Kluczowe punkty danych do oceny w raportach połączeń VoIP w Twojej firmie

Prawie każdy dostawca usług VoIP dla firm w dzisiejszych czasach bardzo ułatwia dostosowywanie i dostosowywanie linii telefonicznych za pośrednictwem portali zarządzania online. Kiedy menedżerowie i administratorzy są niesamowicie zajęci i ugrzęźli w innych obowiązkach, dostęp do szybkiego podglądu tego, co dzieje się w biurze, a nawet poza biurem, będzie niezwykle korzystny.

Korzystając z tych portali zarządzania online, użytkownicy mogą dodawać lub usuwać linie, zmieniać rozszerzenia, bawić się różnymi funkcjami, a co ważniejsze, nawet uzyskiwać dostęp do bardzo szczegółowych analiz połączeń i dzienników raportów. Te dzienniki raportów połączeń to świetny sposób na przeglądanie aktywności połączeń dla firmy, zrozumienie kierunku, w jakim podąża firma, lub na mniejszą skalę zrozumienie, które linie telefoniczne mają większą głośność niż inne.

Moc śledzenia danych

Dzięki tym dziennikom połączeń telefonicznych użytkownicy mogą błyskawicznie uzyskać bogactwo informacji o swoim systemie telefonicznym oraz o tym, jak jest on używany w biurze i poza nim. Menedżerowie mogą śledzić wskaźniki, takie jak liczba połączeń przychodzących i wychodzących, z określonego zakresu dat lub ogólnie, długość każdego pojedynczego połączenia, liczba połączeń odebranych lub nieodebranych, wszelkie wiadomości głosowe pozostawione w systemie, liczba faksów online są wysyłane lub odbierane oraz dokąd, a nawet uzyskują dostęp do nagrań każdej rozmowy bezpośrednio w tym samym portalu online.

Przy tak ogromnej ilości informacji o twoim systemie i sposobie jego użytkowania, dostępnych za jednym kliknięciem, zrozumienie, jak wykorzystać te informacje, aby w jakikolwiek sposób poprawić swoje wyniki, może być absolutną zmianą w grze. Te dzienniki raportów połączeń to świetny sposób na przeglądanie aktywności połączeń dla firmy, zrozumienie kierunku, w jakim podąża firma, lub na mniejszą skalę zrozumienie, które linie telefoniczne mają większą głośność niż inne. Dzienniki połączeń można nawet wykorzystać do pomiaru postępów i wydajności, pomagając menedżerom rozpoznać, kiedy mogą potrzebować zwiększyć, a nawet zmniejszyć swoje zespoły.

Najważniejsze informacje, które należy mieć na oku

Większość dzienników połączeń będzie gromadzić podobne, proste informacje o połączeniach i udostępniać podobne punkty danych do śledzenia. W zależności od dostawcy lub konkretnego planu usług punkty danych mogą się nieznacznie różnić, ale powinny zawierać większość, jeśli nie wszystkie, powszechniejsze, ważniejsze informacje. Na przykład, jeśli twoja usługa nie obejmuje faksowania online, to oczywiście będą to odzwierciedlać twoje dzienniki.

