Pozbądź się faksu: kompletny przewodnik po faksowaniu online

Tak, w 2017 roku ludzie nadal faksują. Co bardziej szokujące, nadal odgrywa ważną rolę w codziennej działalności wielu firm. Dokumenty prawne, dokumenty medyczne i wszystko, co wymaga podpisu, należy przesłać faksem. Jednak technologia przeszła długą drogę, zapewniając firmom nowy sposób faksowania, który pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.

Twoja firma nie potrzebuje już zwykłego faksu do wysyłania i odbierania ważnych dokumentów wymagających podpisu, a faksowanie nie wymaga już wybierania numerów z numerami kierunkowymi lub bez nich. Zgadza się! Teraz możesz wysyłać faksy tak, jakbyś wysyłał e-mail: przez Internet.

Co to jest faksowanie online?

Faksowanie online to unowocześniona wersja zwykłego faksowania. Faksowanie online wysyła faksy w formacie cyfrowym przez połączenie internetowe z komputera lub urządzenia mobilnego, podczas gdy zwykłe faksowanie wymaga linii telefonicznej i kogoś, kto stoi nad własnym faksem i czeka na — być może — wydrukowanie Twojej wiadomości.

Mówiąc najprościej: jest znacznie wygodniejszy w użyciu, dzięki czemu jest niezbędnym elementem wyposażenia wszelkiego rodzaju firm. Ponadto do wyboru jest wielu dostawców.

Korzyści z faksowania online

Korzystanie z faksowania online ma wiele zalet w porównaniu ze zwykłym faksowaniem, więc podzielimy te, które mogą wydawać się oczywiste, ale należy o nich wspomnieć.

Brak samodzielnego sprzętu lub oprogramowania:
Faksowanie online eliminuje potrzebę posiadania faksu z własną dedykowaną linią telefoniczną. Mniej sprzętu oznacza mniej problemów; mniej problemów oznacza mniej czasu i pieniędzy na ich naprawę.

Obniżone koszty telefonu:
Koszty telefonu nieuchronnie spadną, ponieważ nie będzie już polegać na faksie z dedykowaną linią telefoniczną. Jedyny koszt oprócz miesięcznego abonamentu to koszt usługi internetowej, którą powinieneś już mieć. W rzeczywistości wielu dostawców usług VoIP dla firm oferuje wirtualne faksy jako dodatek lub część swojej usługi. Zobacz dziesięciu najlepszych hostowanych dostawców PBX tutaj.

Dodano poufność:
Faksy online można wysyłać bezpośrednio na adres e-mail zamiast na faks biurowy, do którego wszyscy mają dostęp. Wiele faksów zawiera dokumenty prawne zawierające poufne dane, które muszą pozostać poufne. Wysyłanie faksów bezpośrednio na Twój adres e-mail eliminuje to potencjalne ryzyko. Aby uzyskać więcej informacji na temat ochrony sieci VoIP, kliknij tutaj.

Koncentracja na poczcie e-mail:
Faksowanie online zapewnia prywatność, porządek i zmniejsza koszty papieru. Faksy można wysyłać za pośrednictwem poczty e-mail. Wystarczy, że wyślesz e-mail z numerem telefonu odbiorcy i podaną nazwą domeny w wierszu adresu. Oto nasz krótki przewodnik dotyczący bezpośredniego faksowania przez Gmaila.

Faksowanie międzynarodowe:
Ponieważ faksowanie online nie wymaga dedykowanej linii telefonicznej, Twoje dane nie są przesyłane przez sieć PSTN, więc nie ma żadnych dodatkowych kosztów ani bólów głowy. Podobnie jak e-mail, faksy online można wysyłać w dowolnym miejscu i czasie. Koniecznie sprawdź najlepsze usługi faksowania online w 2017 roku, aby uzyskać więcej informacji.

Podział funkcji

W zależności od dostawcy faksowanie online zawiera mnóstwo przydatnych funkcji, z których mogą skorzystać firmy. Oto kilka ważnych funkcji, których naprawdę nie chcesz przegapić:

Dostawa grupowa:
Dostawa grupowa doprowadzi do znacznego wzrostu wydajności biura, umożliwiając firmom wysyłanie faksów na dwadzieścia różnych adresów jednocześnie. Odbiorcy otrzymają wiadomość na swoją skrzynkę odbiorczą.

Mobilność:
Możliwość planowania, wysyłania i odbierania faksów poza biurem pozwala na intensywną mobilność. Dopóki masz połączenie z Internetem, możesz wysyłać i odbierać faksy. Jeśli pracownicy są w podróży lub w podróży, nie trzeba już tracić czasu na szukanie faksu tylko po to, aby wysłać lub odebrać pojedynczy dokument. Możesz nawet wysłać faks ze swojego telefonu.

Podpisy elektroniczne:
Ponieważ faks jest nadal używany jako główna metoda wymiany prawnych i wiążących dokumentów lub umów, konieczne jest posiadanie funkcji cyfrowego podpisywania każdego formularza, który możesz wysłać lub odebrać. Dzięki faksowaniu online użytkownicy mogą podpisywać się cyfrowo lub z łatwością importować swój odręczny podpis.

