc sposób aplikacje do obsługi konferencji internetowych mogą nam w końcu pomóc w pozbyciu się nieefektywnych spotkań?

Z tymi aplikacjami wiąże się wiele korzyści, a niektóre z nich nie są nawet bezpośrednio związane z wydajnością. Mimo to, świat coraz bardziej przyzwyczaja się do działania online, te aplikacje są skonfigurowane tak, aby stać się standardową metodą komunikacji biznesowej.

Korzystanie z aplikacji do obsługi konferencji internetowych ma cztery proste korzyści:

1. Oszczędności kosztów

Efektywność kosztowa jest prawdopodobnie najważniejszą rzeczą, jaką mają do zaoferowania aplikacje do obsługi konferencji internetowych. Zamiast wydawać pieniądze na miejsca, zarządzanie i inne wydatki na spotkania, wystarczy zainwestować w prostą aplikację, przeszkolić swoich pracowników, jak z niej korzystać… i to wszystko!

Chociaż działa to dla wszystkich rodzajów firm, jest jeszcze lepsze dla tych, które w większości działają zdalnie, ponieważ unikasz ogromnych kosztów organizacji spotkania poza biurem.

Oszczędności są ogromne, ale te aplikacje naprawdę błyszczą, oszczędzając czas.

2. Oszczędność czasu

Jeśli jeszcze tego nie wiesz, konferencje internetowe pozwolą Ci zaoszczędzić cenny czas. Oprócz znalezienia miejsca z przyzwoitym połączeniem internetowym, nie ma żadnych innych wymagań, aby dołączyć do spotkania z innymi członkami zespołu.

Łączenie się ze spotkaniami jest proste, a także na czas otrzymujesz powiadomienia, dzięki czemu nie zapomnisz. Ponadto większość aplikacji umożliwia przesyłanie wiadomości i udostępnianie plików, dzięki czemu możesz być na bieżąco z ważnymi informacjami i dokumentami związanymi ze spotkaniem.

Jeśli chcesz zaoszczędzić czas, nie ma lepszego sposobu na to.

3.Większe zaangażowanie i produktywność

Badania wykazały, że funkcje konferencji internetowych, takie jak udostępnianie ekranu, przekładają się na lepsze zaangażowanie i zwiększoną produktywność. Istnieją również inne funkcje, takie jak udostępnianie ekranu, o których wspomnieliśmy powyżej, które również pomagają zwiększyć produktywność.

Nie jest to niespodzianką — aplikacje do obsługi konferencji internetowych zostały zbudowane z myślą o produktywności i nie ma wątpliwości, że z biegiem czasu będzie się poprawiać.

Wraz z rozwojem technologii, takich jak przetwarzanie w chmurze, spodziewamy się ogromnego wzrostu zarządzania online i produktywności, a wszystkie firmy powinny mieć to na oku.

4. Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo jest ogromnym priorytetem dla wielu firm, a VoIP jest znacznie bezpieczniejszą formą technologii w porównaniu z tradycyjnymi formami, takimi jak e-mail lub rozmowy telefoniczne.

Większość komunikacji udostępnianej za pośrednictwem tych platform jest bezpieczna i istnieją dodatkowe opcje, które mogą zapewnić jeszcze większe bezpieczeństwo w przypadku tajnych informacji.

To tylko cztery podstawowe korzyści płynące z konferencji internetowych, które mogą pomóc w poprawie wydajności spotkań i rozwoju firmy, a wciąż istnieje wiele innych mniejszych korzyści, które mogą się również przydać.

Na domiar złego istnieje wiele opcji, z których możesz wybierać, decydując się na dostawcę VoIP.

Oto krótka lista niektórych z najpopularniejszych programów używanych obecnie do konferencji internetowych:

3 najlepsze rozwiązania do wideokonferencji

Istnieje wiele opcji, jeśli chodzi o wydajne konferencje internetowe, a firmy mają swobodę wyboru najlepszego dopasowania. Większość oprogramowania do obsługi konferencji internetowych jest oferowana indywidualnie, jednak niektóre opcje są dodatkowym dodatkiem do platform komunikacji biznesowej z pełną obsługą.

Skype dla firm

Skype dla firm, znany również jako Office 365, to flagowy produkt firmy Microsoft do komunikacji biznesowej online.

To potężne narzędzie do współpracy online z nowoczesnymi rozwiązaniami, które umożliwiają efektywną komunikację biznesową. Dzięki usłudze Office 365 użytkownicy uzyskują dostęp do aplikacji pakietu Office, wiadomości, połączeń, miejsca do przechowywania online oraz możliwości organizowania dużych spotkań zespołowych z takimi funkcjami, jak udostępnianie ekranu i plików.

Skype dla firm to popularne rozwiązanie dla firm, które chcą rozpocząć konferencje internetowe, zwłaszcza że większość użytkowników jest już nieco zaznajomiona z platformą.