• Dzienniki połączeń: Oczywiście dzienniki te będą zawierać pełną listę wszystkich połączeń wykonanych za pomocą systemu telefonicznego. Te dzienniki będą śledzić nie tylko połączenia przychodzące i wychodzące, ale czasami nawet nieodebrane lub odebrane połączenia. Użytkownicy mogą przeglądać całą listę wszystkich kiedykolwiek wykonanych połączeń lub wybrać określony zakres dat, aby zawęzić wyniki.
• Metoda kontaktu: Zaczynając od podstaw, większość, jeśli nie każdy dziennik połączeń, będzie zawierał ogólną listę transakcji dokonanych w twoim systemie i sposobu ich wykonania. Raporty te będą rejestrować wszystkie połączenia, faksy, komunikację międzynarodową i biznesowe wiadomości tekstowe, jeśli ma to zastosowanie.
• Z kim się kontaktujemy: Oprócz samych połączeń i faksów, dzienniki te zwykle zawierają bardziej szczegółowe informacje, aby pokazać, jakie numery telefonów dzwonią lub są wywoływane przez system. Jeśli Twoja usługa obejmuje faksowanie online, użytkownicy mogą również monitorować, skąd faksy są wysyłane i odbierane.
• Śledź całą aktywność telefoniczną : użytkownicy mogą zawęzić te raporty połączeń do konkretnej linii telefonicznej i dokładnie przyjrzeć się numerom, z których dzwonią Twoje linie telefoniczne, z jakich numerów dzwonią, długości każdego połączenia i nawet głośność połączeń, aby zrozumieć, która linia wykonuje lub odbiera najwięcej połączeń w danym okresie.
• Zarządzaj i słuchaj nagranych połączeń telefonicznych: Ponownie, w zależności od dostawcy i poziomu usług, nagrywanie rozmów można często włączać lub wyłączać z tych portali zarządzania online, a dzienniki raportowania połączeń pozwalają nawet użytkownikom uzyskać dostęp do nagrania każdego połączenia bezpośrednio z same dzienniki. Jeśli zauważysz, że agent miał niesamowicie długą lub krótką rozmowę, możesz odsłuchać nagranie, aby zobaczyć, jak poszło.

Ponadto niektórzy operatorzy mają na celu uproszczenie połączeń międzynarodowych i wprowadzenie nieograniczonej liczby planów międzynarodowych, podczas gdy inni pobierają opłaty za minutę w oparciu o stawkę specyficzną dla każdego kraju. Te stawki i wykorzystane minuty mogą być odzwierciedlone w raportach połączeń telefonicznych w zależności od poziomu usług, z których korzysta Twoja firma. Wiele dzienników raportowania online umożliwia również użytkownikom śledzenie rozliczeń, zarządzanie funkcjami i innymi powiązanymi wydatkami.

Jak Twój zespół może wykorzystać te nowe dane?

Dzienniki połączeń telefonicznych przyniosą ogromne korzyści każdej firmie, która polega na swoim systemie telefonicznym w dużej części komunikacji. Wiele firm działa wyłącznie w oparciu o komunikację z klientami, klientami i potencjalnymi potencjalnymi klientami. W zależności od Twojej firmy i konkretnego przypadku użycia najważniejsze czynniki, na które należy zwrócić uwagę, mogą się różnić. Niezależnie od tego, czy prowadzisz kontakt, czy call center, prawdziwą mocą tych raportów połączeń jest czujne oko na korzystanie z telefonu.

Obroty:

Jeśli Twoja firma koncentruje się na sprzedaży, świetnym zastosowaniem dzienników połączeń telefonicznych byłoby śledzenie częstotliwości połączeń, liczby połączeń wykonywanych w ciągu dnia, wszelkich przestojów między połączeniami i oczywiście długości każdego połączenia. Jeśli zauważysz, że agent wykonuje ogromną liczbę połączeń dziennie, ale jednorazowo trwają one tylko przez 30 sekund, możesz lepiej zrozumieć, jak działa ten agent.

Wykorzystanie informacji do zrozumienia, jak radzą sobie Twoi pracownicy, może pomóc firmie w jak najlepszym dostosowaniu jej praktyk do poprawy w każdy możliwy sposób. Jeśli połączenia wychodzące i duża głośność są Twoim priorytetem, śledzenie dzienników połączeń systemu jest bardzo pomocnym sposobem śledzenia wydajności i zarządzania limitami w celu ustalenia bardziej realistycznych celów.

Obsługa klienta:

Podobnie jak w przypadku sprzedaży, dogłębne przyjrzenie się aktywności telefonicznej agentów pomoże Twojej firmie dostosować swoje praktyki tak, aby były wykonywane na najwyższym poziomie wydajności. Ponownie będzie to zależeć od konkretnego przypadku użycia, ponieważ ilość nie zawsze oznacza jakość, ale dzięki możliwości śledzenia aktywności każdej linii telefonicznej możesz wykorzystać te informacje, aby poprawić wynik finansowy.