Sprawdzanie niechcianych faksów:
Bez względu na to, z czego głównie korzysta Twoja firma, czy jest to telefon, e-mail, czy faks, spam zawsze ujawni swoją obecność. Faksowanie online pomaga wyeliminować problem, umożliwiając Twojej firmie filtrowanie dobrych adresów od złych przy użyciu funkcji białej lub czarnej listy.

Udostępnianie dużych plików:
Gdy Twoja firma używa wyłącznie poczty e-mail do wysyłania plików, może się okazać, że nie jest możliwe wysyłanie plików powyżej określonego limitu rozmiaru. Dzięki faksowaniu online można teraz wysyłać pliki o długości ponad 100 stron, a także filmy, zdjęcia w wysokiej rozdzielczości, pliki audio i arkusze kalkulacyjne. W połączeniu z dostawą grupową mogą być wysyłane do wielu osób z niewielkim trudem.

Aby uzyskać bardziej dogłębną analizę funkcji faksowania online, zapoznaj się z tym artykułem zawierającym dziesięć potężnych funkcji faksowania online.

Lista dostawców

Aby zobaczyć, jakie są opcje Twojej firmy, podzielimy to, co oferuje każdy dostawca, abyś mógł określić, co najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.

Dostawca
Miesięczny koszt najtańszego planu	$4,95	7,99 USD	6,63 USD	$9,17	14,13 USD
Ustalić koszty	Nic	Nic	Nic	Nic	Nic
Limit wysyłania i odbierania faksów	500 udostępnionych stron	500 udostępnionych stron	500 udostępnionych stron	200 Otrzymano – 100 Wysłano	150 odebranych – 150 wysłanych
Opłata za przekroczenie limitu za faks	0.03/centy/stronę	0.06/centy/stronę	0.03/centy/stronę	0.10/centów/stronę	0.10/centów/stronę
Długość przechowywania	Nieograniczony	Nieograniczony	Nieograniczony	Nieograniczony	Nieograniczony
Bezpłatna wersja próbna	30 dni	30 dni	30 dni	30 dni	30 dni
Miesiąc do miesiąca opcja	tak	Nie	tak	tak	tak
Roczny rabat na przedpłatę	Nie	tak	Tak, zaoszczędź 15 USD	Tak, 1 miesiąc za darmo	Tak, 2 miesiące za darmo
Mobilna aplikacja	tak	tak	tak	tak	tak
Aplikacja komputerowa	tak	tak	tak	tak	tak
Dostęp do przeglądarki internetowej	tak	tak	tak	tak	tak
Bezpłatny numer faksu	tak	tak	tak	tak	tak
Zaplanuj dostawę	tak	tak	Nie	tak	tak
Podpis elektroniczny	Nie	tak	tak	Nie	tak
Integracja poczty e-mail	tak	tak	Nie	tak	tak
Więcej informacji	Nextiva V-faks	Faks RingCentral	MetroFax	MójFaks	e-faks

Jak widać, większość z tych dostawców oferuje wiele takich samych funkcji; jednak żaden z tych dostawców nie oferuje wszystkiego, czego możesz szukać. Zawsze jest kompromis. Ponownie to do Ciebie, właściciela firmy, należy decyzja, co jest najlepsze dla Twojej firmy.

Nasze ujęcie

W tym momencie nie ma powodu, aby nadal korzystać ze zwykłego faksu. Koszt skonfigurowania faksu online nie istnieje u wspomnianych wcześniej dostawców, a ich najtańsze plany to nie więcej niż 15 USD miesięcznie — niektórzy dostawcy pozwalają nawet klientom na dodanie faksu online do istniejących usług UC.

Jeśli Twoja firma ma bezpieczne połączenie internetowe, równie dobrze możesz przełączyć się na faksowanie online. Nowe technologie otwierają drzwi dla nowych rodzajów zagrożeń, ale dostawcy VoIP pozostają na szczycie. Jeśli masz problem z ważnymi dokumentami, przeczytaj ten artykuł, aby uzyskać więcej informacji na temat raportu śródrocznego firmy Cisco z 2017 r. dotyczącego cyberbezpieczeństwa.

Wszystkie korzyści, bez wad

Oszczędzasz czas, Twoja prywatność pozostaje nienaruszona, płacisz mniej i możesz udostępniać duże pliki wielu osobom jednocześnie, z czym nie są w stanie obsłużyć wiadomości e-mail.

Faksy zajmują miejsce, ich naprawa kosztuje, nie filtrują spamu, ktoś musi stać nad nimi, aby upewnić się, że odbiorca otrzyma faks, a Ty możesz przefaksować tylko jeden dokument na raz — wszystko to jest wyeliminowane jeśli Twoja firma chce przejść do trybu online.

Wydaje się, że jedynym powodem, dla którego ludzie nadal używają zwykłego faksu, jest to, że nie zdają sobie sprawy, że faksowanie online jest czymś. Nie widzę żadnych korzyści z posiadania dedykowanego faksu w biurze. Znajdź dostawcę, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy i skorzystaj z tego, co oferuje faksowanie online, a już nigdy nie będziesz musiał patrzeć wstecz.

Po przeczytaniu tego artykułu zapoznaj się z naszym pięcioetapowym przewodnikiem dotyczącym wysyłania faksów z Gmaila. Zobaczysz, jak łatwe jest faksowanie online, i będziesz się kopać za to, że wcześniej nie przełączysz.

Dodatkowe czytanie:

Faks Nextiva