Standardowy plan zaczyna się od 8,25 USD miesięcznie na użytkownika, a plan premium oferuje jeszcze więcej opcji w przedziale cenowym 12,50 USD miesięcznie. Ogólnie rzecz biorąc, używanie Skype'a do spotkań online wydaje się bezpiecznym wyborem i jest to świetne rozwiązanie dla firm, które chcą na dobre pozbyć się nieefektywnych spotkań.

Spotkanie Google Hangouts

Google Hangouts Meet to oficjalne rozwiązanie do konferencji internetowych firmy Google, oferowane jako część popularnego systemu narzędzi w chmurze o nazwie G Suite.

Jak zawsze, Google woli, aby było to proste i właśnie tym jest Meet.

Każdy użytkownik ma możliwość zaplanowania spotkania, które jest automatycznie synchronizowane z Kalendarzem Google, a każdy może dołączyć za pomocą prostego adresu URL linku do spotkania. Cały system jest zsynchronizowany z innymi narzędziami Google, dzięki czemu każdy na czas otrzymuje powiadomienia o spotkaniach.

Dla firm, które wolą działać na jednej platformie, Google Hangouts Meet jest świetną opcją, jeśli firma korzysta już z popularnej platformy G Suite. Co ciekawe, Meet pozwala również użytkownikom korzystającym z podobnych aplikacji (takich jak Skype dla firm) dołączyć do spotkania bez poświęcania ulubionego interfejsu użytkownika (w tym przypadku Skype).

Stawki początkowe zależą od Twojego abonamentu G Suite i zaczynają się od 6 USD na użytkownika.

Powiększenie

Zoom to potężne rozwiązanie do wideokonferencji, które jest oferowane indywidualnie w porównaniu z takimi programami jak Skype czy Google Meet, które są dostępne w połączeniu z odpowiednimi platformami.

Daje to firmie Zoom pewne korzyści, jeśli chodzi o świadczenie najwyższej jakości usług wideokonferencyjnych. Zoom zapewnia filmy HD, narzędzia do współpracy, takie jak udostępnianie ekranu, czat zespołowy, nagrywanie i transkrypcje, silne zabezpieczenia i integrację opartą na chmurze.

Zoom to nowoczesna aplikacja do obsługi konferencji, do której można uzyskać dostęp z dowolnego urządzenia, która zapewnia firmom dodatkową elastyczność umożliwiającą efektywne spotkania. Użytkownicy mogą dołączać do spotkań ze swoich telefonów, samochodów lub komputerów osobistych. Ogólnie rzecz biorąc, Zoom oferuje wiele dodatkowych narzędzi i wydaje się być świetną opcją dla zespołów, które w dużym stopniu polegają na funkcjach wideokonferencji.

Plan podstawowy jest bezpłatny (0 USD), ale istnieją pewne ograniczenia dotyczące sprawnego organizowania spotkań. Plan Pro zawiera większość funkcji i kosztuje 14,99 USD miesięcznie na użytkownika. Firmy mogą również przejść na plan biznesowy, aby uzyskać pełną funkcjonalność za jedyne 19,99 USD miesięcznie na użytkownika.

Inne popularne opcje obejmują rozwiązania takie jak GoToMeeting, Zoho lub platformy komunikacji biznesowej z pełną obsługą, takie jak RingCentral.

Porównanie cen

Google Hangouts Meet to najtańszy wybór, jeśli wykluczymy bezpłatną wersję Zoom, która może być używana do pewnych celów. Jeśli chodzi o dodatkowe narzędzia i funkcjonalność, Zoom jest produktem pierwszorzędnym, ale w wyższym przedziale cenowym.

Ogólnie rzecz biorąc, firmy poszukujące prostych rozwiązań mogą bezpiecznie polegać na Skype lub Google, a firmy bardziej zależne od technologii wideokonferencji mogą inwestować w bardziej zaawansowane rozwiązania, takie jak Zoom, RingCentral, Zoho lub inne.

Nieefektywne spotkania są kosztowne, ale można ich uniknąć

Kiedy coś pójdzie nie tak, członkowie zespołu na nieproduktywnych spotkaniach i zadaniach uważają, że stratą czasu jest nadążyć za rzeczami, które nie są przydatne w ich pracy. Każda firma powinna dążyć do wyeliminowania tych problemów, a komunikacja VoIP wydaje się tutaj świetnym rozwiązaniem.

Rozwiązania do konferencji internetowych mogą pomóc firmom w bardziej efektywnym prowadzeniu spotkań online dzięki funkcjom takim jak proste planowanie, powiadomienia, narzędzia do współpracy, dostęp do wielu urządzeń, czat, udostępnianie plików w chmurze i najwyższej klasy protokoły bezpieczeństwa. Te narzędzia ułatwiają nawet planowanie dalszych działań.

Biorąc pod uwagę zarządzanie czasem i liczbę spotkań, weź pod uwagę również narzędzia, których używasz do prowadzenia spotkań. Nasza interaktywna tabela porównawcza narzędzi do konferencji internetowych może zapewnić, że w pełni wykorzystasz swoje następne spotkanie.