Jeśli agent jest na linii telefonicznej przez nieoczekiwanie krótki czas dla każdego połączenia, a te numery w końcu dzwonią ponownie, aby porozmawiać z innym agentem, administrator może następnie wykorzystać te informacje, aby ulepszyć szkolenie lub pracować z daną osobą środek poprawiający ich efektywność.

Ogólne zastosowanie :

Jeśli Twoja firma nie opiera się na komunikacji zewnętrznej, przychodzącej lub wychodzącej, takiej jak sprzedaż i obsługa klienta, Twój zespół może nadal czerpać znaczne korzyści ze zrozumienia i wykorzystania danych zebranych przez te dzienniki raportowania połączeń. Oczywiście nikt nie lubi mikrozarządzać i mieć czujne oko przez ramię, ale dzięki raportom połączeń menedżerowie mogą dokładniej przyjrzeć się aktywności swoich pracowników i dowiedzieć się więcej o korzystaniu z telefonu. Jeśli pracownicy godzinami rozmawiają przez telefon z osobistymi rozmowami, wydajność ucierpi – a moc tych dzienników raportowania pozwala menedżerom przyjrzeć się bliżej tej konkretnej czynności.

Oprócz statystyk połączeń telefonicznych, użytkownicy mogą nawet sprawdzić rozliczenia, wykorzystane minuty, najczęściej używane funkcje, a także inne wydatki – nawet ile faksów jest wysyłanych i dokąd. Jeśli Twoja firma wykonuje dużą liczbę połączeń międzynarodowych, te dzienniki raportowania pomogą lepiej zrozumieć, z jakimi krajami się najczęściej kontaktuje i śledzić indywidualne stawki, jeśli Twój dostawca nie uwzględnia połączeń międzynarodowych w prostym pakiecie.

Dzięki dziennikom połączeń menedżerowie mogą:

Strategicznie zaplanuj i dostosuj swój zespół

Śledź wszystkie swoje transakcje, połączenia, faksy oraz wszelkie wydatki, rozliczenia i ogólne wskaźniki biznesowe. Uważne śledzenie raportów połączeń ułatwia śledzenie przepływu firmy i spełnianie oczekiwań oraz zapewnia najwyższy poziom wydajności.

Bądź na bieżąco ze swoimi danymi, zawsze i wszędzie

Dzięki możliwości logowania się do portali internetowych z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu, nawet jeśli jesteś poza biurem lub po drugiej stronie kraju, menedżerowie mogą być na bieżąco ze swoją działalnością i aktywnością swojego zespołu z czujnym okiem.

Wiele dzienników połączeń umożliwia nawet użytkownikom pobieranie danych w formatach ogniowych programu Microsoft Excel, a czasami planuje się dostarczanie tych dzienników połączeń pocztą e-mail w celu uzyskania dostępu w trybie offline i jeszcze dokładniejszej analizy.

Sortuj dzienniki według swoich potrzeb

Użytkownicy mogą sortować dzienniki na podstawie czasu, zakresu dat lub określonych linii telefonicznych. Dzięki możliwości uzyskania szerokiej ogólnej perspektywy lub powiększenia niewiarygodnie konkretnego zakresu wskaźników, menedżerowie mogą wykorzystywać te informacje na szeroką skalę firmy lub pomagać w zarządzaniu jednym zespołem lub konkretnym agentem. Popraw swoje wyniki dzięki możliwości doskonalenia, jakie wyboje na drodze będą musiały zostać wygładzone.

Twój jeden zasób dla wszystkich Twoich potrzeb telefonicznych

Dzięki portalom do zarządzania online i dostępowi do internetowych dzienników połączeń telefonicznych użytkownicy mogą korzystać z tej platformy nie tylko do gromadzenia i przyjrzenia się ich statystykom, ale nawet do działania na ich podstawie. Dzięki możliwości oddzwaniania lub wykonywania połączeń bezpośrednio z Internetu dzięki telefonom programowym, wszelkie krótkie lub rozłączone połączenia można szybko odzyskać bezpośrednio z przeglądarki internetowej. Nagrania rozmów są również niezwykle łatwo dostępne, bezpośrednio w kontekście dzienników połączeń, a wszystkie niezbędne informacje są dostępne od razu.